Exporter des données Access vers un document Word

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Pour exporter des données à partir d’une base de données Microsoft Access 2010 à un document Microsoft Word 2010, utilisez l’Assistant Exportation dans Access 2010. Cet article traite de l’opération d’exportation, explique comment utiliser l’Assistant Exportation et vous montre comment vous pouvez réutiliser un paramètre d’exportation en l’enregistrant.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Exporter des données Access dans Word

Mode d’affichage des valeurs d’accès lors de l’exportation vers Word

Vue d’ensemble

Que se passe-t-il à le vous exportez des données

Lorsque vous utilisez l’Assistant Exportation d’Access pour exporter les données à partir d’une base de données Access vers un document Word 2010, Access crée une copie des données dans un fichier Microsoft Word Rich Text Format (*.rtf). Toutefois, le processus d’exportation copie uniquement les champs visibles et les enregistrements dans les tables, requêtes et formulaires Access et puis de les afficher dans un tableau dans le document Word. Si vous avez tous les champs masqués ou enregistrements via les filtres appliqués, l’Assistant Exportation n’exporte pas ces données. Lorsque vous exportez un rapport, les données et sa mise en page sont copiées pour ressemblent le format d’origine d’un rapport.

Remarque : Vous ne pouvez pas enregistrer une base de données Access ou une table dans un document Word à l’aide de la commande Enregistrer sous dans Access.

Quel type de données peut être exporté.

Vous pouvez exporter des données à partir d’une table, d’une requête, d’un formulaire ou d’un état Access. Vous pouvez également exporter des enregistrements spécifiques dans une vue. Lorsque vous exportez un formulaire ou une feuille de données qui contient des sous-formulaires ou des sous-feuilles de données, seul le formulaire principal ou feuille de données est exporté. Vous devrez répéter l’opération d’exportation pour chaque sous-formulaire et sous-feuille de données que vous souhaitez afficher dans Word. En revanche, lorsque vous exportez un rapport, sous-formulaires et sous-états qui sont inclus dans le rapport sont exportés, ainsi que l’état principal. Vous ne pouvez pas exporter des macros et les modules.

Exporter des données dans un document Word existant

Lorsque vous exportez tout d’abord les données Access à l’aide de l’Assistant Exportation, les données sont exportées vers un nouveau document Word. Pour déplacer les données dans un autre document Word existant, vous devez sélectionner et copier les données et puis collez-le dans votre document Word existant.

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Exporter des données Access dans Word

  1. Ouvrez la base de données source.

  2. Dans le volet de Navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données que vous voulez exporter.

    Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état.

  3. Passez en revue les données sources pour vous assurer qu’elle ne contient pas les indicateurs d’erreur (triangles verts) ou des valeurs d’erreur, par exemple #Num.

    Important : Une erreur de valeur non résolues dans la source de données est remplacée par une valeur null dans le document Word.

  4. Si vous souhaitez exporter uniquement une partie des données à partir d’un objet, sélectionnez uniquement les enregistrements que vous voulez exporter.

  5. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur plus, puis cliquez sur Word.

    Remarque : Les commandes Exporter sont disponibles uniquement lorsqu’une base de données est ouverte et un objet est sélectionné.

  6. Dans l’Assistant Exportation, spécifiez le nom du fichier de destination.

  7. L’Assistant exporte toujours des données mises en forme. Si vous voulez afficher le document Word une fois l’opération d’exportation terminée, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l’opération d’exportation terminée.

  8. Si vous avez sélectionné les enregistrements que vous souhaitez exporter avant de commencer l’opération d’exportation, vous pouvez sélectionner la case à cocher Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés. Toutefois, si vous souhaitez exporter tous les enregistrements dans la vue, laissez la case à cocher.

    Remarque : Cette case à cocher apparaît indisponible (estompée) si aucun enregistrement n’est sélectionné.

  9. Cliquez sur OK.

  10. Si le document de destination existe, vous êtes invité à cliquer sur Oui pour remplacer le fichier. Cliquez sur non pour modifier le nom du fichier de destination et cliquez à nouveau sur OK.

Access exporte les données et ouvre le document de destination dans Word, selon les options d’exportation que vous avez spécifié dans l’Assistant. Access affiche également l’état de l’opération sur la dernière page de l’Assistant. Accédez aux étapes suivantes si vous souhaitez enregistrer vos paramètres d’importation pour le réutiliser ultérieurement.

Enregistrez et utilisez les paramètres d’exportation avec Outlook

Remarque : Vous devez Microsoft Outlook 2010 installé pour créer une tâche pour les paramètres d’exportation périodique.

Il peut être utile créer une tâche dans Outlook 2010 si vous souhaitez exécuter l’opération d’exportation à intervalles réguliers ou périodiques. Toutefois, si vous ne créez pas une tâche, Access enregistre la spécification.

  1. Sur la dernière page de l’Assistant Exportation, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation.

    Un ensemble de contrôles supplémentaires s’affiche.

  2. Dans la zone Enregistrer sous, conservez le nom fourni pour la spécification d’exportation ou modifiez-le selon les besoins.

  3. Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description.

  4. Pour exécuter l’opération d’exportation à intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou tous les mois), activez la case à cocher Créer une tâche Outlook. Cela crée une tâche Outlook qui vous permet d’exécuter l’exportation à l’avenir.

  5. Cliquez sur Enregistrer l’exportation.

Si Outlook n’est pas installé, Access affiche un message d’erreur lorsque vous cliquez sur Enregistrer l’exportation.

Remarque : Si Outlook n’est pas configuré correctement, l’Assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010 démarre. Suivez les instructions de l’Assistant pour configurer Outlook.

Créer une tâche Outlook

Pour créer une tâche Outlook, choisissez le boîte de dialogue Exporter-nom - tâche dans Outlook.

  1. Vérifiez et modifiez les paramètres des tâches, telles que la date de début, date d’échéance et rappel.

    Pour effectuer l’exportation de la tâche un événement périodique, cliquez sur périodicité.

  2. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Exécuter une tâche enregistrée

  1. Dans le volet de navigation Outlook, cliquez sur Tâches et double-cliquez sur la tâche que vous exécutez.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Microsoft Access, cliquez sur Exécuter l’exportation.

  3. Dans la boîte de dialogue exporter des données à partir de Microsoft Access, cliquez sur OK.

  4. Fermez la boîte de dialogue Exporter.

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Mode d’affichage des valeurs d’accès lors de l’exportation vers Word

Si une opération d’exportation ne fonctionne pas comme prévu, le tableau suivant peut vous aider à déterminer comment Access exporte les différentes valeurs vers Word.

Élément d’accès

Exporter les résultats dans Word

Nom des champs

Noms des champs pour les données exportées à partir de tables, formulaires, et les requêtes apparaissent dans la première ligne de la table dans le document Word. Lorsque vous exportez un rapport, placement des noms de champs dans le document Word varie en fonction de la disposition du rapport.

Champs à valeurs multiples

Un champ qui prend en charge plusieurs valeurs est exporté dans une seule colonne dans Word. Les valeurs sont séparées par des virgules (,).

Images, objets et pièces jointes

Éléments graphiques : logos, les données dans des champs d’objets OLE et les pièces jointes qui font partie de la source de données — ne sont pas exportés.

Graphiques

Objets Microsoft Graph ne sont pas exportés.

Expressions

Expressions ne sont pas exportées, seuls les résultats des expressions sont exportés.

Sous-formulaires et sous-feuilles de données

Seul le formulaire principal ou feuille de données est exporté, pas les sous-formulaires ou des sous-feuilles de données. Vous devez exporter séparément chaque sous-formulaire et sous-feuille de données. Sauf lorsque vous exportez un rapport, les données et sa mise en page sont copiées pour ressemblent le format de l’état Access.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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