Explication des paramètres d’archivage automatique

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

L’archivage automatique vous permet de gérer l’espace de votre boîte aux lettres ou du serveur de messagerie en cours d’utilisation, en déplaçant automatiquement les éléments vers un emplacement d’archivage. L’archivage automatique effectue l’une et/ou l’autre des deux actions suivantes.

  • Déplacement des éléments, en les supprimant de leur emplacement d’origine, généralement l’un de vos dossiers actifs, vers un dossier d’archivage.

    Où vont mes éléments ?

    Le fichier d’archives est un type de fichier de données Outlook (.pst). Lors de la première exécution de l’archivage automatique, le fichier d’archives est automatiquement créé, dans un des emplacements suivants, selon le système d’exploitation de votre ordinateur :

    • Windows 7     C:\Users\votre_nom_utilisateur\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\votre_nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst Settings\Application

      Je ne parviens pas à trouver les dossiers répertoriés dans cet article

      Certains dossiers peuvent être masqués. Pour les afficher dans Windows, procédez comme suit :

      • Cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

      • Cliquez sur Options des dossiers.

        Pour rechercher Options des dossiers, dans la zone de recherche affichée en haut de la fenêtre, tapez Options des dossiers. Dans le Panneau de configuration de Windows XP, tapez Options des dossiers dans la zone Adresse.

      • Sous l’onglet Affichage, dans la liste Avancés de la section Fichiers et dossiers, sous Fichiers et dossiers cachés, sélectionnez Afficher les fichiers, dossiers et lecteurs cachés.

  • Suppression définitive des éléments qui ont dépassé leur durée maximale.

Remarque : Si vous choisissez de supprimer les éléments, ils ne sont pas archivés. Si vous choisissez de les archiver, ils ne peuvent pas être supprimés par la fonction d’archivage automatique. Une fois archivés, les éléments peuvent uniquement être supprimés manuellement.

Pour plus d’informations sur la fonction d’archivage automatique, voir Sauvegarder ou supprimer des éléments à l’aide de l’archivage automatique.

Durées maximales des éléments Outlook

Tout élément Outlook qui a dépassé sa durée maximale est automatiquement inséré dans le prochain archivage automatique, à moins que cet élément n’ait été spécifiquement marqué pour en être exclus. La durée par défaut maximale de chaque dossier Outlook s’établit comme suit :

Dossier

Durée maximale

Boîte de réception et Brouillons

6 mois

Éléments envoyés et Éléments supprimés

2 mois

Boîte d’envoi

3 mois

Calendrier

6 mois

Tâches

6 mois

Notes

6 mois

Journal

6 mois

Remarque : Les dossiers que vous créez et qui contiennent le même type d’élément que les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes ou Journal possèdent la même durée maximale par défaut (6 mois). C’est le cas, par exemple, d’un dossier de messagerie créé pour les rapports d’état reçus d’un collaborateur, ou d’un dossier de contacts créé pour les contacts personnels.

Déterminer l’ancienneté d’un élément

Type d’élément

Moment auquel commence l’ancienneté

Message électronique

La date/heure de réception ou lorsque vous dernière modifié et enregistré le message, selon ce qui est plus tard. Marquer un message comme lu ou non lu est un exemple d’un changement de message.

Réunion, événement ou rendez-vous inscrit au calendrier

Date à laquelle vous avez modifié et enregistré l’élément pour la dernière fois, suivant celle qui est la plus ancienne. L’archivage automatique ne porte pas sur les éléments périodiques.

Tâche

Date de fin ou moment auquel vous avez modifié et enregistré la tâche pour la dernière fois. L’archivage automatique ne porte pas sur les tâches qui ne sont pas marquées comme achevées. Les tâches attribuées à d’autres personnes ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées.

Note

Moment auquel vous avez modifié et enregistré la note pour la dernière fois.

Entrée de journal

Date de création de l’entrée de journal ou moment auquel vous avez modifié et enregistré l’entrée pour la dernière fois.

Contact

Les contacts ne sont pas archivés par défaut. Toutefois, vous pouvez les archiver manuellement.

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Présentation des paramètres d’archivage automatique

Reportez-vous aux descriptions suivantes pour connaître les paramètres et les options que vous pouvez appliquer lorsque vous personnalisez l’archivage automatique.

Boîte de dialogue Paramètres d’archivage automatique

L’option Archiver automatiquement tous les n jours     Sélectionnez la fréquence à laquelle l’archivage automatique s’exécute. Archivage beaucoup d’éléments à la fois peut ralentir les performances de votre ordinateur. Par conséquent, il est préférable d’utiliser plus fréquemment l’archivage automatique pour réduire le nombre d’éléments traités.

Pour désactiver la fonction d’archivage automatique, désactivez la case à cocher Exécuter l’archivage automatique tous les n jours.

Demander avant l’exécution de l’archivage automatique    Choisissez si vous souhaitez qu’un message de rappel s’affiche avant le démarrage de l’archivage automatique de vos éléments Outlook. Lorsque le message s’affiche, vous pouvez cliquer sur Non pour annuler cette session d’archivage automatique.

Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement)    Par défaut, cette option est désactivée. Activez cette case à cocher pour supprimer les messages après l’expiration de leur durée maximale.

Archiver ou supprimer les anciens éléments    Activez cette option si vous souhaitez définir ou modifier les paramètres suivants. Si cette case à cocher est désactivée, l’archivage automatique s’exécute à l’aide des paramètres par défaut.

Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers     Activez cette case à cocher pour que le dossier d’archivage indiquée avec vos autres dossiers de travail dans le volet de Navigation. Si vous n’utilisez pas cette option, vous pouvez toujours ouvrir votre dossier d’archivage, cliquez sur l’onglet fichier, puis sous l’onglet Ouvrir, cliquez sur Ouvrir un fichier de données Outlook.

Effacer les éléments plus anciens que    Définissez la durée maximale des éléments à archiver, en jours, en semaines ou en mois. La période configurée autorisée est de 1 jour à 60 mois.

Déplacer les anciens éléments vers    Activez cette case à cocher pour archiver les anciens éléments, plutôt que de les supprimer automatiquement. Le dossier par défaut s’affiche dans la zone. Pour utiliser un autre dossier, entrez l’emplacement du dossier de votre choix dans la zone affichée, ou cliquez sur Parcourir. Si vous activez cette option, l’option Supprimer définitivement les anciens éléments est automatiquement désactivée.

Supprimer définitivement les éléments     Cette option supprime tous les éléments qui a expiré. Ils ne sont pas déplacés et aucune version d’archive n’est conservée. Cette option supprime la sélection de l’option déplacer les anciens éléments vers.

Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant    Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous les dossiers. Pour définir des paramètres uniques pour un ou plusieurs dossiers, n’activez pas cette option, mais cliquez avec le bouton droit sur Propriétés, puis sur l’onglet Archivage automatique pour appliquer la modification des paramètres à chaque dossier que vous souhaitez modifier.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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