Explication des paramètres d’archivage automatique

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

L’archivage automatique vous permet de gérer l’espace dans votre boîte aux lettres ou sur le serveur de courrier que vous utilisez en déplaçant automatiquement les éléments vers un emplacement d’archivage. En fonction des options, l’archivage automatique effectue l’une ou l’autre des actions suivantes (ou les deux) :

  • Déplace des éléments de leur emplacement d’origine, généralement un de vos dossiers actifs, vers un dossier d’archivage.

    Où mes éléments sont-ils déplacés ?

    Le fichier d’archive est un type de fichier de données Outlook (.pst). À la première exécution de l’archivage automatique, le fichier d’archive est créé automatiquement dans : C:\Users\Votre_nom_d’utilisateur\Documents\Outlook Files\archive.pst

    Je ne trouve pas les dossiers mentionnés dans cet article

    Certains dossiers peuvent être masqués. Pour plus d’informations sur l’affichage des dossiers masqués dans Windows, voir Afficher les fichiers masqués.

  • Supprime définitivement les éléments dont la période échéance est dépassée.

Remarque :  Si vous choisissez de supprimer les éléments, ils ne sont pas archivés. Si vous choisissez d’archiver les éléments, ils ne peuvent pas être supprimés par l’archivage automatique. Une fois les éléments archivés, ils peuvent être supprimés manuellement.

Pour plus d’informations sur la fonctionnalité d’archivage automatique, voir Archiver automatiquement les anciens éléments.

Période échéance des éléments Outlook

Les éléments Outlook dont la période échéance est dépassée sont inclus dans l’archivage automatique suivant, sauf s’ils ont été spécifiquement marqués comme devant être exclus. La période échéance par défaut de chaque dossier Outlook est définie comme suit :

Dossier

Période échéance

Boîte de réception et Brouillons

6 mois

Éléments envoyés et Éléments supprimés

2 mois

Boîte d’envoi

3 mois

Calendrier

6 mois

Tâches

6 mois

Notes

6 mois

Journal

6 mois

Remarque :  Les dossiers que vous créez qui contiennent le même type d’éléments que les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes ou Journal ont la même période échéance de six mois par défaut (par exemple, un dossier de courrier que vous créez pour stocker les rapports d’état d’un collègue ou un dossier de contacts que vous créez pour regrouper vos contacts personnels).

Déterminer l’âge d’un élément

Type d’élément

Début de la période échéance

Courrier

Date/heure de réception ou à laquelle le courrier a été modifié et enregistré pour la dernière fois, la plus récente étant retenue. Le fait de marquer un courrier comme lu ou non lu est un exemple de modification du courrier.

Réunion, événement ou rendez-vous dans le calendrier

Date à laquelle l’élément a été modifié et enregistré pour la dernière fois. Les éléments périodiques ne sont pas archivés automatiquement.

Tâche

Date d’achèvement ou à laquelle la tâche a été modifiée et enregistrée pour la dernière fois. Les tâches non marquées comme terminées ne sont pas archivées automatiquement. Les tâches attribuées à d’autres personnes ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées.

Note

Date à laquelle la note a été modifiée et enregistrée pour la dernière fois.

Entrée de journal

Date de création de l’entrée de Journal ou à laquelle l’entrée a été modifiée et enregistrée pour la dernière fois.

Contact

Les contacts ne sont pas archivés par défaut. Vous pouvez toutefois les archiver manuellement.

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Paramètres et options d’archivage automatique

Consultez les descriptions suivantes des paramètres et options que vous pouvez appliquer pour personnaliser l’archivage automatique.

Boîte de dialogue Paramètres d’archivage automatique

Exécuter l’archivage automatique tous les n jours    Choisissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique. L’archivage d’un grand nombre d’éléments simultanément peut ralentir les performances de votre ordinateur. Par conséquent, il est préférable d’utiliser l’archivage automatique plus fréquemment afin de réduire le nombre d’éléments traités.

Pour désactiver la fonctionnalité d’archivage automatique, désactivez la case à cocher Exécuter l’archivage automatique tous les n jours.

Demander avant l’exécution de l’archivage automatique    Choisissez si vous voulez qu’un message de rappel soit affiché avant que l’archivage automatique traite vos éléments Outlook. Lorsque les invites apparaissent, vous pouvez cliquer sur Non dans le message de rappel pour annuler cette session d’archivage automatique.

Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement)    Cette option est désactivée par défaut. Activez cette case à cocher pour supprimer les messages une fois leur période échéance dépassée.

Archiver ou supprimer les anciens éléments    Choisissez cette option si vous voulez définir ou modifier les paramètres qui suivent. Si cette case à cocher est désactivée, l’archivage automatique est exécuté à l’aide des paramètres par défaut.

Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers    Activez cette case à cocher pour afficher le dossier Archive avec vos autres dossiers de travail dans le volet de navigation. Si vous n’utilisez pas cette option, vous pouvez toujours ouvrir votre dossier d’archivage. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis dans l’onglet Ouvrir, cliquez sur Ouvrir le fichier de données Outlook.

Nettoyer les éléments antérieurs à    Spécifiez l’âge auquel vous voulez que les éléments soient archivés (en jours, en semaines ou en mois). Vous pouvez configurer une période allant d’un jour à un maximum de 60 mois.

Déplacer les anciens éléments vers    Activez cette case à cocher pour archiver les anciens éléments au lieu de les supprimer automatiquement. Le dossier par défaut est indiqué dans la zone. Pour utiliser un autre dossier, entrez l’emplacement du dossier dans la zone ou cliquez sur Parcourir. La sélection de cette option annule la sélection de l’option Supprimer définitivement les éléments.

Supprimer définitivement les éléments    Cette option supprime les éléments arrivés à expiration. Ceux-ci ne sont pas déplacés et aucune copie d’archive n’est conservée. La sélection de cette option annule la sélection de l’option Déplacer les anciens éléments vers.

Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant    Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous les dossiers. Pour spécifier des paramètres uniques pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Cliquez plutôt avec le bouton droit sur le dossier, cliquez sur Propriétés, puis accédez à l’onglet Archivage automatique pour modifier les paramètres de chaque dossier que vous voulez modifier.

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