Exemple de flux de travail : envoyer une notification

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Pour les dernières informations sur la création d’alertes de notification, voir créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS. Si vous utilisez SharePoint Online listes, vous pouvez également utiliser les flux pour créer des notifications par courrier électronique et d’autres chaînes. Pour plus d’informations, voir Ajouter un flux à une liste dans SharePoint Online.

Remarque : Cette rubrique relatives à SharePoint 2007 uniquement.

Mise à jour 12 décembre 2016

Pour en savoir plus sur les flux de travail, voir Présentation des flux de travail SharePoint.

Important : Pour créer un flux de travail, votre site doit se trouver sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Avant de commencer

Votre équipe utilise la bibliothèque Documents partagés pour collaborer sur des documents et la colonne Affecté à pour suivre les personnes auxquelles les documents sont affectés. Au lieu que tous les membres se reportent au site de l'équipe pour découvrir si de nouveaux documents leur sont affectés, vous souhaitez créer un flux de travail qui envoie automatiquement un message électronique aux membres lorsqu'ils reçoivent une affectation. Vous pouvez rapidement effectuer cette opération en créant un flux en une étape.

Vous pensez peut-être que vous pourriez utiliser une alerte. Les alertes offrent de nombreuses options, par exemple, vous pouvez recevoir une alerte lorsqu'un élément est ajouté ou modifié. Mais vous ne pouvez pas configurer une alerte pour le cas où une colonne est modifiée pour utiliser un paramètre spécifique. De plus, avec une alerte, vous ne pouvez pas créer de message électronique qui indique au destinataire l'action précise qui est nécessaire.

Avant de concevoir le flux de travail, vous devez apporter les modifications ou personnalisations nécessaires à votre site, liste ou bibliothèque, par exemple :

  • Un flux de travail est toujours associé à une liste SharePoint ou une bibliothèque. Votre site doit avoir au moins une liste ou bibliothèque avant de créer un flux de travail. S’il n’y a aucune liste dans votre site, vous êtes invité à créer une lorsque vous créez un flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des colonnes ou des paramètres personnalisés, vous devez apporter ces modifications avant de créer le flux de travail afin que ces colonnes et paramètres soient disponibles dans le concepteur de flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des fonctionnalités de liste ou de bibliothèque qui ne sont pas activées par défaut, comme l'approbation du contenu, vous devez activer ces fonctionnalités avant de concevoir le flux de travail.

Remarque : La fonctionnalité du flux de travail est conçue sur Microsoft Windows Workflow Foundation, un composant de Microsoft Windows. La même version de Workflow Foundation doit être installée sur l'ordinateur et le serveur. La première fois que vous créez un flux de travail, vous pouvez être invité à installer Workflow Foundation.

Ajouter une colonne à la bibliothèque de documents

Cet exemple utilise la bibliothèque Documents partagés, qui s'affiche par défaut dans le site d'une équipe. Cependant, vous devez ajouter la colonne Affecté à à la bibliothèque Documents partagés car cette colonne ne s'affiche pas par défaut dans la bibliothèque.

  1. Dans le navigateur, accédez à la bibliothèque Documents partagés.

    Conseil : Cliquez sur Documents partagés dans la liste des dossiers, puis appuyez sur la touche F12.

  2. Dans la barre d'outils de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres, puis cliquez sur Ajouter des colonnes à partir de colonnes de site.

  3. Sous Colonnes de site disponibles, cliquez sur Affecté à, puis cliquez sur Ajouter.

  4. Cliquez sur OK.

    Lorsque vous visualiser les documents partagés dans le navigateur, la colonne Affecté à s'affiche dans la bibliothèque.

  5. Fermez le navigateur.

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Concevoir le flux de travail

Une fois que vous avez configuré la bibliothèque Documents partagés avec la colonne appropriée, vous êtes prêt à utiliser le concepteur de flux de travail.

  1. Démarrez Office SharePoint Designer 2007.

  2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir le site.

  3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le site, accédez au site SharePoint et sélectionnez le site SharePoint dans lequel vous souhaitez créer le flux de travail, puis cliquez sur Ouvrir.

  4. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Flux de travail.

    Le concepteur de flux de travail s'affiche.

  5. Dans le champ Nommer ce flux de travail, tapez Notification d'affectation.

    Les visiteurs du site voient ce nom lorsqu'ils visualisent les pages État du flux de travail et Flux de travail dans le navigateur.

  6. Dans la liste À quelle liste SharePoint ce flux de travail doit-il êre attaché ?, cliquez sur Documents partagés.

    Lorsque les membres d'une équipe affichent la bibliothèque Documents partagés, ils découvrent une nouvelle colonne pour ce flux de travail, appelée Notification d'affectation. Cette colonne indique le statut du flux de travail pour chaque élément, par exemple, si le flux de travail est lancé ou terminé.

  7. Sous Sélectionnez les options de démarrage pour les éléments dans Documents partagés, effectuez toutes les actions suivantes :

    • Désactivez la case à cocher Autoriser le démarrage manuel de ce flux de travail à partir d'un élément.

    • Activez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail lorsqu'un élément est créé.

    • Activez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail à chaque modification d'un élément.

      En choisissant ces options, vous vous assurez que le flux de travail est exécuté chaque fois qu'un élément est créé ou modifié. La première page du concepteur de flux de travail ne doit jamais se présenter comme la page qui suit.

      Première page du concepteur de flux de travail

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Cliquez sur Conditions, puis sur Condition personnalisée (Documents personnalisés) dans la liste.

    La condition Si le champ est égal à la valeur s'affiche dans le flux de travail.

    Cette liste propose de nombreuses conditions prêtes à l'emploi, mais vous souhaitez créer une condition dans laquelle le flux de travail envoie le message uniquement lorsqu'un champ spécifique (en l'occurrence, Affecté à) prend une certaine valeur (ici, le nom d'une personne de votre équipe). Pour effectuer cette opération, vous créez une condition personnalisée.

  10. Dans la condition Si le champ est égal à la valeur, cliquez sur Champ, puis sur Affecté à dans la liste.

  11. Dans la condition, cliquez sur Valeur.

    La boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs s'affiche. Vous souhaitez choisir un membre de votre équipe. Vous pouvez effectuer cette opération en tapant leur nom ou leur adresse de messagerie, puis en cliquant sur Ajouter, ou vous pouvez sélectionner des utilisateurs existants dans la liste. Vous pouvez également sélectionner des utilisateurs dans le carnet d'adresses ou consulter des noms dans une liste.

  12. Tapez ou sélectionnez un nom d'utilisateur ou une adresse, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur OK.

  13. Cliquez sur Actions, puis sur Envoyer un courrier électronique dans la liste.

    Si cette action ne figure pas dans la liste, cliquez sur Actions supplémentaires, cliquez sur l'action de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

  14. Dans l'action Envoyer ce message, cliquez sur ce message, puis complétez le formulaire en renseignant le destinataire, l'objet et le corps du message.

    Dans la ligne À, vous souhaitez entrer le même nom ou la même adresse que celui ou celle utilisé dans la condition.

  15. Cliquez sur OK.

    Deuxième page du concepteur de flux de travail affichant une condition et une action

    Maintenant, vous disposez d'une règle par laquelle si un élément de la bibliothèque Documents partagés est affecté à un membre spécifique de l'équipe, cette personne reçoit une notification par courrier électronique. Mais que se passe-t-il si le document est affecté à un autre membre de l'équipe ? Ensuite, vous créez une condition « Sinon si » pour chaque personne supplémentaire de l'équipe.

  16. Cliquez sur Ajouter une branche conditionnelle « Sinon si ».

    Une branche conditionnelle est ajoutée au flux de travail. Répétez les étapes 8 à 14 de cette procédure pour créer la même règle pour un autre membre de l'équipe.

  17. Si nécessaire, cliquez sur Ajouter une branche conditionnelle « Sinon si » pour ajouter une règle pour chaque membre de l'équipe pour lequel vous souhaitez recevoir une notification lorsqu'un document leur est affecté.

    Le concepteur de flux de travail affiche des règles avec une branche conditionnelle

  18. Pour rechercher des erreurs dans le flux de travail avant de quitter le concepteur de flux de travail, cliquez sur Vérifier le flux de travail.

    En cas d'erreur dans le flux de travail, le lien hypertexte change de couleur et des astérisques s'affichent avant et après le paramètre incorrect. De plus, sous Étapes du flux de travail, un symbole d'erreur apparaît en regard de chaque étape contenant une erreur.

  19. Cliquez sur Terminer pour enregistrer le flux de travail.

    Pour tester le flux de travail, accédez à la bibliothèque Documents partagés, créez un élément et définissez la colonne Affecté à à une personne incluses comme condition dans le flux de travail. Vérifiez si cette personne reçoit le message de notification que vous avez créé.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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