Exemple de flux de travail : créer une tâche à partir d'un élément de discussion

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Votre équipe utilise la liste Discussion d'équipe pour travailler sur des questions et des problèmes que l'équipe doit gérer. Souvent dans la discussion, une question est soulevée et un membre de l'équipe doit en assurer le suivi. Vous souhaitez pouvoir créer facilement une discussion d'équipe. Vous décidez de créer un flux de travail afin que l'équipe puisse simplement cliquer sur un bouton dans la liste Discussion d'équipe pour créer une tâche dans la liste des tâches. La tâche créée contient automatiquement des informations d'une discussion associée, et la tâche est automatiquement affectée à la personne qui a créé la discussion originale. Ce processus est plus facile pour votre équipe et il n'existe aucun risque de confusion quant au propriétaire de chaque tâche et à la discussion associée à la tâche.

Par exemple, un membre d'équipe crée une discussion dans la liste Discussion d'équipe et tape Création d'un plan de projet dans le champ Objet. Au cours d'une longue discussion, vous réalisez qu'un point n'a pas été abordé. Vous cliquez sur l'élément en question dans la liste Discussion d'équipe, cliquez sur la commande Flux de travail, puis choisissez d'exécuter le flux de travail en cliquant sur Démarrer. Le flux de travail crée une tâche dans la liste des tâches affectée au membre de l'équipe qui a créé la discussion à l'origine, et la tâche s'appelle Création d'un plan de projet.

Même si cet exemple utilise la liste Discussion d'équipe, vous pouvez utiliser la même procédure de base pour créer un flux de travail similaire pour les éléments d'une liste ou d'une bibliothèque sur votre site. Assurez-vous d'associer le flux de travail à la liste ou à la bibliothèque à partir de laquelle vous souhaitez que le flux de travail soit lancé.

Pour en savoir plus sur les flux de travail, voir Présentation des flux de travail SharePoint.

Important : Pour créer un flux de travail, le site doit se trouver sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0 or Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenu de cet article

Avant de commencer

Concevoir le flux de travail

Avant de commencer

Avant de concevoir le flux de travail, vous devez apporter les modifications ou personnalisations nécessaires à votre site, liste ou bibliothèque, par exemple :

  • Un flux de travail est toujours associé à exactement une liste ou bibliothèque SharePoint. Votre site doit posséder au moins une liste ou une bibliothèque avant que vous puissiez créer un flux de travail. En l'absence de listes sur votre site, vous êtes invité à en créer une lorsque vous créez un flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des colonnes ou des paramètres personnalisés, vous devez apporter ces modifications avant de créer le flux de travail afin que ces colonnes et paramètres soient disponibles dans le concepteur de flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des fonctionnalités de liste ou de bibliothèque qui ne sont pas activées par défaut, comme l'approbation du contenu, vous devez activer ces fonctionnalités avant de concevoir le flux de travail.

Remarque : La fonctionnalité du flux de travail est conçue sur Microsoft Windows Workflow Foundation, un composant de Microsoft Windows. La même version de Workflow Foundation doit être installée sur l'ordinateur et le serveur. La première fois que vous créez un flux de travail, vous pouvez être invité à installer Workflow Foundation.

Cet exemple utilise la liste Discussion d'équipe, qui est incluse par défaut dans le modèle Site d'équipe.

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Concevoir le flux de travail

Si votre site comporte un panneau de discussion, comme la liste Discussion d'équipe sur le site d'une équipe, vous êtes prêt à utiliser le concepteur de flux de travail.

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir le site.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le site, accédez au site SharePoint et sélectionnez le site SharePoint dans lequel vous souhaitez créer le flux de travail, puis cliquez sur Ouvrir.

  3. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Flux de travail.

    Le concepteur de flux de travail s'affiche.

  4. Dans le champ Nommer ce flux de travail, tapez Créer une tâche.

    Les visiteurs du site découvrent ce nom lorsqu'ils visualisent les pages État du flux de travail et Flux de travail dans le navigateur.

  5. Dans la liste À quelle liste SharePoint ce flux de travail doit-il être attaché ?, cliquez sur Discussion d'équipe.

    Lorsque les membres d'une équipe affichent la bibliothèque Documents partagés, ils découvrent une nouvelle colonne pour ce flux de travail, appelée Créer une tâche. Cette colonne indique le statut du flux de travail pour chaque élément, par exemple, si le flux de travail est lancé ou terminé.

  6. Sous Sélectionnez les options de démarrage pour les éléments dans Documents partagés, effectuez toutes les actions suivantes :

    • Activez la case à cocher Permettre le démarrage manuel de ce flux de travail à partir d'un élément.

    • Désactivez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail lorsqu'un élément est créé.

    • Désactivez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail à chaque modification d'un élément.

      En choisissant cette option, vous mettez une commande Flux de travail à disposition pour chaque élément de la liste. Pour lancer le flux de travail Créer une tâche pour une discussion, vous pouvez cliquer sur cet élément, cliquez sur Flux de travail dans le menu, double-cliquez sur le flux de travail à lancer, puis cliquez sur le bouton Démarrer.

      Première page du concepteur de flux de travail

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Cliquez sur Actions, puis cliquez sur Créer un élément dans la liste dans la liste.

    Si cette action ne figure pas dans la liste, cliquez sur Actions supplémentaires, cliquez sur l'action de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

  9. Dans l'action Créer un élément dans la liste, cliquez sur cette liste.

  10. Dans la boîte de dialogue Créer un élément de liste, dans la boîte de dialogue Liste, cliquez sur Tâches car c'est à cet emplacement que vous souhaitez créer un élément.

    Remarque : Cette action crée une tâche mais, contrairement à l'action Collecter les donnés d'un utilisateur, n'entraîne pas la pause du flux de travail avant que la tâche soit terminée.

    Sous Champ et Valeur, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier les champs qui s'affichent dans le nouvel élément de liste que vous créez. Vous souhaitez que le titre du nouvel élément de tâche contienne des informations réelles dans la discussion d'équipe. Par conséquent, maintenant que vous cliquez dans ce champ et que vous le modifiez, il s'affiche et présente des informations de la discussion.

  11. Sous Champ, cliquez sur Titre (*), puis sur Modifier.

  12. Dans la boîte de dialogue Affectation de valeurs, cliquez sur affiche une liaison de données Image du bouton .

    Boîte de dialogue Affectation de valeurs

  13. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, dans la liste Source, cliquez sur Élément actif. Dans la liste Champ, cliquez sur Objet.

    Pour le champ Titre de la nouvelle tâche, le flux de travail s'affiche et utilise les informations dans le champ Objet de la discussion active.

    Boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail

  14. Cliquez à deux reprises sur OK.

    Maintenant vous souhaitez que le flux de travail affecte automatiquement la nouvelle tâche à la personne qui a créé la discussion associée.

  15. Dans la boîte de dialogue Créer un élément de liste, cliquez sur Ajouter car vous souhaitez ajouter un champ à la nouvelle tâche créée par le flux de travail.

  16. Dans la boîte de dialogue Affectation de valeurs, dans la liste Définir ce champ, cliquez sur Affecté à.

    Boîte de dialogue Affectation de valeurs

  17. Sous à cette valeur, cliquez sur affiche une liaison de données Image du bouton .

  18. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, dans la liste Source, cliquez sur Élément actif. Dans la liste Champ, cliquez sur Créé par.

    Boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail

  19. Cliquez deux fois sur OK.

    Boîte de dialogue Créer un élément de liste

    Le flux de travail crée une tâche dont le titre correspond à l'objet de la discussion à partir de laquelle la tâche a été créée, et la tâche est affectée à la personne qui a créé la discussion à l'origine pour le suivi.

  20. Dans la boîte de dialogue Créer un élément de liste, cliquez sur OK.

    Le concepteur de flux de travail affiche une action pour l'étape 1

    Vous disposez à présent d'une règle qui crée la tâche lorsqu'un utilisateur lance manuellement le flux de travail à partir d'un élément dans la liste Discussion d'équipe.

  21. Pour rechercher des erreurs dans le flux de travail avant de quitter le concepteur de flux de travail, cliquez sur Vérifier le flux de travail.

    En cas d'erreur dans le flux de travail, le lien hypertexte change de couleur et des astérisques s'affichent avant et après le paramètre incorrect. De plus, sous Étapes du flux de travail, un symbole d'erreur apparaît en regard de chaque étape contenant une erreur.

  22. Cliquez sur Terminer pour enregistrer le flux de travail.

Un bouton s'affiche dans la page de liste Discussion d'équipe du site SharePoint. Les membres de votre équipe peuvent cliquer sur le bouton pour lancer manuellement le flux de travail.

Pour tester le flux de travail, accédez à la liste Discussion d'équipe et créez un élément (notez que par défaut, le champ Objet est un champ obligatoire). Une fois que vous avez enregistré le nouvel élément, cliquez sur la discussion dans la liste, puis cliquez sur Flux de travail dans le menu. Dans la page Flux de travail, cliquez sur le flux de travail Créer une tâche, puis cliquez sur Démarrer. Maintenant, accédez à la liste des tâches. Comme vous avez créé la discussion, une tâche doit vous être affectée. Elle contient les informations entrées dans le champ Objet.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une autre étape au flux de travail, dans laquelle une autre action est effectuée lorsque la tâche est marquée comme terminée. Vous pouvez commencer par un flux de travail à une étape, puis ajouter des étapes afin que le flux de travail évolue et corresponde finalement à un processus métier complexe.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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