Exemple de flux de travail : adresser une note de frais pour acceptation

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Votre équipe complète des notes de frais mensuelles sous forme de formulaires conçus dans Microsoft Office InfoPath 2007. Votre équipe remplit et enregistre ces formulaires dans une bibliothèque de formulaires sur votre site SharePoint. Lorsque la note de frais dépasse un certain montant, vous souhaitez envoyer automatiquement une notification à la personne appropriée pour vérification. Vous pouvez rapidement automatiser ce processus avec un flux de travail en une étape.

L'une des fonctionnalités importantes de Office InfoPath 2007 est que vous pouvez spécifier que des champs dans le formulaire réel sont affichés sous forme de colonnes dans une bibliothèque de formulaires. Lorsque vous choisissez d'afficher un champ de formulaire sous forme de colonne dans la bibliothèque de formulaires; vous promouvez ce champ. La promotion d'un champ est utile lorsque vous souhaitez consulter des informations importantes dans un formulaire sans avoir à ouvrir chaque formulaire. De plus, en promouvant les données du formulaire en données dans des colonnes dans la bibliothèque de formulaires, vous pouvez créer des règles basées sur ces données dans le concepteur de flux de travail. En promouvant les frais totaux du formulaire dans une colonne, vous pouvez désormais créer un flux de travail qui dirige la note de frais pour vérification lorsque les frais totaux dépassent un montant donné.

Pour en savoir plus sur les flux de travail, voir Présentation des flux de travail SharePoint.

Important : Pour créer un flux de travail, le site doit se trouver sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0 or Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenu de cet article

Avant de commencer

Concevoir le flux de travail

Avant de commencer

Avant de concevoir le flux de travail, vous devez apporter les modifications ou personnalisations nécessaires à votre site, liste ou bibliothèque, par exemple :

  • Un flux de travail est toujours associé à exactement une liste ou bibliothèque SharePoint. Votre site doit posséder au moins une liste ou une bibliothèque avant que vous puissiez créer un flux de travail. En l'absence de listes sur votre site, vous êtes invité à en créer une lorsque vous créez un flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des colonnes ou des paramètres personnalisés, vous devez apporter ces modifications avant de créer le flux de travail afin que ces colonnes et paramètres soient disponibles dans le concepteur de flux de travail.

  • Si vous souhaitez que le flux de travail utilise des fonctionnalités de liste ou de bibliothèque qui ne sont pas activées par défaut, comme l'approbation du contenu, vous devez activer ces fonctionnalités avant de concevoir le flux de travail.

Remarque : La fonctionnalité du flux de travail est conçue sur Microsoft Windows Workflow Foundation, un composant de Microsoft Windows. La même version de Workflow Foundation doit être installée sur l'ordinateur et le serveur. La première fois que vous créez un flux de travail, vous pouvez être invité à installer Workflow Foundation.

Publier le formulaire et créer une bibliothèque de formulaires

Dans cet exemple, vous devez disposer d'une bibliothèque de formulaires pour stocker les formulaires, et vous devez promouvoir certains champs dans le formulaire sous forme de colonnes dans la bibliothèque de formulaires. Office InfoPath 2007 facilite la publication d'un formulaire, la promotion de champs et même la création de la bibliothèque de formulaires. Toutes ces opérations peuvent être effectuées à l'aide de l'Assistant Publication (cliquez sur Publier dans le menu Fichier).

Dans la procédure ci-dessous, vous utilisez le modèle Note de frais prêt à l'emploi dans Office InfoPath 2007, puis vous utilisez l'Assistant Publication pour promouvoir les champs et créer la bibliothèque de formulaires sur votre site SharePoint.

  1. Lancez Office InfoPath 2007.

  2. Dans la boîte de dialogue Remplir un formulaire, double-cliquez sur l'exemple de note de frais.

    La note de frais s'affiche en mode Création. Le formulaire comporte déjà les champs que vous souhaitez promouvoir dans la bibliothèque de formulaires : Nom, Numéro d'identification et Total des dépenses. Vous utilisez le modèle en l'état.

  3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom dans le champ Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

  5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Publier.

    L' Assistant Publication s'affiche.

  6. Sous Où souhaitez-vous publier le modèle de formulaire ?, cliquez sur Vers un serveur SharePoint avec ou sans without InfoPath Forms Services, puis cliquez sur Suivant.

  7. Tapez l'adresse du site SharePoint, puis cliquez sur Suivant.

  8. Sous Que voulez-vous publier ?, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis sur Suivant.

    Notez que vous pouvez également mettre le formulaire à disposition comme type de contenu. Choisissez cette option, par exemple, si vous souhaitez que le formulaire soit disponible sur tous les sous-sites d'un site portail.

  9. Sous Que voulez-vous faire ?, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis sur Suivant.

  10. Tapez Notes de frais comme nom, tapez une description pour la bibliothèque de documents, puis cliquez sur Suivant.

  11. Sur la page suivante, cliquez sur Ajouter.

  12. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, dans le dossier Employé, cliquez sur Nom, puis cliquez sur OK.

  13. Répétez l'étape précédente deux fois pour ajouter le champ Numéro d'identification (dans le dossier Employé) et le champ Total (dans le dossier Éléments).

    Remarque : Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, utilisez les paramètres par défaut pour Groupe de colonnes de site et Nom de colonne. Vous pouvez également mapper le champ du formulaire vers une colonne du site existante ou donner à la colonne un nom qui diffère de celui du champ du formulaire.

  14. Cliquez sur Suivant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.

    Maintenant vous disposez d'une bibliothèque de formulaires appelée Notes de frais avec les colonnes nécessaires à la création du flux de travail. Dans le navigateur, les colonnes de la bibliothèque de formulaires doivent se présenter comme celles sur l'illustration qui suit.

    Bibliothèque de formulaires affichant les champs de formulaire sous forme de colonnes

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Concevoir le flux de travail

Une fois que vous avez configuré la bibliothèque de formulaires avec la colonne appropriée, vous êtes prêts à utiliser le concepteur de flux de travail.

  1. Lancez Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir le site.

  3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le site, accédez au site SharePoint et sélectionnez le site SharePoint dans lequel vous souhaitez créer le flux de travail, puis cliquez sur Ouvrir.

  4. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Flux de travail.

    Le concepteur de flux de travail s'affiche.

  5. Dans le champ Nommer ce flux de travail, tapez Vérification des notes de frais.

    Les visiteurs du site découvrent ce nom lorsqu'ils visualisent les pages État du flux de travail et Flux de travail dans le navigateur.

  6. Dans la liste À quelle liste SharePoint ce flux de travail doit-il être attaché ?, cliquez sur Notes de frais.

  7. Sous Sélectionnez les options de démarrage pour les éléments dans Notes de frais, effectuez toutes les actions suivantes :

    • Désactivez la case à cocher Permettre le démarrage manuel de ce flux de travail à partir d'un élément.

    • Activez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail lorsqu'un élément est créé.

    • Activez la case à cocher Démarrer automatiquement ce flux de travail à chaque modification d'un élément.

      En sélectionnant ces options, vous vous assurez que le flux de travail s'exécute chaque fois qu'un membre de l'équipe remplit une nouvelle note de frais ou modifie une note existante.

      Première page du concepteur de flux de travail

  8. Cliquez sur Suivant.

    Vous souhaitez créer une règle selon laquelle si le total des frais mentionnés dans le formulaire sont supérieurs à 500 euros, la personne appropriée reçoit une notification de vérification de la note de frais.

  9. Dans le concepteur de flux de travail, cliquez sur Conditions, puis sur Condition avancée dans la liste.

    La condition Si la valeur est égale à la valeur s'affiche dans le flux de travail.

    Cette liste fournit des conditions prêtes à l'emploi, mais vous pouvez créer une condition selon laquelle le flux de travail n'envoie le message que si une valeur spécifique (en l'occurrence, le total des dépenses) est supérieure à une valeur déterminée.

  10. Dans la condition Si la valeur est égale à la valeur, cliquez sur le premier lien hypertexte valeur, puis cliquez sur affiche une liaison de données Image du bouton .

  11. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, dans la liste Source, cliquez sur Élément actif. Dans la liste Champ, cliquez sur Total, puis sur OK.

    Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez consulter une valeur dans un champ d'une liste ou d'une bibliothèque du site, afin de pouvoir utiliser cette valeur dans la règle du flux de travail. Dans ce cas, vous souhaitez que le numéro du champ Total soit l'élément actif.

  12. Dans la règle du flux de travail, cliquez sur est égal à, puis cliquez sur est supérieur à dans la liste.

  13. Cliquez sur le second lien hypertexte valeur, puis tapez 500.

  14. Cliquez sur Actions, puis sur Envoyer un courrier électronique dans la liste.

    Si cette action ne figure pas dans la liste, cliquez sur Actions supplémentaires, cliquez sur l'action de votre choix, puis cliquez sur Ajouter.

  15. Dans l'action Envoyer ce message, cliquez sur ce message, puis complétez le formulaire en renseignant le destinataire, l'objet et le corps du message.

    Pour le destinataire, choisissez la personne qui doit vérifier la note de frais.

  16. Cliquez sur OK.

    Deuxième page du concepteur de flux de travail affichant une condition et une action

    Vous disposez à présent d'une règle selon laquelle si une note de frais est créée ou modifiée dans la bibliothèque Notes de frais, et que le total des dépenses est supérieur à 500 euros, la personne appropriée reçoit une notification de vérification de cette note.

  17. Pour rechercher des erreurs dans le flux de travail avant de quitter le concepteur de flux de travail, cliquez sur Vérifier le flux de travail.

    En cas d'erreur dans le flux de travail, le lien hypertexte change de couleur et des astérisques s'affichent avant et après le paramètre incorrect. De plus, sous Étapes du flux de travail, un symbole d'erreur apparaît en regard de chaque étape contenant une erreur.

  18. Cliquez sur Terminer pour enregistrer le flux de travail.

    Pour tester le flux de travail, accédez à la bibliothèque Notes de frais, cliquez sur Remplir ce formulaire pour créer un élément, et assurez-vous que vous entrez des frais supérieurs à 500 euros. Enregistrez le formulaire dans la bibliothèque de formulaires, puis vérifiez si la personne désignée reçoit le message que vous avez créé.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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