Excel Services II : Configuration requise, recommandations et autorisations

Vue d’ensemble

Groupes relatifs aux autorisations SharePoint : Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs

Découvrez la configuration requise pour l’utilisation d’Excel Services et apprenez à définir des autorisations pour permettre à certaines personnes de modifier des feuilles de calcul et à d’autres de les afficher uniquement.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • déterminer les logiciels requis pour l’utilisation d’Excel Services ;

  • comprendre le fonctionnement des autorisations SharePoint et leur impact par rapport aux actions que les utilisateurs peuvent entreprendre sur des fichiers publiés dans votre site SharePoint ;

  • savoir ce qui se passe si vous voyez s’afficher un message sur les emplacements de fichiers approuvés, une fois que vous avez publié un fichier dans votre site SharePoint.

Ce cours comprend :

  • une leçon d’autoformation ;

  • un test rapide (non noté) à la fin de la leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Configuration logicielle requise :

  • Site SharePoint basé sur SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel Services installé avec SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel 2007 installé sur des ordinateurs via Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007

    Excel Services est plus facile à utiliser si vous disposez d’éléments correctement configurés. Ce deuxième cours suggère des procédures à suivre pour vous simplifier la tâche ainsi que celle de vos collègues. Il explique également comment définir des autorisations afin que seuls certains utilisateurs puissent modifier des fichiers Excel Services.

    Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Ce dont vous avez besoin pour Excel Services

Dans SharePoint, cliquez sur Afficher dans le navigateur Web pour voir un classeur dans Excel Services

Les utilisateurs peuvent voir les données d’un classeur dans Excel Services au lieu d’ouvrir le fichier dans le programme Excel.

Comme nous l’avons expliqué dans le premier cours de cette série « Excel Services I : Principes de base », Excel Services est le moyen idéal pour rendre vos données accessibles à d’autres personnes à l’aide d’un navigateur Web.

Mais que faut-il pour faire fonctionner correctement Excel Services ? Son utilisation repose sur une collaboration efficace entre les personnes responsables des tâches d’administration et les personnes qui publient des fichiers. En connaissant un peu mieux les rouages du fonctionnement d’Excel Services, vous pourrez exploiter ce dernier de manière optimale.

Commençons par examiner la configuration logicielle requise pour l’utilisation d’Excel Services.

Configuration logicielle requise

Configuration logicielle requise

Logiciels requis pour l’utilisation d’Excel Services.

Voici la configuration requise pour l’utilisation d’Excel Services :

  • Site SharePoint basé sur SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel Services configuré sur ce site

  • Excel 2007 installé via Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007 sur les ordinateurs des utilisateurs souhaitant publier des données Excel dans votre site

    Toutefois, pour consulter une feuille de calcul dans Excel Services, les utilisateurs n’ont pas besoin d’Excel ; il leur faut simplement un navigateur Web.

Conseil     Les personnes qui disposent d’Excel 2003 installé sur leurs ordinateurs peuvent utiliser la commande Enregistrer sous d’Excel 2003 pour enregistrer des classeurs sur un site SharePoint Server 2007 Enterprise, emplacement à partir duquel les données sont visibles dans Excel Services. Pour pouvoir utiliser Excel 2003 avec Excel Services, les utilisateurs doivent installer le module de compatibilité pour Office 2003 sur leurs ordinateurs (le lien correspondant figure dans l’Aide-mémoire à la fin du cours).

Bibliothèques de documents et Excel Services

Nouvelle bibliothèque de documents SharePoint appelée Rapports des ventes

Créez une bibliothèque de documents distincte pour les fichiers Excel Services afin d’éviter d’enregistrer ces fichiers dans une bibliothèque où la plupart des utilisateurs peuvent les modifier.

Vous savez à présent quels sont les logiciels requis. Vous n’avez pas oublié que dans « Excel Services I », nous avons dit que vous deviez commencer par publier vos fichiers à l’aide d’Excel dans une bibliothèque de documents sur votre site SharePoint. Voici une recommandation relative à la bibliothèque de documents dans laquelle vous allez publier les fichiers : créez une bibliothèque distincte pour vos fichiers Excel Services. Pourquoi ? Principalement parce que les fichiers Excel Services sont probablement ceux qui ne doivent pas être modifiables par la plupart des utilisateurs. En conservant ces fichiers dans une bibliothèque distincte (à l’écart des autres fichiers Excel), vous faites preuve de bon sens. En outre, vous apprendrez ultérieurement dans ce cours à configurer une bibliothèque de sorte que vos collègues puissent utiliser Excel Services de manière optimale.

L’image illustre l’exemple d’une bibliothèque Rapports des ventes. Une personne l’a créée spécialement pour que la plupart des utilisateurs consultent les fichiers dans Excel Services et non dans le programme Excel.

Pour plus d’informations sur la création d’une bibliothèque, voir l’Aide-mémoire à la fin de ce cours. Vous pouvez créer autant de bibliothèques de documents que vous le souhaitez pour Excel Services.

Remarque     Vous n’êtes pas obligé de créer une bibliothèque pour Excel Services. Il en existe peut-être déjà une que vous pouvez utiliser si le site Centre de rapports Excel Services existe dans votre société. Le site Centre de rapports contient une bibliothèque de documents prédéfinie appelée Bibliothèque de rapports.

Configurer des bibliothèques de documents pour Excel Services

Message qui s’affiche si vous effectuez un enregistrement dans une bibliothèque de documents SharePoint non configurée en tant qu’emplacement de fichier approuvé.

Message qui s’affiche lorsque vous ouvrez un fichier dans Excel Services si une bibliothèque de documents n’a pas été configurée en tant qu’emplacement de fichier approuvé.

Excel Services requiert que les bibliothèques de documents soient configurées en tant qu’emplacements fiables pour la publication des fichiers. Si cette étape n’est pas respectée, les fichiers enregistrés dans une bibliothèque ne s’ouvrent pas dans Excel Services. À la place, les utilisateurs voient ce message s’afficher : « Vous n’êtes pas autorisé à ouvrir ce fichier dans Excel Services. Assurez-vous que le fichier se trouve à un emplacement approuvé Excel Services et que vous avez accès à ce fichier. »

Assurez-vous que chaque bibliothèque de documents dont les utilisateurs doivent se servir avec Excel Services est configurée en tant qu’emplacement de fichier approuvé. Vous trouverez les instructions spécifiques à cette procédure dans l’Aide-mémoire à la fin du cours.

À propos des autorisations

Groupes SharePoint : Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs

Groupes SharePoint auxquels les utilisateurs peuvent appartenir.

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Les autorisations SharePoint sont également importantes lorsqu’il s’agit d’utiliser Excel Services. Pourquoi ? Parce que vous souhaitez probablement que les utilisateurs puissent consulter les données dans Excel Services et qu’ils ne puissent pas modifier les feuilles de calcul réelles dans le programme Excel. La meilleure façon d’empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications est de vous assurer que les autorisations sont correctement configurées pour le site.

À moins que les autorisations ne soient configurées différemment dans votre organisation, votre site SharePoint dispose de quatre groupes d’utilisateurs : Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs, qui est un nouveau groupe.

1. Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Propriétaires ont de nombreuses possibilités. Ils peuvent configurer les paramètres au niveau du site, les paramètres des bibliothèques, etc. Ils peuvent également ajouter et modifier des fichiers dans une bibliothèque.

2. Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Membres ont moins de possibilités. Ils ne peuvent pas définir de paramètres mais ils peuvent ajouter et modifier des fichiers dans une bibliothèque.

3. Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Visiteurs ont encore moins de possibilités. Ils peuvent uniquement ouvrir un fichier à partir d’une bibliothèque et consulter sa copie en lecture seule. Néanmoins, ils ne peuvent pas modifier ce fichier, ni enregistrer de modifications.

4. Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Visualiseurs ont les mêmes possibilités que ceux du groupe Visiteurs : ils peuvent ouvrir les fichiers en lecture seule. Toutefois, il existe autre chose qui rend le groupe Visualiseurs si particulier. C’est ce que nous verrons dans un moment.

Impact des autorisations

Le groupe SharePoint auquel vous appartenez détermine les éléments de menu que vous pouvez voir dans SharePoint.

Les autorisations déterminent les éléments de menu que vous voyez dans SharePoint.

En quoi consistent les autorisations ? Le menu SharePoint du fichier se présente différemment selon le groupe auquel une personne appartient. Notez que la commande Afficher dans le navigateur Web est disponible pour l’ensemble des groupes. Toutefois, notez également que les personnes qui appartiennent aux groupes Visiteurs et Visualiseurs ne disposent pas de la commande Modifier dans Microsoft Office Excel en tant qu’option. C’est ainsi que le site SharePoint empêche les personnes non autorisées de modifier le fichier. Si vous ne disposez pas d’une autorisation de modification, la commande ne vous est pas accessible.

Impact des autorisations (suite)

Indication de ce qui se produit lorsque des personnes disposant de différents niveaux d’autorisation cliquent sur un nom de fichier dans une bibliothèque de documents

Animation illustrant ce qui se produit lorsque des personnes disposant d’autorisations distinctes cliquent sur le nom d’un fichier.

Vous venez de voir que le menu correspondant au fichier diffère selon le groupe auquel une personne appartient. Mais que se passe-t-il lorsque des personnes cliquent simplement sur le nom du fichier sans accéder au menu ?

En fonction des groupes SharePoint auxquels les personnes appartiennent, elles obtiennent des résultats différents. Certaines personnes peuvent modifier le fichier et certaines peuvent ouvrir le fichier en lecture seule dans Excel ; pour d’autres, le fichier s’ouvre dans Excel Services.

Cliquez sur le mot Lire au-dessus de cette image pour voir ce qui se produit. Prêtez une attention particulière à ce qui se passe pour le groupe Visualiseurs.

Description de l’animation

Lorsque les utilisateurs des groupes Propriétaires et Membres cliquent sur le nom du fichier, ils ont la possibilité de modifier le fichier dans Excel.

Lorsque les utilisateurs du groupe Visiteurs cliquent sur le nom du fichier, ce dernier s’ouvre en lecture seule dans Excel, mais aucune modification du fichier n’est possible.

Lorsque les utilisateurs du groupe Visualiseurs cliquent sur le nom du fichier, ce dernier s’ouvre dans Excel Services où ils peuvent le consulter à l’aide de leur navigateur Web.

Comment ajouter des utilisateurs au groupe Visualiseurs

Ajout d’utilisateurs au groupe Visualiseurs de SharePoint

Ajout d’utilisateurs au groupe Visualiseurs.

Comme vous venez de le voir dans l’animation, lorsque les utilisateurs du groupe Visualiseurs cliquent sur le nom d’un fichier, ils voient automatiquement les données dans Excel Services ; par ailleurs, ils n’ont pas la possibilité d’ouvrir le fichier dans le programme Excel. Dans la mesure où l’avantage principal d’Excel Services est de permettre aux utilisateurs de consulter vos données dans un navigateur Web, vous préférez probablement que la plupart de ces utilisateurs fassent partie du groupe Visualiseurs. Voici comment ajouter un utilisateur au groupe Visualiseurs :

1. Sur votre site SharePoint, cliquez sur Personnes et groupes.

2. Cliquez sur Visualiseurs.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau pour ajouter des utilisateurs au groupe Visualiseurs.

Important     Lorsqu’un utilisateur est ajouté au groupe Visualiseurs pour un site, son accès se limite à l’affichage pour l’ensemble du site.

Modification des autorisations pour une bibliothèque

Modification des autorisations pour une bibliothèque de documents SharePoint

Animation illustrant la modification des autorisations relatives à une bibliothèque.

L’ajout d’un membre au groupe Visualiseurs est applicable pour un nouvel utilisateur du site. Toutefois, les autres utilisateurs disposent peut-être déjà d’autorisations qui leur permettent de modifier des fichiers sur le site. Comment faire pour empêcher que toutes ces personnes puissent modifier un fichier particulier ?

Si vous disposez d’une bibliothèque distincte configurée, vous pouvez modifier les autorisations pour la bibliothèque spécifiée au lieu du site tout entier. Une fois l’opération effectuée, les personnes qui pouvaient modifier des fichiers dans d’autres bibliothèques seront toujours en mesure de le faire. Toutefois, elles ne pourront pas modifier des fichiers dans cette bibliothèque en particulier.

Dans l’exemple animé que vous êtes sur le point de visualiser, deux personnes chargées de réviser des fichiers reçoivent directement l’autorisation de modifier les fichiers dans la bibliothèque. Les autorisations des personnes qui appartiennent au groupe Membres sont changées de sorte qu’elles ne puissent pas modifier les fichiers de la bibliothèque spécifiée.

Cliquez sur le mot Lire au-dessus de cette image pour savoir comment procéder.

Description de l’animation

Dans une bibliothèque de documents SharePoint, le curseur pointe sur Paramètres, clique sur Paramètres de la bibliothèque de documents, puis sur Autorisations pour : bibliothèque de documents.

Pour ajouter les noms des personnes qui peuvent modifier des fichiers, le curseur pointe sur Nouveau, puis clique sur Modifier les autorisations. Le curseur clique sur OK dans le message qui s’affiche la première fois que les autorisations de la bibliothèque sont modifiées et qui indique que désormais les modifications apportées aux autorisations du site parent n’affecteront plus cette bibliothèque de documents.

Le curseur pointe sur Nouveau, puis clique sur Ajouter des utilisateurs ; des noms sont entrés dans la zone Utilisateurs/Groupes. Le curseur active la case à cocher Collaboration, désactive la case à cocher Envoyer un message d’accueil aux nouveaux utilisateurs, puis clique sur OK.

Pour modifier les autorisations d’accès de groupe pour cette bibliothèque uniquement, le curseur active la case à cocher Membres, pointe sur Actions, clique sur Modifier les autorisations des utilisateurs, désactive la case à cocher Collaboration, active la case à cocher Vue seule, puis clique sur OK.

Comment modifier le comportement du clic

Modification des paramètres de la bibliothèque de documents SharePoint de sorte que lorsque des personnes cliquent sur les noms des fichiers, ces derniers s’ouvrent automatiquement dans Excel Services au lieu du programme Excel.

Animation illustrant la procédure à suivre pour modifier ce qui doit se produire lorsque des personnes disposant d’autorisations distinctes cliquent sur le nom d’un fichier.

Il se peut que vous n’attachiez pas d’importance aux différents résultats obtenus par les personnes qui cliquent sur le nom d’un fichier. Mais dans le cas contraire, vous aimeriez peut-être vous assurer que toute personne qui clique sur un nom de fichier dans une bibliothèque Excel Services verra le fichier s’ouvrir automatiquement dans Excel Services, quel que soit le groupe auquel elle appartient.

Pour ce faire, vous pouvez configurer la bibliothèque. Cliquez sur le mot Lire au-dessus de l’image pour visualiser le processus.

Remarque     Si le site Centre de rapports est utilisé dans votre société, la bibliothèque de documents prédéfinie nommée Bibliothèque de rapports ouvre automatiquement les fichiers dans Excel Services au lieu du programme Excel.

Description de l’animation :

Dans la bibliothèque de documents SharePoint, le curseur clique sur Paramètres, sur Paramètres de la bibliothèque de documents, sur Paramètres avancés, puis sur Afficher en tant que page Web.

Lorsque les utilisateurs appartenant aux groupes Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs cliquent sur le nom d’un fichier, ce dernier s’ouvre dans Excel Services. La commande Modifier dans Microsoft Excel est toujours disponible pour les utilisateurs appartenant aux groupes Propriétaires et Membres, s’ils en ont besoin.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Vous enregistrez un fichier sur votre site SharePoint. Lors de l’ouverture du fichier sur le site, vous voyez un message s’afficher : « Vous n’êtes pas autorisé à ouvrir ce fichier dans Excel Services. Assurez-vous que le fichier se trouve à un emplacement approuvé Excel Services et que vous avez accès à ce fichier. ». En voici la raison :

Le fichier contient une fonctionnalité qui n’est pas prise en charge dans Excel Services.

Pas exactement. Il y a autre chose. Réessayez.

Vous n’êtes pas autorisé à enregistrer un fichier sur le site.

Vous devez effectivement avoir l’autorisation d’enregistrer un fichier sur votre site, mais quelque chose d’autre ne va pas. Réessayez.

La bibliothèque de documents n’est pas un site de confiance.

Très bien. Une bibliothèque de documents doit être configurée en tant que site de confiance pour les fichiers Excel Services.

Lorsque vous cliquez sur un nom de fichier Excel Services dans une bibliothèque de documents, le fichier s’ouvre automatiquement dans le navigateur Web.

Vrai.

Non, les fichiers des bibliothèques de documents s’ouvrent automatiquement dans Excel, à moins qu’une bibliothèque ne soit configurée pour ouvrir les fichiers dans le navigateur Web ou que la personne qui clique sur le nom de fichier dispose d’autorisations d’affichage uniquement. La bibliothèque Centre de rapports est un cas particulier. Par défaut, cette bibliothèque ouvre les fichiers dans le navigateur Web.

Faux.

Très bien. Les fichiers des bibliothèques de documents s’ouvrent automatiquement dans Excel, à moins qu’une bibliothèque ne soit configurée pour ouvrir les fichiers dans le navigateur Web ou que la personne qui clique sur le nom de fichier dispose d’autorisations d’affichage uniquement. La bibliothèque Centre de rapports est un cas particulier. Par défaut, cette bibliothèque ouvre les fichiers dans le navigateur Web.

Les personnes qui disposent d’autorisations d’affichage uniquement pour un fichier ne peuvent pas extraire ce fichier de votre site SharePoint.

Vrai.

Voilà, c’est ça. Les personnes que vous n’autorisez pas à modifier, extraire ou supprimer vos fichiers doivent disposer d’autorisations d’affichage uniquement.

Faux.

Désolé, les autorisations d’affichage uniquement se limitent à la consultation. Les personnes que vous n’autorisez pas à modifier, extraire ou supprimer vos fichiers doivent disposer d’autorisations d’affichage uniquement.

Excel 2007 doit être installé sur votre ordinateur pour vous permettre d’enregistrer des fichiers sur votre site SharePoint Server 2007 Enterprise.

Vrai.

Non, vous pouvez également enregistrer un fichier sur votre site à l’aide d’Excel 2003, si vous avez installé le module de compatibilité afin d’enregistrer d’abord le fichier au format Excel 2007 approprié.

Faux.

Très bien. Vous pouvez également enregistrer un fichier sur votre site à l’aide d’Excel 2003, si vous avez installé le module de compatibilité et si vous avez enregistré le fichier au format Excel 2007 approprié.

Testez vos connaissances

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Configuration requise pour l’utilisation d’Excel Services

  • Site SharePoint basé sur SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel Services configuré sur ce site

  • Excel 2007 installé via Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007 sur les ordinateurs des utilisateurs souhaitant publier des données Excel dans votre site

    Toutefois, n’oubliez pas que pour consulter une feuille de calcul dans Excel Services, les utilisateurs n’ont pas besoin d’Excel ; il leur faut simplement un navigateur Web.

Conseil     Les personnes qui disposent d’Excel 2003 installé sur leurs ordinateurs peuvent utiliser la commande Enregistrer sous d’Excel 2003 pour enregistrer des classeurs sur un site SharePoint Server 2007 Enterprise, emplacement à partir duquel les données sont visibles dans Excel Services. Pour pouvoir utiliser Excel 2003 avec Excel Services, les utilisateurs doivent installer le module de compatibilité pour Office 2003 sur leurs ordinateurs (le lien correspondant figure en haut de cette page).

Emplacement de fichier approuvé

Excel Services requiert que les bibliothèques de documents soient configurées en tant qu’emplacements fiables pour la publication des fichiers. Si cette étape n’est pas respectée, les fichiers enregistrés dans une bibliothèque ne s’ouvrent pas dans le navigateur. À la place, les utilisateurs voient ce message s’afficher : « Vous n’êtes pas autorisé à ouvrir ce fichier dans Excel Services. Assurez-vous que le fichier se trouve à un emplacement approuvé Excel Services et que vous avez accès à ce fichier. »

Assurez-vous que chaque bibliothèque de documents dont les utilisateurs doivent se servir avec Excel Services est configurée en tant qu’emplacement de fichier approuvé. Vous trouverez les instructions spécifiques à cette procédure en suivant le lien situé en haut de cette page.

Bibliothèques de documents et Excel Services

Nous vous recommandons de créer une bibliothèque distincte pour vos fichiers Excel Services, car ces derniers sont probablement ceux qui ne doivent pas être modifiables par la plupart des utilisateurs. En les conservant dans une bibliothèque distincte (à l’écart des autres fichiers Excel), vous faites preuve de bon sens.

Pour plus d’informations sur la création d’une bibliothèque, voir le lien situé en haut de la page. Vous pouvez créer autant de bibliothèques de documents que vous le souhaitez pour Excel Services.

Remarque     Vous n’êtes pas obligé de créer une bibliothèque pour Excel Services. Il en existe peut-être déjà une que vous pouvez utiliser si le site Centre de rapports Excel Services existe dans votre société. Le site Centre de rapports contient une bibliothèque de documents prédéfinie appelée Bibliothèque de rapports.

Autorisations SharePoint

La meilleure façon d’empêcher les utilisateurs de modifier des fichiers est de vous assurer que les autorisations SharePoint sont correctement configurées pour le site.

À moins que les autorisations ne soient configurées différemment dans votre société, votre site SharePoint dispose de quatre groupes auxquels les utilisateurs peuvent appartenir : Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs, qui est un nouveau groupe.

Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Propriétaires ont de nombreuses possibilités. Par exemple, ils peuvent configurer les paramètres au niveau du site, configurer les paramètres des bibliothèques, etc. Ils peuvent également ajouter et modifier des fichiers dans une bibliothèque.

Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Membres ont moins de possibilités. Ils ne peuvent pas configurer de paramètres mais ils peuvent ajouter et modifier des fichiers dans une bibliothèque.

Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Visiteurs ont encore moins de possibilités. Ils ne peuvent pas ajouter ni modifier de fichiers dans une bibliothèque. Ils peuvent tout de même ouvrir un fichier à partir d’une bibliothèque et consulter sa copie en lecture seule. Néanmoins, ils ne peuvent pas modifier ce fichier, ni enregistrer de modifications.

Les utilisateurs qui appartiennent au groupe Visualiseurs ont un peu moins de possibilités que ceux du groupe Visiteurs. Les utilisateurs du groupe Visualiseurs peuvent ouvrir un fichier à partir d’une bibliothèque et consulter sa copie en lecture seule. Cependant, ils ne peuvent ouvrir le fichier que dans le navigateur Web en y accédant à l’aide d’Excel Services, comme indiqué dans la leçon. Ils ne peuvent pas l’ouvrir en lecture seule dans Excel.

Le service informatique, l’administrateur du serveur ou le propriétaire du site doit avoir déjà configuré ces groupes à votre place sur votre site SharePoint. Le plus important pour vous est de savoir que les utilisateurs uniquement autorisés à visualiser le fichier mais pas à le modifier sont inclus dans le groupe Visualiseurs.

Impact des autorisations

Le menu SharePoint du fichier s’affiche différemment selon le groupe auquel un utilisateur appartient. La commande Afficher dans le navigateur Web est accessible à tous les groupes. Toutefois, les groupes Visiteurs et Visualiseurs n’ont pas la possibilité d’utiliser la commande Modifier dans Microsoft Excel. C’est ainsi que le site SharePoint empêche les utilisateurs de modifier le fichier. Si vous n’êtes pas autorisé à effectuer des modifications, vous n’avez pas accès à cette commande.

Remarque     Pour publier un fichier dans une bibliothèque de documents sur votre site SharePoint, vous devez être en mesure de voir le bouton Nouveau dans SharePoint. Si vous ne voyez pas ce bouton, contactez le propriétaire du site SharePoint.

Comment ajouter des utilisateurs au groupe Visualiseurs

Lorsque les utilisateurs du groupe Visualiseurs cliquent sur le nom d’un fichier, ils voient automatiquement les données dans Excel Services ; par ailleurs, ils n’ont pas la possibilité d’ouvrir le fichier dans le programme Excel.

Dans la mesure où l’avantage principal d’Excel Services est de permettre aux utilisateurs de consulter vos données dans un navigateur Web, vous préférez probablement que la plupart de ces utilisateurs fassent partie du groupe Visualiseurs. Voici comment ajouter un utilisateur au groupe Visualiseurs :

  1. Sur votre site SharePoint, cliquez sur Personnes et groupes.

  2. Cliquez sur Visualiseurs.

  3. Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter des utilisateurs au groupe Visualiseurs.

Modifier des autorisations pour une bibliothèque

L’ajout d’un membre au groupe Visualiseurs est applicable pour un nouvel utilisateur du site. Toutefois, les autres utilisateurs disposent peut-être déjà d’autorisations qui leur permettent de modifier des fichiers sur le site. Si vous possédez une bibliothèque distincte, vous pouvez changer les autorisations relatives à cette bibliothèque, sans affecter la capacité des utilisateurs à modifier des fichiers dans d’autres bibliothèques.

  1. Dans une bibliothèque de documents SharePoint, pointez sur Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents, puis sur Autorisations pour : bibliothèque de documents.

  2. Pour donner à certaines personnes l’autorisation de modifier des fichiers dans la bibliothèque spécifiée, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Modifier les autorisations.

  3. Pointez sur Nouveau, cliquez sur Ajouter des utilisateurs, tapez les noms des personnes appropriées dans la zone Utilisateurs/Groupes, activez la case à cocher située en regard de Collaboration, désactivez la case à cocher située en regard de Envoyer un message d’accueil aux nouveaux utilisateurs, puis cliquez sur OK.

  4. Pour modifier les autorisations d’un groupe, par exemple le groupe Membres, activez la case à cocher située en regard de Membres, pointez sur Actions, cliquez sur Modifier les autorisations des utilisateurs, désactivez la case à cocher située en regard de Collaboration, activez la case à cocher située en regard de Vue seule, puis cliquez sur OK.

Modifier le comportement du clic

Pour vous assurer que toute personne qui clique sur un nom de fichier dans une bibliothèque Excel Services verra le fichier s’ouvrir automatiquement dans Excel Services, quel que soit le groupe auquel elle appartient, procédez comme suit :

Dans la bibliothèque de documents SharePoint, pointez sur Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents, sur Paramètres avancés, puis sélectionnez Afficher en tant que page Web. Cliquez sur OK.

La commande Modifier dans Microsoft Excel est toujours disponible pour les utilisateurs appartenant aux groupes Propriétaires et Membres, s’ils en ont besoin pour modifier des fichiers.

Remarque     Si le site Centre de rapports est utilisé dans votre société, la bibliothèque de documents prédéfinie nommée Bibliothèque de rapports ouvre automatiquement les fichiers dans Excel Services au lieu du programme Excel.

S’applique à : SharePoint Server 2007



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