Excel Services I : Principes de base

Vue d’ensemble

Personne consultant une feuille de calcul Excel dans Excel Services sur le Web

Utilisez Excel Services pour publier dans votre site SharePoint une feuille de calcul Excel 2007 à laquelle plusieurs personnes peuvent accéder simultanément via leurs navigateurs Web. Ce cours, le premier de la série, vous présente les principes de base relatifs à Excel Services, qui fait partie de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • publier des feuilles de calcul dans votre site SharePoint Server 2007 Enterprise ;

  • déterminer la façon dont les utilisateurs peuvent afficher des feuilles de calcul et interagir avec ces dernières dans Excel Services à l’aide d’un navigateur Web, au lieu d’ouvrir les fichiers dans le programme Excel.

Ce cours comprend :

  • une leçon d’autoformation ;

  • un test rapide (non noté) à la fin de la leçon.

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Vous devez savoir utiliser les bibliothèques de documents SharePoint ou avoir suivi le cours « Bibliothèques de documents SharePoint I : Présentation du partage de fichiers ».

Configuration logicielle requise :

  • Site SharePoint basé sur SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel Services installé avec SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel 2007 installé sur des ordinateurs via Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007

    Utilisez Excel Services pour publier dans votre site SharePoint une feuille de calcul Excel 2007 à laquelle plusieurs personnes peuvent accéder simultanément via leurs navigateurs Web. Ce cours, le premier de la série, vous présente les principes de base relatifs à Excel Services, qui fait partie de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise.

    Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Enregistrer un classeur sur votre site SharePoint

Données dans Excel 2007

Données de feuille de calcul dans Excel 2007.

Avez-vous déjà été dans la situation suivante ? Vous devez créer un rapport Excel semblable à celui des données de ventes Adventure Works sur l’image. Vous devez placer les données sur votre site SharePoint de sorte que les autres personnes de votre société puissent s’en servir en fonction de leurs besoins. Par exemple, le service Comptabilité peut utiliser ces données comme base de calcul des primes alors que le service Marketing peut les utiliser pour déterminer les investissements nécessaires en publicité.

Par conséquent, vous souhaitez que les personnes concernées puissent consulter et utiliser les données mais qu’elles ne puissent pas les modifier dans Excel, car votre classeur représente la version principale et son intégrité ne doit pas être compromise.

Quelle est la solution à ce problème ? Excel Services. Cliquez sur Suivant pour en savoir plus.

Présentation d’Excel Services

Données Excel dans Excel Services

Données de feuille de calcul dans Excel Services sur un site SharePoint Server 2007 Enterprise.

Voici le même classeur dans Excel Services sur un site SharePoint. Mais en quoi consiste Excel Services ? Excel Services est un affichage interactif en mode Web des feuilles de calcul (il s’agit d’une méthode qui permet aux utilisateurs de voir des données dans leur navigateur Web sans recourir à Excel). Ce qu’ils voient ressemble fortement au programme Excel, mais ce n’est pas Excel. Par exemple, les utilisateurs peuvent naviguer à l’aide d’onglets de feuilles de calcul, se servir de boutons de filtre, etc., mais tout cela a lieu dans un navigateur Web et non dans le programme Excel. En fait, pour consulter une feuille de calcul dans Excel Services, les utilisateurs n’ont même pas besoin qu’Excel soit installé. Il leur suffit de disposer d’un navigateur Web.

Avantages apportés par Excel Services

Personne ne peut taper directement dans un classeur pendant qu’il le consulte dans Excel Services ; par conséquent, vous n’avez pas à craindre que des utilisateurs modifient les données qu’ils consultent sur le Web.

Si vous devez effectuer des révisions, il vous suffit de modifier, puis d’enregistrer le fichier d’origine dans Excel pour que sa version dans Excel Services soit automatiquement mise à jour.

Vous pouvez éviter de tout montrer dans un classeur ; lorsque vous utilisez Excel Services, vous pouvez garder certaines données privées. Par exemple, les utilisateurs peuvent voir les résultats des formules mais pas leur structure sous-jacente. En outre, comme vous le découvrirez dans un autre cours de cette série, vous pouvez également garder des feuilles de calculs ou des éléments de feuilles de calcul privés, par exemple des graphiques et des tableaux.

Utilisation d’Excel Services

[Untitled] Publication d’un fichier dans Excel Services

Animation illustrant la publication d’un fichier à l’aide d’Excel Services.

Pour commencer, publiez votre fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint, laquelle représente un emplacement contenant des fichiers partagés sur un site SharePoint.

Dans Excel, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office, pointez sur Publier, puis cliquez sur Excel Services.

Cliquez sur Lire au-dessus de l’image pour visualiser l’intégralité du processus.

Description de l’animation :

Dans la bibliothèque de documents SharePoint, l’adresse Web (ou URL) de la bibliothèque de destination de la publication, est visible en haut de la fenêtre. Le bouton Nouveau est visible, ce qui signifie que la personne qui voit le bouton dispose des autorisations SharePoint appropriées pour enregistrer des fichiers dans la bibliothèque.

Dans Excel, le curseur clique sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office, pointe sur Publier, puis clique sur Excel Services.

Dans la zone Nom de fichier, l’URL de la bibliothèque de documents est entrée (sans inclure « Forms/AllItems.aspx » à la fin). Dans la zone Type de fichier, Classeur Excel est sélectionné (il n’existe que deux formats de fichiers Excel utilisables lors de la publication d’un classeur dans Excel Services : Classeur Excel et Classeur Excel binaire). Le curseur clique sur Enregistrer. La bibliothèque de documents s’affiche dans la fenêtre Enregistrer sous.

Un nom de fichier est entré, le curseur clique ensuite sur Enregistrer une nouvelle fois afin de publier le fichier dans la bibliothèque de documents.

Comment les utilisateurs se servent-ils du classeur dans Excel Services ?

[Untitled] Façon dont les utilisateurs peuvent consulter les données dans Excel Services

Animation illustrant la façon dont les utilisateurs affichent les données et interagissent avec ces dernières dans Excel Services.

Une fois la feuille de calcul publiée dans la bibliothèque de documents, vous voulez inviter les utilisateurs à visiter la bibliothèque et à afficher le rapport Excel Services.

Mais comment afficher le rapport dans Excel Services ? Par exemple, Barbara du service Compatibilité et Richard du service Marketing doivent consulter les données du rapport.

Cliquez sur Lire au-dessus de l’image pour savoir comment d’autres personnes peuvent afficher les données de ventes et interagir avec ces dernières dans Excel Services. Notez que Richard ne voit pas ce que fait Barbara dans Excel Services ; de même, Barbara ne voit pas ce que fait Richard. Leurs actions n’altèrent en rien les données publiées dans votre site SharePoint.

Description de l’animation :

Dans la bibliothèque de documents SharePoint, Barbara clique sur la flèche vers le bas située en regard du fichier, puis clique sur Afficher dans le navigateur Web afin d’ouvrir le fichier dans Excel Services.

Barbara clique sur l’onglet Synthèse au bas de la fenêtre, clique sur le bouton de filtre dans la cellule A3, puis clique sur Filtrer. Elle désactive la case à cocher Sélectionner tout, active la case à cocher Division nord, puis clique sur OK.

Au même moment, Richard consulte les données de ventes en suivant les mêmes étapes que Barbara. Il souhaite consulter lui aussi les données de synthèse ; par conséquent, il clique sur l’onglet Synthèse au bas de la fenêtre. Il ne voit pas le filtre appliqué par Barbara.

Lorsque les utilisateurs veulent aller plus loin

Dans SharePoint, commande Ouvrir l’instantané dans Excel

Commande Ouvrir l’instantané dans Excel dans Excel Services.

Que doit faire une personne qui veut utiliser une fonctionnalité Excel non disponible dans Excel Services ? Par exemple, un utilisateur souhaite se servir du bouton Somme automatique, appliquer ses propres boutons de filtre ou imprimer un document à l’aide des fonctionnalités d’impression d’Excel.

Il peut effectuer toutes ces actions en ouvrant un instantané dans Excel. Un instantané est une version limitée des données du classeur dans Excel.

L’instantané ne contient pas de formules, de connexions de données, de mise en forme conditionnelle, de cellules, lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées, d’informations privées telles que le nom de l’auteur du classeur, ni de boutons de filtre.

L’utilisation d’un instantané dans Excel n’altère en rien les données publiées dans votre site SharePoint.

Pour ouvrir un instantané à partir d’Excel Services, cliquez sur Ouvrir, puis sur Instantané dans Excel.

Des modifications à apporter ?

[Untitled] Cliquez dans la bibliothèque de documents sur Modifier dans Microsoft Excel afin de réviser un fichier

Animation illustrant l’apport de modifications à un fichier affiché dans Excel Services.

En consultant les données de ventes, vous remarquez une erreur que vous devez corriger. Lorsque vous modifiez le classeur dans Excel, les données Excel Services sont mises à jour automatiquement.

Cliquez sur Lire au-dessus de l’image pour savoir comment effectuer des révisions et comment une personne en train de consulter le fichier peut afficher vos modifications.

Remarque     Si une personne est en train de consulter les données dans Excel Services pendant que vous modifiez le fichier, elle peut cliquer sur Recharger le classeur sous Mettre à jour en haut de la page du Navigateur Web afin de voir la dernière version que vous avez enregistrée. Dans le cas contraire, elle verra les modifications la prochaine fois qu’elle ouvrira le fichier sur le site.

Description de l’animation :

Dans la bibliothèque SharePoint, Julie clique sur la flèche située en regard du fichier, puis clique sur Modifier dans Microsoft Office Excel pour ouvrir le fichier dans Excel.

Le fichier s’ouvre dans Excel. Julie change le nombre dans la cellule B3 et enregistre ses modifications en cliquant sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer.

Au moment où Julie modifie et enregistre le fichier, Richard est en train de consulter ce dernier dans Excel Services. Il clique sur Mettre à jour, puis sur Recharger le classeur afin d’afficher les modifications.

Comment empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications

Si vous ne voyez pas la commande Modifier dans Microsoft Excel dans la bibliothèque SharePoint, vous ne pouvez pas modifier de fichiers à partir de cet emplacement.

Les éléments de menu visibles par les utilisateurs dans la bibliothèque SharePoint dépendent des autorisations. Les propriétaires de sites affectent les utilisateurs à des groupes SharePoint ; chaque groupe est associé à des autorisations spécifiques.

Vous venez de voir une animation montrant comment modifier une feuille de calcul à l’aide de la commande Modifier dans Microsoft Excel, illustrée sur l’image. Mais comment empêcher certaines personnes de modifier le fichier ? Existe-t-il un moyen de masquer cette commande pour certaines personnes ? Oui.

Les autorisations SharePoint, accordées par les propriétaires de sites, permettent de déterminer si cette commande doit s’afficher ou non pour une personne en particulier.

1. Les personnes qui appartiennent aux groupes Propriétaire et Membre sont autorisées à modifier des fichiers dans Excel. Dans SharePoint, ces personnes peuvent voir l’élément de menu Modifier dans Microsoft Office Excel.

2. Les personnes qui appartiennent aux groupes Visiteurs ou Visualiseurs ne voient pas la commande Modifier dans Microsoft Office Excel ; par conséquent, elles ne peuvent pas modifier les fichiers SharePoint.

Le deuxième cours de cette série, Excel Services II : Configuration requise, recommandations et autorisations décrit le fonctionnement des autorisations de manière plus détaillée. Vous apprendrez à ajouter des utilisateurs à des groupes pour permettre à certains d’entre eux de modifier des fichiers et à d’autres de les afficher uniquement.

Différences entre l’utilisation d’un classeur dans Excel et dans Excel Services

Message indiquant qu’un classeur contient des fonctionnalités non prises en charge : formules affichées à la place des résultats dans les cellules

Les classeurs qui contiennent certaines fonctionnalités ne peuvent pas être publiés dans Excel Services. Dans cet exemple, vous voyez le message qui apparaît lorsqu’un classeur comporte des formules qui s’affichent à la place des résultats dans les cellules.

Voici un autre élément à prendre en considération : vous ne pouvez pas utiliser certaines fonctionnalités Excel dans Excel Services. Par exemple, vous ne pouvez pas afficher les classeurs protégés, ni ceux qui contiennent des objets liés ou incorporés. Vous trouverez une liste des fonctionnalités non prises en charge dans l’Aide-mémoire situé à la fin du cours.

Si la case à cocher Ouvrir dans Excel Services reste activée dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous savez immédiatement si un fichier contient des fonctionnalités non prises en charge. Lorsque vous publiez un fichier et qu’il tente de s’ouvrir dans le navigateur de votre site, vous voyez s’afficher un message semblable à celui de l’image.

Dans cet exemple, pour publier le fichier et le consulter dans Excel Services, vous devez afficher les résultats des formules à la place de ces dernières dans le classeur.

Ce dont vous avez besoin

Configuration logicielle requise

Configuration logicielle requise pour l’utilisation d’Excel Services.

Comme vous pouvez le constater, la commande Excel Services dans Excel 2007 sert à publier un fichier destiné à être utilisé dans Excel Services. Toutefois, la commande Excel Services n’est disponible que si l’une des suites suivantes est installée :

  • Microsoft Office Professionnel Plus 2007

  • Microsoft Office Entreprise 2007

  • Microsoft Office intégrale 2007

Vous devez également avoir accès à un site SharePoint Server 2007 Enterprise. Comment déterminer si vous disposez de SharePoint Server 2007 Enterprise ? Il s’agit d’une question usuelle. Essayez de publier un fichier à l’aide d’Excel Services en suivant la procédure décrite dans ce cours. Si vous n’y parvenez pas, demandez à la personne responsable de votre serveur ou à votre service informatique, si vous avez accès à SharePoint Server 2007 Enterprise.

Prochain cours de cette série

Illustration des différents groupes SharePoint auxquels les utilisateurs peuvent appartenir : Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs

Dans le prochain cours de cette série, vous allez découvrir les groupes SharePoint.

Jusqu’à maintenant, nous avons vu comment utiliser Excel Services lorsqu’il est configuré pour vous et prêt à l’emploi. Le prochain cours de la série Excel Services II : Configuration requise, recommandations et autorisations vous donne quelques informations à savoir si tout n’est pas configuré pour vous. Il indique :

  • aux propriétaires de sites comment configurer une bibliothèque de documents pour des fichiers Excel Services ;

  • tout ce qu’il faut savoir sur les groupes SharePoint auxquels les utilisateurs peuvent appartenir : Propriétaires, Membres, Visiteurs et Visualiseurs, ainsi que sur les autorisations associées aux différents groupes. La compréhension du fonctionnement des autorisations peut vous être très utile si vous vous demandez, par exemple, pourquoi certaines personnes parviennent à modifier vos fichiers et pas d’autres, et si vous devez solliciter des modifications.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Il est possible de modifier des informations dans Excel Services.

Vrai.

Non, vous ne pouvez pas taper dans des cellules pour apporter des modifications à des données tout en affichant ces dernières dans Excel Services.

Faux.

Exact. Vous ne pouvez pas taper dans des cellules pour apporter des modifications à des données tout en affichant ces dernières dans Excel Services.

Excel doit être installé sur les ordinateurs des utilisateurs qui souhaitent afficher des données dans Excel Services.

Vrai.

Non, Excel n’est pas nécessaire. Avec Excel Services, n’importe quelle personne disposant d’un navigateur Web peut consulter les données de votre site SharePoint.

Faux.

Parfait. Excel n’est pas nécessaire. Avec Excel Services, n’importe quelle personne disposant d’un navigateur Web peut consulter les données de votre site SharePoint.

Si une personne en particulier filtre un rapport de tableau croisé dynamique dans Excel Services, les autres personnes ne verront pas le nouveau filtre.

Vrai.

C’est exact. Personne ne peut voir les interactions entre un utilisateur spécifique et les données ; par ailleurs, le nouveau filtre n’est pas enregistré.

Faux.

Désolé, votre réponse n’est pas juste. Personne ne peut voir les interactions entre un utilisateur spécifique et les données ; par ailleurs, le nouveau filtre n’est pas enregistré.

En tant qu’auteur du classeur, vous pouvez modifier le fichier publié, puis l’enregistrer sur votre site. Toute personne qui consulte les données au même moment peut voir les modifications qui ont été apportées.

Vrai.

Exact. La personne qui consulte le fichier ouvert dans Excel Services doit cliquer sur Mettre à jour, puis sur Recharger le classeur pour pouvoir voir les révisions. Dans le cas contraire, les modifications sont visibles lors de la prochaine ouverture du classeur dans Excel Services.

Faux.

Non, la personne qui consulte le fichier ouvert dans Excel Services doit cliquer sur Mettre à jour, puis sur Recharger le classeur pour pouvoir voir les révisions. Dans le cas contraire, les modifications sont visibles lors de la prochaine ouverture du classeur dans Excel Services.

Il existe deux formats de fichiers Excel utilisables pour publier vos fichiers et les ouvrir dans Excel Services sur votre site SharePoint Server 2007 Enterprise.

Vrai.

C’est exact. Utilisez Classeur Excel (.xlsx) ou Classeur Excel binaire (.xlsb) pour publier des fichiers dans Excel Services.

Faux.

Si, c’est vrai. Utilisez Classeur Excel (.xlsx) ou Classeur Excel binaire (.xlsb) pour publier des fichiers dans Excel Services.

Comment pouvez-vous faire en sorte que les formules restent privées dans Excel Services ?

Sélectionnez l’option Masquer les formules sur le site SharePoint.

Non, désolé. Réessayez.

Utilisez simplement Excel Services.

Très bien. Les formules sont masquées automatiquement dans Excel Services lorsque vous publiez un fichier.

Sous l’onglet Formules, dans le groupe Calcul, sélectionnez l’option qui permet de masquer les formules.

Non. Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Configuration logicielle requise pour Excel Services

Pour publier des fichiers dans Excel Services, vous devez disposer des éléments suivants :

  • Excel Services installé avec SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Site SharePoint basé sur SharePoint Server 2007 Enterprise (emplacement où vous pouvez enregistrer vos classeurs et où d’autres utilisateurs peuvent consulter vos données de classeur via leurs navigateurs Web)

  • Excel 2007 installé sur des ordinateurs via Office Professionnel Plus 2007, Office Entreprise 2007 ou Office intégrale 2007

    Notez que pour consulter une feuille de calcul dans Excel Services, les utilisateurs n’ont pas besoin d’Excel ; il leur faut simplement un navigateur Web.

Si vous n’êtes pas sûr de la version de votre site SharePoint, ce qui arrive fréquemment, demandez à la personne responsable de votre serveur ou à votre service informatique, si vous avez accès à SharePoint Server 2007 Enterprise.

Conseil     Les personnes qui disposent d’Excel 2003 installé sur leurs ordinateurs peuvent utiliser la commande Enregistrer sous d’Excel 2003 pour enregistrer des classeurs sur un site SharePoint Server 2007 Enterprise, emplacement à partir duquel les données sont visibles dans Excel Services. Pour pouvoir utiliser Excel 2003 avec Excel Services, les utilisateurs doivent installer le module de compatibilité pour Office 2003 sur leurs ordinateurs (le lien correspondant figure en haut de cette page).

Format de fichier du classeur

Pour que vous puissiez enregistrer un classeur à l’aide d’Excel Services sur votre site SharePoint, votre classeur doit correspondre à l’un des formats de fichiers Excel 2007 suivants :

  • Classeur Excel (*.xlsx)    

  • Classeur Excel binaire (*.xlsb)    

Enregistrement de fichiers sur votre site

Pour pouvoir enregistrer un classeur sur votre site SharePoint à l’aide d’Excel Services et pour pouvoir le modifier ultérieurement, vous devez appartenir au moins au groupe Membres. Le propriétaire du site peut vous octroyer les autorisations relatives au groupe Membres, si vous ne les avez pas déjà.

Enregistrer un classeur sur votre site SharePoint

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, pointez sur Publier, puis cliquez sur Excel Services.

  2. Entrez l’URL de la bibliothèque de documents dans la zone Nom de fichier (n’incluez pas « Forms/AllItems.aspx » à la fin de l’URL), puis cliquez sur Enregistrer.

  3. Entrez un nom pour le classeur, puis cliquez à nouveau sur Enregistrer.

    Le classeur s’ouvre sur votre site SharePoint si la case à cocher Ouvrir dans Excel Services de la boîte de dialogue Enregistrer sous est activée. Dans le cas contraire, vous devez ouvrir la bibliothèque de documents pour voir le fichier.

  4. Pour permettre aux utilisateurs de savoir où se trouvent les données, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du fichier, pointez sur Envoyer vers, puis cliquez sur Envoyer un lien par messagerie.

Afficher des classeurs dans Excel Services

Dans la bibliothèque de documents, placez le pointeur sur le nom de fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Afficher dans le navigateur Web. Les personnes qui disposent d’autorisations d’affichage uniquement peuvent simplement cliquer sur le nom du fichier pour afficher ce dernier dans Excel Services. Vous en apprendrez davantage sur les autorisations dans le prochain cours de cette série.

S’applique à : SharePoint Server 2007



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