Essayer les pièces jointes sur les messages électroniques (2) Joindre des fichiers sur un message électronique sortant

Attach a file to an e-mail (2) Attach a file to an outgoing e-mail

Cette section est constituée des contenus suivants :

Joindre des fichiers

Insérer des images dans le corps du message

Joindre un élément Outlook

« Est-il possible de joindre ce fichier ? » Liste de vérification pour les pièces jointes

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Joindre des fichiers

Vous pouvez joindre des fichiers à un message électronique et les envoyer dans le message électronique.

Exercice pratique : comment créer un message électronique

Doctor

Pour plus d’informations, voir « Créer un nouveau message électronique ».

  1. Cliquez sur Joindre un fichier dans Inclure sous l’onglet Message.

    On the Message tab, click Attach File.

    Vous pouvez également cliquer sur l’icône Attach File icon (Joindre un fichier) dans Inclure sous l’onglet Insertion tab.

    On the Insert tab, click Attach File.

  2. La boîte de dialogue Insérer un fichier s’affiche. Sélectionnez le fichier à joindre et cliquez sur Insérer.

    Select the file to attach, and then click Insert.

    Le fichier joint apparaît dans la zone Attaché.

    The name of the attachment is displayed as Attachment.

Conseil : les destinataires signalent qu’ils ne parviennent pas à ouvrir les fichiers que j’ai créés.

Doctor

Pour ouvrir une pièce jointe, une application appropriée doit être installée sur l’ordinateur des destinataires. Avant de joindre des fichiers et de leur envoyer, demandez aux destinataires s’ils disposent de l’application que vous avez utilisée pour créer les fichiers.

Notez que les anciennes versions d’une application ne seront peut-être pas en mesure d’ouvrir une pièce jointe.

Par exemple, il est impossible d’ouvrir correctement les fichiers créés à l’aide d’Office 2010 avec des versions antérieures d’Office.

Pour ouvrir un document Office 2010 dans une version précédente d’Office, les liens qui suivent peuvent vous être utiles, ainsi qu’aux destinataires.

Ouvrir un document Word 2010 dans une version antérieure de Word

Utiliser Office Excel 2010 avec des versions antérieures d’Excel

Ouvrir une présentation PowerPoint 2010 dans PowerPoint version 2003 ou antérieure

Conseil : je n’ai joint aucun fichier à mes messages électroniques, mais les destinataires me signalent que le fichier « Winmail.dat » y est joint.

Doctor

Cela est dû au fait que vous utilisez le format Texte enrichi et que le programme de messagerie du destinataire ne peut pas afficher le message correctement. Pour éviter ce problème, rédigez vos messages électroniques à l’aide du format HTML ou Texte brut. Vous pouvez modifier le format par défaut en procédant comme suit.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Options.

    On the File tab, click Options.

  2. La fenêtre OptionsOutlook s’affiche. Cliquez sur Courrier.

    On the Outlook Options dialog box, click Mail.

  3. Sous Compositiondes messages, cliquez dans la liste Composer les messages dans ce format pour sélectionner HTML ou Texte brut.

    For Compose messages in this format, select HTML.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d’informations sur les types de formats, voir «À quoi correspondent les formats Texte brut, HTML et Texte enrichi ? ».

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Insérer des images dans le corps du message

Les images insérées peuvent être modifiées dans Outlook, par exemple en modifiant la taille ou en les faisant pivoter.

Insérons une image dans le corps du message body et encadrons-la.

  1. Cliquez sur le champ du message.

    On the Message tab, click the Message field.

  2. Cliquez sur Image dans Illustrations, sous l’onglet Insertion.

    On the Insert tab, click Picture.

  3. La boîte de dialogue Insérer une image s’affiche. Sélectionnez le fichier image à insérer et cliquez sur Insérer.

    Select the file to insert, and then click Insert.

  4. L’image sélectionnée est insérée.

    The picture is inserted into the body of the message.

    Encadrons ensuite l’image. Sous l’onglet Format, sélectionnez un cadre dans Styles d’images.

    In Picture Tools, on the Format tab, select Picture Styles.

    L’image est encadrée.

    A frame is added to the picture.

Conseil : l’image insérée est incorporée au message électronique

Doctor

Le destinataire ne peut pas gérer l’image insérée comme fichier distinct. Si vous voulez envoyer vos images en tant que fichiers, joignez-les plutôt que de les insérer. Pour plus d’informations sur la façon de joindre des fichiers, voir « Essayer les pièces jointes sur les messages électroniques ».

Message reçu

Image jointe

Attached picture

Image insérée

Inserted picture

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Joindre un élément Outlook

Vous pouvez joindre des éléments Outlook tels que des messages et des contacts à un message électronique. Dans le cas présent, joignons un contact à un message électronique.

  1. Cliquez sur Joindre un élément dans Inclure sous l’onglet Message.

    On the Message tab, click Attach Item.

    Vous pouvez également cliquer sur l’icône Outlook Item icon (Élément Outlook) dans Inclure sous l’onglet Insertion tab.

    On the Insert tab, click the Outlook Item icon.

  2. La boîte de dialogue Insérer un élément s’affiche. Cliquez sur le dossier dans la zone Regarder dans. Dans cet exemple, cliquez sur Contacts.

    In the Insert Item window, click Contacts.

  3. Sélectionnez les éléments dans la zone Éléments.

    Select &quot;Kobayashi Masako&quot;.

  4. Cliquez sur OK.

    Click OK.

    L’élément joint apparaît dans la zone Attaché.

    quot;Kobayashi Masako&quot; (5 KB) is attached.

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« Est-il possible de joindre ce fichier ? » Liste de vérification pour les pièces jointes

1. Vérifiez la taille du fichier.

Si vous joignez un fichier de grande taille ou un nombre trop important de fichiers, l’envoi et la réception du message électronique risquent de prendre du temps. Cela peut causer des problèmes réseau non seulement pour l’expéditeur, mais également pour les destinataires.

Avant de joindre des fichiers, contrôlez leur taille totale. En règle générale, vous devez limiter la taille totale du fichier à moins d’1 Mo.

2. Contrôlez le type de fichier.

Microsoft Outlook bloque les pièces jointes potentiellement dangereuses pouvant contenir des virus. Si vous joignez ce type de fichier, Outlook affiche le message Outlook a interdit l’accès aux pièces jointes suivantes, potentiellement dangereuses du côté du destinataire en lui interdisant d’accéder à la pièce jointe.

In Microsoft Outlook, attachments may contain viruses, and access to unsafe attachments is prohibited.

La liste suivante donne des exemples de principaux types de fichiers joints. Outlook ne les bloque pas auprès des destinataires.

Extension

Icône

Type de fichier

.docx

Icon

Document Office Word 2007/2010 (format de fichier d’Office Word 2007/2010)

.doc

Icon

Document Office Word (format de fichier des versions précédentes d’Office Word)

.xlsx

Icon

Documents XML Office Excel 2007/2010 (format de fichier d’Office Excel 2007/2010)

.xls

Icon

Document Office Excel (format de fichier des versions précédentes d’Office Excel)

.pptx

Icon

Présentation XML Office PowerPoint 2007/2010 (format de fichier d’Office PowerPoint 2007/2010)

.ppt

Icon

Présentation Office PowerPoint (format de fichier des versions précédentes de PowerPoint)

.jpg

Icon

Fichier image

.bmp

Icon

Fichier image

.txt

Icon

Fichier en texte brut

La liste suivante donne des exemples des types de fichiers bloqués par Outlook. Pour plus d’informations sur les types de fichiers joints bloqués par Outlook, voir « Pièces jointes bloquées dans Outlook ».

Extension

Type de fichier

.app

Application exécutable

.bat

Traitement par lots

.chm

Aide HTML compilée

.exe

Fichier exécutable

.hlp

Fichier d’aide Windows

.js

Code source JavaScript

.mdb

Application Access (Microsoft), Base de données MDB Access (Microsoft)

.scr

Écran de veille Windows

.tmp

Fichier/dossier temporaire

Person asking question

Donc en fait nous ne pouvons pas joindre de fichiers dont la taille dépasse 1 Mo, ni de fichiers .exe ou .mdb ? Cela ne me semble pas très pratique.

Doctor

Pour éviter ces problèmes, vous pouvez compresser la pièce jointe avec un programme zip et joindre le fichier zip.

En compressant la pièce jointe, vous pouvez réduire la taille totale du fichier. En outre, si vous compressez un fichier, le format du fichier est modifié en fichier zip. Comme Outlook ne bloque pas les fichiers zip, les destinataires peuvent utiliser les pièces jointes après avoir décompressé le fichier zip.

The problem is solved

D’accord, c’est parfait !

Doctor

Si vous avez accès à un service de partage réseau sécurisé, vous pouvez y placer les fichiers. Par exemple, Microsoft propose un service de stockage gratuit appelé « OneDrive ».

N’oubliez pas d’indiquer aux destinataires comment accéder au service !

Conseil : comment compresser et décompresser les fichiers

Doctor

Pour obtenir des informations de base sur la compression des fichiers en fichier zip, voir « Réduire la taille des images et des pièces jointes ».

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