Envoyer un document Word pour révision à l'aide de la messagerie électronique

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser Microsoft Office Outlook 2007 avec Microsoft Office Word 2007 pour envoyer efficacement un document Word afin de le faire relire par d’autres personnes. Chaque destinataire peut faire ses propres commentaires et modifications par le biais de la fonctionnalité Suivi des modifications d’Office Word 2007. Lorsque le document vous est renvoyé, vous pouvez ensuite comparer les révisions et les combiner dans un même document Word.

Dans cet article

Étape 1 : Ajouter la commande Envoyer pour révision à la barre d’outils Accès rapide dans Word 2007

Étape 2 : Envoyer un document Word 2007 pour révision à l’aide d’Office Outlook 2007

Étape 3 : Vérifier et fusionner des documents Word

Étape 1 : Ajouter la commande Envoyer pour révision à la barre d’outils Accès rapide dans Word 2007

Dans Word 2007, la commande Envoyer pour révision vous permet d’envoyer un document pour révision en un seul clic. Cette commande n’est pas disponible dans le ruban, qui fait partie de l’Interface utilisateur Microsoft Office Fluent. Toutefois, vous pouvez ajouter la commande à la barre d’outils Accès rapide située au-dessus du ruban.

  1. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la barre d'outils Accès rapide.

  2. Cliquez sur Autres commandes.

    Menu Personnaliser la barre d’outils Accès rapide

  3. Dans la liste déroulante Choisir les commandes dans les catégories suivantes, cliquez sur Commandes non présentes sur le ruban.

  4. Faites défiler la liste de commandes vers le bas, puis cliquez sur Envoyer pour révision.

  5. Cliquez sur Ajouter.

    Boîte de dialogue Options Word

    1. Cliquez sur Commandes non présentes sur le ruban.

    2. Cliquez sur Envoyer pour révision.

    3. Cliquez sur Ajouter.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Word.

L’icône Envoyer pour révision s’affiche dans la barre d’outils Accès rapide de Word 2007.

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Étape 2 : Envoyer un document Word 2007 pour révision à l’aide d’Office Outlook 2007

Lorsque vous êtes prêt à envoyer un document Word 2007 pour révision, procédez comme suit :

  1. Dans Word 2007, cliquez sur Envoyer pour révision dans la barre d’outils Accès rapide.

    Un nouveau message électronique Outlook s’ouvre avec le document Word attaché. Par défaut, le texte Révisez le document joint s’affiche dans le corps du message.

    Remarque : Vous devez avoir enregistré le document Word 2007 avant d’utiliser la commande Envoyer pour révision.

  2. Modifiez éventuellement l'objet ou le corps du message.

  3. Adressez le message comme vous le feriez avec n'importe quel autre message Outlook.

    Conseil : Vous pouvez facilement ajouter des rappels pour vous-même ou pour les destinataires du message. Sous l’onglet Message, dans le groupe Options, cliquez sur Assurer un suivi. Cliquez sur la période de rappel ou insérez un rappel à l’intention des destinataires, cliquez sur Indicateur pour les destinataires. Vous pouvez modifier le texte Indicateur pour en remplaçant le texte par défaut Révision par un message de rappel personnalisé.

  4. Cliquez sur Envoyer.

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Étape 3: Passer en revue et fusionner des documents Word

Lorsque les personnes renvoient le document Word incluant leurs commentaires et des révisions, enregistrez les documents sur le disque dur de votre ordinateur. Pour savoir comment enregistrer des pièces jointes, voir Afficher, ouvrir et enregistrer des pièces jointes.

Pour travailler sur plusieurs exemplaires d’un même document, vous disposez de deux options. La première consiste à comparer deux documents côte à côte dans ce que l’on appelle le mode révision. Dans ce mode, seules les différences entre les documents sont affichées. La seconde option consiste à fusionner les différentes copies dans un nouveau document Word. Une fois le regroupement opéré, vous pouvez passer en revue les modifications de chaque réviseur dans l’unique document avant de les accepter ou les refuser.

Quelle que soit l'option choisie, vous travaillez en même temps sur votre document d'origine et sur une seule copie révisée. Vous devez répéter la procédure pour chacune des autres copies révisées.

Comparer deux documents avec l'option Mode révision

L'option Mode révision permet de comparer deux documents et d'afficher uniquement ce qui a changé entre les deux. Les documents comparés ne sont pas modifiés. Dans ce mode, la comparaison est affichée par défaut dans un troisième document.

Si vous souhaitez comparer les modifications de plusieurs relecteurs, ne sélectionnez pas cette option. Cliquez plutôt sur Combiner les révisions de plusieurs auteurs dans un même document.

  1. Dans Word 2007, sous l’onglet Révision, dans le groupe Comparer, cliquez sur Comparer.

    Image du ruban Word

  2. Cliquez sur Comparer deux versions d'un document (mode révision).

  3. Sous Document original, recherchez le document que vous souhaitez utiliser comme document original.

  4. Sous Document révisé, recherchez l'autre document avec lequel effectuer la comparaison.

  5. Cliquez sur Plus, puis sélectionnez les options pour définir les éléments à comparer dans les documents. Sous Affichage des modifications, indiquez si vous souhaitez afficher les modifications au niveau du caractère ou du mot.

    Si vous ne souhaitez pas afficher les modifications dans un troisième document, spécifiez le document dans lequel vous souhaitez afficher les modifications.

    Important : Les options sélectionnées sous Plus restent les options utilisées par défaut lors de la prochaine comparaison de documents.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Si les deux versions du document comportent des modifications, Word 2007 affiche un message. Cliquez sur Oui pour accepter les modifications et comparer les documents.

  8. Microsoft Office Word affiche un troisième document nouveau dans lequel les marques de révision du document original sont acceptées et où les modifications du document révisé sont affichées sous forme de marques de révision.

    Les documents sources comparés ne sont pas modifiés.

Fusionner les commentaires et les modifications de plusieurs documents dans un document unique

Si vous envoyez un document à faire réviser par plusieurs relecteurs et que chaque relecteur vous renvoie le document, vous pouvez associer les documents deux par deux jusqu'à ce que toutes les modifications des relecteurs aient été intégrées dans un seul document.

  1. Dans Word 2007, sous l’onglet Révision, dans le groupe Comparer, cliquez sur Comparer.

    Image du ruban Word

  2. Cliquez sur Combiner les révisions de plusieurs auteurs dans un même document.

  3. Sous Document original, cliquez sur le nom du document dans lequel vous voulez fusionner les modifications émanant de plusieurs sources.

    Si vous ne voyez pas le document dans la liste, cliquez sur Rechercher l’Original Bouton .

  4. Sous Document révisé, recherchez le document contenant les modifications d'un des relecteurs.

  5. Cliquez sur Plus.

  6. Sous Affichage des modifications, sélectionnez les options concernant le niveau de comparaison des documents.

    Par défaut, Word 2007 affiche les modifications au niveau des mots entiers. Par exemple, si vous changez le mot « chat » par « chats », le suivi des modifications affichera le mot « chats » en entier et pas seulement le caractère « s ».

  7. Sous Afficher les modifications dans le, cliquez sur Document original.

  8. Cliquez sur OK.

    Pour changer les documents qui apparaissent à l'écran lorsque vous cliquez sur OK, dans le groupe Comparer, cliquez sur Afficher les documents sources ou Masquer les documents sources.

  9. Répétez les étapes 1 à -8. Word 2007 fusionne toutes les modifications dans le document d’origine.

Remarque : Word ne peut enregistrer qu'un seul ensemble de modifications de mise en forme à la fois. Par conséquent, lors de la fusion de plusieurs documents, il se peut que Word vous demande de préciser si vous souhaitez conserver la mise en forme du document original ou bien utiliser la mise en forme du document révisé. Si vous n'avez pas besoin d'effectuer le suivi des modifications de mise en forme, vous pouvez désactiver la case à cocher Mise en forme de la boîte de dialogue Comparaison et fusion des documents.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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