Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau dans Outlook

Vous pouvez uniquement envoyer des réponses d’absence du bureau en suivant ces étapes si vous avez un compte Office 365, Outlook.com ou Exchange. Pour tous les autres comptes de courrier, voir Transférer et rediriger automatiquement les messages.

  1. Sélectionnez Fichier > Réponses automatiques.

    Réponses automatiques

  2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.

    Vous pouvez également définir une plage de dates pour vos réponses automatiques. Cela permet de désactiver les réponses automatiques aux date et heure que vous entrez pour l’heure de fin. Sinon, vous devez désactiver les réponses automatiques manuellement.

    Remarque : Si l’option Réponses automatiques n’est pas disponible, ce signifie probablement que vous utilisez Outlook avec un compte POP ou IMAP. Pour obtenir des instructions sur la configuration des réponses automatiques, voir Transférer et rediriger automatiquement les messages.

  3. Dans l’onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues lors de vos absences du bureau.

    Entrer votre message de réponse automatique

    Remarque : L’envoi de réponses automatiques aux personnes étrangères à votre société enverra votre réponse automatique à tous les messages reçus, y compris les bulletins d’information, les publicités et éventuellement, les messages indésirables. Si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques aux personnes extérieures à votre organisation, nous vous recommandons de choisir l’option Mes contacts uniquement.

  4. Sélectionnez OK pour enregistrer vos paramètres.

Désactiver des réponses d’absence du bureau automatiques

Lorsque Outlook est configuré pour envoyer des réponses automatiques, un message apparaît sous le ruban avec ces informations. Sélectionnez Désactiver pour désactiver les réponses d’absence du bureau automatiques. Pour modifier les dates de votre réponse automatique ou le message envoyé, suivez les étapes ci-dessus pour modifier vos paramètres.

Désactiver les réponses automatiques

Résolution des problèmes : Je ne vois pas les réponses automatiques

Si vous ne voyez pas Automatic Replies après avoir sélectionné Fichier, vous utilisez probablement un compte Gmail ou Yahoo, ou un autre compte POP ou IMAP qui ne prend pas en charge la fonctionnalité de réponses automatiques d’Outlook. Vous pouvez configurer une règle qui répond aux messages entrants, mais uniquement si Outlook continue d’être exécuté. Pour plus d’informations, voir Gérer le courrier électronique à l’aide de règles.

Vous pouvez configurer des réponses automatiques de deux manières. La méthode que vous choisissez dépend du type de votre compte de courrier dans Outlook.

J’ai un compte Exchange Server.

J’ai un compte Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou un autre compte POP3 ou IMAP.

Je ne connais pas le type de compte que j’utilise.

J’ai un compte Exchange Server

Activer ou désactiver le Gestionnaire d’absence du bureau

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d’absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. La fenêtre principale est la fenêtre qui apparaît lorsque vous démarrez Outlook et qui comporte les menus Fichier, Edition, Affichage, Atteindre, Outils, Actions et Aide (?). Les fenêtres dans lesquelles vous créez ou affichez des éléments tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches ne contiennent pas le menu Outils.

    Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau ne s’affiche pas, une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages est disponible pour tous les utilisateurs d’Outlook. Accédez à la section J’ai un compte Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou un autre compte POP3 ou IMAP.

  2. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau.

  3. Si vous le souhaitez, cochez la case Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, des réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous cliquiez sur Ne pas envoyer de réponses automatiques d’absence du bureau.

  4. Dans l’onglet En interne, tapez la réponse que vous voulez envoyer lors de vos absences du bureau.

    Pour envoyer des réponses automatiques aux personnes externes à votre organisation, passez aux étapes 4 et 5.

  5. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cochez la case Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis tapez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau.

    L’organisation est généralement définie comme votre société et elle inclut les personnes qui ont un compte Exchange Server sur votre système de courrier.

    Si la case Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société est cochée, l’onglet En dehors de mon organisation affiche (Activé) en regard du nom de l’onglet.

  6. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cliquez sur Mes contacts uniquement ou sur Toute personne étrangère à ma société pour spécifier les personnes auxquelles les réponses automatiques doivent être envoyées.

    Remarque : Le contact doit exister dans votre dossier Contacts Exchange Server. Si le contact n’est présent que dans un dossier faisant partie d’un fichier de dossiers personnels (.pst), le message de réponse automatique ne sera pas envoyé.

J’ai un compte Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou un autre compte POP3 ou IMAP

Vous pouvez combiner un modèle de message électronique Outlook avec des règles Outlook afin de reproduire les fonctionnalités du Gestionnaire d’absence du bureau, lequel est uniquement disponible pour les utilisateurs d’un compte Exchange Server. Si vous avez recours à cette solution, vous pouvez utiliser votre compte de courrier pour envoyer des réponses automatiques aux messages entrants.

Important : Les réponses automatisées ne peuvent être envoyées que si votre ordinateur est allumé et qu’Outlook est en cours d’exécution.

Étape 1 : créer un modèle de courrier

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.

  2. Dans l’onglet Options, dans le groupe Format, cliquez sur Texte brut.

  3. Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.

  4. Dans la fenêtre du message, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Enregistrer sous.

  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).

  6. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux courriers

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.

  3. Sous Démarrer à partir d’une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.

  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, cochez la case dont je suis l’unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant.

  5. Lorsque vous voyez une boîte de dialogue vous informant que cette règle sera appliquée à tous les messages que vous recevrez, cliquez sur Oui.

  6. Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, cochez la case répondre en utilisant un modèle spécifique.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.

  9. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Ouvrir.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Si vous le souhaitez, cochez les cases qui vous permettent de définir des exceptions à votre règle de réponse automatique.

  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

Conseil : Pensez à créer une tâche Outlook ou un rappel de tâche afin que vous n’oubliiez pas de désactiver cette règle lorsque vous souhaitez arrêter d’envoyer des réponses automatiques.

La règle de l’Assistant Gestion de messages répondre en utilisant un modèle spécifique permet d’envoyer une fois votre réponse automatique à chaque expéditeur au cours d’une seule session. Elle permet d’éviter qu’Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un même expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, la liste des expéditeurs qui ont reçu une réponse automatique est réinitialisée.Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse.

Important : Pour que l’Assistant Gestion des messages envoie automatiquement une réponse, Outlook doit être activé et configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

Désactiver les réponses automatiques

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  2. Dans l’onglet Règles du courrier électronique, sous Nom, décochez la case correspondant à la règle à désactiver.

Je ne connais pas le type de compte que j’utilise

La méthode la plus simple pour déterminer si vous utilisez un compte Exchange Server consiste à ouvrir votre dossier Boîte de réception, puis à vérifier la présence de la commande Gestionnaire d’absence du bureau dans le menu Outils. Si le bouton de développement Image du bouton est disponible en bas du menu, cliquez sur celui-ci pour afficher toutes les commandes du menu Outils.

Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

Si la commande est absente, il est fort probable que vous n’utilisiez pas un compte Exchange Server. Dans ce cas, le Gestionnaire d’absence du bureau n’est pas disponible. Une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages s’offre à vous. Pour la connaître, reportez-vous à la section J’ai un compte POP3, IMAP ou Outlook.com.

Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

Si vous savez que vous utilisez un compte Exchange Server, mais que la commande Gestionnaire d’absence du bureau ne s’affiche pas dans le menu Outils, nous vous conseillons de contacter un professionnel du support Microsoft pour obtenir de l’aide.

Voir aussi

Utiliser le calendrier Outlook 2007 pour afficher les absences du bureau

Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau dans Outlook pour Mac

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