Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau dans Outlook

Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau dans Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous utilisez un serveur Exchange ou Office 365 pour les entreprises, il est facile d’envoyer des réponses automatiques (absence du bureau) à partir d’Outlook à chaque fois que vous souhaitez permettre aux personnes qui vous envoient savoir que vous ne répondre à leurs messages immédiatement. Si vous n’utilisez pas Office 365 pour les entreprises ou Exchange, vous pouvez toujours configurer des réponses automatiques à l’aide de règles et un modèle, mais le processus est un peu plus compliqué.

Ne savez pas quel type de compte que vous utilisez ?

Remarque : Si vous avez besoin pour plus d’informations sur Outlook pour Mac, voir Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau pour Outlook pour Mac.

Il existe deux façons de configurer des réponses automatiques. La méthode choisie, quelle que soit la version d’Office que vous utilisez, dépend du type de compte que vous utilisez dans Outlook.

J’ai un Office 365 pour les entreprises ou un compte Exchange server.

J’ai un compte avec Office 365 famille, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou autres POP ou IMAP.

je ne sais pas exactement quel type de compte que j’ai.

J’ai un compte Office 365 pour les entreprises ou Exchange Server.

La fonctionnalité Réponses automatiques n’est disponible que si vous avez un compte Office 365 pour les entreprise ou Exchange Server.

Configurer des réponses automatiques lorsque vous êtes absent du bureau
  1. Sélectionnez fichier > réponses automatiques.

    Réponses automatiques

    Remarque : Si vous ne voyez pas des réponses automatiques, vous n’avez probablement un compte Exchange server. Voir que j’ai un compte avec Office 365 famille, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou autres POP ou IMAP.

  2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.

    Conseil : Vous pouvez activer la case Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier votre absence du bureau réponses sont actives. Si vous ne spécifiez pas une heure de début et de fin, des réponses automatiques sont envoyées jusqu'à ce que vous activez la case à cocher ne pas envoyer de réponses automatiques pour les désactiver.

  3. Dans l’onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues lors de vos absences du bureau.

    Envoyer des réponses automatiques

  4. Si vous le souhaitez, si vous souhaitez que vos réponses automatiques soient envoyées aux expéditeurs extérieurs à votre organisation, cliquez sur l’onglet En dehors de mon organisation, cochez la case de réponse automatique aux personnes étrangères à ma société et tapez la réponse que vous voulez envoyer lorsque vous êtes absent du bureau. Indiquez si vous souhaitez envoyer des réponses à Mes contacts uniquement ou à toute personne étrangère à ma société qui vous envoie des messages.

    Remarque :    Envoie des réponses automatiques à toute personne étrangère à ma société sera envoyer votre réponse automatique à tous les messages, y compris les bulletins d’information, publicités et potentiellement indésirable courrier électronique. Si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques aux personnes extérieures à votre organisation, nous vous recommandons de choisir Mes contacts uniquement.

    Externe à l’organisation

Désactiver les réponses automatiques
  1. Sélectionnez fichier > réponses automatiques.

    Réponses automatiques

  2. Dans la zone Des réponses automatiques, sélectionnez ne pas envoyer de réponses automatiques.

J’ai un compte avec Office 365 Famille, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou un autre compte de messagerie POP ou IMAP

Vous pouvez combiner un modèle de courrier électronique Outlook avec les règles de Outlook afin de simuler la fonctionnalité de la fonctionnalité réponses automatiques disponible uniquement pour Office 365 pour les entreprises ou les comptes Exchange Server.

Important : Pour envoyer une réponse automatique, Outlook doit être activé et configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

Étape 1 : créer un modèle de message
  1. Cliquez sur Accueil > Nouveau message électronique.

    Cliquez sur Nouveau message électronique

  2. Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.

    Message d’absence du bureau

  3. Dans la fenêtre du message, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , dans la liste Type de fichier , cliquez sur Modèle Outlook.

    Enregistrer comme modèle

  5. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages
  1. Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

    Gérer les règles et les alertes

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.

    Créer une règle

  3. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis sur Suivant.

    Conditions de la règle

  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, sélectionnez les critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant. Généralement, vous n’avez pas besoin de sélectionner d’éléments.

    Conditions de la règle

  5. Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, activez la case à cocher Répondre en utilisant un modèle spécifique.

  6. Sous Étape2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.

    Répondre avec un modèle prédéfini

  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.

    Sélectionner un modèle

  8. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente ou celui que vous avez créé ou téléchargé, puis cliquez sur Ouvrir > suivant.

  9. Vérifier les exceptions à la règle de réponse automatique. Il est préférable de ne pas ajouter des exceptions, puis cliquez sur suivant.

  10. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

    Donnez un nom à la règle

  11. Vous verrez un message vous informant que pour envoyer automatiquement une réponse, Outlook doit être en cours d’exécution. Cliquez sur OK, puis cliquez sur OK à nouveau.

La règle de l’Assistant Gestion des messages Répondre en utilisant un modèle spécifique permet d’envoyer une fois votre réponse automatique à chaque expéditeur au cours d’une seule session. Une session correspond à la période qui s’écoule entre le moment où vous démarrez Outlook et celui où vous quittez l’application. Cette règle permet d’éviter qu’Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un même expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d’une session, Outlook assure le suivi des personnes qui ont reçu une réponse. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, une nouvelle session débute. La liste des expéditeurs ayant reçu une réponse automatique est réinitialisée.

Conseil : Pensez à créer une tâche Outlook ou un rappel de tâche afin de ne pas oublier de désactiver cette règle lorsque vous souhaitez arrêter d’envoyer des réponses automatiques.

Désactiver les réponses automatiques
  1. Sélectionnez accueil > règles > Gérer les règles et alertes.

  2. Sous l’onglet Règles du courrier électronique, sous règle, désactivez la case à cocher en regard de la règle que vous voulez désactiver.

Je ne connais pas le type de compte que j’utilise

Pour savoir si vous avez un Office 365 pour les entreprises ou compte Exchange, le plus simple consiste à voir si la fonctionnalité Réponses automatiques est disponible une fois que vous cliquez sur le menu fichier. Si c’est le cas, voir un Office 365 pour les entreprises ou un compte Exchange server. Dans le cas contraire, voir que j’ai un compte avec Office 365 famille, Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou autres POP ou IMAP.

Voir aussi

Cours : configurer des réponses automatiques et les règles de boîte de réception dans Outlook

Ajouter une signature aux messages

Gérer les messages à l’aide de règles

Vous pouvez configurer des réponses automatiques de deux manières. La méthode que vous choisissez dépend du type de votre compte de messagerie électronique dans Outlook.

J’ai un compte Exchange Server.

J’ai un compte Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou autre compte POP3 ou IMAP.

je ne sais pas exactement quel type de compte que j’ai.

J’ai un compte Exchange Server

Activer ou désactiver le Gestionnaire d’absence du bureau
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. La fenêtre principale est la même fenêtre qui s’affiche lorsque vous démarrez Outlook et inclut le fichier, Modifier, Afficher, accédez, Outils, Actions et aider les menus. Il n’existe aucun menu Outils dans windows dans lequel vous créez ou affichez des éléments tels que des messages électroniques, contacts ou tâches.

    Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau n’apparaît pas, une autre méthode pour envoyer une réponse automatique aux messages est disponible pour tous les utilisateurs d’Outlook. Accédez à avoir un compte Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou autre compte POP3 ou IMAP.

  2. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau.

  3. Si vous le souhaitez, cochez la case Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, des réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous cliquiez sur Ne pas envoyer de réponses automatiques d’absence du bureau.

  4. Dans l’onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer lors de vos absences du bureau.

    Pour envoyer des réponses automatiques aux personnes externes à votre organisation, passez aux étapes 4 et 5.

  5. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cochez la case Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis tapez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau.

    L’organisation est généralement définie comme votre société et elle inclut les personnes qui ont un compte Exchange Server sur votre système de messagerie.

    Si la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société est activée, l'onglet En dehors de mon organisation affiche (Activé) en regard du nom de l'onglet.

  6. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cliquez sur Mes contacts uniquement ou sur Toute personne étrangère à ma société pour spécifier les personnes auxquelles les réponses automatiques doivent être envoyées.

    Remarque : Le contact doit exister dans votre dossier Contacts Exchange Server. Si le contact n’est présent que dans un dossier faisant partie d’un fichier de dossiers personnels (.pst), le message de réponse automatique ne sera pas envoyé.

J’ai un compte Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! ou un autre compte POP3 ou IMAP

Vous pouvez combiner un modèle de message électronique Outlook avec des règles Outlook afin de reproduire les fonctionnalités du Gestionnaire d’absence du bureau, lequel est uniquement disponible pour les utilisateurs d’un compte Exchange Server. Si vous avez recours à cette solution, vous pouvez utiliser votre compte de messagerie pour envoyer des réponses automatiques aux messages entrants.

Important : Les réponses automatisées ne peuvent être envoyées que si votre ordinateur est allumé et qu’Outlook est en cours d’exécution.

Étape 1 : créer un modèle de message
  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.

  2. Sous l'onglet Options, dans le groupe Format, cliquez sur Texte brut.

  3. Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.

  4. Dans la fenêtre du message, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Enregistrer sous.

  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).

  6. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.

  3. Sous Démarrer à partir d'une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.

  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher dont je suis l'unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant.

  5. Lorsque vous voyez une boîte de dialogue vous informant que cette règle sera appliquée à tous les messages que vous recevrez, cliquez sur Oui.

  6. Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.

  9. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Ouvrir.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Si vous le souhaitez, activez les cases à cocher qui vous permettent de définir des exceptions à votre règle de réponse automatique.

  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

Conseil : Pensez à créer une tâche Outlook ou un rappel de tâche afin que vous n’oubliiez pas de désactiver cette règle lorsque vous souhaitez arrêter d’envoyer des réponses automatiques.

La règle de l’Assistant Gestion de messages répondre en utilisant un modèle spécifique permet d’envoyer une fois votre réponse automatique à chaque expéditeur au cours d’une seule session. Elle permet d’éviter qu’Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un même expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, la liste des expéditeurs qui ont reçu une réponse automatique est réinitialisée.Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse.

Important : Pour que l’Assistant Gestion des messages envoie automatiquement une réponse, Outlook doit être activé et configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

Désactiver les réponses automatiques
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.

  2. Sous l’onglet Règles du courrier électronique, sous Nom, désactivez la case à cocher de la règle à désactiver.

Je ne connais pas le type de compte que j’utilise

Le moyen le plus simple pour déterminer si vous utilisez un compte Exchange Server consiste à ouvrir votre dossier boîte de réception, puis vérifiez s’il existe une commande Gestionnaire d’absence du bureau dans le menu Outils. Si vous voyez un bouton de développement Image du bouton en bas du menu, cliquez dessus pour afficher toutes les commandes dans le menu Outils.

Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

Si la commande est manquante, il est probablement n’utilisez pas un compte Exchange server et le Gestionnaire d’absence du bureau n’est pas disponible. Une autre méthode pour envoyer une réponse automatique aux messages est disponible. Accédez à avoir un compte POP3, IMAP ou Outlook.com.

Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans windows dans lequel vous créez ou affichez des éléments tels que des messages électroniques, contacts ou tâches.

Si vous savez que vous utilisez un compte Exchange Server, mais la commande Gestionnaire d’absence du bureau n’apparaît pas dans le menu Outils, nous vous invitons à contacter le support technique de Microsoft pour obtenir une assistance.

Voir aussi

Utilisation du calendrier Outlook 2007 pour afficher les heures en dehors du bureau

Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau pour Outlook pour Mac

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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