Gérer les messages électroniques sur un Mac

Envoyer des réponses automatiques sur Mac

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Définissez une réponse automatique d’absence du bureau pour faire savoir à vos destinataires quand vous n’êtes pas disponible pour répondre aux messages.

Remarque : Cette fonction est prise en charge dans Outlook 2016 pour Mac uniquement si vous êtes connecté à un compte Exchange ou Office 365. Si vous utilisez un compte POP ou IMAP, créez une règle de message pour envoyer une réponse à tous les messages entrants. Pour ce faire, le client Outlook doit être ouvert et en cours d’exécution.

Envoyer des réponses automatiques
  1. Sélectionnez Fichier > Outils > Absent(e) du bureau.

  2. Activez Envoyer des réponses automatiques.

  3. Tapez votre message dans Répondre une fois à chaque expéditeur.

  4. Sélectionnez Envoyer uniquement les réponses au cours de cette période.

  5. Définissez l’Heure de début et l’Heure de fin.

  6. Sélectionnez Envoyer également les réponses aux expéditeurs externes.

  7. Sélectionnez Uniquement aux expéditeurs de ma liste de contacts ou Envoyer à tous les expéditeurs externes.

    Remarque : Tapez un message dans Répondre une fois à chaque expéditeur externe si vous voulez définir une réponse automatique aux personnes extérieures à votre organisation.

  8. Sélectionnez OK.

Désactiver les réponses automatiques
  1. Sélectionnez Fichier > Outils > Absent(e) du bureau.

    Remarque : Vous pouvez désactiver les réponses automatiques avant les date et heure spécifiées.

  2. Désactivez Envoyer des réponses automatiques.

  3. Sélectionnez OK.

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Nous allons parler d'un outil transverse à la totalité des modules d'Outlook qui va me permettre de prévenir les personnes qui essayent de me contacter durant la période où je prends des congés.

C'est ce qui s'appelle le gestionnaire d'absence du bureau.

Ce gestionnaire d'absence du bureau que vous allez retrouver dans chaque onglet, et outil de chaque module, vous voyez ici, je suis dans le courrier et je suis bien ici dans l'onglet Outils, voilà le gestionnaire d'absence du bureau.

De la même façon que je vais le trouver ici dans l'onglet Outils du calendrier, de la même façon, dans l'onglet Outils des contacts, des tâches, etc.

Ça veut dire que c'est un outil qui est transverse à la totalité de mes modules.

Allons voir ensemble cet outil.

Cet outil va me permettre de sélectionner un message lorsque les utilisateurs vont essayer de me joindre alors que je suis absent.

Je vais d'abord définir sur quel compte je veux que ce message reparte.

Donc là, c'est mon compte de Robert Redford.

Vous voyez que Gérard Lambert apparaît, mais avec un petit point d'exclamation.

Tout simplement, il a partagé son agenda avec moi, mais pas assez pour que je puisse travailler en son nom.

Donc, je vais décider d'envoyer des réponses automatiques pour le compte Robert Redford.

Dans la première partie en haut, c'est un message que je vais pouvoir planifier pour les personnes de mon entreprise, donc les personnes internes, et là je vais pouvoir marquer " Je serai en congé du 15 au 25 novembre 2015 ".

Je vais définir d'activer ce gestionnaire d'absence du bureau et donc de renvoyer les réponses automatiques uniquement d'une date précise avec une heure précise vers une autre date.

C'est vraiment très pratique, car avant on ne pouvait pas le planifier, on était obligé de venir le mettre en place quand on partait.

Donc là, je vais mettre ça en place du 15 à 8:00 pour venir le désactiver le 25 à 8:00 également.

Voilà, et ici c'est le 25.

Première étape, j'ai défini le message qui va être envoyé à mes collègues, c'est-à-dire les personnes qui sont dans la même entreprise que moi.

Mais je pourrais également définir ici un message qui va être destiné cette fois-ci aux personnes extérieures à mon entreprise.

Donc, c'est ce que je vais venir faire ici.

Je vais donc venir ressaisir " Je serai en congé...

...

du 15 au 25 novembre...

...

vous pouvez...

...

contacter mon assistante...

...

au ", etc.

Donc ça, c'est le message qui sera spécifique aux personnes externes.

Mais même parmi les personnes externes, je peux encore réduire.

Plutôt que de dire que c'est pour toutes les personnes qui sont extérieures à mon entreprise, je peux dire, attention, je veux envoyer ce message, mais exclusivement aux personnes qui sont dans ma liste de contacts.

Et par liste de contacts, entendons nous bien, c'est vraiment les contacts tels que nous les avons créés ensemble précédemment, donc, ceux qui sont ici.

Donc, voilà comment je peux définir un message standard pour mes collègues et un message pour l'extérieur que je peux réduire à la liste de mes contacts.

Voilà, ce que je vais donc obtenir lorsque je vais cliquer sur OK.

Attention, je précise bien que pour l'instant mon gestionnaire d'absence du bureau n'est pas mis en place.

Donc, si vous essayez de m'envoyer un mail, je vais le recevoir et je vais pouvoir le traiter.

Il ne se mettra en place qu'à la date et l'heure voulues et s'enlèvera automatiquement à la date et l'heure qui ont été planifiées.

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