Envoyer des notifications par courrier électronique et afficher des conseils de stratégie de stratégies DLP

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Vous pouvez utiliser une stratégie de prévention de perte de données pour identifier, surveiller et protéger les informations sensibles durant Office 365. Vous souhaitez que les personnes de votre organisation qui travaillent avec ces informations sensibles pour rester en conformité avec vos stratégies DLP, mais vous ne voulez pas empêcher les inutilement leur travail terminé. Il s’agit de l’endroit où les notifications par courrier électronique et conseils de stratégie peuvent vous aider.

Barre des messages affiche Conseil de stratégie dans Excel 2016

Un Conseil de stratégie est une notification ou message d’avertissement qui s’affiche lorsque quelqu'un travaille actuellement avec contenu qui entre en conflit avec une stratégie DLP — par exemple, le contenu comme un classeur Excel sur un site OneDrive Entreprise qui contient des informations d’identification personnelle (informations d’identification personnelle) et est partagé avec un utilisateur externe.

Vous pouvez utiliser des notifications par courrier électronique et conseils de stratégie à sensibiliser et sensibiliser les utilisateurs les stratégies de votre organisation. Vous pouvez également donner l’option pour substituer la stratégie, de sorte qu’ils ne sont pas bloqués s’ils ont une entreprise valide de ces personnes doivent ou si la stratégie détecte un faux positif.

Dans la Centre de sécurité et conformité Office 365, lorsque vous créez une stratégie DLP, vous pouvez configurer les notifications d’utilisateur pour :

  • Envoyer une notification par courrier électronique aux personnes que vous choisissez qui décrit le problème.

  • Afficher un Conseil de stratégie pour le contenu qui est en conflit avec la stratégie DLP :

    • Pour la messagerie électronique dans Outlook sur le web et Outlook 2013 et versions ultérieures, le Conseil de stratégie apparaît en haut d’un message au-dessus les destinataires tandis que le message est en cours composé.

    • Pour les documents dans un site OneDrive Entreprise compte ou SharePoint Online, le Conseil de stratégie est indiqué par une icône d’avertissement qui s’affiche sur l’élément. Pour afficher plus d’informations, vous pouvez sélectionner un élément, puis sélectionnez informations Icône Volet d’informations dans le coin supérieur droit de la page pour ouvrir le volet de détails.

    • Pour Excel 2016, PowerPoint 2016 et Word 2016 documents stockés sur un site OneDrive Entreprise ou SharePoint Online qui est inclus dans la stratégie DLP, le Conseil de stratégie apparaît dans la barre des messages et le mode Backstage (menufichier > informations ).

Ajouter des notifications de l’utilisateur à une stratégie DLP

Lorsque vous créez une stratégie DLP, les notifications par courrier électronique et conseils de stratégie font partie de la section notifications d’utilisateur.

  1. Accédez à la page https://protection.office.com.

  2. Se connecter à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire. Vous êtes maintenant dans la Centre de sécurité et conformité Office 365.

  3. Dans la Centre de sécurité et conformité > barre de navigation gauche > prévention des pertes > stratégie > + créer une stratégie.

    Créer un bouton de stratégie

  4. Choisissez le modèle de stratégie DLP qui protège les types d’informations sensibles dont vous avez besoin > suivant.

    Pour commencer avec un modèle vide, choisissez personnalisé > stratégie personnalisée > suivant.

  5. Nommez la stratégie > suivant.

  6. Pour sélectionner les emplacements dans lesquels vous souhaitez que la stratégie DLP à protéger, effectuez une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur tous les emplacements dans Office 365 > suivant.

    • Cliquez sur me laisser choisir des emplacements spécifiques > suivant.

      Pour inclure ou exclure un emplacement entier tel que tous les messages électroniques Exchange ou tous les comptes OneDrive, activer ou désactiver la l' état de cet emplacement.

      Pour inclure uniquement des sites SharePoint ou OneDrive comptes, allumer l' état, puis cliquez sur les liens sous inclure pour choisir des comptes ou des sites spécifiques.

  7. Sélectionnez utiliser les paramètres avancés >suivant.

  8. Sélectionnez + nouvelle règle.

  9. Dans l’éditeur de règles, sous notifications d’utilisateur, allumer l’état.

    Section de notifications d’utilisateur de l’éditeur de règle

Options permettant de configurer les notifications par courrier électronique

Pour chaque règle dans une stratégie DLP, vous pouvez :

  • Envoyer une notification aux personnes que vous choisissez. Ces personnes peuvent inclure le propriétaire du contenu, la personne ayant modifié en dernier le contenu, le propriétaire du site où se trouve le contenu ou un utilisateur spécifique.

  • Personnaliser le texte qui est inclus dans la notification en utilisant HTML ou des jetons. Consultez la section ci-dessous pour plus d’informations.

Remarques : 

  • Notifications par courrier électronique peuvent être envoyées uniquement à des destinataires — pas des groupes ou des listes de distribution.

  • Seul le nouveau contenu se déclenche une notification par courrier électronique. Modifier le contenu existant se déclenche conseils de stratégie, mais pas une notification par courrier électronique.

Options de notification de courrier électronique

Notification par courrier électronique par défaut

Notifications d’ont une ligne d’objet qui commence par l’action entreprise, tels que « Notification », « Message bloqué » pour la messagerie, ou « Accès bloqué » pour les documents. Si la notification est concernant un document, le corps du message de notification inclut un lien qui vous permet d’accéder au site où le document est stocké et ouvre le Conseil de stratégie pour le document, l’emplacement dans lequel vous pouvez résoudre les problèmes (voir la section ci-dessous sur les conseils de stratégie). Si la notification est d’un message, la notification inclut en tant que pièce jointe le message qui correspond à une stratégie DLP.

Message de notification

Par défaut, les notifications affichent du texte semblable au suivant d’un élément sur un site. Le texte de notification est configuré séparément pour chaque règle, afin que le texte qui s’affiche varie selon laquelle règle est associée.

Si la règle de stratégie DLP pour cela...

Puis la notification par défaut de SharePoint ou OneDrive pour les documents professionnels indique ceci...

Puis la notification par défaut pour les messages Outlook indique ceci...

Envoie une notification, mais ne permet pas de remplacement

Cet élément est en conflit avec une stratégie de votre organisation.

Votre messagerie message entre en conflit avec une stratégie de votre organisation.

Bloque l’accès, envoie une notification et permet de substitution

Cet élément est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Si vous ne résolvez ce conflit, accéder à ce fichier peut être bloqué.

Votre messagerie message entre en conflit avec une stratégie de votre organisation. Le message n’a pas été remis à tous les destinataires.

Bloque l’accès et envoie une notification

Cet élément est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Accès à cet élément est bloqué pour tout le monde sauf son propriétaire, dernière touche de modification et l’administrateur de collection de site principal.

Votre messagerie message entre en conflit avec une stratégie de votre organisation. Le message n’a pas été remis à tous les destinataires.

Notification par courrier électronique personnalisé

Vous pouvez créer une notification par courrier électronique personnalisé au lieu d’envoyer la notification par courrier électronique par défaut pour vos utilisateurs finaux ou les administrateurs. La notification par courrier électronique personnalisé prend en charge HTML et a une limite de 5 000 caractères. Vous pouvez utiliser HTML pour inclure des images, la mise en forme et autres dans la notification de personnalisation.

Vous pouvez également utiliser les jetons suivants pour aider à personnaliser la notification par courrier électronique. Ces jetons sont des variables qui sont remplacées par des informations spécifiques dans la notification est envoyée.

Jetons

Description

%% AppliedActions %%

Les actions appliquées au contenu.

%% ContentURL %%

L’URL du document sur le site SharePoint Online ou OneDrive pour le site de l’entreprise.

%% MatchedConditions %%

Les conditions qui ont été filtrées par le contenu. Utilisez ce jeton pour informer vos contacts d’éventuels problèmes avec le contenu.

Message de notification montrant où s’affichent les jetons

Options de configuration de conseils de stratégie

Pour chaque règle dans une stratégie DLP, vous pouvez configurer des conseils de stratégie à :

  • Simplement notifier la personne que le contenu est en conflit avec une stratégie DLP, afin qu’ils peuvent prendre des mesures pour résoudre le conflit. Vous pouvez utiliser le texte par défaut (voir les tableaux ci-dessous) ou entrez le texte personnalisé sur des stratégies spécifiques de votre organisation.

  • Autoriser la personne à remplacer la stratégie DLP. Si vous le souhaitez, vous pouvez :

    • Exiger de la personne à entrer une justification pour remplacer la stratégie. Ces informations sont consignées et vous pouvez l’afficher dans les rapports DLP dans la section rapports de la Centre de sécurité et conformité.

    • Autoriser la personne à signaler un faux positif et remplacer la stratégie DLP. Ces informations sont également consignées pour la création de rapports, afin que vous puissiez utiliser fausses pour optimiser les vos règles.

Options de Conseil de stratégie

Par exemple, vous devrez peut-être une stratégie DLP appliquée aux sites OneDrive Entreprise qui détecte les informations d’identification personnelle (informations d’identification personnelle), et cette stratégie a trois règles :

  1. Tout d’abord la règle : si moins de cinq instances de ces informations sensibles sont détectées dans un document et que le document est partagé avec des personnes à l’intérieur de l’organisation, l’action Envoyer une notification affiche un Conseil de stratégie. Pour des conseils de stratégie, aucune option de remplacement n’est nécessaires parce que cette règle est simplement avertir personnes et bloque ne pas l’accès.

  2. Deuxième règle : si supérieur à cinq instances de ces informations sensibles sont détectées dans un document, et le document est partagé avec des personnes à l’intérieur de l’organisation, l’action Bloquer l’accès au contenu restreint les autorisations pour le fichier et le Envoyer une notification action permet aux utilisateurs de remplacer les actions contenues dans cette règle en fournissant une justification. Entreprise de votre organisation nécessite parfois personnes internes à partager des données d’identification personnelle, et vous ne voulez pas votre stratégie DLP à bloquer ce travail.

  3. Troisième règle : si supérieur à cinq instances de ces informations sensibles sont détectées dans un document, et le document est partagé avec des personnes en dehors de l’organisation, l’action Bloquer l’accès au contenu restreint les autorisations pour le fichier et le Envoyer une notification action ne permet pas de personnes remplacer les actions contenues dans cette règle, car les informations sont partagées avec l’extérieur. Aucun cas personnes de votre organisation convient pour partager des informations d’identification personnelle données externes à l’organisation.

Voici quelques points fins à comprendre sur l’utilisation d’un Conseil de stratégie pour remplacer une règle :

  • L’option de remplacement est par règle et il remplace toutes les actions de la règle (sauf envoi d’une notification, qui ne peut pas être remplacée).

  • Il est possible de contenu correspondre à plusieurs règles dans une stratégie DLP, mais uniquement le Conseil de stratégie à partir de la règle plus restrictive, plus haute priorité est affiché. Par exemple, un Conseil de stratégie à partir d’une règle qui bloque l’accès au contenu seront affichés sur un Conseil de stratégie à partir d’une règle qui envoie une notification. Cela empêche des personnes de voir une cascade de conseils de stratégie.

  • Si les conseils de stratégie de la règle la plus restrictive autorisent les utilisateurs à remplacer la règle, toute autre règle également mise en correspondance avec le contenu est aussi remplacée.

Conseils de stratégie sur les sites OneDrive Entreprise et SharePoint Online

Lorsqu’un document sur un site SharePoint Online ou OneDrive Entreprise correspond à une règle dans une stratégie DLP, et cette règle utilise des conseils de stratégie, les conseils de stratégie affichent des icônes spéciales dans le document :

  1. Si la règle envoie une notification sur le fichier, l’icône d’avertissement s’affiche.

  2. Si la règle bloque à accéder au document, l’icône bloquée apparaît.

Icônes de Conseil de stratégie sur des documents dans un compte OneDrive

Pour effectuer une action sur un document, vous pouvez sélectionner un élément > choisir informations Icône Volet d’informations dans le coin supérieur droit de la page pour ouvrir le volet de détails > Conseil de stratégie d’affichage.

Le Conseil de stratégie répertorie les problèmes avec le contenu, et si les conseils de stratégie sont configurés avec ces options, vous pouvez choisir de résoudre, puis Remplacer le Conseil de stratégie ou rapport un faux positif.

Conseil de stratégie d’informations volet affichant

Conseil de stratégie avec l’option de remplacement

Les stratégies DLP sont synchronisés avec les sites et contented est évaluée par rapport à leur régulièrement et asynchrone, afin qu’il peut y avoir un court délai entre le moment de la création de la stratégie DLP et l’heure que vous commencez à voir Conseils de stratégie. Il peut y avoir un délai similaire à partir de lorsque vous résolvez ou remplacer une info-bulle de stratégie à lorsque disparaît de l’icône dans le document sur le site.

Texte par défaut pour les conseils de stratégie sur les sites

Par défaut, conseils de stratégie affichent du texte semblable au suivant d’un élément sur un site. Le texte de notification est configuré séparément pour chaque règle, afin que le texte qui s’affiche varie selon laquelle règle est associée.

Si la règle de stratégie DLP pour cela...

Puis conseils de stratégie par défaut indique que cela...

Envoie une notification, mais ne permet pas de remplacement

Cet élément est en conflit avec une stratégie de votre organisation.

Bloque l’accès, envoie une notification et permet de substitution

Cet élément est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Si vous ne résolvez ce conflit, accéder à ce fichier peut être bloqué.

Bloque l’accès et envoie une notification

Cet élément est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Accès à cet élément est bloqué pour tout le monde sauf son propriétaire, dernière touche de modification et l’administrateur de collection de site principal.

Texte personnalisé pour des conseils de stratégie sur les sites

Vous pouvez personnaliser le texte pour des conseils de stratégie séparément à partir de la notification par courrier électronique. Contrairement à un texte personnalisé pour les notifications par courrier électronique (voir ci-dessus section), texte personnalisé des conseils de stratégie n’accepte pas HTML ou des jetons. À la place, un texte personnalisé pour des conseils de stratégie correspond à texte brut uniquement avec une limite de 256 caractères.

Conseils de stratégie dans Outlook sur le web et Outlook 2013 et versions ultérieures

Lorsque vous composez un nouveau message électronique dans Outlook sur le web et Outlook 2013 et versions ultérieures, vous verrez un Conseil de stratégie si vous ajoutez du contenu qui correspond à une règle dans une stratégie DLP, et cette règle utilise conseils de stratégie. Le Conseil de stratégie apparaît en haut du message, au-dessus de destinataires, tandis que le message est en cours composé.

Conseil de stratégie dans la partie supérieure d’un message étant composé

Stratégie conseils travail si les informations sensibles s’affiche dans le corps du message, ligne d’objet ou même une pièce jointe de message, comme illustré ici.

Conseil de stratégie indiquant qu’une pièce jointe est en conflit avec une stratégie DLP

Si les conseils de stratégie sont configurés pour autoriser le remplacement, vous pouvez choisir d’Afficher les détails > substituer > permet d’entrer une justification ou signaler un faux positif > Remplacer.

Conseil de stratégie dans message développée pour afficher l’option de remplacement

Boîte de dialogue de conseil stratégie dans laquelle vous pouvez ignorer le Conseil de stratégie

Notez que lorsque vous ajoutez des informations sensibles à un message électronique, il peut y avoir latence entre lors de l’ajout des informations sensibles et lorsque le Conseil de stratégie s’affiche.

Conseils de stratégie dans le centre d’administration Exchange et la Centre de sécurité et conformité Office 365

Conseils de stratégie peuvent travailler avec des stratégies DLP et les règles de flux de messagerie créés dans le centre d’administration Exchange, ou avec les stratégies DLP créées dans la Centre de sécurité et conformité Office 365, mais pas les deux. C’est parce que ces stratégies sont stockées dans des emplacements différents, mais peuvent dessiner des conseils de stratégie uniquement à partir d’un emplacement unique.

Si vous avez configuré les conseils de stratégie dans le centre d’administration Exchange, les conseils de stratégie que vous configurez dans la Centre de sécurité et conformité Office 365 n’apparaissent pas aux utilisateurs Outlook sur le web et Outlook 2013 et versions ultérieures jusqu'à ce que vous désactiviez les conseils fournis dans le centre d’administration Exchange. Cela garantit que vos règles de transport Exchange active continueront à fonctionner jusqu'à ce que vous choisissez de basculer vers le Centre de sécurité et conformité Office 365.

Notez que lorsque vous pouvant dessiner des conseils de stratégie uniquement à partir d’un emplacement unique, notifications par courrier électronique sont toujours envoyés, même si vous utilisez des stratégies DLP dans le Centre de sécurité et conformité Office 365 et le centre d’administration Exchange.

Texte par défaut pour les conseils de stratégie dans un courrier électronique

Par défaut, conseils de stratégie affichent du texte semblable au suivant pour la messagerie électronique.

Si la règle de stratégie DLP pour cela...

Puis conseils de stratégie par défaut indique que cela...

Envoie une notification, mais ne permet pas de remplacement

Est en conflit avec une stratégie de votre organisation dans votre messagerie.

Bloque l’accès, envoie une notification et permet de substitution

Est en conflit avec une stratégie de votre organisation dans votre messagerie.

Bloque l’accès et envoie une notification

Est en conflit avec une stratégie de votre organisation dans votre messagerie.

Conseils de stratégie dans Excel 2016, PowerPoint 2016 et Word 2016

Lorsque les personnes travaillent avec contenu sensible dans les versions de bureau de Excel 2016, PowerPoint 2016 et Word 2016, conseils de stratégie peuvent informer en temps réel que le contenu est en conflit avec une stratégie DLP. Cela requiert que :

  • Le document Office est stocké sur un site OneDrive Entreprise ou SharePoint Online.

  • Le site est inclus dans une stratégie DLP qui est configurée pour utiliser des conseils de stratégie.

Ces programmes de bureau Office 2016 synchroniser automatiquement les stratégies DLP directement à partir de Office 365 et d’analyser vos documents pour vous assurer qu’ils n’entrent en conflit avec vos stratégies DLP et afficher des conseils de stratégie en temps réel.

Selon la façon dont vous configurez les conseils de stratégie dans la stratégie DLP, personnes peuvent choisir simplement ignorer le Conseil de stratégie, remplacer la stratégie avec ou sans une justification ou signaler un faux positif.

Conseils de stratégie s’affichent dans la barre des messages.

Barre des messages affiche Conseil de stratégie dans Excel 2016

Et conseils de stratégie apparaissent également dans le mode Backstage (sous l’onglet fichier ).

Affiche le mode Backstage Conseil de stratégie dans Excel 2016

Si les conseils de stratégie la stratégie DLP sont configurés avec ces options, vous pouvez choisir de résoudre pour Remplacer un Conseil de stratégie ou un rapport un faux positif.

Options de stratégie Conseil du mode Backstage dans Excel 2016

Dans chacune de ces programmes de bureau Office 2016, personnes peuvent choisir de désactiver les conseils de stratégie. Si désactivée, les conseils de stratégie sont des notifications simples n’apparaîtront pas dans la barre des messages ou Backstage (sous l’onglet fichier ). Toutefois, les conseils de stratégie sur bloquer et en substituant apparaissent toujours, et s’affiche toujours la notification par courrier électronique. En outre, la désactivation de conseils de stratégie n’exempte pas le document à partir de toutes les stratégies DLP qui ont été appliqués à celui-ci.

Texte par défaut pour les conseils de stratégie dans Excel 2016, PowerPoint 2016 et Word 2016

Par défaut, conseils de stratégie affichent du texte semblable au suivant dans l’affichage barre des messages et Backstage d’un document ouvert. Le texte de notification est configuré séparément pour chaque règle, afin que le texte qui s’affiche varie selon laquelle règle est associée.

Si la règle de stratégie DLP pour cela...

Puis conseils de stratégie par défaut indique que cela...

Envoie une notification, mais ne permet pas de remplacement

Ce fichier est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Accédez au menu fichier pour plus d’informations.

Bloque l’accès, envoie une notification et permet de substitution

Ce fichier est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Si vous ne résolvez ce conflit, accéder à ce fichier peut être bloqué. Accédez au menu fichier pour plus d’informations.

Bloque l’accès et envoie une notification

Ce fichier est en conflit avec une stratégie de votre organisation. Si vous ne résolvez ce conflit, accéder à ce fichier peut être bloqué. Accédez au menu fichier pour plus d’informations.

Texte personnalisé pour la stratégie d’accès dans Excel 2016, PowerPoint 2016 et Word 2016

Vous pouvez personnaliser le texte pour des conseils de stratégie séparément à partir de la notification par courrier électronique. Contrairement à un texte personnalisé pour les notifications par courrier électronique (voir ci-dessus section), texte personnalisé des conseils de stratégie n’accepte pas HTML ou des jetons. À la place, un texte personnalisé pour des conseils de stratégie correspond à texte brut uniquement avec une limite de 256 caractères.

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