Envoyer des données de formulaire dans une bibliothèque SharePoint

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Vous pouvez stocker et organiser tous les formulaires de vos utilisateurs dans une bibliothèque de documents sur un serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services. Dans la bibliothèque de documents, les utilisateurs peuvent remplir des formulaires basés sur votre modèle de formulaire, exporter les données de formulaires complétés vers Microsoft Office Excel 2003 ou Microsoft Office Excel 2007 ou fusionner les données de plusieurs formulaires dans un formulaire.

Pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des formulaires basés sur votre modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire qui envoie les données. Après avoir ajouté la connexion de données, vous pouvez configurer le modèle de formulaire pour autoriser les utilisateurs à envoyer des données de formulaire vers la bibliothèque de documents. Lorsque vous procédez ainsi, Microsoft Office InfoPath ajoute un bouton Envoyer à la barre d’outils Standard et une commande Envoyer au menu fichier dans le formulaire. Vous pouvez également personnaliser les options d’envoi pour votre modèle de formulaire des façons suivantes :

  • Modifier le texte qui s’affiche sur le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer dans le menu fichier.

  • Modifier le raccourci clavier pour le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer dans le menu fichier.

  • Créer des messages personnalisés à afficher à vos utilisateurs lorsqu’ils envoient leurs formulaires.

  • Spécifiez si vous voulez laisser le formulaire ouvert, fermez le formulaire ou un autre formulaire vierge s’ouvrent pas après l’envoi du formulaire.

Ajouter une connexion de données d’envoi

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options d’envoi.

  2. Dans la boîte de dialogue Options d’envoi, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à envoyer ce formulaire.

  3. Cliquez sur Envoyer les données de formulaire vers une seule destination, puis cliquez sur bibliothèque de documents SharePoint dans la liste.

  4. Cliquez sur Ajouter.

  5. Dans l’Assistant connexion de données, dans la zone de la bibliothèque de documents, tapez l’emplacement de la bibliothèque de documents SharePoint.

  6. Dans la zone nom de fichier, tapez un nom qui sera utilisé pour identifier le formulaire dans la bibliothèque de documents.

    Conseil : Vous pouvez également utiliser une formule pour vous assurer que chaque nom de formulaire est unique.

    Comment ?

    1. Cliquez sur Insérer une formule Bouton Formule .

    2. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule, effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Pour utiliser un champ dans la formule, cliquez sur Insérer un champ ou groupe, cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, puis cliquez sur OK.

      • Pour utiliser une fonction dans la formule, cliquez sur Insérer une fonction, sélectionnez la fonction que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, puis cliquez sur OK.

        Conseil : Si la fonction nécessite des paramètres, sélectionnez la fonction dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, cliquez sur OK, puis dans la zone formule de la boîte de dialogue Insérer une formule, double-cliquez sur la fonction que vous avez ajouté et cliquez sur un champ ou groupe. Recherchez des liens vers des informations supplémentaires sur les fonctions dans la section Voir aussi.

      • Pour insérer une valeur ou un opérateur mathématique dans la formule, tapez la valeur ou le symbole de l’opération mathématique dans la zone de formule.

    Opération

    Symbole

    Ajouter

    +

    Soustraire

    -

    Multiplier

    *

    Diviser

    /

    • Remarque : Si votre formule utilise l’opérateur de division (/), vérifiez qu’il y a un espace avant et après l’opérateur de division. Si l’opérateur de division n’a pas d’espace avant et après, InfoPath risque d’interpréter « / » comme un séparateur pour les étapes d’emplacement XPath plutôt que comme un opérateur de division.

    • Pour vérifier la formule pour la syntaxe correcte, dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Vérifier la formule.

      Recherchez des liens vers des informations supplémentaires sur les formules dans la section Voir aussi.

  7. Pour remplacer les formulaires existants portant le même nom dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Remplacer si le fichier existe.

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez un nom pour cette connexion de données, tapez un nom descriptif pour ce soumettre la connexion de données.

  10. Vérifiez que les informations sont correctes dans la section Résumé, puis cliquez sur Terminer.

    1. Pour modifier le nom du bouton Envoyer qui s’affiche dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer qui s’affiche dans le menu fichier lorsque les utilisateurs rempliront le formulaire, tapez le nouveau nom dans la zone de légende dans la Envoyer Options boîte de dialogue.

      Conseil : Si vous voulez affecter un raccourci clavier à ce bouton et la commande, tapez une esperluette (&) avant le caractère que vous souhaitez utiliser comme un raccourci clavier. Par exemple, pour attribuer ALT + B que le raccourci clavier pour la commande et le bouton Envoyer, tapez & bouton Envoyer.

  11. Si vous ne souhaitez pas les personnes à utiliser une commande Envoyer ou le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard lorsqu’ils remplissent votre formulaire, désactivez la case à cocher Afficher l’option de menu Envoyer et le bouton Envoyer.

    1. Par défaut, une fois que les utilisateurs envoient un formulaire InfoPath laisse le formulaire ouvert et affiche un message pour indiquer si le formulaire a été envoyé. Pour modifier ce comportement par défaut, cliquez sur Avancé et effectuez l’une des opérations suivantes :

      1. Pour fermer le formulaire ou créer un nouveau formulaire vide après que l’utilisateur a envoyé un formulaire complété, cliquez sur l’option souhaitée dans la liste après avoir soumettre.

      2. Pour créer un message personnalisé pour indiquer si le formulaire a été envoyé, activez la case à cocher messages personnalisés utiliser et tapez vos messages dans les zones en cas de réussite et en cas d’échec.

        Conseil : Utiliser un message dans la zone en cas d’échec pour indiquer aux utilisateurs comment procéder si elles ne peuvent pas soumettre leur formulaire. Par exemple, vous pouvez suggérer que les utilisateurs enregistrement leur formulaire et contacter une personne pour obtenir des instructions supplémentaires.

      3. Si vous ne souhaitez pas afficher un message après que l’utilisateur a envoyé un formulaire, désactivez la case à cocher Afficher les messages de réussite et Échec.

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