Envoyer automatiquement des notifications d’absence du bureau avec un compte Exchange

Vous pouvez configurer Microsoft Outlook 2010 pour répondre automatiquement aux personnes qui vous envoient un message électronique. Cela permet de les informer que vous êtes absent du bureau ou que votre réponse risque d’être retardée. Les réponses automatiques peuvent inclure des détails tels que d’autres informations de contact.

Remarque :  Un compte Microsoft Exchange Server est nécessaire. Cette fonctionnalité n’est pas compatible avec les comptes de messagerie POP3 ou IMAP.

Important :  La commande Réponses automatiques est disponible uniquement dans Outlook 2010 lorsque le programme est utilisé avec un compte Microsoft Exchange Server. Si vous utilisez un compte Outlook.com (anciennement Hotmail), Google Gmail, POP3 ou IMAP, voir Répondre automatiquement aux messages sans utiliser un compte Exchange Server.

Comment puis-je savoir si je possède un compte Microsoft Exchange Server ?

Cliquez sur l’onglet Fichier. Cliquez sur Paramètres du compte, puis de nouveau sur Paramètres du compte. Dans l’onglet Messagerie, la liste des comptes indique le type de chaque compte.

Exemple de compte Exchange dans la boîte de dialogue Paramètres du compte

Activer ou désactiver les réponses automatiques

Comptes Microsoft Exchange 2010 et Exchange 2007

Si vous avez des doutes concernant la version d’Exchange Server que votre compte utilise, voir Déterminer la version de Microsoft Exchange Server à laquelle mon compte se connecte.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Réponses automatiques.

    Si vous ne voyez pas la commande, cela signifie probablement que vous ne disposez pas de compte Exchange Server.

  3. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques

  4. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, les réponses automatiques sont envoyées jusqu’à ce que vous activiez la case à cocher Ne pas envoyer de réponse automatique.

  5. Dans l’onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues lors de vos absences du bureau.

  6. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, activez la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis tapez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau. Sélectionnez si vous souhaitez envoyer vos réponses à Mes contacts uniquement ou à Toute personne étrangère à ma société.

    Remarques : 

    • L’organisation est généralement définie comme votre société et elle inclut les personnes qui ont un compte Exchange Server sur votre système de messagerie.

    • Si vous sélectionnez Mes contacts uniquement, les réponses sont envoyées uniquement aux contacts figurant dans votre dossier Contacts Exchange Server. Si le contact existe uniquement dans un dossier faisant partie d’un fichier de données Outlook (.pst), le message de réponse automatique n’est pas envoyé.

Comptes Microsoft Exchange 2003

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Réponses automatiques.

  3. Cliquez sur Je suis actuellement absent du bureau.

  4. Dans la zone Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur, tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence.

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Règles d’utilisation des réponses automatiques

Si vous ne prévoyez pas de consulter vos messages électroniques lorsque vous êtes absent du bureau, utilisez les réponses automatiques avec des règles pour gérer automatiquement les messages entrants en choisissant l’action adéquate dans Outlook. Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages dans d’autres dossiers, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Réponses automatiques.

  3. Cliquez sur Règles, puis sur Ajouter une règle.

  4. Sous Lorsqu’un message répondant aux critères suivants arrive, spécifiez les conditions que doit remplir le message pour que la règle soit appliquée. Si vous souhaitez spécifier davantage de conditions, cliquez sur Avancé, entrez ou sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  5. Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, activez la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.

  6. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez les actions désirées. Vous pouvez sélectionner plus d’une option.

  7. Cliquez trois fois sur OK.

    Remarques : 

    Suivez également la procédure précédente pour modifier les règles de réponses automatiques que vous possédez déjà.

    • Pour activer ou désactiver les règles de réponses automatiques, dans la boîte de dialogue Règles de réponse automatique, activez ou désactivez la case à cocher de la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.

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Voir aussi

Envoyer des réponses automatiques lorsque vous êtes absent

Envoyer automatiquement des notifications d’absence du bureau avec des comptes POP3, IMAP et Outlook.com

Déterminer la version de Microsoft Exchange Server à laquelle mon compte se connecte

Créer et ajouter une signature de message électronique (Outlook 2010)

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