Envoyer automatiquement des notifications d’absence du bureau avec un compte Exchange

Vous pouvez configurer Microsoft Office Outlook 2007 de manière à envoyer une réponse automatique à toute ou partie des personnes qui vous envoient des messages électroniques.

Important : La commande Gestionnaire d’absence du bureau s’affiche uniquement dans le menu Outils lorsque vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server. Si vous utilisez un compte Exchange Server, que vous cliquez sur le dossier Boîte de réception et que la commande Gestionnaire d’absence du bureau ne s’affiche pas dans le menu Outils, nous vous conseillons de contacter un professionnel du support Microsoft pour obtenir de l’aide. Une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages est disponible pour tous les utilisateurs d’Outlook. Pour en savoir plus, voir Répondre automatiquement aux messages.

Comment puis-je savoir si je possède un compte Exchange Server ?

La méthode la plus simple pour savoir si vous utilisez un compte Exchange Server consiste à ouvrir votre dossier Boîte aux lettres, puis de vérifier la présence de la commande Gestionnaire d’absence du bureau dans le menu Outils. Si elle est présente, cliquez sur le bouton de développement Bouton de développement situé en bas du menu pour afficher toutes les commandes du menu Outils.

Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

Si la commande est absente, il est fort probable que vous n’utilisiez pas un compte Exchange Server. Dans ce cas, le Gestionnaire d’absence du bureau n’est pas disponible. Une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages s’offre à vous. Pour la connaître, voir Répondre automatiquement aux messages.

Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

Que voulez-vous faire ?

Activer ou désactiver le Gestionnaire d’absence du bureau

Utiliser des règles avec le Gestionnaire d’absence du bureau

Modifier les règles utilisées avec le Gestionnaire d’absence du bureau

Activer ou désactiver les règles utilisées avec le Gestionnaire d’absence du bureau

Identifier la version d’Exchange Server utilisée par mon compte

Activer ou désactiver le Gestionnaire d’absence du bureau

Comptes Microsoft Exchange Server 2007

Si vous avez des doutes concernant la version d’Exchange Server que votre compte utilise, voir Identifier la version d’Exchange Server utilisée par mon compte.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d’absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. La fenêtre principale est la même que celle qui apparaît lorsque vous démarrez Outlook et comporte les menus Fichier, Edition, Affichage, Atteindre, Outils, Actions et Aide (?). Les fenêtres dans lesquelles vous créez ou affichez des éléments tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches ne contiennent pas de menu Outils.

    Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau ne s’affiche pas, une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages est disponible pour tous les utilisateurs d’Outlook. Pour en savoir plus, voir Répondre automatiquement aux messages.

  2. Cliquez sur Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau.

  3. Si vous le souhaitez, cochez la case Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, des réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous cliquiez sur Ne pas envoyer de réponses automatiques d’absence du bureau.

  4. Dans l’onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer lors de vos absences du bureau.

    Pour envoyer des réponses automatiques aux personnes externes à votre organisation, passez aux étapes 4 et 5.

  5. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cochez la case Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis tapez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau.

    L’organisation représente généralement votre entreprise et elle inclut les personnes qui ont un compte Exchange Server sur votre système de messagerie.

    Si la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société est activée, l’onglet En dehors de mon organisation affiche (Activé) en regard du nom de l’onglet.

  6. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, cliquez sur Mes contacts uniquement ou sur Toute personne étrangère à ma société pour spécifier les personnes auxquelles les réponses automatiques doivent être envoyées.

    Remarque : Le contact doit exister dans votre dossier Contacts Exchange Server. Si le contact n’est présent que dans un dossier faisant partie d’un fichier de dossiers personnels (.pst), le message de réponse automatique ne sera pas envoyé.

Comptes Microsoft Exchange Server 2003 et Microsoft Exchange Server 2000

Si vous avez des doutes concernant la version d’Exchange Server que votre compte utilise, voir Identifier la version d’Exchange Server utilisée par mon compte.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d’absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

    Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau ne s’affiche pas, une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages est disponible pour tous les utilisateurs d’Outlook. Pour en savoir plus, voir Répondre automatiquement aux messages.

  2. Cliquez sur Je suis actuellement absent du bureau.

  3. Dans la zone Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur, tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence.

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Utiliser des règles avec le Gestionnaire d’absence du bureau

Si vous ne prévoyez pas de consulter vos messages électroniques lorsque vous êtes absent du bureau, utilisez le Gestionnaire d’absence du bureau pour gérer automatiquement les messages entrants en choisissant l’action adéquate dans Outlook. Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages dans d’autres dossiers, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

Si vous créez des règles, il est important de comprendre comment elles sont appliquées dans Outlook :

  • Les règles s’appliquent dans l’ordre dans lequel elles apparaissent (du haut vers le bas) dans la liste de règles.

  • Si vous sélectionnez plusieurs conditions dans la boîte de dialogue Modifier la règle, la règle est appliquée uniquement aux messages qui remplissent l’ensemble des conditions sélectionnées. Par exemple, si vous spécifiez « Suzanne Duprez » comme expéditeur (condition) et « Réunion marketing » (condition) dans la zone Objet, la règle ne s’applique qu’aux messages remplissant ces deux conditions.

  • Cependant, si vous définissez plusieurs critères pour une seule condition, la règle est appliquée à tous les messages qui remplissent au moins un des critères de cette condition. Par exemple, si vous spécifiez « Suzanne Duprez;Prosper Leleux » dans la zone De, la règle s’applique aux messages envoyés par Suzanne Duprez ou par Prosper Leleux.

  • Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d’absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

  • Cliquez sur Règles.

    Remarque : Si vous utilisez un compte Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2000, cliquez sur Ajouter une règle à la place. Si vous avez des doutes concernant la version d’Exchange Server que votre compte utilise, voir Identifier la version d’Exchange Server utilisée par mon compte.

  • Sous Lorsqu’un message répondant aux critères suivants arrive, spécifiez les conditions que le message doit remplir pour que l’action se produise.

  • Pour spécifier d’autres conditions, cliquez sur Options avancées, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  • Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, cochez la case Ne pas traiter les règles suivantes.

  • Sous Accomplir ces actions, sélectionnez les actions désirées. Vous pouvez sélectionner plus d’une option.

    Remarque : Si vous spécifiez qu’un message doit être supprimé, les règles qui suivent la règle de suppression dans la liste des règles de la boîte de dialogue Gestionnaire d’absence du bureau n’affectent pas le message.

Modifier les règles utilisées avec le Gestionnaire d’absence du bureau

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d’absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

  2. Pour modifier les règles, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Modifier une règle spécifique   

    • Cliquez sur Règles, sélectionnez la règle, puis cliquez sur Modifier la règle.

      Remarque : Si vous utilisez un compte Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2000, sélectionnez tout d’abord la règle, puis cliquez sur Modifier la règle.

    • Apportez les modifications souhaitées aux conditions et actions de la règle.

    • Modifier l’ordre dans lequel les règles sont appliquées aux messages entrants   

    • Sous Durant votre absence, ces règles seront appliquées aux messages lors de leur réception, cliquez sur la règle à déplacer dans la liste.

    • Cliquez sur Monter ou Descendre.

    • Supprimer une règle   

    • Sous Durant votre absence, ces règles seront appliquées aux messages lors de leur réception, cliquez sur la règle à supprimer.

    • Cliquez sur Supprimer la règle.

Activer ou désactiver les règles utilisées avec le Gestionnaire d’absence du bureau

  1. Pour activer ou désactiver les règles d’absence du bureau, dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d’absence du bureau.

    Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

    Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

  2. Cliquez sur Règles.

    Remarque : Si vous utilisez un compte Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2000, passez à l’étape suivante. Le bouton Règle n’existe pas.

  3. Dans la colonne État, cochez ou décochez la case située en regard de la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.

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Identifier la version d’Exchange Server utilisée par mon compte

Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau est présente dans le menu Outils, mais que vous voyez la boîte de dialogue suivante si vous cliquez sur cette option, cela signifie que vous utilisez un compte Exchange 2007.

Remarque : Le menu Outils s’affiche dans la fenêtre principale d’Outlook. Le menu Outils n’est pas disponible dans les fenêtres permettant de créer ou de consulter des éléments, tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.

Boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau

Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau est présente dans le menu Outils, mais que vous voyez la boîte de dialogue suivante si vous cliquez sur cette option, cela signifie que vous utilisez un compte Exchange Server 2003 ou version antérieure.

Boîte de dialogue Gestionnaire d'absence du bureau

Si le menu Outils ne comporte pas la commande Gestionnaire d’absence du bureau , cela signifie probablement que vous ne disposez pas d’un compte Exchange Server. Cependant, vous pouvez vous rapprocher de la plupart des fonctions du Gestionnaire d’absence du bureau en utilisant des règles. Pour en savoir plus, voir Répondre automatiquement aux messages.

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Voir aussi

Nouveautés de Microsoft Office Outlook 2007

Signaler vos absences du bureau

Déterminer la version de Microsoft Exchange Server à laquelle mon compte se connecte

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