Envoi d’un message électronique dans un flux de travail

Envoi d’un message électronique dans un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous souhaiterez peut-être votre flux de travail pour envoyer un message électronique pour une des nombreuses raisons. Par exemple, vous souhaiterez le flux de travail vous envoie une notification chaque fois qu’il commence à exécuter.

Nouvel élément déclenchant l’envoi d’un message électronique par le flux de travail

1. un nouvel élément est ajouté à la liste ou bibliothèque, et le flux de travail démarre.

2. le flux de travail vous envoie un message électronique pour indiquer qu’il a démarré.

Cet article vous explique comment configurer votre flux de travail pour envoyer un message électronique. Il explique également comment utiliser les recherches de flux de travail d’adresser le message et d’inclure du contenu dynamique dans le corps du message, y compris comment insérer ou créer des liens hypertexte. Enfin, cet article vous explique comment mettre en forme le contenu du message, ainsi que d’autres informations sur l’utilisation des messages électroniques générés par le flux de travail.

Que voulez-vous faire ?

Envoyer un message électronique de base à partir d’un flux de travail

Sélectionner dynamiquement des utilisateurs ou des groupes pour recevoir le message

Inclure des informations sur l’élément actif

Inclure un lien hypertexte statique

Inclure un lien hypertexte vers l’élément actif

Inclure une image

Mettre en forme le contenu de votre message

Envoyer des notifications de votre propre tâche personnalisée

Connaître les options qui ne sont pas prises en charge

Envoyer un message électronique de base à partir d’un flux de travail

À l’aide de l’action Envoyer un courrier électronique dans le Concepteur de flux de travail, vous pouvez configurer votre flux de travail personnalisé à envoyer des messages électroniques à vous ou à tout autre utilisateur ou groupe spécifié. Les champs disponibles pour un message électronique sont à, CC, objet et corps. Ces champs peuvent contenir des texte statique et du texte généré dynamiquement à partir de recherches de flux de travail.

Vous pouvez utiliser l’action Envoyer un courrier électronique pour générer de nombreux types de messages, y compris les notifications quand le flux de travail atteint étapes spécifiées ou effectue les actions spécifiées (y compris le numéro de début globale et arrêt du flux de travail) et des rappels concernant les tâches qui ne sont pas terminées par leur date d’échéance.

Remarque : Paramètres du courrier électronique sortant doit être configuré sur le serveur avant de votre flux de travail peut envoyer des messages électroniques. Si vous ne savez pas les paramètres de messagerie actuel du serveur, contactez votre administrateur de serveur. Recherchez des liens vers plus d’informations sur les paramètres de courrier sortant dans la section Voir aussi.

Dans cet exemple, vous allez définir votre flux de travail vous envoyer une notification par courrier électronique chaque fois qu’elle commence à s’exécuter sur un nouvel élément.

  1. Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur flux de travail.

  2. La première page du Concepteur de flux de travail, le nom du flux de travail, indiquer que la liste ou bibliothèque que le flux de travail seront joints à et sélectionnez les cases à cocher pour le début des options que vous souhaitez.

    Première page du Concepteur de flux de travail

  3. Cliquez sur Suivant

  4. Dans la page suivante du Concepteur de flux de travail, tapez un nom pour cette étape du flux de travail.

  5. Cliquez sur Actions, puis cliquez sur Envoyer un message électronique.

    Si cette action n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Autres Actions pour afficher la liste complète.

  6. Dans l’action, cliquez sur ce message.

    Deuxième page du Concepteur de flux de travail

  7. Dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique, entrez votre propre adresse de messagerie dans la zone à.

    Remarques : 

    • Pour sélectionner les utilisateurs dans un livre de liste ou l’adresse, cliquez sur le bouton de Image du bouton Carnet d’adresses à la fin de la boîte de dialogue.

    • L’adresse d’un message peut être une adresse statique, spécifique (par exemple, NORTHWINDTRADERS\junmin ou junmin@northwindtraders.com) ou une recherche de flux de travail pour des informations sur les variables. Pour en savoir plus sur l’utilisation de recherches de flux de travail résoudre dynamiquement les messages électroniques envoyés à partir du flux de travail au lieu d’utiliser des adresses statiques, consultez la section suivante sélectionner dynamiquement des utilisateurs ou des groupes pour recevoir le message.

    • L’adresse de l’expéditeur du message rendu sera toujours l’adresse de messagerie de l’administrateur du serveur, sauf si l’administrateur du serveur modifie l’adresse d’expéditeur pour l’application Web actuelle ou toutes les applications Web. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur cette modification dans la section Voir aussi.

  8. Dans la zone objet, tapez l’objet du message, ou cliquez sur affiche une liaison de données Image du bouton pour définir une recherche de flux de travail pour le texte de que votre choix ici.

    Remarque : Vous devez créer une entrée dans la zone objet dans l’ordre du flux de travail afin de compiler correctement.

  9. Dans la zone sous la zone objet, tapez ou collez le corps du texte du message.

    Conseil : Aucun menu contextuel n’est disponible dans cette zone. Pour copier du texte, appuyez sur CTRL + C. Pour coller le texte copié, appuyez sur CTRL + v texte que vous copiez et collez ne peut pas inclure les recherches de flux de travail.

    Boîte de dialogue Définir le courrier électronique contenant du texte

À ce stade, vous pouvez cliquer sur OK pour terminer le message. En revanche, il peut être utile pour inclure le titre du nouvel élément qui a démarré le flux de travail, ou encore pour inclure un lien vers ce nouvel élément. Sections suivantes vous montrent comment effectuer ces opérations, ainsi que la mise en forme de l’apparence du texte du message. Tout d’abord, cependant, vous allez apprendre à utilisant des recherches de flux de travail pour adresser dynamiquement votre message.

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Sélectionner dynamiquement des utilisateurs ou des groupes pour recevoir le message

Si vous fournissez des adresses statiques dans les champs à et Cc de votre message, puis chaque fois que vous devez modifier les destinataires, vous devez ouvrir le flux de travail dans le Concepteur de flux de travail et apportez les modifications manuellement. Si les adresses changeront fréquemment, il est préférable d’utiliser les flux de travail recherches dans les champs à et Cc. Recherches peuvent faire référence à des adresses à partir d’un champ dans l’élément actif, à partir d’un champ dans un élément dans une autre liste ou bibliothèque ou à partir de variables de flux de travail.

Utiliser une liste personnalisée pour stocker les adresses des destinataires

Si les destinataires modifier régulièrement, mais pas souvent assez qui doivent être spécifiées dans un formulaire d’initiation chaque fois que le flux de travail est démarré, vous pouvez créer une liste de destinataires personnalisée contenant un seul élément de liste pour chaque flux de travail qui y fait référence et puis créer des colonnes dans lequel vous pouvez stocker les adresses pour les messages de chaque message à partir de chaque flux de travail doit être envoyée. Lorsque les destinataires pour tout message de flux de travail changer, il vous suffit est modifier les adresses dans le champ approprié dans l’élément de liste de destinataires pour ce flux de travail.

Important : Les colonnes dans lequel vous stockez les adresses pour les messages électroniques de flux de travail peuvent être soit une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte ou des colonnes de type personne ou groupe. Si vous utilisez une colonne de personne ou groupe, qu’une seule entrée peut être effectuée dans chaque champ référençant des flux de travail pour les adresses de messagerie. Lorsque vous créez la colonne, veillez à sélectionner Aucun sous Autoriser les sélections multiples. Si vous souhaitez utiliser ce type de colonne pour spécifier plusieurs destinataires, vous pouvez créer un groupe SharePoint qui inclut les personnes que vous souhaitez que le flux de travail et envoyez le message à, puis spécifiez le groupe dans le champ. Lorsque vous créez la colonne, veillez à sélectionner des personnes et groupes sous Autoriser la sélection de. Trouver un lien vers des informations supplémentaires sur la création de listes et ajout de colonnes dans la section Voir aussi.

Remarque : Lors de la création de groupes SharePoint, assurez-vous que chacun d’eux ayant au minimum autorisations de lecture pour le site, ainsi que dans la zone Paramètres de groupe de la Page nouveau groupe, sous qui peut afficher les membres du groupe, tout le monde est sélectionné.

Pour utiliser une recherche de flux de travail dans une liste de destinataires personnalisée :

  1. Dans le navigateur, créez une liste personnalisée nommée destinataires avec trois colonnes suivantes :

    • Modifier le nom de la colonne titre par défaut au Nom de flux de travail.

    • Ajouter la personne ou un groupe dansune colonne nommée. Dans cette colonne, autoriser la sélection de personnes et groupes, mais ne pas autoriser les sélections multiples.

    • Ajouter une seule ligne de la colonne de texte nommée Cc.

  2. Dans la liste des destinataires, créez un nouvel élément et puis procédez comme suit :

    • Dans le champ Nom du flux de travail, tapez Révision de documents, qui est le nom du flux de travail exemple utilisé ici.

    • Dans le champ à, cliquez sur Carnet d’adresses Image du bouton et puis, dans la boîte de dialogue Sélectionner des personnes et groupes, sélectionnez une seule personne ou groupe pour envoyer des messages à.

    • Dans le champ Cc, tapez les adresses de messagerie des destinataires à adresse copies, séparer plusieurs adresses par des points-virgules.

  3. Dans Microsoft Office SharePoint Designer 2007, dans le Concepteur de flux de travail, cliquez sur Actions, puis cliquez sur Envoyer un message électronique.

    Si cette action n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Autres Actions pour afficher la liste complète.

  4. Dans l’action, cliquez sur ce message.

  5. Dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique à la fin de la zone à, cliquez sur Carnet d’adresses Image du bouton .

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les utilisateurs dans la liste ou choisissez-en un existant utilisateurs et groupes, cliquez sur Recherche de flux de travail, puis cliquez sur Ajouter.

  7. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, choisissez les options suivantes :

    • Source: destinataires ou le nom de votre liste personnalisée.

    • Champ: À ou le champ qui contient l’adresse souhaitée.

    • Champ: nom destinataires : flux de travail

    • Valeur: tapez Révision de documents, ou le nom du flux de travail en cours.

      Recherche sur le champ À du message

      Cette liste de choix indique, « À partir de la liste des destinataires, sélectionnez la valeur du champ à l’endroit où le nom du flux de travail est égale à la révision de documents ».

      La partie supérieure de la boîte de dialogue spécifie la liste et la colonne ; la partie inférieure de la boîte de dialogue spécifie la ligne.

  8. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, cliquez sur OK.

  9. Dans le message relatif garantir des recherches uniques, cliquez sur OK.

  10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs.

  11. Dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique à la fin de la zone CC, cliquez sur Carnet d’adresses Image du bouton .

  12. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les utilisateurs dans la liste ou choisissez-en un existant utilisateurs et groupes, cliquez sur Recherche de flux de travail, puis cliquez sur Ajouter.

  13. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, choisissez les options suivantes :

    • Source: destinataires ou le nom de votre liste personnalisée.

    • Champ: Cc ou le champ qui contient l’adresse souhaitée.

    • Champ: nom destinataires : flux de travail

    • Valeur: tapez Révision de documents, ou le nom du flux de travail en cours.

      Recherche sur le champ Cc du message

      Cette liste de choix indique, « À partir de la liste des destinataires, sélectionnez la valeur du champ Cc où le nom du flux de travail est égal à révision de documents ».

  14. Cliquez sur OK, cliquez à nouveau sur OK dans le message d’avertissement, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les utilisateurs.

À présent, lorsque le flux de travail envoie ce message électronique, il envoie pour les adresses figurant dans les champs à et Cc champs de l’élément de révision de documents dans la liste de destinataires personnalisée. Pour modifier les destinataires, simplement apportez les modifications souhaitées dans l’élément de liste.

Un seul flux de travail peut envoyer plusieurs messages électroniques et les messages peuvent pas toutes être envoyés aux destinataires mêmes. Pour stocker les autres adresses pour les autres messages envoyés par ce flux de travail, vous pouvez ajouter des colonnes à la liste pour stocker les autres adresses. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être nommer les colonnes « Tout d’abord du message, » « Deuxième message aux » et ainsi de suite.

Par ailleurs, vous pouvez créer la liste afin que vous créez un élément pour chaque message qui envoie le flux de travail, au lieu d’un élément pour chaque flux de travail. Dans ce cas, vérifiez que le nom utilisé pour identifier chaque message est unique, afin que les recherches de récupérer les adresses de renvoient la valeur unique que vous voulez.

Utilisez le formulaire d’initiation de flux de travail pour spécifier les destinataires

Si vous souhaitez que les destinataires à préciser chaque fois qu’un flux de travail est démarré manuellement, vous pouvez personnaliser le formulaire d’initiation de flux de travail pour collecter les adresses à partir de la personne qui démarre le flux de travail. Le flux de travail peut ensuite simplement utilisez adresses entrées directement, ou copiez-les dans les champs dans l’élément actif : où ils seront toujours disponibles pour la référence une fois le flux de travail terminé son instance en cours. Si le flux de travail est configuré pour qu’il démarre également automatiquement, vous pouvez spécifier des adresses par défaut du formulaire d’initiation pour chaque fois qu’un démarrage automatique se produit.

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Inclure des informations sur l’élément actif

Jusque là, le corps du texte dans l’exemple de message est statique : chaque fois que le flux de travail crée une instance du message, le texte sera exactement identiques.

Toutefois, il peut être utile, pour inclure du texte qui change par rapport à l’élément sur lequel le flux de travail est en cours d’exécution. Par exemple, il peut être utile d’inclure le titre du document nécessitant une révision dans le corps de votre message. Pour inclure ce type d’informations dynamiques, vous utilisez une recherche de flux de travail. Recherches extraient des données de différentes sources de données telles que des listes, des bibliothèques et des données de flux de travail.

Pour ajouter le titre du document pour le texte du message :

  1. Tapez ou collez le texte statique dans laquelle vous souhaitez faire figurer les informations de recherche.

    Corps du message avec texte statique inclus

  2. Positionnez le curseur où vous souhaitez la recherche à rechercher.

    Conseil : Une fois qu’une liste de choix est insérée, elle ne peut pas être déplacée vers un nouvel emplacement. (Il est possible, cependant, « déplacer » d’une recherche en faisant glisser d’autres texte qui l’entoure.) De même, il n’est pas possible pour couper, copier ou pour coller une recherche ou du texte qui inclut une liste de choix.

  3. Cliquez sur Ajouter la recherche au corps.

  4. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, sélectionnez L’élément actif dans la zone Source et le nom dans la zone champ.

    Recherche du nom de l’élément actif

  5. Cliquez sur OK.

La recherche insérée apparaît dans le corps du message.

Corps du message avec recherche insérée

Lorsque le flux de travail s’exécute et le message est généré, la recherche est remplacée par le titre du document.

Message final avec recherche remplacée par le titre

Y compris le titre du document sont utile, mais il peut être encore plus utile d’inclure un lien hypertexte que vous prend directement au document lui-même. Pour ce faire, vous incluez une recherche dans le lien hypertexte. La section inclure un lien hypertexte vers l’élément actif vous montrent comment vous comment.

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Inclure un lien hypertexte statique

Vous pouvez inclure un lien hypertexte statique — c'est-à-dire que celui qui est toujours lié à la même adresse ou emplacement : dans le corps du message de flux de travail en utilisant le code HTML balise d’ancrage (< un > et < /a >) avec l’attribut href et en spécifiant l’adresse cible comme la valeur de l’attribut href .

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Dans le message qui en résulte, le texte entre les balises d’ancrage est rendu comme un lien hypertexte vers l’adresse spécifiée.

Texte du message rendu avec lien hypertexte statique

Remarque : Certains programmes de messagerie basées sur texte ne sont pas capables d’afficher le code HTML et donc le rendu du lien hypertexte.

Pour apprendre à utiliser une recherche de flux de travail pour créer un lien hypertexte dynamique qui pointe vers des adresses différentes en fonction de l’élément sur lequel le flux de travail est en cours d’exécution, consultez la section suivante, inclure un lien hypertexte vers l’élément actif.

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Inclure un lien hypertexte vers l’élément actif

Dans la section précédente, inclure un lien hypertexte statique, l’adresse du lien hypertexte exemple ne comporte aucune information variable : chaque fois que le flux de travail envoie le message électronique, le lien hypertexte pointe vers la même page.

Toutefois, en utilisant une recherche de flux de travail, vous pouvez créer un lien dynamique qui utilise d’informations sur l’élément actif pour déterminer l’URL vers.

Si l’élément actif est un document dans une bibliothèque de documents

Dans l’exemple de notification de démarrage du flux de travail, vous souhaiterez peut-être fournir un lien vers le nouveau document lui-même :

  1. Tapez ou collez le texte statique au sein duquel vous souhaitez que le lien apparaisse.

  2. L’emplacement dans lequel vous souhaitez que la recherche à rechercher, tapez le texte suivant.

<a href="">here</a>

Conseil : Une fois qu’une liste de choix est insérée, elle ne peut pas être déplacée vers un nouvel emplacement. (Il est possible, cependant, « déplacer » d’une recherche en faisant glisser d’autres texte qui l’entoure.) De même, il n’est pas possible pour couper, copier ou pour coller une recherche ou du texte qui inclut une liste de choix.

  1. Placez le point d’insertion entre deux guillemets doubles ( » »).

  2. Cliquez sur Ajouter la recherche au corps.

  3. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, sélectionnez L’élément actif dans la zone Source.

  4. Dans la zone champ, sélectionnez URL absolue codée, puis cliquez sur OK.

    Texte du message avec lien dynamique pour afficher ou modifier le document

Lorsque le destinataire du message clique sur le lien, le document s’ouvre pour afficher ou modifier.

Si l’élément actif est un élément de liste

Lorsque vous créez un lien vers un élément de liste, par exemple, une annonce ou un événement de calendrier, vous pouvez choisir le lien Ouvrir le formulaire d’affichage (DispForm.aspx) ou le formulaire de modification (EditForm.aspx) de l’élément de liste.

Pour créer un lien qui ouvre la liste des éléments d’un document (au lieu du document lui-même) :

  1. Dans le navigateur, accédez à la bibliothèque de documents partagés.

  2. Ouvrez l’élément de liste pour un document existant dans la bibliothèque, à l’aide de Afficher l’élément si vous souhaitez que votre lien pour ouvrir le formulaire d’affichage ou l’Élément modifier si vous souhaitez que votre lien pour ouvrir le formulaire de modification.

  3. Copiez l’adresse dans la barre d’adresses à partir du début protocole http : ou https : via le premier signe égal (=), comme le montre l’illustration suivante.

    Barre d’adresse indiquant l’adresse dans le formulaire d’affichage

    Barre d’adresse indiquant l’adresse dans le formulaire d’édition

    La ?ID = texte est un paramètre de chaîne de requête qui indique à la page pour afficher le formulaire pour n’importe quel élément dans la liste actuelle ou la bibliothèque comporte l’ID de la liste qui suit le signe égal (=), dans cet exemple est l’ID de liste de l’élément actuel, tel qu’identifié par la recherche de flux de travail.

    Remarque : Si l’élément actif est une tâche qui est créée par l’une des trois actions de tâche de flux de travail et si vous souhaitez que le lien pour ouvrir le formulaire de tâche personnalisé (et pas la valeur par défaut, afficher ou modifier un formulaire pour la liste des tâches), consultez la section ultérieure Si l’élément actif est un formulaire de tâche personnalisé. Pour les tâches ne pas été créés par une action de tâche de flux de travail et les formulaires d’affichage de même les tâches créées par une des actions de tâche de flux de travail, la procédure en cours est tout ce dont vous avez besoin.

  4. Dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique à l’emplacement où vous souhaitez que le lien hypertexte apparaisse, collez l’adresse.

  5. Positionnez le point d’insertion directement après le signe égal (=), puis cliquez sur Ajouter la recherche au corps.

  6. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, sélectionnez L’élément actif dans la zone Source et l' ID dans la zone champ.

    Recherche de l’ID de l’élément actif

  7. Cliquez sur OK.

    La recherche insérée apparaît dans le corps du message.

    Important : Pendant la recherche d’ID élément actuelle est utile pour créer des liens vers l’élément de liste en cours, les recherches suivantes peuvent présenter des erreurs dans le chemin d’accès rendu et sont donc pas recommandés à inclure dans les liens de message électronique : chemin d’accès, URL Relative de serveur, URL de la Source et chemin d’URL.

  8. Ajouter le reste du texte du lien hypertexte et pour la balise d’ancrage dans lesquels il est le texte du message qu’il contient, ainsi que tout état associé que vous souhaitez inclure.

    L’illustration suivante montre des textes de lien pour le formulaire d’affichage et le formulaire de modification tels qu’ils apparaissent dans le message électronique.

    Texte de message avec lien d’affichage et lien d’édition pour l’élément actif

Si vous prévoyez d’utiliser plusieurs fois un lien, voir la section magasin une adresse d’élément de liste comme étant une variable de flux de travail.

Si l’élément actif est un formulaire de tâche personnalisé

Si votre flux de travail utilise l’une des actions trois tâches pour créer une tâche, un formulaire de tâche personnalisé est généré automatiquement lors de la compilation le flux de travail. Si vous souhaitez envoyer les rappels de tâche pour une tâche qui est créé par une action de tâche de flux de travail d’un flux de travail secondaire, vous probablement il sera utile inclure un lien vers ce formulaire de tâche personnalisé dans les rappels.

Les formulaires par défaut pour une liste de tâches, telles que DispForm.aspx et EditForm.aspx, résident dans le dossier pour cette liste des tâches. Mais un formulaire de tâche personnalisé réside dans le dossier du flux de travail à laquelle il est associé. Chaque tâche de flux de travail possède son propre type de contenu, et il est le type de contenu de la tâche de flux de travail qui identifie le formulaire de tâche personnalisé qui utilise le type de contenu. Étant donné que le formulaire de tâche personnalisé réside dans un autre emplacement, création d’une URL à ce formulaire est différente de la création de l’URL à un formulaire d’affichage par défaut ou modifier le formulaire d’un élément.

Voici à quoi ressemble l’URL d’un formulaire de tâche personnalisé.

URL du formulaire d’édition d’une tâche personnalisée

Espaces réservés pour des informations sur les variables apparaissent en gras et mis entre crochets.

L’attribut Source spécifie la liste des tâches du flux de travail en cours est associé. Lorsque vous cliquez sur Terminer une tâche ou sur Annuler dans le formulaire de tâche personnalisé, le formulaire utilise l’adresse de l’attribut source pour savoir quelle liste pour revenir à. Pour créer un lien vers un formulaire de tâche personnalisé, vous pouvez copier et coller à partir du début de l’URL par le biais du ID = [item_ID] caractères et ignorez le reste (la partie qui est mis en surbrillance dans l’exemple).

Obtenir l’URL d’un formulaire de tâche personnalisé le moyen le plus simple consiste à exécuter le flux de travail une seule fois, afin qu’il crée une tâche. Lorsque vous ouvrez le formulaire de tâche personnalisé pour cette tâche dans le navigateur, vous pouvez copier la partie de l’URL que vous avez besoin, collez-le dans le corps du message électronique dans le Concepteur de flux de travail, puis ajouter une recherche de flux de travail qui fournit l’ID de l’élément de tâche.

Pour inclure la recherche dans le texte du message :

  1. Dans le Concepteur de flux de travail, dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique, tapez ou collez tout le texte du lien, à l’exception de la recherche à l’ID d’élément : dans le corps du message électronique.

  2. Placez le point d’insertion derrière le signe égal (=), supprimer le numéro de l’ID d’élément actuel, puis cliquez sur Ajouter la recherche au corps.

  3. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, sélectionnez L’élément actif dans la zone Source et cliquez sur ID dans la liste de champs, puis cliquez sur OK.

    Lien du formulaire de tâche personnalisé avec recherche d’ID insérée

    N’oubliez pas que cet exemple utilise un flux de travail secondaire s’exécutant sur la liste des tâches, afin que l’élément actif est la tâche. Liaison à un formulaire de tâche personnalisé dans le flux de travail principal qui crée réellement l’élément de tâche est différente. Pour savoir comment configurer un flux de travail qui utilise une action Collecter les données d’un utilisateur d’envoyer des notifications personnalisées pour les personnes à qui la tâche est affectée, voir la section Envoyer les notifications de votre propre tâche personnalisée.

    Pour découvrir comment vous pouvez configurer cette adresse afin que vous puissiez l’utiliser ailleurs dans le même flux de travail, voir la section suivante, Store une adresse d’élément de liste comme étant une variable de flux de travail.

Stocker une adresse d’élément de liste comme étant une variable de flux de travail

Vous pouvez stocker l’URL du formulaire d’affichage ou modifier un formulaire d’un élément de liste dans une variable de flux de travail, afin que vous puissiez l’utiliser à plusieurs emplacements dans le même flux de travail.

  1. Dans le Concepteur de flux de travail, cliquez sur Actions, puis cliquez sur Créer une chaîne dynamique.

    Si cette action n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur Autres Actions pour afficher la liste complète.

  2. Dans l’action, cliquez sur chaîne dynamique.

  3. Dans la boîte de dialogue Générateur de chaînes de coller la partie texte statique de l’URL (mais pas la recherche de l’ID d’élément en cours).

    Dans cette boîte de dialogue, utilisez CTRL + C pour copier, CTRL + X pour couper et CTRL + V pour coller.

  4. Positionnez le point d’insertion après le signe égal (=), puis sur Ajouter la recherche.

  5. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, sélectionnez L’élément actif dans la zone Source et l' ID dans la zone champ.

    Recherche de l’ID de l’élément actif

  6. Cliquez sur OK.

    La recherche est ajoutée au texte dans la boîte de dialogue.

    Texte de l’URL avec recherche d’ID insérée

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Générateur de chaînes.

  8. Dans l’action, cliquez sur la variable.

  9. Dans la liste, cliquez sur créer une nouvelle variable et puis, dans la boîte de dialogue Modifier la Variable, tapez un nom pour la nouvelle variable.

  10. Vérifiez que le Type est défini sur chaîne, puis cliquez sur OK.

  11. Ajouter l’action Envoyer un courrier électronique au flux de travail, puis cliquez sur ce message dans l’action.

  12. Pour utiliser la nouvelle variable dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique, tapez ou collez le texte qui l’entoure et des balises HTML (y compris les guillemets) dans le corps du message, positionnez le curseur entre guillemets, puis cliquez sur Ajouter la recherche au corps.

  13. Dans la boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, dans la zone de liste Source, cliquez sur Données de flux de travail.

  14. Dans la liste de champs, cliquez sur Variable : nom de la variable, puis cliquez sur OK.

    Nouvelle variable insérée entre guillemets

Vous pouvez maintenant insérer cette variable de n’importe où que vous souhaitez qu’elle dans le flux de travail en cours.

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Inclure une image

Il n’est pas possible d’incorporer un fichier image ou un graphisme dans le corps du message électronique est envoyé par votre flux de travail. Toutefois, vous pouvez inclure un graphique dans votre message à l’aide de la balise HTML d’image (< img / >) pour créer un lien vers une image qui est stockée en tant que fichier JPEG (.jpg) et téléchargée dans une bibliothèque d’images dans votre site.

  1. Dans le corps de votre message, dans l’emplacement où vous souhaitez l’image liée s’affiche, tapez le < img src = » « / > balise HTML.

  2. Placez le point d’insertion entre deux guillemets doubles ( » »).

  3. Tapez ou collez l’URL du fichier image JPEG. La balise complète ressemble à celle-ci.

    Balise HTML complète d’une image

Lorsque le message est envoyé, l’image à partir du fichier JPEG s’affiche au lieu de la balise de lien.

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Mettre en forme le contenu de votre message

Dans les précédents sections, point d’ancrage HTML balises (< un > et < /a >) sont utilisées pour créer un lien hypertexte. Vous pouvez utiliser d’autres balises HTML pour spécifier la police, couleur, de style et autres attributs du texte dans votre message.

Étant donné que le Concepteur de flux de travail prend en charge uniquement des styles intralignes pour mettre en forme des messages et pas externe ou incorporée feuille de style (CSS) mise en forme, vous devez faire toute mise en forme que vous souhaitez à l’aide de l’attribut de style avec des balises HTML. Vous pouvez le faire en tapant les balises HTML directement dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique dans le Concepteur de flux de travail, ou en créant le corps de votre message dans le Code afficher et mode Création et puis en le collant dans la boîte de dialogue Définir un Message électronique.

  1. Enregistrez votre flux de travail en cliquant sur Terminer.

  2. Créer une nouvelle page HTML.

  3. Basculer en mode fractionné et puis cliquez sur n’importe où dans la zone d’affichage de conception.

  4. Le point d’insertion dans la zone d’affichage Création, double-cliquez sur Application de Style dans la barre d’état.

    La barre d’outils Application de Style s’affiche.

  5. Dans la barre d’outils Application de Style, assurez-vous que l’Application de Style est défini sur manuel et que la Règle cible est définie sur (Nouveau Style intraligne), comme illustré ici.

    Barre d’outils Application de style présentant les paramètres corrects

    Si vous mettez en forme le texte du message dans le mode Code et mode Création, vous devez définir Application de Stylemanuel afin que Office SharePoint Designer 2007 n’ajoute pas les classes CSS, le serveur ne peut pas afficher dans l’application courrier de flux de travail. En outre, vous devez travailler en mode Code à placer du texte qui est imbriqué dans texte déjà mis en forme, mais pour lesquelles vous souhaitez spécifier la mise en forme différentes balises spécifique. Une fois les balises spécifique en place, vous pouvez travailler en mode Création pour appliquer la mise en forme que vous souhaitez.

  6. Mettre en forme du texte comme d’habitude à l’aide des outils WYSIWYG en mode création :

    • Si vous voulez mettre en forme du texte à l’intérieur d’une balise, par exemple, < para > ou < liste d’horizontale >, positionnez le point d’insertion dans le mode Code et double-cliquez sur la balise de votre choix dans la boîte à outils.

    • Par ailleurs, vous pouvez taper la balise et puis utilisez IntelliSense pour insérer l’attribut de style et toutes les paires de propriété/valeur que vous voulez. Veillez à séparer les paires de propriété/valeur par un point-virgule.

Quelques meilleures pratiques :

  • Utiliser des balises de paragraphe (< p > et < /p >) pour définir des paragraphes séparés et pour spécifier les par défaut mise en forme d’un paragraphe est la différent entre la valeur par défaut mise en forme du message global.

  • Au sein d’un paragraphe, utilisez des balises de vie supplémentaires pour spécifier les locale la mise en forme est différente de la mise en forme par défaut les paragraphes et le message global.

  • Le Concepteur de flux de travail affiche un saut de ligne manuel sous forme d’un saut de ligne supplémentaire dans le message. Les balises de paragraphe ajouter déjà approprié espace entre paragraphes, vous devez supprimer tous les sauts de ligne manuel à partir de la version finale du message dans le concepteur pour éviter de devoir trop d’espace entre les paragraphes.

    Il peut être plus facile de créer votre texte mis en forme avec des sauts de ligne pour la clarté et supprimer tous les espaces et les sauts de ligne avant de finaliser le message dans le Concepteur de flux de travail.

    Cette pratique recommandée s’applique uniquement si vous incluez des balises de paragraphe ou d’autres balises que vous ajoutez automatiquement un espace vertical entre les unités de texte.

L’illustration suivante présente un exemple de texte mis en forme avec des balises HTML. Notez qu’aucun saut de ligne manuel n’est présents.

Texte mis en forme avec des balises HTML

Dans le message envoyé par le flux de travail, que le contenu mis en forme est rendu en conséquence.

Version terminée du texte mis en forme au format HTML

Une fois que vous êtes à l’aise mise en forme le texte du message, vous pouvez créer un large éventail de styles de message. Pour plus d’informations sur un moyen de mise en forme du texte de message, consultez la section suivante de cet article, Envoyez vos propres notifications de tâche personnalisé.

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Envoyer des notifications de votre propre tâche personnalisée

Par défaut, lorsqu’un flux de travail utilise l’un des trois actions de tâche personnalisé pour créer et affecter une tâche, la liste des tâches envoie automatiquement notifications par courrier électronique aux personnes à qui la nouvelle tâche est affectée. Si vous souhaitez créer vos propres messages de notification de tâche personnalisé, vous pouvez configurer un flux de travail secondaire qui s’exécute sur la liste des tâches leur envoyer.

Pour ne pas envoyer de notifications en double, vous pouvez désactiver les notifications d’automatiques pour la liste des tâches :

  • Dans la page Paramètres avancés de la liste des tâches, dans la zone de Notification par courrier électronique, cliquez sur non sous Envoyer un message électronique lorsque l’appartenance est attribuée.

    Remarque : La désactivation de la notification automatique désactive toutes les notifications de tâche automatique pour le site, y compris ceux qui sont générés par le flux de travail prédéfinis est disponibles dans Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Une fois que vous avez désactivé automatiquement une notification, vous pouvez utiliser un seul flux de travail secondaire pour envoyer la même notification pour toutes les tâches, ou vous pouvez utiliser des conditions avec plusieurs actions branchement d’une ou plusieurs flux de travail secondaire pour envoyer des différents types de notification qui ne correspondent à diverses situations.

Vous pouvez utiliser le même flux de travail secondaire ou flux de travail pour envoyer les rappels par courrier électronique sur les tâches qui sont ne termine pas encore lorsque approche de leur date d’échéance. Pour plus d’informations sur les flux de travail secondaire, voir l’article créer un flux de travail secondaire.

Vous pouvez mettre en forme vos notifications personnalisées comme souhaité. Une prise en main consiste à personnaliser le contenu HTML des notifications automatiques par défaut, que vous pouvez copier directement à partir de l’exemple de code suivant.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Sept espaces réservés pour les recherches sont inclus dans l’exemple de code HTML précédent. Les espaces réservés apparaissent dans des crochets ([]). Après avoir collé le contenu HTML dans le corps du message électronique dans le Concepteur de flux de travail, vous devez remplacer les espaces réservés, y compris les crochets qui contiennent les, avec les recherches réels. Vous trouverez les instructions pour la création de ces recherches dans les six sous-sections suivantes. (Un des espaces réservés, une pour le nom du document est utilisé à deux reprises.)

Recherche du nom de flux de travail

Utilisez cette liste de choix.

Recherche du nom du flux de travail qui a créé la tâche actuelle

Consultation de la Date de création d’une tâche

Utilisez cette liste de choix.

Recherche de la date de création de la tâche actuelle

Recherche du nom de document (utilisé deux fois)

Utilisez cette liste de choix.

Recherche de nom de document

Recherche des URL de document

Utilisez cette liste de choix.

Recherche de l’URL du document

Recherche de formulaire de tâche personnalisé

Cette liste de choix est inséré dans le cadre de l’URL pour le formulaire de tâche personnalisé créé par le flux de travail en cours, comme indiqué dans la section précédente Si l’élément actif est un formulaire de tâche personnalisé.

La recherche lui-même ressemble à ceci.

Recherche de l’ID de l’élément actif

Et l’adresse complète ressemble à ceci :

Adresse du formulaire de tâche personnalisé avec recherche d’ID insérée

Formulaire d’affichage pour la recherche de l’élément de Document

Cette liste de choix est inséré dans le cadre de l’URL pour le formulaire d’affichage de la tâche, comme indiqué dans la section précédente Si l’élément actif est un élément de liste.

La recherche elle-même ressemble à ceci.

Recherche de l’ID de l’élément actif

Et l’adresse complète ressemble à ceci :

Adresse du formulaire d’affichage de l’élément de document avec recherche d’ID insérée

Lorsque toutes les recherches sont en place, cette notification de tâche personnalisé rendu ressemble ceci.

Version finale du message de notification personnalisé

Vous pouvez personnaliser ce message en ajoutant des instructions ou autres informations ou ajuster l’apparence du message en mettant en forme le texte. Grâce aux outils que vous avez appris dans cet article, vous êtes prêt à configurer vos flux de travail pour envoyer exactement les messages que vous voulez envoyer.

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Connaître les options qui ne sont pas prises en charge

Les options suivantes ne sont pas prises en charge par la version actuelle de l’action Envoyer un courrier électronique:

  • Spécification d’une adresse sur la ligne de. (Messages électroniques envoyés par le flux de travail toujours affichent l’adresse de messagerie spécifiée par l’administrateur du serveur sur la ligne de. Seul l’administrateur du serveur peut modifier ce, et elle peut uniquement être modifiée pour toutes les notifications dans l’application Web en cours, et non par flux de travail.)

  • Inclure un lien hypertexte vers la page État du flux de travail. (Il n’est pas possible d’utiliser une recherche de flux de travail pour fournir la valeur de la variable WorkflowInstanceID dans la chaîne de requête.)

  • À l’aide d’une feuille de style en cascade (CSS) incorporée à mettre en forme le contenu du message. (Texte peut être mis en forme à l’aide de l’attribut de style , mais la balise < style > et classes CSS ne sont pas pris en charge).

  • À l’aide d’une recherche de flux de travail dans la zone à ou CC qui fait référence à une colonne de la personne ou le type de groupe qui contient plusieurs valeurs.

  • Spécification d’un destinataire en Cci (copie carbone invisible) d’un message. (Un développeur peut modifier le. Fichier d’ACTIONS sur le serveur pour inclure un champ Cci, mais ce n’est pas possible dans le Concepteur de flux de travail.)

  • En tant que pièce jointe, y compris un autre fichier à un message.

  • Incorporation d’image ou fichiers graphiques dans un message. (Vous pouvez créer un lien à une image, voir la section précédente inclure une image.)

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Voir aussi

Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS dans SharePoint Online, SharePoint 2016 et SharePoint 2013

Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS dans SharePoint 2010

Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS dans SharePoint 2007

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