Créer plus de présentations PowerPoint accessibles

Enregistrer une présentation dans un autre format

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Pour rendre une présentation plus accessible aux personnes souffrant de handicaps, enregistrez-la dans un autre format qui peut être lu par un lecteur d’écran. Votre public pourra ainsi l’ouvrir sur un appareil personnel ou l’utiliser avec un lecteur de braille.

Créer un document à partir d’une présentation

  1. Ouvrez la présentation PowerPoint.

  2. Sélectionnez Fichier > Exporter > Créer des documents.

  3. Pour créer une version Word, sélectionnez Créer des documents.

    Capture d’écran de l’interface utilisateur de PowerPoint affichant l’option Fichier > Exporter > Créer des documents.
  4. Pour afficher les diapositives de présentation en premier, suivies des notes de présentation, sélectionnez Notes sous les diapositives.

  5. Pour inclure les images des diapositives dans le document Word, sélectionnez Coller, puis sélectionnez OK.

Améliorer l’accessibilité dans le document Word

Pour augmenter la quantité de détails lues par les lecteurs d’écran, ajoutez les titres des diapositives en tant que titres et un texte de remplacement à chaque image.

Ajouter des titres de diapositives

  1. Ajoutez un signe Deux-points après chaque numéro de diapositive dans le document, puis copiez-collez le titre approprié à partir de la présentation PowerPoint.

    Capture d’écran d’un nouveau document Word affichant Diapositive 1 en guise de titre de diapositive. La diapositive figurant dans cette image contient le titre de la diapositive, les noms des présentateurs ainsi qu’une image d’arrière-plan représentant des hommes ou des femmes d’affaire autour d’une table de conférence.
  2. Sélectionnez le titre de diapositive, puis sélectionnez Accueil > Titre 1.

Lorsque vous avez fini d’ajouter des titres, sélectionnez Affichage > Volet de navigation pour afficher un plan de votre présentation. Parfois, les personnes qui utilisent un lecteur d’écran ou de braille examinent d’abord la navigation afin d’obtenir une vue d’ensemble du document.

Ajouter un texte de remplacement aux images des diapositives

  1. Sélectionnez une image de diapositive, puis cliquez dessus avec le bouton droit.

  2. Sélectionnez Image, puis sélectionnez Texte de remplacement.

  3. Ajoutez un texte qui décrit l’image.

Vérifier l’accessibilité du document

  • Sélectionnez Révision > Vérifier l’accessibilité.

    Capture d’écran de l’interface utilisateur de Word affichant l’option Révision > Vérifier l’accessibilité encadrée en rouge.

Si vous avez ajouté un texte de remplacement à chaque image de diapositive, les résultats de l’inspection ne devraient contenir aucune erreur.

Autres actions

Créer un fichier Office à l’aide d’un modèle

Enregistrer un fichier

Formation sur Excel

Formation sur Word

Formation sur PowerPoint

Il est difficile de saisir tout le contenu d’une présentation en direct ou lors d’une diffusion. Les personnes souffrant de handicaps apprécieront une version alternative de la présentation, telle qu’un document Word ou PDF.

Une version Word ou PDF d’une présentation peut être lue par l’ensemble des membres de votre public, ainsi que par les personnes qui utilisent un lecteur d’écran. Elle peut également être ouverte sur un appareil personnel, tel qu’un smartphone, ou utilisée avec un lecteur de braille.

Voici un diaporama sur Skype Entreprise que nous avons présenté lors d’une conférence, ouvert dans PowerPoint.

Pour commencer, je sélectionne Fichier > Exporter > Créer des documents.

Je sélectionne ensuite Créer des documents pour créer un document Word. Je vais ainsi pouvoir enregistrer la version Word au format PDF après avoir optimisé son accessibilité.

À présent, je dois décider de l’organisation des pages dans Word.

Je préfère placer les notes sous les diapositives afin de faciliter la navigation à l’aide d’un clavier ou d’un lecteur d’écran.

Dans la section Ajouter des diapositives au document Microsoft Word, je sélectionne Coller.

La version Word s’ouvre quelques secondes plus tard.

Dans Word, je vérifie que je suis en mode Lecture afin de passer rapidement le document en revue.

Je constate que chaque diapositive est insérée dans une page distincte et que les notes sont placées en dessous de chaque diapositive.

Chaque diapositive est intitulée du numéro de diapositive associé. Les personnes qui utilisent des lecteurs d’écran apprécieront les titres, car ces derniers leur facilite la navigation.

Je vais en ajouter quelques-uns.

Tout d’abord, je passe en mode Modification.

J’ajoute le titre de la diapositive et je le sélectionne.

Je lui applique le style Titre 1.

Je vais ensuite ajouter un texte de remplacement aux images des diapositives.

Ces dernières sont des versions incorporées des diapositives elle-mêmes.

Les lecteurs d’écran lisent les versions incorporées des diapositives comme s’il s’agissait d’images ; ils ne lisent donc pas le texte contenu dans les images. Le texte de remplacement doit répéter le texte de la diapositive, mais également la décrire.

Je sélectionne l’image de la première diapositive dans le document Word, puis je clique dessus avec le bouton droit.

Je sélectionne Image, puis Texte de remplacement.

Je dois maintenant entrer le texte de remplacement. Ce dernier doit contenir les éléments suivants :

titre de la diapositive et titre de la présentation, noms des présentateurs et description du contenu de l’image d’arrière-plan.

J’effectue ces deux modifications sur toutes les diapositives.

Je peux voir ma progression dans le volet de navigation.

Parfois, les personnes qui utilisent un lecteur d’écran ou de braille examinent d’abord la navigation afin d’obtenir une vue d’ensemble du document.

Je viens d’effectuer quelques étapes qui permettent de rendre ce document pleinement accessible. Je vérifie donc l’accessibilité du document dans Word avant de continuer.

Il semble qu’il n’y ait que des problèmes d’importance mineure.

Les caractères vides sont inutiles, car les lecteurs d’écran les interprètent comme « Vide ». Ici, un lecteur d’écran lirait le contenu de la manière suivante : « Vide Vide Vide Vide » en boucle.

Pour résoudre ce problème, il me suffit de sélectionner le premier élément (« 6 caractères ») pour que Word mette en surbrillance l’emplacement associé dans le document.

J’affiche les marques de paragraphe afin de rendre les caractères vides visibles.

En voici 6 dans la première diapositive. Je les supprime.

Je répète cette opération pour les caractères vides restants à partir de la liste.

Une fois terminé, j’enregistre le document avec un nom significatif. Je peux l’enregistrer dans Word ou sous forme de fichier PDF.

Je dispose désormais d’une version accessible de la présentation que je peux partager.

Pour en savoir plus sur l’accessibilité, consultez la page aka.ms/OfficeAccessibility

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