Si vous souhaitez modifier un fichier situé dans une bibliothèque SharePoint et si vous ne souhaitez pas que d’autres personnes puissent y accéder, vous pouvez extraire le fichier. Ainsi, vous serez certain que personne ne peut y apporter des modifications pendant que vous travaillez dessus. Lorsque vous validez des modifications et réenregistrez le fichier dans la bibliothèque SharePoint, les autres utilisateurs peuvent consulter vos modifications. Ils peuvent également extraire le fichier, s’ils possèdent les autorisations nécessaires. Si vous ne souhaitez pas modifier le fichier ou si vous ne voulez pas conserver les modifications apportées, vous pouvez annuler l’extraction : ainsi, votre intervention n’affectera pas l’historique des versions.
Important : Vous pouvez l’enregistrer sur un serveur sur lequel Microsoft Office SharePoint Server 2007 et Microsoft SharePoint Server 2010 sont installés. Pour utiliser SharePoint dans Office pour Mac, vous devez disposer de Microsoft Office pour Mac Famille et Petite Entreprise 2011, Microsoft Office pour Mac Éducation 2011 ou Microsoft Office pour Mac Standard 2011.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Enregistrez les modifications apportées à un fichier
En fonction des besoins de votre organisation, votre bibliothèque est configurée pour suivre uniquement les versions principales. Il est également possible qu’elle effectue le suivi des versions principales et secondaires. Si les personnes de votre groupe ne fonctionnent pas fréquemment sur plusieurs révisions, il est possible que votre organisation ne souhaite pas effectuer le suivi des versions principales. Si de nombreuses personnes travaillent ensemble sur des fichiers et créent généralement plusieurs versions, votre organisation pourra également effectuer le suivi des versions principales et secondaires. La fourniture de deux types de versions permet à votre équipe de mieux gérer son contenu. Les personnes qui travaillent avec le contenu peuvent mieux comprendre l’état actuel d’un fichier. Par exemple, une version majeure est généralement une version prête à être affichée et révisée par un groupe de grande taille, tandis qu’une version mineure est un brouillon sur lequel une personne travaille encore.
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Archiver.
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Si un message vous invite à choisir le type de version que vous archivez, cela signifie que la bibliothèque assure le suivi des versions majeures et des versions mineures. Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour mettre à jour le fichier sur le serveur et |
Procédez comme suit |
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autoriser les utilisateurs à afficher et à approuver les modifications |
Cliquez sur Version majeure (visible pour tous). |
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créer un exemplaire de travail du fichier |
Cliquez sur Version mineure (visible pour les utilisateurs disposant de droits de lecture). |
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remplacer la version mineure actuelle |
Cliquez sur Remplacer (remplacer le fichier sur le serveur). |
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Remarque : Les options de version attribuent également un numéro à la version que vous enregistrez. Par exemple, la version 2.3 est la troisième version mineure d’un fichier dont deux versions majeures ont été publiées et la version 3.0 est la version majeure suivante de ce fichier.
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Pour enregistrer les modifications tout en conservant le fichier à l’état Extrait, activez la case à cocher Laisser le fichier extrait après l’archivage de cette version.
Remarque : Cette option n’est disponible que si le document est au Open XML Format.
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Sous Commentaires sur la version, entrez la description des modifications apportées, puis cliquez sur Archiver.
Annuler l’extraction
Si vous extrayez un fichier d’une bibliothèque d’un site, le modifiez, puis décidez de ne pas conserver les modifications apportées, vous pouvez annuler l’extraction. Les modifications apportées au fichier après son extraction sont annulées et le fichier est remis à la disposition des autres utilisateurs qui souhaitent le modifier.
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Ignorer l’extraction.
