Enregistrer des éléments de conception de base de données et les réutiliser

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Access vous propose plusieurs méthodes pour réutiliser les éléments de conception d’une base de données. Vous pouvez enregistrer une base de données entière en tant que modèle, une partie d’une base de données en tant que composant d’application ou un champ ou un ensemble de champs en tant que modèle de type de données. Dans tous les cas, Access crée un fichier que vous pouvez partager avec d’autres utilisateurs. Vous pouvez utiliser de la même façon ces types de fichiers lorsqu’ils proviennent de tiers.

Cet article décrit comment enregistrer plusieurs objets de base de données différents en tant que modèles qui incluent des données dans certains cas. Il présente également les différents fichiers de modèle et explique comment les partager. Enfin, il fournit des informations détaillées sur les composants d’application fournis avec Access.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Il peut vous arriver parfois de ne pas avoir envie de créer entièrement une base de données. Vous pouvez également souhaiter réutiliser des éléments de conception d’une base de données sur lesquels vous avez passé beaucoup de temps. Enfin, vous pouvez souhaiter tirer parti du travail de conception réalisé par d’autres personnes. Access vous propose les trois méthodes principales suivantes pour réutiliser les éléments de conception d’une base de données :

  • Les modèles de base de données    sont des fichiers (type de fichier *.accdt) que vous pouvez utiliser pour créer une base de données. En règle générale, une base de données créée à partir d’un modèle est prête à l’emploi, mais vous pouvez la personnaliser pour qu’elle réponde à vos besoins spécifiques. Par exemple, le modèle de base de données web Biens offre des possibilités de gestion des biens de base. Vous souhaiterez peut-être toutefois l’étendre en ajoutant des informations de service ou de budget propres à votre organisation. Access propose plusieurs modèles de base de données que vous pouvez afficher en mode Backstage à l’ouverture d’Access.

  • Les composants d’application    sont des fichiers tout comme les modèles de base de données, Vous les utilisez toutefois pour ajouter des éléments de conception à une base de données existante et non pas pour créer une base de données. Le composant d’application Commentaires, par exemple, fournit une table définie pour contenir des commentaires, notamment un champ de type date/heure. Certains composants d’application lancent un Assistant permettant de créer une relation pour définir comment ils s’insèrent dans les tables existantes. Access propose plusieurs composants d’application que vous pouvez afficher sous l’onglet Créer.

  • Les modèles de type de données    sont des fichiers que vous pouvez utiliser pour créer des champs et des combinaisons de champs. Vous pouvez par exemple utiliser les modèles de type de données Dates de début et de fin pour ajouter deux champs de type date/heure à une table en un seul clic. Les modèles de type de données utilisent un type de fichier différent (*.accft) par rapport aux modèles de base de données et aux composants d’application. Access propose plusieurs modèles de type de données que vous pouvez afficher sous l’onglet Champs lorsqu’une table est ouverte en mode Feuille de données.

Enregistrement et partage d’éléments de conception de base de données en vue de leur réutilisation

Créer un modèle de base de données ou composant d’application    Enregistrer une base de données en tant que fichier *.accdt à l’aide des commandes de l’onglet fichier (pour connaître la procédure, voir la section Enregistrer une base de données en tant que modèle de base de données ou composant d’application (*.accdt).) Vous pouvez ensuite utiliser le modèle pour créer une nouvelle base de données ou, s’il s’agit d’un composant d’application, ajoutez ses fonctionnalités à une base de données existante.

Modèles de base de données et les composants d’application que vous créez sont stockés par défaut dans votre dossier de modèles de données (par exemple, C:\Users\ < nom_utilisateur > \AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\) application itinérance. Vous pouvez placer les fichiers de modèle dans ce dossier afin de les rendre disponibles en tant que modèles de base de données ou des composants d’application. De même, vous pouvez copier les fichiers de modèle à partir de ce dossier et leur donner à d’autres personnes pour leur usage.

Remarque : Vous devez faire preuve de prudence lorsque vous utilisez des fichiers provenant de tiers.

Créer un modèle de type de données    Enregistrer une sélection de champs de table en tant que fichier *.accft à l’aide d’une commande dans l’onglet champs (pour connaître la procédure, voir la section Enregistrer un champ en tant que modèle de type de données (*.accft).)

Modèles de type de données que vous créez sont stockés par défaut dans votre dossier de modèles de données (par exemple, C:\Users\ < nom_utilisateur > \AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\) application itinérance. Vous pouvez placer les fichiers de modèle de type de données dans ce dossier afin de les rendre disponibles en tant que types de données pour les nouveaux champs. De même, vous pouvez copier les fichiers de modèle à partir de ce dossier et leur donner à d’autres personnes pour leur usage.

Remarque : Vous devez faire preuve de prudence lorsque vous utilisez des fichiers provenant de tiers.

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Enregistrer une base de données en tant que modèle de base de données ou composant d’application (*.accdt)

Vous enregistrez une base de données en tant que modèle de base de données ou composant d’application à l’aide des commandes de l’onglet Enregistrer et publier en mode Backstage.

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer et publier.

  2. Sous Enregistrer la base de données sous, cliquez sur Modèle.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer un modèle à partir de cette base de données, spécifiez des valeurs pour les champs suivants :

    • Nom    Obligatoire. Entrez le texte qui identifie le composant de modèle ou d’une application. Access affiche ce nom en parallèle avec le composant de modèle ou d’une application.

    • Description    Entrez le texte qui décrit le contenu ou l’objectif du composant de modèle ou une application. Elle apparaît dans l’info-bulle pour le composant de modèle ou d’une application.

    • Catégorie    Sélectionnez les Modèles de l’utilisateur pour que le composant d’application apparaissant sous modèles sur le ruban (par défaut). Vous pouvez également ajouter une catégorie en le tapant, et vous pouvez ensuite affecter cette application future pièces à cette catégorie. La nouvelle catégorie apparaît dans le ruban.

    • Icône    Spécifier une icône à afficher pour le composant de modèle ou d’une application. Pour les composants d’application, cette icône apparaît dans la galerie de composants d’application sur le ruban.

    • Aperçu    Spécifier une plus grande image à afficher pour le modèle en mode Backstage. Lorsque vous recherchez un modèle, cette image est ce que vous verrez pour ce modèle.

    • Table primaire    Spécifiez une table qui sera la table primaire pour le composant d’application. Servira de ce tableau par défaut pour mettre en relation avec les autres tables dans une base de données à laquelle le composant est ajouté le composant d’application. Lorsque quelqu'un utilise le composant d’application, Access démarre un Assistant pour aider à créer la relation. Bien que la Table primaire est utilisée par défaut, vous pouvez sélectionner une autre table lors de l’exécution de l’Assistant.

    • Formulaire d’instanciation    Spécifiez un formulaire qui s’ouvrira par défaut lors de la première ouverture des bases de données créés à partir de ce modèle. Ce formulaire par défaut s’ouvre seulement une seule fois. Le formulaire peut contenir du code il s’exécute lorsqu’il s’ouvre, mais la présence de code génèrent un avertissement de sécurité.

    • Composant d’application    Activez cette case à cocher Enregistrer la base de données en tant que composant d’application. Désactivez cette case à cocher pour enregistrer la base de données sous forme de modèle de base de données.

      Remarque :  Vous devez activer cette case à cocher avant de spécifier une valeur pour le champ Table primaire.

    • Inclure les données dans un modèle    Activez cette case à cocher Enregistrer les données qui se trouvant dans la base de données dans le cadre du modèle. Lorsque des bases de données sont créés à partir du modèle, ils incluent ces données.

  4. Cliquez sur OK pour enregistrer le modèle. Par défaut, Access l’enregistre dans le dossier C:\Users\<utilisateur actuel>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Enregistrer un champ en tant que modèle de type de données (*.accft)

Pour créer un modèle de type de données, vous devez sélectionner un champ ou une combinaison de champs et utiliser ensuite une commande du ruban pour les enregistrer en tant que modèle. Vérifiez que le ou les champs sont définis de la façon souhaitée avant de commencer. Définissez les propriétés à conserver dans le modèle de type de données. Par exemple, si vous souhaitez créer un modèle de type de données « euro », vous devez créer un champ monétaire puis définir son format sur Euro.

  1. Ouvrez la table qui contient les champs que vous souhaitez enregistrer comme modèle.

  2. Sélectionnez le ou les champs à enregistrer en vue de leur réutilisation.

  3. Dans le groupe Ajouter et supprimer de l’onglet Champs, cliquez sur Plus de champs, puis sur Enregistrer la sélection comme nouveau type de données.

  4. Dans la boîte de dialogue Créer un type de données à partir des champs, spécifiez des valeurs pour les champs suivants :

    • Nom    Obligatoire. Il identifie le modèle de type de données et s’affiche dans la liste des champs disponibles lorsque vous sélectionnez un champ dans la liste de Plus de champs.

    • Description    Entrez le texte qui décrit le contenu ou l’objet du modèle de type de données. Elle apparaît dans l’info-bulle qui s’affiche lorsque vous pointez sur le modèle de type de données dans la liste Autres champs.

    • Catégorie    Sélectionnez une catégorie dans laquelle le modèle de type de données dans la liste Autres champs de la liste. Par défaut, la catégorie est Types définis par l’utilisateur.

    • Formulaire d’instanciation    Si vous le souhaitez, spécifiez un formulaire qui s’ouvrira par défaut la première fois que le modèle de type de données est utilisé.

  5. Cliquez sur OK pour enregistrer le modèle de type de données.

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Réutiliser les éléments de conception d’une base de données provenant d’un tiers

Vous pouvez créer un modèle de base de données ou un composant d’application à partir d’une base de données tierce accessible via le ruban en plaçant une copie du fichier .accdt dans le dossier adéquat sur votre ordinateur.

  1. Procurez-vous le fichier de modèle (il doit être doté de l’extension de fichier .accdt ou .accft).

  2. Placez une copie du fichier dans le dossier <Racine système>Users\<utilisateur actuel>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, où :

    • <Racine système> représente le dossier racine de votre installation Windows (en règle générale C:\) et

    • <utilisateur actuel> représente le nom d’utilisateur que vous avez utilisé lorsque vous avez ouvert une session sous Windows.

      Remarque :  Si le dossier n’existe pas encore, créez-le.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour utiliser un modèle de base de données, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, sur Mes modèles, sur le modèle souhaité, puis sur Créer.

    • Pour utiliser un composant d’application, ouvrez la base de données à laquelle ajouter le composant, puis, sous l’onglet Créer, cliquez sur Composants d’application et sur le composant désiré.

    • Pour utiliser un modèle de type de données, ouvrez la table dans laquelle vous souhaitez créer un champ, puis, sous l’onglet Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur Plus de champs et sur le modèle de type de données désiré.

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