Enregistrer dans SharePoint (Power Pivot)

Vous pouvez enregistrer un classeur Excel contenant des modèles de données Power Pivot dans un site SharePoint qui a été étendu de façon à prendre en charge l’accès aux modèles de données. Une fois le classeur publié, les propriétés de document et autorisations SharePoint déterminent comment les autres utilisateurs peuvent consulter et utiliser votre classeur.

Avant de commencer

Pour publier des classeurs sur SharePoint, vous devez disposer des autorisations et des logiciels requis, ainsi que des connaissances nécessaires relatives à la préparation de votre classeur pour sa publication.

Logiciel serveur

Pour consulter les classeurs dans un navigateur, le serveur SharePoint que vous utilisez doit disposer de Power Pivot pour SharePoint et d’Excel Services. Ces deux services sont requis pour traiter et afficher les classeurs sur SharePoint.

Vous pouvez parfois déterminer si vous possédez le logiciel approprié en examinant les bibliothèques et les menus contextuels sur votre site, mais il vous faudra éventuellement demander à votre administrateur SharePoint si vous utilisez le logiciel serveur requis. Si votre site inclut la Galerie Power Pivot, Power Pivot pour SharePoint est installé. De la même façon, si vous pouvez ouvrir un classeur Excel dans une fenêtre de navigateur sans avoir à télécharger le fichier vers votre application de bureau Excel, cela signifie qu’Excel Services est exécuté sur votre serveur SharePoint.

Si vous envisagez de planifier une actualisation automatique des données pour votre classeur, assurez-vous auprès de l’administrateur du serveur que les fournisseurs de données que vous utilisez pour importer des données sont également disponibles sur le serveur.

Autorisations

Lorsque vous enregistrez un document sur SharePoint, les autorisations SharePoint déterminent qui peut afficher, modifier ou supprimer votre travail. Le tableau suivant décrit les autorisations SharePoint qui accordent des droits spécifiques sur les classeurs que vous publiez :

Autorisation

Droits

Affichage

Tout utilisateur doté de l’autorisation d’affichage peut ouvrir le classeur en allant à l’adresse URL du fichier. De plus, l’autorisation d’affichage permet également à quelqu’un d’utiliser votre classeur comme une source de données externe en lecture seule pour les autres classeurs ou rapports Excel.

Collaboration

L’autorisation Collaboration est plus puissante, car elle permet d’ajouter, de modifier et de supprimer des documents dans une bibliothèque SharePoint.

Contrôle total

Le contrôle total inclut toutes les autorisations associées à Collaboration, plus la possibilité de créer ou gérer la liste ou bibliothèque, et d’annuler une extraction.

L’accès à un site ou une bibliothèque SharePoint est accordé via les autorisations spécifiées par un administrateur ou propriétaire de site pour des groupes ou des utilisateurs individuels.

La plupart des utilisateurs ont les autorisations d’affichage ou de collaboration. Vous pouvez identifier les autorisations dont vous disposez en consultant le menu Actions du site sur votre site SharePoint. Si le menu ne comporte que l’élément Afficher tout le contenu du site, vous disposez des autorisations d’affichage et vous ne pouvez pas publier de fichiers sur ce site SharePoint. S’il comporte davantage d’éléments ou si l’élément Outils de bibliothèque apparaît dans le ruban, vous disposez des autorisations de contribution.

Préparer votre classeur

Avant de publier un classeur Excel qui contient des données Power Pivot, vous devez suivre cette liste de vérification pour préparer votre document :

  1. Découvrez comment créer un classeur utilisant des informations de connexion qui continue de fonctionner après la publication du fichier.

  2. Vous devez comprendre les considérations relatives à la sécurité dans le cadre de la publication de données Power Pivot dans SharePoint.

  3. Les suggestions suivantes vous permettent d’améliorer la présentation visuelle de votre classeur sur SharePoint :

    • Donnez un nom descriptif à vos feuilles de calcul Excel. Les noms de feuille de calcul deviennent des étiquettes de page lorsque le document est publié dans la Galerie Power Pivot.

    • Désactivez les éléments visuels inutilisés. Dans la fenêtre Excel, dans la zone Afficher du ruban Affichage, désactivez les options Quadrillage, Barre de formule et En-têtes.

    • Masquez les feuilles de calcul Excel qui sont vides ou qui ne sont pas pertinentes pour le rapport. Dans la fenêtre Excel, cliquez avec le bouton droit sur un onglet de feuille, puis sélectionnez Masquer la feuille.

    • Sélectionnez la cellule A1 avant d’enregistrer et de publier le classeur. Lorsqu’un fichier publié est ouvert dans une fenêtre de navigateur, le focus est placé sur la dernière cellule active dans le classeur. Placez le curseur dans la cellule A1 pour vérifier que le coin supérieur gauche de la feuille de calcul est positionné dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de navigateur.

Vérifier les paramètres d’authentification et d’actualisation

Pour optimiser les résultats, utilisez les paramètres par défaut Excel pour l’authentification et l’actualisation des données.

Vérifier l’authentification Windows

Par défaut, Excel spécifie Authentification Windows, de sorte que l’identité de la personne qui consulte le classeur est utilisée lors de l’accès aux données du modèle de données. Conserver le paramétrage par défaut permet au logiciel serveur Power Pivot de capturer des informations précises quant aux personnes qui utilisent des classeurs Power Pivot, ce qui vous permet de mieux collaborer avec les collègues qui utilisent vos données. Si vous spécifiez Aucune ou un ID du service Banque d’informations sécurisé (SSS), les données d’utilisation du classeur seront enregistrées pour le compte d’utilisateur automatisé Excel Services (ou pour l’identificateur SSS) et non pour une personne réelle de votre organisation.

  1. Dans Excel, sur le ruban Données, cliquez sur Connexions existantes.

  2. Dans la boîte de dialogue Connexions existantes, cliquez sur une connexion dans le classeur > Ouvrir.

  3. Cliquez sur Propriétés > Définition > Paramètres d’authentification.

  4. Vérifiez que l’option Utiliser le compte de l’utilisateur authentifié est activée.

Spécifier les paramètres de contrôle de l’actualisation

Les paramètres de contrôle de l’actualisation peuvent affecter la façon dont l’aperçu d’un classeur Power Pivot s’affiche dans la bibliothèque Galerie Power Pivot. Par exemple, si votre classeur utilise la propriété d’actualisation à l’ouverture et qu’Excel Services est configuré pour émettre un avertissement pour les opérations d’actualisation des données, vous verrez une image miniature de l’avertissement d’actualisation des données d’Excel au lieu d’une image d’aperçu du document.

  1. Dans Excel, sur le ruban Données, cliquez sur Connexions > Propriétés.

  2. Dans Utilisation > Contrôle de l’actualisation, activez ou désactivez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier, selon les recommandations suivantes. Les recommandations varient en fonction du mode d’accès au modèle de données :

Accès aux données

Recommandation pour le contrôle de l’actualisation

Incorporé dans le classeur (scénario le plus courant)

Désactivez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier. Étant donné que toutes les données sont incorporées, il n’est pas nécessaire de les actualiser chaque fois que vous ouvrez le classeur.

Stocké comme une source de données externe (par exemple, si vous configurez une connexion de données externes à un classeur au lieu d’importer ses données)

Activez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier. Étant donné que les données se trouvent à un autre emplacement, vous souhaitez une actualisation à même de récupérer les modifications récentes apportées aux données.

Pour permettre la génération de l’image d’aperçu, demandez à votre administrateur SharePoint de personnaliser le paramètre Avertir lors de l’actualisation dans Excel Services. Pour plus d’informations, voir Créer un emplacement approuvé pour les sites Power Pivot sur TechNet.

Opérations d’actualisation des données côté serveur (s’applique aux classeurs que vous enregistrez dans SharePoint et planifiez pour l’actualisation des données Power Pivot)

Activez la case à cocher Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier. Étant donné que l’actualisation des données est planifiée pour ce classeur, Power Pivot activera automatiquement la propriété Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier sur ce classeur pour faire en sorte que le cache du tableau croisé dynamique soit remplacé par des données plus récentes. Si vous désactivez la case à cocher, elle sera automatiquement réactivée lorsque vous réenregistrerez le classeur dans SharePoint.

Choisir un emplacement pour votre fichier

Les documents que vous partagez sur un site sont généralement conservés dans une bibliothèque de documents. La bibliothèque Documents partagés est la bibliothèque la plus courante, mais un site SharePoint doté de Power Pivot pour SharePoint dispose souvent de la Galerie Power Pivot qui offre un aperçu, des vues de bibliothèque personnalisées et un accès aisé aux planifications de configuration de l’actualisation des données pour le classeur.

Vous devez choisir un serveur SharePoint qui dispose de Power Pivot pour SharePoint. Si vous effectuez une publication sur un serveur qui ne dispose pas du logiciel serveur Power Pivot, les données ne seront pas chargées lorsque vous ouvrirez le document depuis une bibliothèque.

Vous pouvez choisir la bibliothèque Documents partagés, la Galerie Power Pivot ou toute autre bibliothèque de documents pour stocker votre classeur. Pour utiliser ces emplacements, vous devez connaître l’adresse URL web de la bibliothèque. Sur un site SharePoint par défaut, les adresses URL web de ces bibliothèques sont les suivantes :

  • http://<nom du serveur>/Shared%20Documents

  • http://<nom du serveur>/PowerPivot%20Gallery

  • Pour rechercher l’adresse URL web d’une bibliothèque quelconque, cliquez avec le bouton droit sur un document dans la bibliothèque et sélectionnez Propriétés. Adresse (URL) indique le chemin d’accès SharePoint du document. Veillez à utiliser votre souris pour sélectionner l’URL entière. Parfois, de longues URL peuvent être partiellement masquées.

  • Vous devrez probablement modifier l’URL avant de pouvoir l’utiliser. Spécifiquement, si l’URL inclut des propriétés source et de visionneuse, vous devez les supprimer pour obtenir un emplacement utilisable composé d’un nom de serveur, de site et de bibliothèque. Par exemple, si l’on considère l’URL suivante, vous pouvez dériver le chemin d’accès de l’URL réel en gardant la partie en gras et en supprimant le reste : http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Selon la propriété de l’URL, le chemin d’accès réel que vous devrez utiliser à des fins de publication serait le suivant : 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' si vous publiez le fichier ContosoSales.xlsx, ou uniquement 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' si vous souhaitez seulement le site et la bibliothèque.

  • Lorsque vous choisissez un emplacement, sélectionnez une bibliothèque accessible pour les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le classeur. Il vous faudra éventuellement demander des autorisations sur la bibliothèque ou le document pour garantir la disponibilité du classeur.

Enregistrer votre fichier dans SharePoint

  1. Dans Excel, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > SharePoint ou Sites > Parcourir, puis sélectionnez un emplacement.

  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans Nom de fichier, tapez un nom pour le fichier si vous utilisez un emplacement existant. Sinon, si vous avez choisi Rechercher un emplacement, entrez tout ou partie d’une URL de site SharePoint. Si vous entrez une partie de l’adresse URL, telle que http://<nom du serveur>, cliquez sur Enregistrer pour ouvrir une connexion au serveur que vous avez spécifié, puis recherchez dans le site la bibliothèque que vous souhaitez utiliser. Pour obtenir des exemples d’URL SharePoint, voir Choisir un emplacement pour votre fichier dans cette rubrique.

  3. Cliquez sur Enregistrer pour publier le classeur dans la bibliothèque.

Dans une fenêtre de navigateur, vérifiez que le document apparaît dans la bibliothèque. Les documents publiés récemment figurent dans la liste. Les paramètres de bibliothèque déterminent où le document apparaît (par exemple, trié par ordre croissant par date, ou alphabétiquement par nom). Vous devrez peut-être actualiser la fenêtre du navigateur pour afficher les ajouts les plus récents.

Télécharger un classeur Power Pivot à partir de SharePoint

Une autre approche permettant l’ajout d’un classeur Power Pivot consiste à le télécharger à partir d’un site SharePoint. Utilisez cette approche si vous souhaitez démarrer à partir de SharePoint.

  1. Sur un site SharePoint, ouvrez une bibliothèque de documents.

  2. Dans Outils de bibliothèque, cliquez sur Documents > Télécharger un fichier > Télécharger un fichier.

  3. Naviguez jusqu’à l’emplacement du fichier .xlsx enregistré, sélectionnez-le, puis cliquez sur OK.

Le fichier est téléchargé sur le site SharePoint et apparaît dans le dossier. Vous devrez peut-être cliquer sur le bouton d’actualisation dans votre navigateur pour que le fichier soit visible. Vous pouvez maintenant l’ouvrir dans SharePoint. Vous pouvez communiquer l’emplacement du fichier en donnant son adresse URL.

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