Effectuer le suivi des versions d'un fichier dans une bibliothèque SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez suivre les versions d’un fichier que vous extrayez à partir d’une bibliothèque de documents sur un site Windows SharePoint Services 3.0 ou un site Microsoft Office SharePoint Server 2007, si la bibliothèque a activé le contrôle de version.

Remarque : Bien que vous puissiez effectuer la plupart de ces procédures au sein de votre bibliothèque SharePoint, cet article se concentre sur ce que vous pouvez faire à partir d’au sein de votre programme Microsoft Office System 2007. Pour plus d’informations sur ces procédures à partir de votre bibliothèque SharePoint, consultez les liens dans la section Voir aussi.

Contenu de cet article

Utilisation des versions principales et mineures

Activer le contrôle de version dans une bibliothèque

Enregistrer un fichier en tant que version principale ou secondaire

Afficher les propriétés d'une version antérieure d'un fichier

Afficher une version antérieure d'un fichier

Restaurer une version antérieure d'un fichier

Utilisation des versions principales et mineures

Lorsque le contrôle de version est activé dans une bibliothèque SharePoint, les versions précédentes d’un fichier sont stockées dans la bibliothèque afin que vous pouvez afficher des informations sur les versions antérieures, afficher les versions précédentes et même remplacer une version actuelle par un ancien tout sans quitter votre programme Office version 2007. Suivi les versions de votre fichier dans une bibliothèque SharePoint vous permet de mieux gérer le contenu comme il est mis à jour. Le contrôle de version est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes travailler ensemble pour créer un fichier ou lorsque le fichier passe par plusieurs étapes de développement et de révision, étant donné que vous pouvez comparer les modifications apportées entre les différentes versions.

Pour travailler avec des versions d’un fichier qui est stocké dans une bibliothèque SharePoint, vous devez d’abord ouvrir le fichier à partir d’une bibliothèque SharePoint qui comporte le contrôle de version activé. Une fois que vous ouvrez le fichier à partir de la bibliothèque, autres options de serveur, y compris les options de contrôle de version, s’affichent sous le Bouton Microsoft Office.

Une bibliothèque avec le contrôle de version activé peut être configurée pour effectuer le suivi des versions principales uniquement des fichiers, ou elle peut être configuré pour effectuer le suivi des versions principales et secondaires.

Il s’agit des principaux avantages pour le suivi des versions principales et secondaires :

  • Les utilisateurs peuvent voir facilement lorsque des modifications importantes sont apportées à un fichier.

  • Votre bibliothèque peut être configurée de sorte que seuls des utilisateurs spécifiques puissent afficher les versions secondaires ; ceci vous permet de travailler sur un brouillon sans que tous les utilisateurs de la bibliothèque puissent l'afficher.

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Activer le contrôle de version dans une bibliothèque

Pour conserver les versions antérieures de fichiers, vous devez tout d’abord activer le contrôle à partir d’à l’intérieur de votre bibliothèque SharePoint.

Remarque : Pour activer le contrôle de version, vous devez disposer de l'autorisation de créer une liste ou une bibliothèque.

  1. Sur un site SharePoint, ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez activer le contrôle de version.

    1. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

      Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  2. Dans Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

  3. Sous Historique des versions du document, sélectionnez le type de contrôle de version souhaité :

    • Pour effectuer le suivi des versions principales uniquement, cliquez sur Créer des versions principales.

    • Pour effectuer le suivi des versions principales et secondaires, cliquez sur créer des principales et mineures (brouillon) versions.

  4. Cliquez sur OK.

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Enregistrer un fichier en tant que version principale ou secondaire

La procédure suivante commence par extraire le fichier à partir d’une bibliothèque, car vous choisissez d’enregistrer un fichier en tant que soit une version majeure ou mineure en temps vérifier dans une bibliothèque. Si votre bibliothèque assure le suivi des versions principales et secondaires et apporter des modifications à un fichier sans le retirer de la bibliothèque, lorsque vous enregistrez le fichier, il est automatiquement enregistré comme une version secondaire. Si vous extrayez le fichier tout d’abord, vous avez la possibilité de choisir le type de la version que vous voulez enregistrer le fichier en tant que, et vous pouvez fournir des commentaires sur la version.

  1. Dans la bibliothèque, cliquez sur le nom du document pour l’ouvrir dans votre programme Office version 2007.

  2. Pour extraire le fichier, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , cliquez sur le serveur, puis cliquez sur Extraire.

    Les documents Word s'ouvrent souvent en affichage Plein écran par défaut. Si c'est le cas pour votre document, vous devez cliquer sur Fermer pour passer à l'affichage en mode Page avant d'effectuer cette étape.

  3. Modifiez votre fichier.

  4. Pour archiver le fichier, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , cliquez sur le serveur, puis cliquez sur Archiver.

  5. Si vous êtes invité à archiver le fichier en tant que version principale ou secondaire, cliquez sur Version secondaire si vous avez apporté une modification mineure ou Version principale si vous avez apporté une modification majeure.

    • Les versions principales, que vous pouvez considérer comme des fichiers publiés, sont visibles par tous les utilisateurs disposant des autorisations de lecture sur le fichier.

    • Une version secondaire, vous pouvez considérer en tant que brouillon, peut-être être visible uniquement aux personnes qui disposent des autorisations nécessaires pour modifier le fichier.

      Remarque : Qui peut afficher les brouillons dépend des paramètres dans la section Sécurité des éléments de brouillon des paramètres de contrôle de version dans les Paramètres de la bibliothèque de votre bibliothèque.

  6. Ajoutez des commentaires sur la version si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.

Remarque : Si votre bibliothèque est configurée pour nécessiter une approbation avant la publication d'une version, les autres utilisateurs de la bibliothèque ne seront pas en mesure d'afficher le fichier jusqu'à ce qu'il soit approuvé. Un formulaire de flux de travail peut également s'afficher lorsque vous sélectionnez le mode d'archivage du fichier. Pour plus d'informations sur les autorisations d'affichage des brouillons et sur les formulaires de flux de travail, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.

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Afficher les propriétés d'une version antérieure d'un fichier

Lorsque vous affichez ou modification d’un fichier dans votre programme Office version 2007, vous pouvez afficher les propriétés (métadonnées) des versions précédentes du fichier. Les propriétés incluent les informations lorsque le fichier a été modifié et l’auteur des modifications. Dans les bibliothèques, l’historique de version peut également contenir les commentaires des personnes ayant réalisés ces modifications.

Remarque : Cette procédure s'applique uniquement aux fichiers stockés dans des bibliothèques dans lesquelles le contrôle de version est activé.

  1. Avec le fichier ouvrir dans votre programme Office version 2007 et cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , cliquez sur le serveur, puis cliquez sur Afficher l’historique.

    La boîte de dialogue que versions enregistrées pour nom de fichier affiche une liste de toutes les versions précédentes du fichier, ainsi que des informations telles que les numéros de version, quand chaque version a été modifié, qui a effectué les modifications et les commentaires qui ont été inclus.

    Pour afficher un commentaire entière, dans la colonne commentaires, cliquez sur le commentaire pour ouvrir la boîte de dialogue Commentaires d’archivage.

    Remarque : Si votre bibliothèque est configurée pour autoriser les versions principales et secondaires, la colonne dans la boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom de fichier utilise numérotation pour afficher celles qui sont majeur et qui sont des versions secondaires. Versions principales sont désignées en nombres entiers et les versions mineures sont conçues par des nombres décimaux.

Vous pouvez également afficher l'historique des versions à partir de votre bibliothèque. Pour plus d'informations, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.

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Afficher une version antérieure d'un fichier

Lorsque vous affichez ou modification d’un fichier dans votre programme Office version 2007, vous pouvez afficher une version précédente du fichier sans remplacer votre version actuelle. Pour les fichiers .aspx, vous pouvez afficher uniquement les détails sur les modifications apportées aux fichiers et non les pages réels que les fichiers créent.

Remarque : Cette procédure s'applique uniquement aux fichiers stockés dans des bibliothèques dans lesquelles le contrôle de version est activé.

  1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , cliquez sur le serveur, puis cliquez sur Afficher l’historique.

  2. Dans la boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom de fichier, cliquez sur la version précédente que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur Ouvrir.

Vous pouvez également afficher une version précédente au sein de votre bibliothèque. Pour plus d’informations, reportez-vous aux liens dans la section Voir aussi.

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Restaurer une version antérieure d'un fichier

Que vous faites une erreur dans la version actuelle ? Ou vous devrez peut-être restaurer une partie d’un fichier que vous avez supprimé. Lorsque vous affichez ou modification d’un fichier dans votre programme Office version 2007, vous pouvez facilement remplacer votre version actuelle avec une version antérieure. Votre version actuelle devienne alors partie de l’historique des versions.

Remarque : Cette procédure s'applique uniquement aux fichiers stockés dans des bibliothèques dans lesquelles le contrôle de version est activé.

  1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , cliquez sur le serveur, puis cliquez sur Afficher l’historique.

  2. Dans la boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom de fichier, cliquez sur la version précédente que vous souhaitez restaurer, puis cliquez sur restaurer.

Vous pouvez également remplacer un fichier en cours avec une version précédente à partir de votre bibliothèque. Pour plus d’informations, consultez les liens dans la section Voir aussi.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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