Effectuer le suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, communications incluent non seulement les messages électroniques et les journaux d’appels téléphoniques, mais également des informations, comme un fichier, un Opportunité ou un projet professionnel associé à un client donné. Les éléments deviennent une partie de l’historique des communications de ce client.

Cet article décrit comment créer et modifier des éléments d’historique des communications.

Que voulez-vous faire ?

Créer et lier des éléments d’historique des communications

Afficher et modifier des éléments d’historique des communications

Supprimer un élément d’historique des communications

Trier les éléments de l’historique des communications

Utiliser un formulaire activité professionnelle

Créer et lier des éléments d’historique des communications

Éléments d’historique des communications incluent des tâches, des rendez-vous et des messages électroniques Outlook. Ils incluent également les fichiers, projet professionnel enregistrements, tâches de projet, opportunités, des notes professionnelles et journaux d’appels téléphoniques.

Tous les éléments d’historique des communications doivent être liés à un enregistrement. Vous pouvez lier des éléments existants, par exemple un message électronique ou un fichier à un enregistrement, ou vous pouvez créer un élément d’historique des communications à partir d’un enregistrement. L’élément est automatiquement liée à l’enregistrement.

Les éléments sont répertoriés dans la page de l’historique de l’enregistrement et dans le dossier Historique des communications.

Uniquement les opportunités et les projets professionnels sont des éléments d’historique des communications qui peuvent contenir d’autres éléments d’historique des communications.

Élément d’historique des communications

Éléments d’historique des communications qui peuvent être liés

Opportunité

  • Courrier électronique

  • Note professionnelle

  • Journal téléphonique

  • Fichier

  • Tâche Outlook

  • Rendez-vous

Projet professionnel

  • Note professionnelle

  • Journal téléphonique

  • Fichier

  • Tâche Outlook

  • Rendez-vous

La page d’historique des communications de comptes et Contacts professionnels

Comptes et Contacts professionnels héritent les éléments d’historique des communications d’enregistrements qui sont liées à elles.

Si un élément d’historique des communications, par exemple un journal téléphonique, est lié à un autre élément d’historique des communications, par exemple un projet professionnel, le journal téléphonique est répertorié sur la page historique du projet professionnel, ainsi que sur la page historique de l’enregistrement compte ou Contact professionnel lié au projet professionnel.

Enregistrements compte et Contact professionnel héritent également les tâches du projet à partir d’enregistrements projet professionnel.

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Créer un élément d’historique des communications

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Gestion de projet. (Projets professionnels uniquement)

      Pourquoi le dossier Marketing n’est-il pas répertorié ?

      Par défaut, le dossier Marketing ne contient pas d’enregistrements compte ou Contact professionnel. Vous ne pouvez pas ajouter un élément d’historique des communications à un enregistrement d’activité marketing, car ils ne sont pas liées à un type d’enregistrement compte ou Contact professionnel.

  2. Cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement souhaité.

    Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter un élément d’historique des communications à un enregistrement de tâche de projet, car ils ne sont pas liées à un type d’enregistrement compte ou Contact professionnel.

  3. Double-cliquez sur l’enregistrement auquel vous souhaitez lier un nouvel élément d’historique des communications.

  4. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique.

  5. Cliquez sur le bouton Nouveau, puis cliquez sur le type d’élément d’historique des communications que vous souhaitez ajouter.

    Remarque : Vous ne pouvez pas créer de nouveaux fichiers dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Vous ne pouvez lier des fichiers existants à des enregistrements. Les types de fichiers que vous pouvez lier inclure Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word et fichiers image. Pour plus d’informations, voir lier un fichier Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ou Word existant à un enregistrement plus loin dans cet article.

  6. Remplissez le formulaire de votre nouvel élément, puis cliquez sur Enregistrer et fermer ou envoyer le message électronique.

    L’élément est répertorié sur la page historique.

    Fichiers dans l’historique des communications sont liés et non stockés dans votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Si vous partagez votre base de données et un utilisateur n’a pas accès à votre réseau et doit accéder aux fichiers présents dans l’historique des communications, joignez les fichiers dans la section commentaires, plutôt que de lier les fichiers à l’historique des communications. Notez que la limite de taille de la base de données est 4 Go et fichiers qui sont attachés augmentent la taille de la base de données.

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Lier des éléments de l’historique des communications à des enregistrements

Notes professionnelles, journaux téléphoniques, messages électroniques, rendez-vous, tâches et fichiers peuvent être liés à plusieurs enregistrements.

Opportunités peuvent être liées à l’enregistrement qu’un seul compte ou Contact professionnel.

Projets professionnels peuvent être liés à plusieurs compte ou Contact professionnel enregistrement, mais uniquement un des comptes ou Contacts professionnels peut être l’enregistrement principal.

Tâches de projet peuvent être liés à un seul enregistrement projet professionnel.

Vous pouvez modifier l’enregistrement qu’un des éléments de l’historique des communications est lié à. Pour plus d’informations, voir Afficher et modifier éléments d’historique des communications plus loin dans cet article.

Lier un message électronique de Outlook existant, un rendez-vous ou une tâche à un enregistrement

  1. Ouvrez la élément Outlook que vous souhaitez lier à un enregistrement.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Professionnel, cliquez sur lier à l’enregistrement.

  3. Dans la boîte de dialogue lier à un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels, dans la liste Type d’élément, cliquez sur le type d’enregistrement que vous souhaitez lier l’élément.

  4. Dans la liste des enregistrements, cliquez sur un enregistrement.

    Si vous voulez associer l’élément à plusieurs enregistrements, sélectionnez ces enregistrements.

    Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

    Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  5. Sous Enregistrements liés, cliquez sur Lier à.

    Les enregistrements que vous avez sélectionné sont répertoriés dans la zone Lier à.

    Pour lier un élément Outlook à différents types d’enregistrements, cliquez sur le type d’enregistrement dans la liste Type d’élément, puis cliquez sur l’enregistrement.

  6. Enfin, cliquez sur OK.

    Pour vous assurer que tous les messages électroniques vers ou à partir d’un compte ou Contact professionnel sont inclus dans l’historique des communications d’un enregistrement, dans Outlook, un message électronique que vous souhaitez lier à l’enregistrement d’avec le bouton droit, puis cliquez sur lien et suivi. Pour savoir comment lier automatiquement des messages électroniques à des enregistrements, voir liaison et suivi des messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Remarque : Il n’existe aucun symptôme vous indiquer qu’un message électronique, un rendez-vous ou une tâche est liée à un enregistrement. Vous pouvez cliquer sur le bouton lier à un enregistrement dans l’élément Outlook pour voir si l’élément est lié et les enregistrements que l’élément est lié à.

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Lier un fichier Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ou Word existant à un enregistrement

  1. Dans Excel, PowerPoint, Publisher ou Word, ouvrez le fichier que vous souhaitez lier à un enregistrement.

  2. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  3. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton lier à l’enregistrement.

  4. Dans la boîte de dialogue lier à un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels, dans la liste des dossiers, cliquez sur le type d’enregistrement que vous souhaitez lier le fichier.

  5. Dans la liste des enregistrements, cliquez sur un enregistrement.

    Pour lier le fichier à plusieurs enregistrements, sélectionnez ces enregistrements.

Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner les enregistrements qui sont adjacentes, appuyez sur la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur les premier et dernier enregistrements du groupe que vous voulez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements non adjacents, maintenez la touche CTRL ENFONCÉE, puis cliquez sur les enregistrements individuels. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur une, puis appuyez sur CTRL + A.

  1. Sous Enregistrements liés, cliquez sur Lier à.

    Les enregistrements que vous avez sélectionné sont répertoriés dans la zone Lier à.

  2. Enfin, cliquez sur OK.

    Pour plus d’informations, voir lier un fichier à un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels.

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Afficher et modifier des éléments d’historique des communications

Vous pouvez afficher et modifier des éléments d’historique des communications dans la page de l’historique des communications d’un enregistrement, ou dans le dossier Historique des communications. Parmi les éléments modifiables journaux d’appels téléphoniques, des notes professionnelles, des rendez-vous et des tâches. Les messages électroniques ne peuvent pas être modifiés.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    Ouvrir un enregistrement

    1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

      • Gestion des contacts.

      • Ventes.

      • Gestion de projet. (Projets professionnels uniquement)

        Pourquoi le dossier Marketing n’est-il pas répertorié ?

        Par défaut, les activités marketing n’ont pas une page d’historique. Vous ne pouvez pas ajouter un élément d’historique des communications à un enregistrement d’activité marketing, car ils ne sont pas liées à un type d’enregistrement compte ou Contact professionnel.

    2. Cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement souhaité.

    3. Double-cliquez sur l’enregistrement qui comporte les éléments de l’historique des communications que vous souhaitez afficher.

    4. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique.

      Tous les éléments d’historique des communications qui sont liées à l’enregistrement sont répertoriés.

Ouvrez le dossier Historique des communications

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Double-cliquez sur le dossier Enregistrements professionnels pour le développer, puis cliquez sur Historique des communications.

    Remarque : Éléments d’historique des communications qui sont liés à plusieurs enregistrements apparaissent plusieurs fois dans le dossier Historique des communications. Lorsque vous supprimez une copie d’un élément d’historique des communications qui comporte le nombre de copies, les autres copies sont toujours liées à des enregistrements. Les noms des enregistrements liés sont affichent dans la colonne Lié à du dossier Historique des communications.

Vous pouvez trier ou filtrer la liste pour afficher les éléments que vous souhaitez. Cliquez sur l’onglet affichage, puis sur la disposition ou le filtre de votre choix. Pour plus d’informations sur la façon d’appliquer un filtre plus avancé, voir filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  1. Double-cliquez sur l’élément de l’historique des communications à modifier.

  2. Apportez vos modifications, puis enregistrez les.

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Pourquoi certains éléments d’historique des communications sont répertoriés plusieurs fois

Un élément peut être répertorié dans la page historique, dans le dossier Historique des communications plusieurs fois, si l’élément est lié à plusieurs enregistrements.

La page de l’historique d’un enregistrement compte ou Contact professionnel liste plusieurs fois un élément si :

  • L’élément est lié à l’enregistrement compte, puis les enregistrements qui sont liées à l’enregistrement compte sont également liés à l’élément. Un enregistrement compte hérite les éléments d’historique des communications d’enregistrements qui y sont liées.

  • L’élément est lié à l’enregistrement Contact professionnel et une opportunité ou projet professionnel lié au contact professionnel contient un lien vers le même élément d’historique des communications. Un enregistrement Contact professionnel hérite de l’historique des communications de liés opportunités ou projets professionnels.

Le dossier Historique des communications répertorie plusieurs fois un élément uniquement si l’élément est lié à plusieurs enregistrements. Si un élément est répertorié dans la page de l’historique d’un enregistrement compte, car l’enregistrement compte héritée il, mais cet élément n’est pas lié directement à l’enregistrement compte, l’élément n’est pas répertorié dans le dossier Historique des communications que liées à l’enregistrement compte.

Si vous modifiez un élément dans un enregistrement, l’élément modifications dans les enregistrements toutes les liaisons.

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Supprimer un élément d’historique des communications

Pas tous les éléments d’historique des communications supprimé se comportent de la même façon.

Lorsque vous supprimez un rendez-vous, réunion, message électronique, tâche ou un fichier à partir d’un enregistrement, l’élément reste intacte dans son emplacement d’origine. Vous pouvez le lier à un autre enregistrement à tout moment. Un rendez-vous supprimé, une réunion, un message électronique ou une tâche est déplacé vers le dossier Éléments supprimés dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Si vous supprimez un rendez-vous, une réunion, un message électronique ou une tâche à partir de son emplacement d’origine, mais pas dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, 4 Ko de l’élément est conservé dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Si vous ouvrez un rendez-vous, réunion, message électronique, tâche ou fichier qui a été supprimé de son emplacement d’origine, il affiche dans un formulaire activité professionnelle. Pour plus d’informations, voir utiliser un formulaire activité professionnelle plus loin dans cet article.

Lorsque vous supprimez une note professionnelle, une opportunité ou un journal téléphonique à partir d’un enregistrement, dans la mesure où l’élément n’est pas lié à un autre enregistrement, la note professionnelle, une opportunité ou un journal téléphonique est déplacé vers le dossier Éléments supprimés dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Pour supprimer complètement un élément d’historique des communications de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous devez le supprimer de chaque enregistrement lié à l’élément et vider le dossier Éléments supprimés.

Remarque : Seul le propriétaire de la base de données pouvez vider le dossier Éléments supprimés dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Pour plus d’informations sur la suppression des enregistrements, voir Gestionnaire de contacts professionnels de supprimer des enregistrements.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Double-cliquez sur le dossier Enregistrements professionnels pour le développer, puis cliquez sur Historique des communications.

  3. Cliquez sur une ou plusieurs copies de l’élément d’historique des communications que vous voulez supprimer.

    Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner les enregistrements qui sont adjacentes, appuyez sur la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur les premier et dernier enregistrements du groupe que vous voulez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements non adjacents, maintenez la touche CTRL ENFONCÉE, puis cliquez sur les enregistrements individuels. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur une, puis appuyez sur CTRL + A.

  1. Cliquez sur les éléments sélectionnés, puis sur Supprimer.

    Remarque : Sur un enregistrement, ne cliquez pas sur le bouton Supprimer qui se trouve dans le groupe Actions dans le ruban, parce que vous supprimez l’intégralité de l’enregistrement, pas seulement l’élément d’historique des communications sélectionné.

Le tableau suivant répertorie les éléments d’historique des communications, et indique s’ils sont enregistrés dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Si l’élément est stocké dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, elle est supprimée en même temps que l’enregistrement compte, Contact professionnel, opportunité ou projet professionnel lié.

Type d’élément de l’historique des communications

Enregistré dans
Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook uniquement ?

Note professionnelle

Oui

Projet professionnel

Oui

Tâche de projet

Oui

Opportunité

Oui

Journal téléphonique

Oui

Message électronique

Non

Rendez-vous

Non

Tâche

Non

Fichier

Non

Remarque : Lorsque le dossier Éléments supprimés est vidé, tous les éléments dans le dossier sont définitivement supprimés. Toutefois, si l’élément lié à un enregistrement existe ailleurs en tant qu’un fichier ou Outlook rendez-vous, tâche ou message électronique, puis il peut être lié à d’autres enregistrements. Journaux d’appels téléphoniques et des notes professionnelles sont des cas particuliers, car ils ne pas être autonome. Il doivent être lié à des enregistrements compte, Contact professionnel, opportunité ou projet professionnel. Par conséquent, une fois que les enregistrements qu’ils sont liées aux sont supprimés définitivement, ils ne peuvent pas être restaurés. Pour plus d’informations sur la restauration des éléments supprimés, voir restaurer un enregistrement dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Trier les éléments de l’historique des communications

Vous pouvez trier les éléments d’historique des communications de manières différentes.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    Trier les éléments d’historique sur la page historique des communications d’un enregistrement

    1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

      • Gestion des contacts.

      • Ventes.

      • Gestion de projet. (Projets professionnels uniquement)

        Pourquoi le dossier Marketing n’est-il pas répertorié ?

        Par défaut, le dossier Marketing ne contient pas d’enregistrements compte ou Contact professionnel. Vous ne pouvez pas ajouter un élément d’historique des communications à un enregistrement d’activité marketing, car ils ne sont pas liées à un type d’enregistrement compte ou Contact professionnel.

    2. Cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement souhaité.

    3. Double-cliquez sur l’enregistrement qui contient les éléments de l’historique des communications que vous souhaitez afficher.

    4. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique.

    Trier les enregistrements dans le dossier Historique des communications

    1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Gestionnaire de contacts professionnels.

    2. Double-cliquez sur le dossier Enregistrements professionnels pour le développer, puis cliquez sur Historique des communications.

  2. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Affichage.

  3. Dans le groupe disposition, cliquez sur une des options disponibles :

    1. Par genre ou Type

    2. Par Date de création

    3. Par Date de modification

    4. Par créateur

    5. Par lié à

    6. Inverser le tri

    7. Développer/réduire

      Vous pouvez également trier la liste en cliquant sur un en-tête de colonne.

Remarque : L’ordre de tri est conservé lors de l’enregistrement ou dossier Historique des communications est ouvert. Lorsque vous fermez l’enregistrement ou le dossier, l’ordre de tri est supprimé.

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Utiliser un formulaire activité professionnelle

Si vous ouvrez un élément d’historique des communications tels qu’une réunion, un message électronique, une tâche ou un fichier et l’élément n’est pas disponible, il s’ouvre dans un formulaire activité professionnelle. L’élément d’historique des communications d’origine peut être indisponible soit parce qu’il a été supprimé de son emplacement d’origine, ou vous n’êtes n’est plus connecté à l’ordinateur sur lequel se trouve l’élément d’origine.

Le formulaire d’activité inclut des informations de base. Par exemple, pour les messages électroniques, il inclut objet, Lier à et les premiers 4 kilo-octets (Ko) du message. Pour un fichier, il inclut le nom de fichier, Lier à et l’emplacement du fichier d’origine.

Remarque : Les champs qui contiennent des informations à partir de l’élément d’origine ne peuvent pas être modifiés.

  • Objet     L’objet ou le titre de l’élément d’origine.

  • Lien vers     Un enregistrement. que cet élément a été lié.

  • Créé le/échéance     La date de que création de l’élément d’origine ou échéance.

  • Envoyé     Date à laquelle l’élément d’origine a été envoyé (s’applique uniquement à une réunion ou un message électronique).

  • Modifié     Date de que modifications les plus récentes ont été enregistrées dans l’élément d’origine.

  • Notes     Les premiers 4 kilo-octets (Ko) du message électronique, les informations de base sur la réunion ou de tâche ou de l’emplacement du fichier d’origine.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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