Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?

Il est tentant d’enregistrer tous vos documents dans OneDrive Entreprise. Le lien vers votre bibliothèque OneDrive Entreprise est toujours présent en haut de la page, disponible pour télécharger ou créer des documents dans OneDrive Entreprise. Toutefois, vous devez penser aux utilisateurs qui peuvent ou non accéder aux documents enregistrés sur OneDrive Entreprise. Si un document résulte d’une collaboration liée à un projet, il peut être judicieux de l’enregistrer sur un site d’équipe.

Quelle est la différence entre OneDrive Entreprise et un site d’équipe SharePoint ?

OneDrive Entreprise est un emplacement à partir duquel vous pouvez stocker des fichiers enregistrés sur votre ordinateur dans le cloud, accéder à ceux-ci sur divers appareils ou les partager avec d’autres utilisateurs. Dans le cadre d’Office 365 ou de SharePoint Server, OneDrive Entreprise vous permet de mettre à jour et de partager vos fichiers où que vous soyez, ainsi que de travailler sur des documents Office en même temps que d’autres utilisateurs.

Un site d’équipe SharePoint est un emplacement dans lequel les utilisateurs peuvent collaborer sur des fichiers, des documents et des idées. Il est configuré pour faciliter la communication bidirectionnelle entre les membres d’une équipe. SharePoint offre un ensemble complet de bibliothèques de documents, ainsi que des listes de tâches, des calendriers, des flux de travail, des wikis et d’autres fonctionnalités qui permettent aux membres d’une équipe de communiquer et de collaborer.

Avec OneDrive Entreprise et un site d’équipe SharePoint, vos fichiers sont stockés dans le cloud. Vous pouvez synchroniser OneDrive Entreprise ou SharePoint avec votre ordinateur. Pour plus d’informations, voir Synchroniser vos fichiers OneDrive Entreprise ou Synchroniser des bibliothèques de site avec votre ordinateur.

Enregistrez les documents dans OneDrive Entreprise dans les cas suivants

  • Vous ne prévoyez pas de les partager.
    Les documents placés dans OneDrive Entreprise sont privés par défaut, à l’exception de ceux que vous enregistrez dans le dossier Partagé avec tout le monde. OneDrive Entreprise sera ainsi plus indiqué pour les documents de brouillon ou personnels que personne d’autre ne doit consulter.

  • Vous envisagez de partager des fichiers individuellement et pour une durée ou une étendue limitée.
    Par exemple, vous rédigez un billet de blog qui n’est pas associé à un projet, et vous voulez le faire relire à des collègues avant de le publier. Ceux-ci sont donc censés utiliser le document une seule fois sans nécessiter d’espace de stockage ou d’informations de contexte supplémentaires. Ils ont simplement besoin d’un lien vers le document et d’une autorisation de modification.

  • Vous ne pouvez pas identifier un site d’équipe existant auquel associer votre document et vous ne pensez pas que l’objectif du document nécessite d’en créer un.

Enregistrez les documents dans une bibliothèque de site d’équipe dans les cas suivants

  • Vous voulez que les membres de l’équipe reconnaissent que le document s’inscrit dans le cadre d’un projet en cours.

  • Vous voulez diffuser la propriété et les autorisations à un groupe d’utilisateurs plus vaste. Si un document est d’une importance particulière pour la réussite d’un projet, il peut être judicieux de permettre à d’autres utilisateurs de contrôler les mouvements du site.

  • Vous souhaitez que les autorisations soient accordées au niveau du site et non à celui des documents individuels. Les utilisateurs qui ont accès au site d’équipe ont également accès aux documents qui y sont stockés.

  • Les utilisateurs pensent les trouver dans la bibliothèque de site d’équipe, étant donné que d’autres documents liés au projet y sont déjà enregistrés.

  • Vous voulez créer un flux de travail d’archivage qui attribue le document à un autre utilisateur.

Si vous gérez une petite entreprise, nous vous conseillons de configurer votre espace de stockage et de partage de fichiers de manière à utiliser OneDrive Entreprise conjointement avec votre site d’équipe Office 365. Consultez ce didacticiel sur la personnalisation de votre site d’équipe. Il décrit les étapes vous permettant de promouvoir votre site d’équipe de sorte que les membres de votre équipe puissent naviguer rapidement entre leur dossier OneDrive Entreprise et votre site d’équipe Office 365.

Déplacer des documents de OneDrive Entreprise vers des sites d’équipe

Les documents individuels peuvent acquérir une plus grande importance et devenir essentiels à un projet. Le cas échéant, il peut être judicieux de les déplacer de OneDrive Entreprise vers un site d’équipe.

Le déplacement d’un document de OneDrive Entreprise vers une bibliothèque de site d’équipe se fait manuellement. Vous pouvez copier ou couper le document puis le coller. Le meilleur moyen de déplacer des fichiers entre bibliothèques consiste à utiliser l’Explorateur. Dans la bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque et choisissez Ouvrir avec l’Explorateur.

Commande Ouvrir avec l’Explorateur sous l’onglet Bibliothèque du ruban.

Voici une courte vidéo de formation décrivant le déplacement de documents :

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Si vous utilisez SharePoint Online ou SharePoint 2016 en local, il est possible que Sites n’apparaisse pas dans un menu en haut de la page. Cliquez sur le Lanceur d’applications Icône de lanceur d’applications , puis sur Sites ou SharePoint.

Résoudre les problèmes de déplacement de documents à partir de OneDrive Entreprise

Il convient de savoir quels problèmes peuvent survenir lors du déplacement de documents de OneDrive Entreprise vers une bibliothèque de site d’équipe :

  • Les liens hypertextes vers le document original ne fonctionnent plus, car vous avez supprimé le document dans OneDrive Entreprise. Vous pouvez partager le document déplacé vers le site d’équipe pour fournir un lien opérationnel et à jour sur le site.

  • Si des utilisateurs ont suivi le document original, les liens vers ce document qui apparaissent dans leur flux d’actualités ne fonctionnent plus. Pour restaurer cette association, ils devront suivre le document dans son nouvel emplacement.

  • Vous souhaitez peut-être remplacer le document original dans OneDrive Entreprise par un document qui propose simplement un lien vers le nouveau fichier et annonce le nouvel emplacement.

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