Distribuer un état par voie électronique

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser Microsoft Office Access pour distribuer vos états Access par voie électronique. Par exemple, vous pouvez utiliser la commande Courrier électronique dans le menu du bouton Microsoft Office pour exporter et envoyer rapidement l'état en tant que pièce jointe dans un message électronique. Sinon, vous pouvez exporter l'état sous forme de fichier, puis distribuer le fichier de plusieurs manières. En utilisant les méthodes de distribution électronique, vous pouvez fournir rapidement des informations importantes à ceux qui en ont besoin. En outre, vous pouvez utiliser les fichiers pour créer des sauvegardes et des archives d'états. Vous pouvez également réduire l'utilisation de papier dans des situations où les copies imprimées d'états ne sont pas nécessaires.

Cet article détaille les différents formats de fichier que vous pouvez utiliser pour exporter un état et décrit les différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour distribuer l'état exporté à vos destinataires.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre les formats de fichier vers lequel vous pouvez exporter un rapport

Distribuer un état à l’aide de la commande par courrier électronique

Distribuer un rapport à l’aide d’autres méthodes

Comprendre les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter un état

Vous pouvez exporter un rapport sous différents formats de fichiers. Toutefois, toutes ces formats de fichier conservent la mise en page et la mise en forme de l’état d’origine. Par exemple, si vous exportez un rapport en tant que fichier HTML (*.htm ou * .html), un fichier au Format RTF (*.rtf) ou un fichier texte (*.txt), le fichier qui en résulte ne contient pas tous les éléments visuels qui étaient présents dans l’état d’origine, tels que des graphiques, des couleurs, des lignes ou des bordures. Toutefois, certains formats de fichiers conservez la disposition et mise en forme de l’état d’origine. Ces formats incluent le format d’instantané (*.snp), le format Portable Document Format (*.pdf) et le format XML Paper Specification (*.xps). Cet article se concentre sur l’utilisation de ces trois formats de fichiers.

La table suivante répertorie tous les formats disponibles pour l'exportation d'un état, ainsi que les programmes que vous et vos destinataires pouvez utiliser pour ouvrir les fichiers résultants.

Format

Fichier texte ension(s)

Programmes qui sont utilisés pour ouvrir le fichier

HTML

*.htm ; *.html

Navigateurs Internet, tels que Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.pdf

Lecteurs PDF, disponibles sous forme de téléchargement tiers gratuit.

Texte enrichi

*.rtf

Programmes de traitement de texte, tels que Microsoft Office Word et WordPad.

Snapshot

*.snp

Microsoft instantané, disponible à partir du Microsoft Download Center. Trouver un lien vers le téléchargement gratuit dans la section Voir aussi.

Texte

*.txt

Programmes de traitement et de mise en forme de texte, tels que Word et le Bloc-notes.

XPS

*.xps

  • Dans Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    Microsoft papier spécification visionneuse XML, disponible en téléchargeant Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Pour plus d’informations sur Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack, consultez les liens dans la section Voir aussi.

  • Dans Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ou version ultérieure.

Remarque : Les options de Format PDF (*.pdf) et Le Format XPS (*.xps) sont disponibles après l’installation d’un complément et rechercher plus d’informations sur la prise en charge pour ces formats de fichier dans la section Voir aussi.

Haut de la Page

Distribuer un état à l'aide de la commande Courrier électronique

Une des façons plus rapides de distribuer un état dans Office Access 2007 est à l’aide de la commande de messagerie dans le menu bouton Microsoft Office. En quelques clics de souris, Access exporte le rapport au format de fichier qui vous intéresse, puis crée un nouveau message électronique avec le fichier joint à celui-ci.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez l'état que vous voulez envoyer dans un message électronique.

  2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur courrier électronique.

  3. Dans la boîte de dialogue Envoyer l'objet comme, sélectionnez le format de sortie que vous voulez utiliser, puis cliquez sur OK. N'oubliez pas que le format Snapshot (*.snp), le format PDF (*.pdf) et le format XPS (*.XPS) sont les seules options qui conservent la disposition et la mise en forme de votre état d'origine.

    Office Outlook 2007 ouvre un nouveau message électronique avec une pièce jointe du type que vous avez spécifié.

  4. Tapez les adresses de messagerie des destinataires dans la zone À, un objet dans la zone Objet et un message dans la zone de message.

    Conseil : Par défaut, le fichier que vous envoyez à l’aide de cette méthode n’est pas enregistré sur votre ordinateur. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier sur votre ordinateur, avec le bouton droit de la pièce jointe dans la zone associés, puis cliquez sur Enregistrer sous dans le menu contextuel.

  5. Cliquez sur Envoyer .

Haut de la Page

Distribuer un état en utilisant d'autres méthodes

Si vous ne voulez pas que d’utiliser la commande courrier électronique pour distribuer votre rapport, vous pouvez tout d’abord exporter l’état dans le format de fichier que vous voulez et distribuer de la même façon que vous distribuez tout autre fichier. Vous pourriez par exemple, copiez le fichier sur un support amovible, tel qu’un CD-ROM, une disquette ou un lecteur USB et distribuer à vos destinataires. Vous pouvez également vous pourriez copier le fichier dans un dossier réseau partagé ou une bibliothèque de documents sur un site Microsoft Windows SharePoint Services et puis indiquez aux destinataires l’emplacement du fichier.

Les sections suivantes vous montrent comment exporter un rapport comme un fichier de capture instantanée (*.snp), un fichier Portable Document Format (*.pdf) ou d’un fichier XML Paper Specification (*.xps), ce qui vous pouvez ensuite distribuer à l’aide de la méthode de votre choix.

Exporter un état en tant que fichier Snapshot

Pour afficher un fichier de capture instantanée, le programme Microsoft instantané doit être installé sur votre activité et ordinateurs de vos destinataires. Dans les versions antérieures d’Access, la visionneuse instantané a été installée avec Access. Toutefois, la visionneuse instantané n’est pas installée avec Office Access 2007. Pour afficher un fichier de capture instantanée, vous devez télécharger et installer le programme Microsoft instantané gratuit à partir du Microsoft Download Center. Comme une licence Office Access 2007 n’est pas nécessaire pour télécharger le programme instantané, les utilisateurs qui ne possèdent pas Access 2007 sur leur ordinateur peuvent également télécharger la visionneuse instantané et utilisez-le pour afficher les fichiers instantané que vous créez. Trouver un lien vers le téléchargement dans la section Voir aussi

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état que vous voulez exporter.

  2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Plus, puis sur Snapshot Viewer.

  3. Sur la première page de l’exportation - instantané visionneuse Assistant, tapez un nom de fichier dans la zone nom de fichier, ou cliquez sur Parcourir pour accéder à un autre emplacement dans lequel vous voulez enregistrer le fichier.

  4. Si vous souhaitez afficher la capture instantanée immédiatement après sa création, sous Spécifiez les options d'exportation, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l'opération d'exportation terminée.

  5. Cliquez sur OK.

    S'il existe déjà un fichier portant le même nom dans le dossier que vous avez spécifié, Access vous demande de remplacer le fichier existant ou d'entrer un nouveau nom. Cliquez sur Oui pour remplacer le fichier, ou sur Non pour entrer un nom de fichier différent.

    Access crée le fichier Snapshot. Si vous avez choisi qu'Access ouvre le fichier de destination et que le programme Snapshot Viewer est installé sur votre ordinateur, le programme démarre et affiche le fichier Snapshot. Si le programme Snapshot Viewer n'est pas installé sur votre ordinateur, aucun message n'apparaît et le fichier Snapshot ne s'affiche pas. Toutefois, vous pouvez toujours le distribuer auprès d'autres utilisateurs.

  6. Pour enregistrer les étapes de l'opération que vous venez d'effectuer afin de pouvoir reproduire la même opération ultérieurement, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d'exportation, puis tapez un nom et une description pour ces étapes. Pour créer une tâche Outlook qui vous permet de planifier l'opération d'exportation à une date ultérieure, activez la case à cocher Créer une tâche Outlook.

    Vous trouverez plus d'informations sur la planification d'opérations d'importation et d'exportation dans la section Voir aussi.

Exporter un rapport sous forme de fichier *.pdf ou *.xps

Vous devez d’abord installer un complément pour pouvoir exporter un rapport dans un fichier au format *.pdf ou *.xps. Pour plus d’informations sur la prise en charge des autres formats de fichier, telles que *.pdf et *.xps, cliquez sur les liens dans la section Voir aussi de cet article.

Après avoir installé le complément, procédez comme suit pour exporter un rapport sous forme de fichier *.pdf ou *.xps :

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l'état que vous voulez exporter.

  2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur PDF ou XPS.

  3. Dans la boîte de dialogue Publier comme PDF ou XPS, dans la zone Type de fichier, sélectionnez le type de fichier pour l'exportation de l'état.

  4. Pour modifier le nom d'enregistrement de l'état, tapez un nouveau nom de fichier dans la zone Nom de fichier.

  5. Pour ouvrir l'état immédiatement après l'avoir exporté, activez la case à cocher Ouvrir le fichier après la publication. Si aucun programme capable d'ouvrir le type de fichier n'est installé sur votre ordinateur, cette option n'est pas disponible.

  6. Sous Optimiser pour, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour optimiser l'état pour un fichier plus volumineux avec une résolution supérieure (recommandé pour l'impression), sélectionnez Standard.

    • Pour optimiser l'état pour un fichier moins volumineux avec une résolution inférieure (recommandé pour la publication en ligne), sélectionnez Taille minimale.

  7. Cliquez sur Publier.

    Access crée le fichier *.pdf ou *.xps. Si vous avez choisi qu'Access ouvre le fichier après la publication, le programme approprié démarre alors et affiche le fichier.

  8. Pour enregistrer les étapes de l’opération que vous venez d’effectuer afin que vous pouvez reproduire rapidement la même opération ultérieurement cliquez sur la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation et tapez un nom et une description pour la procédure. Pour créer une tâche Outlook qui vous permet de planifier l’opération d’exportation à une date ultérieure, activez la case à cocher Créer une tâche Outlook.

    Vous trouverez plus d'informations sur la planification d'opérations d'importation et d'exportation dans la section Voir aussi.

Haut de la Page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×