Désignation d'un assistant administratif pour prendre les appels destinés au responsable

Office Communications Server Attendant est conçu pour permettre aux assistants administratifs de prendre facilement en charge des appels de la part de leurs responsables. Cela peut être particulièrement utile si un responsable reçoit un grand nombre d'appels téléphoniques pendant la journée de travail et ne peut pas les traiter personnellement.

Désignation d'un assistant administratif pour prendre les appels destinés au responsable

Sur l'ordinateur du responsable, procédez comme suit :

  1. Ouvrez Office Communicator, et pas Office Communications Server Attendant, et assurez-vous que l'ordinateur du responsable exécute la version 3.0. S'il n'exécute pas la version 3.0, contactez votre administrateur système pour la faire installer sur l'ordinateur. Les versions antérieures d'Office Communicator ne proposent pas cette fonctionnalité.

    Remarque : Pour vérifier la version d'Office Communicator, cliquez sur la flèche vers le bas située en regard du bouton Menu (le bouton situé dans l'angle supérieur gauche et qui représente le logo Office Communicator), cliquez sur Aide, puis sur À propos de Microsoft Office Communicator.

  2. Une fois Office Communicator 3.0 installé, cliquez sur la flèche vers le bas située en regard du bouton Menu (le bouton situé dans l'angle supérieur gauche et qui représente le logo Office Communicator), puis cliquez sur Outils.

  3. Cliquez sur Paramètres de transfert d'appel.

  4. Sous Faire ce qui suit lorsque je reçois des appels, sélectionnez Faire sonner mes délégués et moi-même ou Transférer à mes délégués.

  5. Cliquez sur Ajouter, puis tapez le nom de l'assistant administratif dans la zone Rechercher.

  6. Lorsque le nom de l'assistant administratif s'affiche dans la liste Résultats, double-cliquez dessus. Il apparaît alors dans la liste Délégués.

  7. Cliquez sur Fermer, veillez à ce que la valeur indiquée pour Faire sonner simultanément les délégués ou une équipe soit Moi et tous les délégués en même temps, puis cliquez sur OK.

    Remarque : L'assistant administratif reçoit une alerte l'informant de son ajout en tant que délégué au compte du responsable. Le responsable est quant à lui ajouté au groupe Personnes que je soutiens de l'assistant administratif.

Désormais, chaque appel adressé au responsable sonnera en même temps sur le téléphone de l'assistant. Les alertes d'appel du responsable et de l'assistant contiennent des indications sur la personne que l'appelant essaie de joindre.

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