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Déplacer des données à partir d’Excel vers Access

Remarque :  Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Cet article vous explique comment déplacer vos données à partir d’Excel dans Access et convertir vos données en tables relationnelles afin que vous puissiez utiliser Microsoft Excel et Access ensemble. En résumé, Access est recommandée pour capturer, le stockage, l’interrogation et partage de données, et Excel est préférable pour le calcul, d’analyse et de visualisation des données.

Les deux articles, à l’aide de Access ou Excel pour gérer vos données et haut 10 bonnes raisons d’utiliser Access avec Excel, discuter quel programme est plus adapté à une tâche spécifique et l’utilisation d’Excel et Access ensemble pour créer une solution pratique.

Lorsque vous déplacez des données à partir d’Excel vers Access, il existe trois étapes de base pour le processus.

Trois étapes de base

Remarque : Pour plus d’informations sur la modélisation des données et des relations dans Access, voir Concepts de conception de base de données.

Étape 1 : Importer des données à partir d’Excel dans Access

Importer des données est une opération qui peut accéder beaucoup plus facilement si vous prenez un certain temps de préparation et de nettoyer vos données. Importer des données est comme le déplacement vers un nouvel emplacement. Si vous nettoyez et organisez des biens avant de déplacer, réglez à votre nouvel emplacement est beaucoup plus facile.

Nettoyer vos données avant d’importer

Avant d’importer des données dans Access, dans Excel, il est judicieux de sélectionner :

  • Convertir des cellules qui contiennent des données non atomique (autrement dit, plusieurs valeurs dans une cellule) en plusieurs colonnes. Par exemple, une cellule dans une colonne « Compétences » qui contient plusieurs valeurs de compétences, comme « Programmation, c# » « Programmation VBA » et « Conception Web » doivent être répartis pour séparer les colonnes qui contiennent chacune des valeur compétences qu’un seul.

  • Utilisez la commande SUPPRESPACE pour supprimer gauche, à droite et les espaces multiples incorporés.

  • Supprimer les caractères non imprimables.

  • Rechercher et corriger les fautes d’orthographe et de ponctuation.

  • Supprimer les lignes en double ou des champs en double.

  • Assurez-vous que les colonnes de données ne contiennent pas mixtes formats, notamment des dates sous formatés de nombres ou des nombres mis en forme en tant que texte.

Pour plus d’informations, voir les rubriques d’aide Excel suivants :

Remarque : Si vos données nettoyage besoins sont complexes ou si vous n’avez pas le temps ou ressources pour automatiser le processus vos propres, vous pouvez envisager d’utiliser un fournisseur tiers. Pour plus d’informations, recherchez « logiciel de nettoyage de données » ou « qualité des données » par votre moteur de recherche dans votre navigateur Web.

Choisissez le type de données meilleures lors de l’importation

Pendant l’opération d’importation dans Access, vous voulez faire bon choix afin que vous receviez des erreurs de conversion peu (le cas échéant) nécessitant une intervention manuelle. Le tableau suivant résume comment les formats de nombre Excel et types de données Access sont convertis lorsque vous importez des données à partir d’Excel dans Access et propose quelques conseils sur les types de données meilleures à choisir dans l’Assistant Importation de feuille de calcul.

Format de nombre Excel

Type de données Access

Commentaires

Meilleures pratiques

Texte

Texte, Mémo

Le type de données texte Access stocke les données alphanumériques jusqu'à 255 caractères. Le type de données Mémo Access stocke les données alphanumériques 65,535 caractères maximum.

Sélectionnez Mémo pour éviter ce problème toutes les données.

Nombre, pourcentage, Fraction, scientifique

Nombre

Access a un type de données numérique varie basée sur une propriété taille du champ (octet, entier, entier Long, Single, Double, décimal).

Sélectionnez Double afin d’éviter des erreurs de conversion de données.

Date

Date

Access et Excel utilisent le même numéro de série de date pour stocker des dates. Dans Access, la plage de dates est plus grande : entre-657 434 (janvier 1, 100 et) et 2 958 465 (31 décembre de l’an 9999).

Étant donné que Access ne reconnaît pas le système de date basé sur 1904 (utilisé dans Excel pour Macintosh), vous devez convertir les dates dans Excel ou Access pour éviter toute confusion.

Pour plus d’informations, voir Modifier le système de date, le format ou l’interprétation de l’année à deux chiffres et Importer ou attacher des données dans un classeur Excel.

Choisissez Date.

Heure

Heure

Access et Excel les deux stockent les valeurs de temps en utilisant le même type de données.

Choisissez heure, qui est généralement la valeur par défaut.

Monétaire, comptabilité

Devise

Dans Access, le type de données devise stocke les données sous forme de numéros de 8 octets avec une précision de quatre décimales et est utilisé pour stocker des données financières et éviter les arrondis de valeurs.

Cliquez sur monétaire, qui est généralement la valeur par défaut.

Boléen

Oui/Non

Access utilise -1 pour toutes les valeurs Oui et 0 pour toutes les valeurs de non, alors que Excel utilise 1 pour les valeurs tout TRUE et 0 pour toutes les valeurs FALSE.

Sélectionnez Oui/non, qui convertit automatiquement les valeurs sous-jacentes.

Lien hypertexte

Lien hypertexte

Un lien hypertexte dans Excel et Access contient une URL ou l’adresse Web que vous pouvez cliquer et suivre.

Cliquez sur lien hypertexte, sinon Access peut utiliser le type de données texte par défaut.

Une fois les données dans Access, vous pouvez supprimer les données Excel. N’oubliez pas de sauvegarder le classeur Excel d’origine tout d’abord avant sa suppression.

Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’aide Access Importer ou attacher des données dans un classeur Excel.

Ajouter automatiquement des données la manière simple

Un problème d’utilisateurs Excel courantes avoir est ajoutez les données avec les mêmes colonnes dans une grande feuille de calcul. Par exemple, vous devrez une solution qui a commencé dans Excel, mais maintenant s’est développée pour inclure des fichiers à partir de plusieurs groupes de travail et départements de suivi. Ces données peuvent être dans les classeurs et feuilles de calcul différentes, ou dans des fichiers texte qui sont des flux de données provenant d’autres systèmes. Il n’existe aucune commande de l’interface utilisateur ou un moyen facile d’ajouter des données similaires dans Excel.

La meilleure solution consiste à utiliser Access, où vous pouvez facilement importer et ajouter des données dans une table à l’aide de l’Assistant Importation de feuille de calcul. En outre, vous pouvez ajouter un grand nombre de données dans une table. Vous pouvez enregistrer les opérations d’importation, ajoutez-les en tant que tâches planifiées de Microsoft Outlook et utiliser des macros pour automatiser le processus.

Étape 2 : Normaliser les données à l’aide de l’Assistant Analyseur de Table

Étapes de la procédure de normalisation de vos données semblent à première vue, une tâche ardue. Peut être effectué en, normaliser tables dans Access est un processus qui est beaucoup plus facile, grâce à l’Assistant Analyseur de Table.

Assistant Analyseur de table

1. faites glisser les colonnes sélectionnées vers une nouvelle table et créer des relations

2. utiliser les commandes de bouton pour renommer une table, ajoutez une clé primaire, passer une colonne existante une clé primaire et annuler la dernière action

Cet Assistant permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Convertir un tableau en une série de tables plus petites et de créer automatiquement une relation de clé primaire et étrangère entre les tables.

  • Ajouter une clé primaire à un champ existant qui contient des valeurs uniques ou créer un nouveau champ ID qui utilise le type de données NuméroAuto.

  • Créer automatiquement un lien pour appliquer l’intégrité référentielle avec les mises à jour en cascade. Suppressions en cascade ne sont pas automatiquement ajoutées pour empêcher la suppression accidentelle des données, mais vous pouvez facilement ajouter les suppressions en cascade ultérieurement.

  • Rechercher des tables pour les données redondantes ou en double (par exemple, au même client avec deux numéros de téléphone) et mettre à jour comme vous le souhaitez.

  • Sauvegarder la table d’origine, puis renommez-la en ajoutant le suffixe « _ANCIEN » à son nom. Puis, vous créez une requête qui reconstruit la table d’origine, avec le nom de la table d’origine afin que les formulaires et les rapports basés sur la table d’origine déjà fonctionnent avec la nouvelle structure de table.

Pour plus d’informations, voir normaliser vos données à l’aide de l’Analyseur de Table.

Étape 3 : Connecter pour accéder aux données à partir d’Excel

Une fois que les données a été normalisées dans Access et une requête ou une table a été créé reconstruit les données d’origine, il est très simple de la connexion aux données Access à partir d’Excel. Vos données sont désormais dans Access en tant que source de données externe et afin de pouvant être connectés au classeur via une connexion de données, qui est un conteneur des informations qui sont utilisées pour localiser, ouvrir une session et accéder à la source de données externes. Informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, comme un fichier de connexion de données Office (ODC) (extension de nom de fichier .odc) ou un fichier de nom de Source de données (.dsn extension). Une fois que vous vous connectez à des données externes, vous pouvez également automatiquement Actualiser (ou mettre à jour) votre classeur Excel à partir d’Access chaque fois que les données sont actualisées dans Access.

Pour plus d’informations, voir vue d’ensemble de connexion (importation) de données.

Obtenez vos données dans Access.

Cette section décrit les phases suivantes de normalisation de vos données : transmettre les valeurs dans les colonnes vendeur et l’adresse en leurs gérables plus atomiques, séparer liés sujets dans leurs propres tables, copier et coller ces tables à partir d’Excel dans Access, créer des relations de clé entre le nouvellement créé tables Access et la création et l’exécution d’une requête simple dans Access pour renvoyer des informations.

Exemple de données sous forme non normalisé

La feuille de calcul suivant contient des valeurs non atomique dans la colonne vendeur et la colonne d’adresses. Les deux colonnes doivent être divisées en plusieurs colonnes distinctes. Cette feuille de calcul contienne également des informations sur les vendeurs, produits, clients et commandes. Ces informations doivent également être divisées en outre, par sujet, en tables distinctes.

Vendeur

Réf commande

Date de commande

ID de produit

Qty

Prix

Nom du client

Adresse

Téléphone

Liste d’horizontale, Yann

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Liste d’horizontale, Yann

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

5,25 $

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informations de ses parties plus petit : données atomiques

Utilisation des données dans cet exemple, vous pouvez utiliser la commande texte à la colonne dans Excel pour séparer les éléments « atomiques » d’une cellule (par exemple, adresse postale, ville, état et code postal) dans des colonnes distinctes.

Le tableau suivant présente les nouvelles colonnes dans la même feuille de calcul après que qu’ils ont été fractionnées pour rendre toutes les valeurs atomique. Notez que les informations contenues dans la colonne vendeur a été fractionnées en nom et les colonnes Prénom et que les informations contenues dans la colonne d’adresses a été fractionnées en colonnes rue, ville, état et Code postal. Ces données sont « première forme normale ».

Nom

Prénom

 

Adresse postale

Ville

État

Code postal

Liste d’horizontale

Yann

2302 Harvard moyenne

Bellevue

WA

98227

Dupont

Ellen

1025 Colombie-britannique cercle

Kirkland

WA

98234

Hance

Claude

2302 Harvard moyenne

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sortir des données en sujets organisés dans Excel

Les différentes tables de données d’exemple qui suivent affichent les mêmes informations à partir de la feuille de calcul Excel après que qu’il a été fractionnée en tables pour les vendeurs, produits, clients et commandes. La création de tableau n’est pas finale, mais il est sur la bonne voie.

Le tableau vendeurs contient uniquement les informations sur le personnel de vente. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (vendeur ID). La valeur ID vendeur servira dans la table Orders pour vous connecter des commandes à représentants.

Vendeurs

ID vendeur

Nom

Prénom

101

Liste d’horizontale

Yann

103

Dupont

Ellen

105

Hance

Claude

107

Koch

Reed

La table Products contient uniquement les informations relatives aux produits. Notez que chaque enregistrement a un identificateur unique (ID de produit). La valeur Réf produit sera utilisée pour vous connecter des informations sur le produit à la table Détails commande.

Produits

ID de produit

Prix

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

La table Customers contient uniquement les informations relatives aux clients. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (Customer ID). La valeur ID client sera utilisée pour vous connecter les informations relatives aux clients à la table Orders.

Customers

Réf consommateur

Nom

Adresse postale

Ville

État

Code postal

Téléphone

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

La table commandes contient des informations sur les commandes, les vendeurs, les clients et les produits. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (Orderid). Certaines des informations dans ce tableau doit être divisée en une table supplémentaire qui contient des détails de la commande afin que la table commandes contient uniquement quatre colonnes : l’ID de commande unique, la date de commande, le code représentant et le code client. Le tableau affiché ici n’a pas encore été fractionné en la table Détails commande.

Orders

Réf commande

Date de commande

ID vendeur

Réf client

ID de produit

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Détails de la commande, telles que l’ID de produit et la quantité soient transférés en dehors de la table commandes et stockés dans une table nommée Détails commande. N’oubliez pas qu’il n’y a 9 commandes, afin que cela est pertinent pour qu’il existe 9 enregistrements dans ce tableau. Notez que la table commandes a un ID unique (Orderid), qui sera appelée à partir de la table Détails commande.

La conception de la table Orders finale doit se présenter comme suit :

Orders

Réf commande

Date de commande

ID vendeur

Réf client

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

La table Détails commande ne contient aucune colonne nécessitant des valeurs uniques (autrement dit, il n’y a aucun clé primaire), afin qu’elle soit OK pour tout ou partie des colonnes à contiennent des données « redondantes ». Toutefois, deux enregistrements dans ce tableau ne doivent être complètement identiques (cette règle s’applique à toutes les tables dans une base de données). Dans ce tableau, il convient de 17 enregistrements, correspondant chacune à un produit dans un ordre. Par exemple, dans l’ordre 2349, trois produits C-789 comprennent une ou les deux parties de l’ensemble du document.

La table Détails commande, par conséquent, ressemble à ce qui suit :

Détails de la commande

Réf commande

ID de produit

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copier et coller des données à partir d’Excel dans Access

À présent que les informations relatives à des vendeurs, les clients, les produits, les commandes et les détails de la commande a été réparties en sujets distinctes dans Excel, vous pouvez copier ces données directement dans Access, dans lequel il sera tables.

Création de relations entre les tables Access et l’exécution d’une requête

Une fois que vous avez déplacé vos données dans Access, vous pouvez créer des relations entre les tables et puis créer des requêtes pour renvoyer des informations sur divers sujets. Par exemple, vous pouvez créer une requête qui retourne l’ID de commande et les noms des représentants des commandes entrées entre 3/05/09 et 3/08/09.

En outre, vous pouvez créer des formulaires et états pour faciliter la saisie de données et analyse des ventes.

Vous avez besoin d’une aide supplémentaire ?

Vous pouvez toujours consulter un expert de la communauté technique Excel, obtenir une assistance dans la communauté Answers ou suggérer une nouvelle fonctionnalité ou une amélioration sur le forum Excel User Voice.

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