Déplacer des données à partir d’Excel vers Access

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article vous explique comment déplacer vos données à partir d’Excel dans Access et convertir vos données en tables relationnelles afin que vous puissiez utiliser Microsoft Office Excel et Access ensemble. En résumé, Access est recommandée pour capturer, le stockage, l’interrogation et partage de données, et Excel est préférable pour le calcul, d’analyse et de visualisation des données.

Les deux articles, à l’aide de Access ou Excel pour gérer vos données et haut 10 bonnes raisons d’utiliser Access avec Excel, discuter quel programme est plus adapté à une tâche spécifique et l’utilisation d’Excel et Access ensemble pour créer une solution pratique.

Dans cet article

L’essence même de bases de données relationnelles et de modélisation de données

Composants d’une table relationnelle

Quelle est la normalisation ?

Les tables peuvent être dans différentes formes normales

Relations et les clés

Validité et l’intégrité des données

Résumer

Étapes de base pour le déplacement de données à partir d’Excel vers Access

Étape 1 : Importer des données à partir d’Excel dans Access

Ajouter automatiquement des données la manière simple

Étape 2 : Normaliser les données à l’aide de l’Assistant Analyseur de Table

Étape 3 : Connecter pour accéder aux données à partir d’Excel

Obtenez vos données dans Access.

L’essence même de bases de données relationnelles et de modélisation de données

Plusieurs fichiers de données, notamment Excel, sont appelés fichiers plats. Ces fichiers sont souvent volumineux et contiennent les données redondantes, des colonnes qui sont rarement utilisées et nombre de valeurs vide. Vous pourriez hériter ces fichiers à partir d’un autre système ou utilisateur ou qu’ils ont peuvent évolué de cette façon dans colonnes ont été ajoutés au fil du temps pour répondre aux exigences de modifications. Bien que l’organisation des données dans un fichier plat fonctionne à des fins spécifiques, ils ne sont pas flexibles, et vous pouvez trouver difficile de répondre à des questions inattendues sur vos données.

Fichier plat

La solution éprouvée à un fichier plat est une base de données relationnelle. Access est un programme de base de données relationnelle et fonctionne mieux lorsque les tables sont bien conçues des relations sont conformes au modèle de base de données relationnelle.

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Composants d’une table relationnelle

Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est un ensemble de colonnes nommées et plusieurs lignes qui stocke des informations sur un sujet unique, tels que les employés. Chaque colonne du tableau est un nom unique et contient des informations sur l’objet, telles que le prénom et l’adresse d’un employé. Les lignes de la table contient des occurrences de l’objet, telles que tous les employés en cours de la société. Une valeur unique est stockée dans l’intersection d’une ligne et colonne et est un simple fait, tels que « Seattle ». Enfin, vous pouvez réorganiser les lignes et colonnes sans modifier la signification de la table.

Table relationnelle

1. une table représente un objet unique, une personne, emplacement, chose, événement ou concept

2. chaque ligne est unique et possède une clé primaire, par exemple un numéro de badge

3. chaque colonne comporte un nom significatif, court et unique

4. toutes les valeurs dans une colonne sont semblables dans le sens et mettre en forme

5. chaque valeur dans la table (l’équivalent d’une cellule dans Excel) représente un simple fait

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Quelle est la normalisation ?

Malheureusement, une table relationnelle bien conçue ne pas simplement s’effectue automatiquement dans une base de données Access. Vous devez utiliser une méthode pour analyser des données dans un fichier plat et réorganiser les données d’une table en deux ou plusieurs tables connexes. Cette méthode est appelée normalisation. Dans étape par étape, vous fractionnez une table en plusieurs tables plus petites en supprimant des valeurs répétées dans une colonne, en supprimant les données redondantes de lignes et ajout des clés primaires (un champ qui identifie de façon unique chaque enregistrement d’une table) et les clés étrangères (un champ qui contient des valeurs contenues dans un champ de clé primaire dans une table liée) pour définir des relations entre les nouvelles tables.

Diagramme relationnel

1. une table relationnelle

2. les noms de colonne

3. une clé primaire

4. une clé étrangère

5. symboles et des lignes relationnelles

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Les tables peuvent être dans différentes formes normales

Un tableau peut être l’une des quatre différentes formes normales: zéro, premier, deuxième et troisième. Chaque formulaire décrit le degré auquel les données dans un tableau sont organisées et peuvent servir dans une base de données relationnelle. Forme zéro normal est moins organisé et troisième forme normale est plus efficacement organisé.

Zéro forme normale    Une authentification une table est dans un état moins organisé, appelé « zéro forme normale », est lorsqu’une ou plusieurs colonnes contiennent les valeurs « non atomique », ce qui signifie que plusieurs valeurs sont contenus dans une seule cellule. Par exemple, une adresse du client peut être constituée d’une adresse postale (par exemple, 2302 Harvard moyenne), une ville, un état et code postal (ZIP). Dans l’idéal, chacun de ces éléments de l’adresse sont stockés dans des colonnes distinctes. Un autre exemple, une colonne qui contient complète des noms, par exemple « Liste d’horizontale, Yann » ou « Ellen Adams » doit être divisée en colonnes distinctes pour les noms et prénoms. Stockage des noms et prénoms dans des colonnes distinctes est une bonne pratique qui vous permet de rechercher et trier vos données rapidement.

Un autre signe de données de forme zéro normal est lorsqu’elle contient des informations sur des sujets différents, tels que vendeurs, produits, clients et commandes. Si possible, les données doivent être séparées en tables distinctes pour chaque objet.

La première forme normale    Une table est dans la première forme normale lors de chaque colonne contient des valeurs atomiques, mais une ou plusieurs colonnes contiennent des données redondantes, telles que les informations vendeur ou client pour chaque partie d’une commande. Par exemple, Adams, Ellen est répétée cinq fois dans la feuille de calcul, car elle comporte deux commandes différentes (une avec trois produits et un avec deux catégories de produits).

Deuxième forme normale    Un tableau est en deuxième forme normale lorsque les données redondantes a été supprimées, mais une ou plusieurs colonnes ne sont pas basés sur la clé primaire ou contiennent des valeurs calculées (par exemple, prix * remise).

Troisième forme normale    Une table est dans la troisième forme normale lorsque toutes les colonnes de la table sont basés uniquement sur la clé primaire. Comme le montre l’illustration suivante, informations produit et le fournisseur sont stockées dans des tables distinctes et sont jointes dans une recherche dans le champ N° fournisseur dans la table fournisseurs.

Tables de zéro, première et la deuxième forme normale peuvent poser des problèmes lorsque vous voulez modifier les données. Par exemple, la mise à jour des valeurs qui sont répétées fréquemment est un processus beaucoup de temps. Chaque fois que vous mettez à jour une valeur, vous devez vérifier si toutes les autres lignes contient la même valeur. Vous pouvez perdre du temps et constituer une opération d’erreurs. Par ailleurs, il est difficile pour efficacement trier et filtrer des colonnes qui contiennent des valeurs extensibles. Tables dans la première et la deuxième forme normale sont un gros progrès par rapport à zéro écran normal, mais elles peuvent être toujours un problème lorsque vous insérez, mettre à jour ou supprimez des données.

Lorsque vous accédez à travers le processus de normalisation de vos données, vous convertissez un tableau à partir d’un formulaire inférieur à un formulaire plus élevé jusqu'à ce que toutes les tables sont en troisième forme normale. Dans la plupart des cas, la troisième forme normale est idéale, car :

  • Problèmes de modification peuvent être supprimés lors de données sont insérées, supprimées ou mis à jour.

  • Vous pouvez gérer l’intégrité des données avec des contraintes de données et des règles d’entreprise.

  • Vous pouvez interroger les données de différentes façons pour répondre à vos questions.

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Relations et les clés

Une base de données relationnel précis contient plusieurs tables, chacune d’elles dans la troisième forme normale, mais il existe également des relations entre ces tables qui vous permettent de rassembler les données. Par exemple, les employés appartiennent à départements et affectés à des projets, projets ont tâches subordonnées, employés appartiennent en tâches subordonnées et départements Gérer les projets. Dans ce scénario, une base de données relationnel aurait quatre tables définies : employés, projets, les tâches subordonnées et services, chacun de ces relations de clé définies : appartenir, sont attribuées, ont, vous êtes propriétaireet Gérer.

Il existe trois types de relations :

  • Un à un (1:1)    Par exemple, chaque employé possède un ID badge uniques et chaque badge À QU'ID fait référence comporte un employé unique.

  • Un-à-plusieurs (1 : plusieurs)    Par exemple, chaque employé est affecté à un service, mais un département compte de nombreux employés. Cette option est également appelée une relation parent-enfant.

  • Plusieurs-à-plusieurs (M:M)    par exemple, un employé peut être affecté à plusieurs projets et chaque projet peut avoir plusieurs employés affectés. Notez qu’une table spéciale, appelée une table de jonction, est souvent utilisée pour créer une relation un-à-plusieurs entre chaque table dans la troisième forme normale pour un total de trois tables qui forment la relation plusieurs-à-plusieurs.

Vous créez une relation entre deux ou plusieurs tables basées sur les clés primaires et étrangères. Une clé primaire est une colonne dans une table dont les valeurs identifient de façon unique chaque ligne dans une table, tel qu’un numéro de Badge ou le Code de service. Une clé étrangère est une colonne dans une table dont les valeurs sont les mêmes que la clé primaire d’une autre table. Vous pouvez considérer une clé étrangère comme une copie de la clé primaire d’une autre table relationnelle. La relation entre deux tables est rendue en correspondance les valeurs de la clé étrangère dans une table avec les valeurs de la clé primaire dans un autre.

Relations entre les clés primaire et étrangère

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Validité et l’intégrité des données

Après avoir créé une base de données relationnel avec toutes les tables dans la troisième forme normale et les relations correctes définies, que vous voulez garantir l’intégrité des données. L’intégrité des données signifie que vous pouvez correctement et de manière cohérente Explorer des relations et manipuler les tables dans la base de données dans le temps que la base de données est mis à jour. Il existe deux règles de base dans des bases de données relationnelles qui permettant de garantir l’intégrité des données.

La règle entité    Chaque ligne d’une table doit comporter une clé primaire et cette clé primaire doit comporter une valeur. Cette règle vérifie que chaque ligne d’une table peut être identifiée et n’est jamais par inadvertance perdue. En outre, chaque fois que vous insérez, mettre à jour ou supprimez des données, le caractère unique et l’existence de toutes les clés primaires peuvent être conservées.

La règle d’intégrité référentielle    Cette règle contrôle l’insertion et la suppression des règles de la relation un-à-plusieurs. Si une table possède une clé étrangère, chaque valeur de la clé étrangère doit être une valeur null (aucune valeur) ou doivent correspondre aux valeurs de la table relationnelle dans laquelle cette clé étrangère est une clé primaire.

Modification des relations

Vous permet également davantage de garantir l’intégrité des données dans une base de données relationnel à l’aide des règles de validation de données différents, notamment type de données (par exemple, entier), la longueur des données (par exemple sous forme de 15 caractères ou moins), format des données (par exemple, monétaire), valeur par défaut (par exemple, 10) et les contraintes (par exemple Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Ces règles de validation de données vous assurer que la base de données comporte des données de qualité et conforme aux règles d’entreprise établies.

Il est important de noter qu’entrée de données est une différence importante entre une base de données Access et un classeur Excel. Entrer des données dans une feuille de calcul Excel est « forme libre. » Vous pouvez entrer des données pratiquement n’importe où et vous pouvez facilement annuler une modification. Toutefois, une base de données Access est beaucoup plus structuré et limité. En outre, lorsque vous entrez des données dans un tableau, la modification s’engage à la base de données. Vous ne pouvez pas annuler la saisie de données de la même façon que dans Excel, bien que vous pouvez supprimer ou mettre à jour les données pour corriger les erreurs éventuelles.

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Résumer

Après avoir normaliser vos données dans des tables relationnelles des relations bien définies et définissez sa l’intégrité des données, il est beaucoup plus facile à :

  • Libérer de l’espace et améliorer les performances, car les données redondantes et extensibles sont supprimées physiquement.

  • Mettre à jour les données avec précision et maintenir l’intégrité des données.

  • Trier, filtrer, créer des colonnes calculées, agrégation et synthétiser les données.

  • Interroger des données dans de différentes façons pour répondre à des questions inattendues et attendues.

Pour être sûr, il sont avancées aspects de conception de base de données relationnelles, tels que des clés composites (clé qui se compose de valeurs comprises entre deux colonnes ou plus), formulaires normales supplémentaires (une quatrième forme normale — une dépendance à valeurs multiples) et la dénormalisation. Mais pour la plupart des simples à base de données qui aura doit, vous devez les informations essentielles sur la conception de base de données que vous devez comprendre les études de cas suivants dans cet article.

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Étapes de base pour le déplacement de données à partir d’Excel vers Access

Lorsque vous déplacez des données à partir d’Excel vers Access, il existe trois étapes de base pour le processus.

Trois étapes de base

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Étape 1 : Importer des données à partir d’Excel dans Access

Importer des données est une opération qui peut accéder beaucoup plus facilement si vous prenez un certain temps de préparation et de nettoyer vos données. Importer des données est comme le déplacement vers un nouvel emplacement. Si vous nettoyez et organisez des biens avant de déplacer, réglez à votre nouvel emplacement est beaucoup plus facile.

Nettoyer vos données avant d’importer

Avant d’importer des données dans Access, dans Excel, il est judicieux de sélectionner :

  • Convertir des cellules qui contiennent des données non atomique (autrement dit, plusieurs valeurs dans une cellule) en plusieurs colonnes. Par exemple, une cellule dans une colonne « Compétences » qui contient plusieurs valeurs de compétences, comme « Programmation, c# » « Programmation VBA » et « Conception Web » doivent être répartis pour séparer les colonnes qui contiennent chacune des valeur compétences qu’un seul.

  • Utilisez la commande SUPPRESPACE pour supprimer gauche, à droite et les espaces multiples incorporés.

  • Supprimer les caractères non imprimables.

  • Rechercher et corriger les fautes d’orthographe et de ponctuation.

  • Supprimer les lignes en double ou des champs en double.

  • Assurez-vous que les colonnes de données ne contiennent pas mixtes formats, notamment des dates sous formatés de nombres ou des nombres mis en forme en tant que texte.

Pour plus d’informations, voir les rubriques d’aide Excel suivants :

Remarque : Si vos données nettoyage besoins sont complexes ou si vous n’avez pas le temps ou ressources pour automatiser le processus vos propres, vous pouvez envisager d’utiliser un fournisseur tiers. Pour plus d’informations, recherchez « logiciel de nettoyage de données » ou « qualité des données » par votre moteur de recherche dans votre navigateur Web.

Choisissez le type de données meilleures lors de l’importation

Pendant l’opération d’importation dans Access, vous voulez faire bon choix afin que vous receviez des erreurs de conversion peu (le cas échéant) nécessitant une intervention manuelle. Le tableau suivant résume comment les formats de nombre Excel et types de données Access sont convertis lorsque vous importez des données à partir d’Excel dans Access et propose quelques conseils sur les types de données meilleures à choisir dans l’Assistant Importation de feuille de calcul.

Format de nombre Excel

Type de données Access

Commentaires

Meilleures pratiques

texte

Texte, Mémo

Le type de données texte Access stocke les données alphanumériques jusqu'à 255 caractères. Le type de données Mémo Access stocke les données alphanumériques 65,535 caractères maximum.

Sélectionnez Mémo pour éviter ce problème toutes les données.

Nombre, pourcentage, Fraction, scientifique

un nombre

Access a un type de données numérique varie basée sur une propriété taille du champ (octet, entier, entier Long, Single, Double, décimal).

Sélectionnez Double afin d’éviter des erreurs de conversion de données.

Date

Date

Access et Excel utilisent le même numéro de série de date pour stocker des dates. Dans Access, la plage de dates est plus grande : entre-657 434 (janvier 1, 100 et) et 2 958 465 (31 décembre de l’an 9999).

Étant donné que Access ne reconnaît pas le système de date basé sur 1904 (utilisé dans Excel pour Macintosh), vous devez convertir les dates dans Excel ou Access pour éviter toute confusion.

Pour plus d’informations, voir Modifier le système de date, le format ou l’interprétation de l’année à deux chiffres et Importer ou attacher des données dans un classeur Excel

.

Choisissez Date.

Heure

Heure

Access et Excel les deux stockent les valeurs de temps en utilisant le même type de données.

Choisissez heure, qui est généralement la valeur par défaut.

Monétaire, comptabilité

Devise

Dans Access, le type de données devise stocke les données sous forme de numéros de 8 octets avec une précision de quatre décimales et est utilisé pour stocker des données financières et éviter les arrondis de valeurs.

Cliquez sur monétaire, qui est généralement la valeur par défaut.

Boolean (Booléen)

Oui/Non

Access utilise -1 pour toutes les valeurs Oui et 0 pour toutes les valeurs de non, alors que Excel utilise 1 pour les valeurs tout TRUE et 0 pour toutes les valeurs FALSE.

Sélectionnez Oui/non, qui convertit automatiquement les valeurs sous-jacentes.

Hyperlink

Hyperlink

Un lien hypertexte dans Excel et Access contient une URL ou l’adresse Web que vous pouvez cliquer et suivre.

Cliquez sur lien hypertexte, sinon Access peut utiliser le type de données texte par défaut.

Une fois les données dans Access, vous pouvez supprimer les données Excel. N’oubliez pas de sauvegarder le classeur Excel d’origine tout d’abord avant sa suppression.

Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’aide Access, Importer ou attacher des données dans un classeur Excel.

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Ajouter automatiquement des données la manière simple

Un problème d’utilisateurs Excel courantes avoir est ajoutez les données avec les mêmes colonnes dans une grande feuille de calcul. Par exemple, vous devrez une solution qui a commencé dans Excel, mais maintenant s’est développée pour inclure des fichiers à partir de plusieurs groupes de travail et départements de suivi. Ces données peuvent être dans les classeurs et feuilles de calcul différentes, ou dans des fichiers texte qui sont des flux de données provenant d’autres systèmes. Il n’existe aucune commande de l’interface utilisateur ou un moyen facile d’ajouter des données similaires dans Excel.

La meilleure solution consiste à utiliser Access, où vous pouvez facilement importer et ajouter des données dans une table à l’aide de l’Assistant Importation de feuille de calcul. En outre, vous pouvez ajouter un grand nombre de données dans une table. Vous pouvez enregistrer les opérations d’importation, ajoutez-les en tant que tâches planifiées de Microsoft Office Outlook et utiliser des macros pour automatiser le processus.

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Étape 2 : Normaliser les données à l’aide de l’Assistant Analyseur de Table

Étapes de la procédure de normalisation de vos données semblent à première vue, une tâche ardue. Peut être effectué en, normaliser tables dans Access est un processus qui est beaucoup plus facile, grâce à l’Assistant Analyseur de Table.

Assistant Analyseur de table

1. faites glisser les colonnes sélectionnées vers une nouvelle table et créer des relations

2. utiliser les commandes de bouton pour renommer une table, ajoutez une clé primaire, passer une colonne existante une clé primaire et annuler la dernière action

Cet Assistant permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Convertir un tableau en une série de tables plus petites et de créer automatiquement une relation de clé primaire et étrangère entre les tables.

  • Ajouter une clé primaire à un champ existant qui contient des valeurs uniques ou créer un nouveau champ ID qui utilise le type de données NuméroAuto.

  • Créer automatiquement un lien pour appliquer l’intégrité référentielle avec les mises à jour en cascade. Suppressions en cascade ne sont pas automatiquement ajoutées pour empêcher la suppression accidentelle des données, mais vous pouvez facilement ajouter les suppressions en cascade ultérieurement.

  • Rechercher des tables pour les données redondantes ou en double (par exemple, au même client avec deux numéros de téléphone) et mettre à jour comme vous le souhaitez.

  • Sauvegarder la table d’origine, puis renommez-la en ajoutant le suffixe « _ANCIEN » à son nom. Puis, vous créez une requête qui reconstruit la table d’origine, avec le nom de la table d’origine afin que les formulaires et les rapports basés sur la table d’origine déjà fonctionnent avec la nouvelle structure de table.

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Étape 3 : Connecter pour accéder aux données à partir d’Excel

Une fois que les données a été normalisées dans Access et une requête ou une table a été créé reconstruit les données d’origine, il est très simple de la connexion aux données Access à partir d’Excel. Vos données sont désormais dans Access en tant que source de données externe et afin de pouvant être connectés au classeur via une connexion de données, qui est un conteneur des informations qui sont utilisées pour localiser, ouvrir une session et accéder à la source de données externes. Informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, comme un fichier de connexion de données Office (ODC) (extension de nom de fichier .odc) ou un fichier de nom de Source de données (.dsn extension). Une fois que vous vous connectez à des données externes, vous pouvez également automatiquement Actualiser (ou mettre à jour) votre classeur Excel à partir d’Access chaque fois que les données sont actualisées dans Access.

Pour plus d’informations, voir vue d’ensemble de connexion (importation) de données et échanger (copier, importer, exporter) des données entre Excel et Access.

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Obtenez vos données dans Access.

Cette section vous guide à travers les phases suivantes de normalisation de vos données : transmettre les valeurs des colonnes vendeur et l’adresse en leurs gérables plus atomiques, séparer les sujets connexes dans leurs propres tables, copie et collage de ces tables à partir d’Excel dans Access, créer des relations de clé entre le nouvellement créé tables Access et la création et exécution d’une requête simple dans Access pour renvoyer des informations.

Exemple de données sous forme non normalisé

La feuille de calcul suivant contient des valeurs non atomique dans la colonne vendeur et la colonne d’adresses. Les deux colonnes doivent être divisées en plusieurs colonnes distinctes. Cette feuille de calcul contienne également des informations sur les vendeurs, produits, clients et commandes. Ces informations doivent également être divisées en outre, par sujet, en tables distinctes.

Vendeur

Réf. commande

Date de commande

Réf. produit

Qty

Prix

Nom du client

Adresse

Téléphone

Liste d’horizontale, Yann

2348

3/2/09

J-558

4

8,50 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Liste d’horizontale, Yann

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Liste d’horizontale, Yann

2348

3/2/09

D-4420

5

$7.25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Liste d’horizontale, Yann

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Liste d’horizontale, Yann

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

5,25 $

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7.25

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Liste d’horizontale, Yann

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informations de ses parties plus petit : données atomiques

Utilisation des données dans cet exemple, vous pouvez utiliser la commande texte à la colonne dans Excel pour séparer les éléments « atomiques » d’une cellule (par exemple, adresse postale, ville, état et code postal) dans des colonnes distinctes.

Le tableau suivant présente les nouvelles colonnes dans la même feuille de calcul après que qu’ils ont été fractionnées pour rendre toutes les valeurs atomique. Notez que les informations contenues dans la colonne vendeur a été fractionnées en nom et les colonnes Prénom et que les informations contenues dans la colonne d’adresses a été fractionnées en colonnes rue, ville, état et Code postal. Ces données sont « première forme normale ».

Nom

Prénom

 

Adresse postale

Ville

Pays

Code postal

Liste d’horizontale

Yann

2302 Harvard moyenne

Bellevue

Ille-et-Vilaine

98227

Dupont

Ellen

1025 Colombie-britannique cercle

Kirkland

Ille-et-Vilaine

98234

Hance

Claude

2302 Harvard moyenne

Bellevue

Ille-et-Vilaine

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

Ille-et-Vilaine

98199

Sousa

Louis

2302 Harvard moyenne

Bellevue

Ille-et-Vilaine

98227

Sortir des données en sujets organisés dans Excel

Les différentes tables de données d’exemple qui suivent affichent les mêmes informations à partir de la feuille de calcul Excel après que qu’il a été fractionnée en tables pour les vendeurs, produits, clients et commandes. La création de tableau n’est pas finale, mais il est sur la bonne voie.

Le tableau vendeurs contient uniquement les informations sur le personnel de vente. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (vendeur ID). La valeur ID vendeur servira dans la table Orders pour vous connecter des commandes à représentants.

Vendeurs

ID vendeur

Nom

Prénom

101

Liste d’horizontale

Yann

103

Dupont

Ellen

105

Hance

Claude

107

Koch

Reed

109

Sousa

Louis

La table Products contient uniquement les informations relatives aux produits. Notez que chaque enregistrement a un identificateur unique (ID de produit). La valeur Réf produit sera utilisée pour vous connecter des informations sur le produit à la table Détails commande.

Produits

Réf. produit

Prix

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

J-558

8,50

La table Customers contient uniquement les informations relatives aux clients. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (Customer ID). La valeur ID client sera utilisée pour vous connecter les informations relatives aux clients à la table Orders.

Customers

Réf consommateur

Nom

Adresse postale

Ville

Pays

Code postal

Téléphone

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard moyenne

Bellevue

Ille-et-Vilaine

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Colombie-britannique cercle

Kirkland

Ille-et-Vilaine

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

Ille-et-Vilaine

98199

425-555-0201

La table commandes contient des informations sur les commandes, les vendeurs, les clients et les produits. Notez que chaque enregistrement a un ID unique (Orderid). Certaines des informations dans ce tableau doit être divisée en une table supplémentaire qui contient des détails de la commande afin que la table commandes contient uniquement quatre colonnes : l’ID de commande unique, la date de commande, le code représentant et le code client. Le tableau affiché ici n’a pas encore été fractionné en la table Détails commande.

Orders

Réf. commande

Date de commande

ID vendeur

Code client

Réf. produit

Qty

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Détails de la commande, telles que l’ID de produit et la quantité soient transférés en dehors de la table commandes et stockés dans une table nommée Détails commande. N’oubliez pas qu’il n’y a 9 commandes, afin que cela est pertinent pour qu’il existe 9 enregistrements dans ce tableau. Notez que la table commandes a un ID unique (Orderid), qui sera appelée à partir de la table Détails commande.

La conception de la table Orders finale doit se présenter comme suit :

Orders

Réf. commande

Date de commande

ID vendeur

Code client

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

La table Détails commande ne contient aucune colonne nécessitant des valeurs uniques (autrement dit, il n’y a aucun clé primaire), afin qu’elle soit OK pour tout ou partie des colonnes à contiennent des données « redondantes ». Toutefois, deux enregistrements dans ce tableau ne doivent être complètement identiques (cette règle s’applique à toutes les tables dans une base de données). Dans ce tableau, il convient de 17 enregistrements, correspondant chacune à un produit dans un ordre. Par exemple, dans l’ordre 2349, trois produits C-789 comprennent une ou les deux parties de l’ensemble du document.

La table Détails commande, par conséquent, ressemble à ce qui suit :

Détails de la commande

Réf. commande

Réf. produit

Qty

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Copier et coller des données à partir d’Excel dans Access

À présent que les informations relatives à des vendeurs, les clients, les produits, les commandes et les détails de la commande a été réparties en sujets distinctes dans Excel, vous pouvez copier ces données directement dans Access, dans lequel il sera tables.

Création de relations entre les tables Access et l’exécution d’une requête

Une fois que vous avez déplacé vos données dans Access, vous pouvez créer des relations entre les tables et puis créer des requêtes pour renvoyer des informations sur divers sujets. Par exemple, vous pouvez créer une requête qui retourne l’ID de commande et les noms des représentants des commandes entrées entre 3/05/09 et 3/08/09.

En outre, vous pouvez créer des formulaires et états pour faciliter la saisie de données et analyse des ventes.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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