Gérer les calendriers et les réunions sur un Mac

Déléguer la gestion d'un calendrier sur Mac

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Créez et assignez un délégué dans Outlook, qui peut superviser votre calendrier lorsque vous n’êtes pas disponible.

Sélectionner un délégué et définir des autorisations
  1. Sélectionnez Outils > Comptes.

  2. Sélectionnez un compte, puis choisissez Avancé.

  3. Sélectionnez Délégués.

  4. Sous Délégués pouvant agir en mon nom, cliquez sur Ajouter AJOUTER pour ajouter un délégué.

  5. Recherchez la personne que vous souhaitez désigner comme délégué, puis sélectionnez le nom du délégué dans les résultats de recherche.

  6. Sélectionnez Ajouter.

  7. Dans Autorisations, définissez le niveau d’autorisation du délégué dans Tâches, Boîte de réception, Contacts et Notes.

    Remarque : Si vous souhaitez que votre délégué reçoive les invitations aux réunions, activez la case à cocher Le délégué reçoit des invitations aux réunions.

  8. Sélectionnez OK.

  9. Sous l’onglet Délégués, dans Délégués pouvant agir en mon nom :

    1. Sélectionnez Ajouter AJOUTER pour ajouter un délégué.

    2. Sélectionnez Supprimer Moins pour supprimer un délégué.

    3. Double-cliquez sur le nom du délégué pour modifier ses autorisations.

  10. Si vous êtes un délégué pour une personne, sélectionnez Ajouter AJOUTER dans la section Contacts dont je suis le délégué, puis tapez le nom de cette personne.

  11. Sélectionnez Ajouter.

  12. Sélectionnez OK > X.

    Remarque : Si une fenêtre contextuelle affiche un message indiquant que vous êtes redirigé vers un serveur, sélectionnez Autoriser pour achever le paramétrage.

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Dans cette vidéo, nous allons découvrir ensemble comment l'on peut déléguer sa boîte aux lettres.

J'ai bien parlé de déléguer la boîte aux lettres, je n'ai pas parlé du partage qui peut se faire sur le calendrier, les contacts ou les tâches.

Donc pour ceci, il va falloir revenir au niveau du compte.

C'est ici, au niveau du menu déroulant Outils, que je vais trouver l'option Comptes.

La première chose qu'il faut savoir, c'est que la délégation n'est possible qu'à partir du moment où votre compte est un compte de serveur de messagerie professionnelle Exchange ou Office 365.

Donc c'est sur ce compte-là que je vais venir ici chercher des options avancées.

Et ici, l'onglet qui correspond à la délégation.

La délégation voulant vraiment dire que j'autorise certaines personnes à travailler en mon nom et place.

Donc je vais venir ici chercher la personne à qui je désire déléguer ma boîte aux lettres, qui est ma collègue Sabine.

Je n'ai plus qu'à l'ajouter.

Et quand je décide d'ajouter cette personne, je vais pouvoir choisir sur quel module : sur le calendrier, les tâches, la boîte de réception, les contacts ou les notes.

Je vais pouvoir également choisir des niveaux d'autorisation.

À savoir que je peux lui dire : sur le calendrier je ne veux quelle ait aucune possibilité, ou simplement pouvoir lire les éléments, qu'elle puisse être auteure, c'est-à-dire qu'elle peut lire, créer des éléments, mais par contre absolument pas modifier des éléments, ce qu'elle pourrait avoir par contre, avec le niveau d'autorisation éditeur, qui peut lire, créer et modifier des éléments.

Et c'est ce que je désire : je désire que sur mon calendrier, Sabine puisse vraiment travailler.

Je veux également qu'elle reçoive des informations lorsque je suis invitée à des réunions, donc ce qui veut dire que si cette case est cochée, Sabine recevra en même temps que moi des informations concernant les invitations à mes réunions.

Et je vais avoir ces différentes options sur chaque module.

Je peux très bien dire ici sur les tâches : je ne veux qu'elle ait aucune action possible, ainsi que sur ma boîte de réception, mes contacts ou mes notes.

J'aurais très bien pu également le dire : ça, je voudrais qu'elle soit ne serait-ce que auteur, par exemple, sur mes contacts.

Donc vous voyez qu'on peut vraiment choisir les niveaux d'autorisation par module.

Une fois que ceci est fait, je n'ai plus qu'à faire OK.

Bien évidemment, je peux à nouveau venir ajouter une personne supplémentaire en faisant Plus.

J'aurais pu également supprimer cette délégation que je viens de créer pour Sabine.

Et puis je peux, en faisant un double clic dessus, rouvrir les options de délégation, pour pouvoir ne serait-ce que les modifier.

Voilà qui est fait pour la partie Déléguer.

Maintenant, je suis effectivement le délégué, peut-être, de Sabine également.

C'est ce que je vais venir définir ici en choisissant à nouveau ma collègue.

J'ajoute donc ici le contact dont moi je suis le délégué.

Une fois que ceci est fait, je n'ai plus qu'à le valider.

Et automatiquement, les paramètres sont appliqués au serveur de messagerie.

Voilà pourquoi vous avez vu rapidement des indications disant qu'il allait mettre à jour.

Qui dit mettre à jour dit autoriser les paramétrages auprès du serveur de messagerie, ce que je vais faire tout de suite pour appliquer ces modifications.

Instantanément, Sabine va donc pouvoir venir travailler sur mon agenda avec les droits que je lui ai donnés dans Outlook 2016 pour Mac.

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