Délégation de calendrier dans Outlook sur le web pour les entreprises

Vous pouvez utiliser Outlook sur le web pour les clients professionnels pour autoriser un membre de votre organisation à gérer votre calendrier. Vous pouvez lui octroyer un accès en modification, qui l’autorise à modifier votre calendrier, ou un accès délégué qui l’autorise non seulement à modifier le calendrier mais aussi à planifier et répondre aux invitations de réunions en votre nom.

Contenu de cet article

Affecter un éditeur de calendrier ou un délégué

Vous pouvez octroyer un accès en modification ou délégué à votre calendrier à toute personne de votre organisation. Les éditeurs peuvent être affectés à votre calendrier principal (appelé « Calendrier ») ou à tous les autres calendriers que vous avez créés. Les délégués ne peuvent être affectés qu’à votre calendrier principal. En revanche, vous ne pouvez pas octroyer l’accès en modification ou délégué à des personnes extérieures à votre organisation.

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la barre de navigation, sélectionnez Partager > Calendrier.

    Bouton Partager dans la barre de menus

  3. Dans la boîte de dialogue Partager ce calendrier, entrez le nom ou l’adresse de courrier de la personne avec laquelle vous voulez partager votre calendrier. Cette zone fonctionne comme la zone À d’un courrier électronique. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez les ajouter qu’une seule personne à la fois à partir de Outlook sur le web.

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

  4. Après avoir ajouté la personne que vous souhaitez voir gérer votre calendrier, sélectionnez la zone de liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès désiré.

    • Sélectionnez Peut modifier pour l’autoriser à apporter des modifications à votre calendrier.

    • Sélectionnez Délégué pour lui donner les mêmes autorisations qu’un éditeur, ainsi que la possibilité d’envoyer et de répondre à des demandes de réunion en votre nom.

    • Les options Peut afficher mes informations de disponibilité, Peut afficher les titres et les emplacements et Peut afficher tous les détails ne permettent aux autres personnes que de consulter votre calendrier et pas d’y apporter des modifications.

  5. Lorsque vous ajouté la personne avec laquelle vous voulez partager votre calendrier et choisi l’autorisation appropriée, sélectionnez Partager. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier pour le moment, sélectionnez Supprimer Icône Supprimer .

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

La personne avec laquelle vous avez partagé votre calendrier reçoit un courrier électronique l’en informant. Lorsqu’elle sélectionne le bouton Accepter dans l’invitation, votre calendrier s’ajoute à sa liste de calendriers.

Invitation à utiliser un calendrier partagé

Remarques : 

  • Les éléments du calendrier marqués comme Privés sont protégés. La plupart des personnes avec qui vous partagez votre calendrier voient uniquement l’heure de ces éléments Privés, non l’objet, le lieu ou d’autres informations. Seules les personnes à qui vous donnez une autorisation de délégué peuvent voir les détails des éléments Privés.

  • Case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés

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Définir les options de demande et de réponse aux réunions

Une fois que vous avez donné un accès délégué à votre calendrier, une option supplémentaire apparaît sous Partager ce calendrier. Elle vous permet de contrôler la manière dont les demandes et les réponses aux réunions sont traitées. Si vous avez plusieurs délégués, cette option s’applique à l’ensemble d’entre eux.

Pour définir ces options :

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la barre de navigation, sélectionnez Partager > Calendrier.

    Bouton Partager dans la barre de menus

  3. Sous Délégués, en regard Envoyer les invitations et les réponses à, sélectionnez l’une des options suivantes :

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

    • Délégué uniquement. M’envoyer des notifications. Les demandes et réponses de réunion sont envoyées à vous et vos délégués. Seuls vos délégués voient l’option permettant d’accepter ou de refuser une demande de réunion. De même, la notification qui vous est envoyée s’affiche comme un courrier électronique normal. Vous pouvez toujours répondre à la réunion en ouvrant l’élément de calendrier et en y répondant.

    • Délégué uniquement. Les demandes et réponses de réunion sont envoyées uniquement à vos délégués.

    • Mes délégués et moi. Les demandes et réponses de réunion sont envoyées à vous et vos délégués. Vous et vos délégués pouvez répondre à l’invitation à la réunion.

  4. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.

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Permettre aux délégués de consulter les détails des éléments privés

Vous pouvez utiliser les paramètres de la boîte de dialogue Partager ce calendrier pour autoriser les délégués à voir les détails des éléments marqués comme privés.

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la barre de navigation, sélectionnez Partager > Calendrier.

    Bouton Partager dans la barre de menus

  3. En regard du délégué que vous voulez autoriser à voir les rendez-vous privés, activez la case à cocher Autoriser les délégué à afficher les événements privés.

    Case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés

  4. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.

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Arrêter le partage d’un calendrier avec un éditeur ou un délégué

Si vous voulez arrêter de partager votre calendrier avec une personne, utilisez Outlook sur le web pour supprimer ses autorisations.

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la partie supérieure de la page, sélectionnez Partager, puis choisissez le calendrier que vous voulez arrêter de partager.

    Bouton Partager dans la barre de menus

    Par défaut, votre calendrier principal est appelé « Calendrier ». Si vous avez créé d’autres calendriers, vous pouvez sélectionner l’un d’entre eux à la place du calendrier principal. Vous ne pouvez pas supprimer les autorisations de partage de calendriers appartenant à d’autres personnes.

  3. Choisissez la personne avec laquelle vous voulez arrêter de partager votre calendrier, puis sélectionnez Supprimer Icône Supprimer .

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

    Cette personne est alors supprimée de la liste des utilisateurs ayant accès à votre calendrier. Si la personne fait partie de votre organisation, votre calendrier est supprimé de sa liste de calendriers. Si ce n’est pas le cas, sa copie de votre calendrier n’est pas supprimée mais ne se synchronise plus avec votre calendrier et ne reçoit plus les mises à jour.

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