Définition des options de réunion

Vous pouvez personnaliser l'utilisation de Live Meeting en définissant des options pour des réunions spécifiques. Par exemple, vous pouvez contrôler la manière dont les participants accèdent à une réunion ou vous pouvez également activer ou désactiver certaines fonctionnalités, telles que la fonction de conversation ou d'enregistrement.

Vous devez définir séparément les options des réunions Conférence maintenant et des réunions planifiées.

Pour définir les options de Conférence maintenant

  1. Dans votre navigateur Internet, entrez l'URL du centre de conférence Live Meeting. Tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à Live Meeting.

  2. Dans la page Ma page d'accueil, cliquez sur Détails de Conférence maintenant, puis cliquez sur Options de Conférence maintenant.

  3. Pour définir une option spécifique, cliquez sur le lien correspondant en haut de la page Options de Conférence maintenant. Pour plus de détails sur les options disponibles, reportez-vous aux autres sections de cette rubrique (Détails de la réunion, Contrôle d'accès, etc.).

  4. Lorsque vous avez fini de définir les options, cliquez sur OK.

Les options que vous avez définies s'appliqueront à toutes les futures réunions Conférence maintenant.

Pour définir les options d'une réunion planifiée

  1. Dans votre navigateur Internet, entrez l'URL du centre de conférence Live Meeting. Tapez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter à Live Meeting.

  2. Pour commencer à définir les Options de la réunion, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Si vous voulez définir les options d'une nouvelle réunion, dans la page Ma page d'accueil, sous Réunion, cliquez sur Organiser une réunion.

    • Si vous voulez définir les options d'une réunion existante, dans la page Ma page d'accueil, cliquez sur la réunion en question.

  3. Cliquez sur Options de la réunion.

  4. Pour définir une option spécifique, cliquez sur le lien correspondant en haut de la page Options de la réunion. Pour plus de détails sur les options disponibles, reportez-vous aux autres sections de cette rubrique (Détails de la réunion, Contrôle d'accès, etc.).

  5. Lorsque vous avez fini de définir les options, si vous souhaitez utiliser ces options comme options par défaut pour toutes vos futures réunions planifiées, cliquez sur Définir par défaut.

  6. Cliquez sur OK.

Les sections suivantes décrivent comment définir les options figurant dans la page Options de la réunion. Pour plus de détails, cliquez sur l'option qui vous intéresse.

Pour obtenir les meilleurs résultats possibles, définissez toutes ces options avant de commencer à utiliser Live Meeting. Si votre administrateur Live Meeting les a déjà configurées, passez en revue les différents paramètres et effectuez les modifications nécessaires.

Détails de la réunion

Cette option contrôle les informations utilisées par Live Meeting pour générer des invitations aux réunions, pour configurer l'espace de réunion et pour la comptabilité si votre organisation utilise des codes de facturation pour analyser les coûts de Live Meeting. Il peut être important de définir les détails de la réunion si :

  • vous configurez Live Meeting pour la première fois après son installation ;

  • vous voulez modifier la durée de vos sessions Conférence maintenant ;

  • vous voulez agrandir une réunion pour inclure plus de participants et vous avez besoin d'un plus grand nombre de connexions simultanées au service Live Meeting.

Pour définir les détails de la réunion

Dans la section Détails de la réunion de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • (Réunions planifiées uniquement) Dans la zone de texte ID de la réunion, tapez l'ID de la réunion.

  • Dans la liste Langue, cliquez sur la langue que vous voulez utiliser pour les invitations aux réunions, ainsi que sur la langue utilisée pour les données descriptives des enregistrements Live Meeting.

  • (Facultatif) Dans la zone de texte Code de facturation, entrez le code de facturation associé à votre utilisation du service Live Meeting au sein de votre organisation.

  • Dans la zone Taille de la réunion, entrez le nombre maximal de personnes pouvant participer à une réunion.

  • (Conférence maintenant uniquement) Dans la liste Durée de la réunion, sélectionnez la durée maximale de la réunion.

Contrôle d'accès

Vous pouvez définir des contrôles d'accès pour :

  • contrôler qui peut participer à une réunion ;

  • accorder l'accès à une réunion à un grand nombre de personnes ;

  • faire la distinction entre les simples participants et les présentateurs.

Pour définir les options de contrôle d'accès pour les présentateurs

Dans la section Contrôle d'accès, Présentateurs de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • pour limiter la participation en tant que présentateur aux utilisateurs disposant d'une appartenance dans votre centre de conférence Live Meeting, cliquez sur Liste de contrôle d'accès ;

  • pour limiter la participation en tant que présentateur aux utilisateurs disposant d'une clé de réunion (mot de passe), que vous leur avez fournie ou qui a été générée par Live Meeting, cliquez sur Code d'accès, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

    • pour créer votre propre code d'accès, cliquez sur Utiliser ce code d'accès, puis tapez le code d'accès requis ;

    • pour utiliser un code d'accès généré par le système, cliquez sur Utiliser un code d'accès généré par le système.

Pour définir les options de contrôle d'accès pour les participants

Dans la section Contrôle d'accès, Participants de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • pour limiter la participation en tant que participant aux utilisateurs disposant d'une appartenance dans votre centre de conférence Live Meeting, cliquez sur Liste de contrôle d'accès ;

  • pour limiter la participation en tant que participant aux utilisateurs disposant d'une clé de réunion (mot de passe), que vous leur avez fournie ou qui a été générée par Live Meeting, cliquez sur Code d'accès, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

    • pour créer votre propre code d'accès, cliquez sur Utiliser ce code d'accès, puis tapez le code d'accès requis ;

    • pour utiliser un code d'accès généré par le système, cliquez sur Utiliser un code d'accès généré par le système ;

  • pour permettre à tous les utilisateurs d'accéder à une réunion, qu'ils disposent ou non d'une clé de réunion ou d'une appartenance dans votre centre de conférence Live Meeting, cliquez sur Entrée libre. N'oubliez pas que si vous activez cette option, n'importe qui peut accéder à la réunion en tant que présentateur ou participant.

Heure d'entrée à la réunion

Vous pouvez empêcher les participants d'accéder à une réunion Conférence maintenant avant que vous ne soyez prêt à commencer. Les présentateurs peuvent toujours accéder à n'importe quel moment à la réunion.

Pour définir les options d'heure d'entrée à la réunion

Dans la section Heure d'entrée à la réunion de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • pour empêcher les participants d'accéder à la réunion plus de 30 minutes avant l'heure prévue de la réunion, cliquez sur Les participants peuvent joindre la réunion 30 minutes avant son commencement. Les présentateurs peuvent y accéder n'importe quand. ;

  • pour autoriser les participants et les présentateurs à accéder à la réunion lorsqu'ils le souhaitent, cliquez sur Les participants et les présentateurs peuvent joindre la réunion à tout moment..

Inscription détaillée

Vous pouvez exiger que les participants fournissent leur adresse de messagerie et le nom de leur société lorsqu'ils essaient de joindre une réunion. Cette condition requise s'appelle l'inscription détaillée.

Pour définir les options d'inscription détaillée

Dans la section Inscription détaillée de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • pour exiger l'inscription détaillée, cliquez sur Demander l'adresse de messagerie et le nom de la société ;

  • pour permettre aux participants de joindre la réunion sans fournir leur adresse de messagerie et le nom de leur société, cliquez sur Ne pas demander l'adresse de messagerie et le nom de la société.

Salle d'attente

La salle d'attente est une zone où les personnes qui n'ont pas été invitées mais qui souhaiteraient recevoir une invitation à votre réunion peuvent demander l'accès. Vous pouvez définir les options de salle d'attente pour vos réunions Conférence maintenant ou pour les réunions planifiées que vous organisez. Vous pouvez donner aux utilisateurs l'URL de la salle d'attente, lorsque l'envoi d'une invitation à la réunion n'est pas approprié. Par exemple, vous pouvez indiquer l'URL de la salle d'attente sur vos cartes de visite pour permettre aux utilisateurs de demander l'accès à une réunion Conférence maintenant en cours. Les présentateurs peuvent utiliser la salle d'attente pour contrôler qui accède à la réunion ainsi que l'heure d'arrivée de chaque participant.

Pour définir les options de salle d'attente

Dans la section Salle d'attente de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • Pour activer la salle d'attente pour votre réunion, cliquez sur Activer la salle d'attente de cette réunion. Dans la zone Salutation de la salle d'attente, tapez un message à l'intention des personnes accédant à la salle d'attente. Lorsque vous activez la salle d'attente, une URL de salle d'attente apparaît dans la page Détails de la réunion pour les réunions Conférence maintenant. Il s'agit de l'URL que vous pouvez envoyer aux utilisateurs pour leur permettre d'accéder à votre réunion s'ils n'ont pas reçu d'invitation.

  • Si vous voulez que Live Meeting vous envoie une notification par courrier électronique lorsque des utilisateurs se trouvent dans la salle d'attente, cliquez sur Activer la notification par courrier électronique pour les participants en salle d'attente.

Fonctionnalités supplémentaires

Les options figurant sous Fonctionnalités supplémentaires dans la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion permettent d'optimiser les réunions pour les participants, de limiter ce qu'ils peuvent faire dans certaines circonstances et de mettre en pratique les fonctionnalités de la console Live Meeting afin que les participants se familiarisent avec celles-ci.

Pour définir les options des fonctionnalités supplémentaires

Dans la section Fonctionnalités supplémentaires de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  1. pour permettre aux participants de poser des questions aux présentateurs, activez la case à cocher Panneau Questions et réponses ;

  2. pour permettre aux présentateurs d'utiliser le client Live Meeting pour terminer la réunion, activez la case à cocher Afficher l'option Terminer la session dans la console ;

  3. pour permettre aux participants d'utiliser le client Live Meeting pour converser entre eux et avec les présentateurs, activez la case à cocher Conversation ;

  4. pour permettre aux présentateurs de partager des programmes avec d'autres participants, activez la case à cocher Partage d'application, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour déterminer le niveau de contrôle dont disposent les présentateurs sur le partage d'application, cliquez sur Jamais, sur Lors du partage d'une application unique seulement ou sur Lors du partage du Bureau, du cadre ou d'une application unique, selon vos préférences.

    • Pour permettre à certains participants de demander le contrôle d'un programme partagé, activez la case à cocher Autoriser les participants de la réunion à demander le contrôle.

    • Pour définir la qualité couleur des applications partagées, ce qui peut affecter la performance du partage d'application sur le réseau, cliquez sur l'option appropriée dans la liste Nombre de couleurs à utiliser pour le partage.

  5. Pour permettre aux participants d'imprimer le contenu d'un fichier Adobe Acrobat Reader (.pdf), cliquez sur Impression au format PDF. Pour autoriser tous les participants à imprimer ou pour limiter l'impression aux présentateurs uniquement, cliquez sur l'option appropriée.

  6. Pour que le plan de salle soit visible par tous les participants, activez la case à cocher Afficher le plan de salle. Vous devez également activer cette case à cocher pour modifier la légende de couleurs dans le plan de salle. Si vous souhaitez modifier la légende mais que vous ne voulez pas que le plan de salle soit visible, désactivez cette case à cocher une fois que vous avez fini de modifier la légende. Ensuite, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Pour modifier la légende de couleurs dans le plan de salle, modifiez le texte dans la zone Titre et dans les zones correspondant aux couleurs que vous souhaitez modifier.

    • Pour définir une couleur en tant que couleur par défaut lorsqu'un participant entre dans la réunion, cliquez sur la couleur.

  7. Pour activer un cadre personnalisé dans le client Live Meeting pour contenir des flux de données provenant d'une source que vous spécifiez, activez la case à cocher Cadre personnalisé de diffusion multimédia en continu, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Dans la zone URL du participant, entrez l'URL de la source des flux de données pour les participants. Dans la zone URL du présentateur, entrez l'URL de la source des flux de données pour les présentateurs.

    • Vous pouvez spécifier la hauteur du cadre personnalisé des participants et des présentateurs dans les zones Hauteur du cadre correspondantes.

Expiration

Lorsque vous définissez un délai d'expiration, tout le contenu, de même que la réunion ou l'enregistrement, est supprimé après le délai que vous spécifiez. Il peut être important de définir un délai d'expiration du contenu quand :

  • vous ne voulez pas qu'un contenu confidentiel reste sur votre centre de conférence Live Meeting ;

  • vous voulez supprimer un contenu superflu sur votre centre de conférence Live Meeting.

Remarque : Pour les réunions Conférence maintenant seul le contenu de la réunion est supprimé après le délai spécifié, tandis que pour les réunions planifiées, la réunion, de même que son contenu, sont supprimés.

Pour définir les options d'expiration du contenu

Dans la section Expiration de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  • Expiration des réunions. Pour spécifier le délai pendant lequel Live Meeting doit conserver la réunion avant de la supprimer, tapez un chiffre dans la zone, puis sélectionnez une unité de temps dans la liste correspondante.

  • Expiration des enregistrements. Pour spécifier le délai pendant lequel Live Meeting doit conserver l'enregistrement avant de le supprimer, tapez un chiffre dans la zone, puis sélectionnez une unité de temps dans la liste correspondante.

Audio

Vous pouvez définir les options audio lorsque vous configurez pour la première fois un service d'audioconférence à utiliser avec Live Meeting ou lorsque vous modifiez temporairement vos préférences audio pour une réunion.

Pour définir les options audio

Dans la section Audio de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  1. Dans la liste Audio pour cette réunion, sélectionnez la configuration audio que vous allez utiliser avec Live Meeting.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à Configuration des fonctionnalités audio pour le service Live Meeting.

  2. Si vous souhaitez utiliser la fonction d'audioconférence, sélectionnez le fournisseur dans la liste Fournisseur de la conférence.

  3. Si vous voulez que Live Meeting appelle les participants, au lieu de demander aux participants d'appeler le numéro de téléconférence, activez la case à cocher Autoriser les participants à la réunion à utiliser Joindre la conférence pour que Live Meeting appelle leur téléphone au lieu de composer le numéro.

  4. Si vous voulez utiliser la diffusion audio Internet monodirectionnelle pour diffuser l'audio sur les ordinateurs des participants aux réunions, activez la case à cocher Activer la diffusion audio Internet monodirectionnelle.

  5. Pour afficher les numéros d'appel gratuit et payant de l'audioconférence pour les participants, selon les cas :

    • Si vous allez utiliser la fonction d'audioconférence, configurez les numéros d'appel gratuit et payant en cliquant sur un pays ou une région dans la liste Pays/région, puis en tapant l'indicatif régional et le numéro local dans les zones de texte correspondantes. Le numéro qui s'affiche au-dessus de la liste Pays/région est l'indicatif international du pays ou de la région sélectionnés.

    • Si vous allez utiliser la fonction d'audioconférence, tapez également le code du participant et le code du leader dans les zones de texte correspondantes. Le code du leader ne sera jamais communiqué aux participants des réunions, mais il est nécessaire pour se connecter au fournisseur de services d'audioconférence.

    • Si vous allez enregistrer la réunion ou si vous allez utiliser la fonction de voix sur IP unidirectionnelle (diffusion audio Internet), voire les deux, et si l'accès à l'audio va nécessiter des touches de numérotation supplémentaires, tapez ces touches dans les zones de texte correspondantes dans la section Touches de numérotation effectives.

      Remarque : Les touches insérées dans la première zone seront composées avant le code du participant ; les touches insérées dans la deuxième zone seront composées après le code du participant.

  6. Si l'option est disponible, indiquez les informations audio supplémentaires requises pour accéder au système audio de la réunion. Dans la zone Pour les participants, indiquez les informations audio supplémentaires pour les invitations aux réunions destinées aux participants. Dans la zone Pour les présentateurs, indiquez les informations audio supplémentaires pour les invitations aux réunions destinées aux présentateurs.

Enregistrement

Vous pouvez décider d'enregistrer une réunion ou d'autoriser d'autres présentateurs à l'enregistrer et vous pouvez également contrôler l'accès des participants à l'enregistrement.

Pour définir les options d'enregistrement

Dans la section Enregistrement de la page Options de Conférence maintenant ou Options de la réunion, définissez les options suivantes :

  1. Dans la section Enregistrement serveur, cliquez sur l'une des options suivantes :

    • pour ne permettre qu'à vous-même (en tant qu'organisateur) d'enregistrer la réunion, cliquez sur Désactivé dans la réunion, mais l'organisateur peut toujours enregistrer lorsqu'il est connecté à Live Meeting ;

    • pour permettre aux présentateurs d'enregistrer la réunion, cliquez sur Le présentateur peut enregistrer la réunion.

  2. Dans la section Accès à l'enregistrement serveur, cliquez sur l'une des options suivantes :

    • pour ne permettre qu'à vous-même et à l'administrateur de votre compte Live Meeting d'accéder aux enregistrements, cliquez sur Seuls l'administrateur et l'organisateur peuvent visionner les enregistrements. Ils peuvent accorder l'accès à différents utilisateurs. ;

    • pour permettre à tous les participants et présentateurs de la réunion de visionner les enregistrements à l'aide de leur ID et clé de réunion, cliquez sur Tous les participants à la réunion peuvent visionner les enregistrements en utilisant leurs informations d'admission à la réunion.

  3. Dans la section Participant enregistrant sur son ordinateur local, cliquez sur l'une des options suivantes :

    • pour empêcher les participants d'enregistrer une réunion et de la sauvegarder sur leur ordinateur local, cliquez sur Désactiver l'enregistrement sur l'ordinateur local ;

    • pour autoriser les présentateurs à enregistrer la réunion et à la sauvegarder sur leur ordinateur local, cliquez sur Seuls les présentateurs peuvent effectuer des enregistrements ;

    • pour permettre aux présentateurs d'enregistrer la réunion, de sauvegarder l'enregistrement sur leur ordinateur local et d'accorder le même accès aux participants, cliquez sur Les présentateurs peuvent effectuer des enregistrements et autoriser les participants à faire de même..

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