Définir une recherche de flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Recherches procureront votre flux de travail pour afficher l'échange dynamique de données. Lorsqu'un flux de travail s'exécute, les recherches dans ce flux de travail extraire des données de différentes sources de données telles que des listes, bibliothèques et les données de flux de travail. Recherches peuvent également créer une expérience utilisateur personnalisées pour les personnes à l'aide du site.

Cet article fournit des informations conceptuelles sur recherches et explique comment définir des recherches de flux de travail. Quelques conseils sur l'utilisation des recherches et garantir des recherches uniques sont également disponibles.

Dans cet article

À propos des recherches et de liaison de données

Sur l'utilisation de recherches pour créer une expérience utilisateur personnalisée

Pourquoi les identificateurs sont utiles ?

Comment fonctionne une liste de choix ?

Rechercher une valeur dans l'élément actif

Rechercher une valeur dans les données de flux de travail

Rechercher une valeur dans une liste ou une bibliothèque en spécifiant un champ et une valeur comme critère de filtre

Conseils pour garantir des valeurs de recherche uniques

Éléments à connaître sur les recherches

À propos des recherches et de liaison de données

Recherches de flux de travail possibles fait liaison de données, une fonctionnalité de technologie Microsoft ASP.NET est exploitée dans Office SharePoint Designer 2007. Liaison de données permet la liaison des données entre différentes sources de données dans une base de données. Dans Office SharePoint Designer 2007, liaison de données dans des flux de travail permet de récupérer des données à partir de sources telles que des listes, des bibliothèques et des données de flux de travail comme des variables et des paramètres d'initiation. Recherches de flux de travail récupèrent des données à partir d'une source de données au moment de l'exécution d'un flux de travail et peuvent utiliser les données récupérées à effectuer certaines autres actions de flux de travail. Recherches créent la connexion entre la source de données et le flux de travail.

Vous pouvez insérer une liste de choix à un élément en cours, données de flux de travail et d'autres listes et bibliothèques SharePoint.

Vous pouvez insérer une liste de choix pour...

Description

Élément actif

Fait référence à l'élément qui a démarré l'instance actuelle du flux de travail. Cette option vous permet de sélectionner une valeur à partir de l'élément que le flux de travail est en cours d'exécution sur.

Données de flux de travail

Fait référence à une variable de flux de travail qui est un composant de l'instance actuelle du flux de travail. Cette option vous permet d'utiliser des variables de flux de travail et des paramètres d'initiation du flux de travail en cours.

Autres listes et bibliothèques

Vous pouvez également récupérer des données à partir d'autres listes et bibliothèques dans le site SharePoint en cours.

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Sur l'utilisation de recherches pour créer une expérience utilisateur personnalisée

Recherches peuvent également fournir une expérience utilisateur personnalisées pour les utilisateurs du site. Par exemple, supposons que vous êtes un auteur de contenu qui envoie des documents à la bibliothèque de Documents partagés dans votre site d'équipe. Vous voulez envoyer un message électronique automatique avertir relecteur approprié à chaque fois qu'un document est téléchargé un flux de travail. En ajoutant des recherches dans le message électronique dans le flux de travail, vous pouvez créer une expérience utilisateur personnalisées. Cela signifie que chaque fois qu'un document est téléchargé, le flux de travail vous envoie un message électronique automatiquement au réviseur approprié avec le nom du document dans le corps du message.

L'illustration suivante présente certaines des emplacements où les recherches peuvent être utilisés dans le message électronique.

Message électronique mettant en surbrillance les zones potentielles d’insertion de recherches

Après avoir remplacé les zones mises en surbrillance pour les recherches, le message électronique se présente désormais ainsi.

Message électronique avec recherches

Remarque : comment les entrées de recherche apparaissent dans le corps du message. Après avoir défini la recherche, il est affiché dans le format [%source de données:nom de champ%] à l'endroit où vous avez entré la recherche. Donc si vous avez défini une recherche où la source de données est Document partagéts et le champ à partir duquel vous souhaitez récupérer la valeur nom du relecteur, l'entrée de recherche affichera [%: réviseur de Documents partagés nom %].

Remarque : L'entrée de recherche n'affiche pas les crochets [] et le pourcentage icône % à la à:, CC:et les lignes d'objet du message électronique.

Lorsqu'un document est téléchargé dans la bibliothèque Documents partagés, le réviseur recevront un message électronique automatisé qui inclut le nom du document qui a été téléchargé. Lorsque le flux de travail s'exécute, les recherches de récupérer les données de différentes sources de données, et ces données apparaissent dans le message électronique.

Message électronique mettant en surbrillance les zones potentielles d’insertion de recherches

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Pourquoi les identificateurs sont utiles ?

Vous pouvez considérer une liste ou bibliothèque SharePoint sous forme de tableau. Chaque table est constitué de lignes et de colonnes.

Pour une recherche de flux de travail récupérer une valeur spécifique dans une liste, vous devez spécifier le champ (ce qui signifie que la colonne) et l'élément (ce qui signifie que la ligne).

Une recherche de flux de travail peut récupérer une valeur à partir d'une liste ou une bibliothèque sur le site actuel, mais il a besoin de ces informations à chaque fois : quel champ (colonne) et quel élément (ligne).

une Liste de tâches ;

Si vous connaissez les bases de données relationnelles, par exemple Office Access 2007 ou Microsoft SQL Server, il peut être utile de considérer chaque liste et bibliothèque dans un site comme une table dans une base de données distincte.

Chaque liste et bibliothèque contient une colonne ID qui se comporte comme clé primaire. Dans une base de données, une clé primaire est un champ (ou un ensemble de champs) dans une table qui fournissent un identificateur unique pour chaque ligne.

La colonne ID répond à tous les critères pour une clé primaire appropriée, car il :

  • Identifie de façon unique chaque ligne.

  • N'est jamais vide ou null.

  • Ne change jamais.

Vous pouvez voir la colonne ID en l'ajoutant à n'importe quel affichage d'une liste ou bibliothèque.

Colonne ID figurant dans plusieurs listes SharePoint

Étant donné que l'ID est la clé primaire pour une liste ou bibliothèque, il est particulièrement utile dans les recherches de flux de travail pour identifier un élément spécifique (ou la ligne), comme indiqué dans les exemples plus loin.

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Comment fonctionne une liste de choix ?

Comme indiqué dans la section précédente, si vous connaissez les bases de données relationnelles, il peut être utile de considérer chaque liste et bibliothèque dans un site comme une table dans une base de données distincte.

En fait, les données dans les listes et bibliothèques sont stockées dans des tables dans SQL Server. (S'il n'est pas techniquement vrai que chaque liste et bibliothèque correspondant à une table distincte dans la base de données, ce modèle mental est utile lorsqu'il s'agit des recherches de flux de travail.)

Si vous connaissez les bases de données relationnelles, la définition d'une liste de choix est ressemble beaucoup à interroger une base de données — par exemple, supposons que vous ayez la recherche.

Exemple de recherche

Cette liste de choix indique, « À partir de la liste des tâches , sélectionnez la valeur du champ état dont l' ID de l'élément de tâche correspond à l'ID stocké dans variable ID d'élément de tâche pour cette instance du flux de travail ».

Vous pouvez lire la recherche précédente en tant que la requête SQL suivante. Requêtes SQL utilisent le mot-clé SELECT pour extraire des données à partir d'une table spécifiée — ou, dans ce cas, une liste ou bibliothèque.

Exemple 1 : similitudes entre une liste de choix et une requête SQL

— OU —

Exemple 2 : similitudes entre une liste de choix et une requête SQL

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Rechercher une valeur dans l'élément actif

Le type de recherche la plus simple est l'endroit où vous recherchez la valeur d'un champ dans l'élément actif.

Rechercher dans l’élément actif

Cette liste de choix indique, « À partir de l'élément actif, sélectionnez la valeur du champ nom ». Cette liste de choix est facile d'effectuer, car vous ne devez spécifier le champ (colonne). L'élément (ligne) est fixe comme l'élément actif. En d'autres termes, il est pour choisir parmi une seule ligne. Pour cette raison, ce type de recherche est parfois appelé une recherche « plate ».

Une recherche dans l’élément actif extrait la valeur de la colonne que vous spécifiez

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Rechercher une valeur dans les données de flux de travail

Comme indiqué dans la section précédente, une liste de choix à une valeur dans l'élément actif est toujours une recherche « plate », car la ligne est fixe comme l'élément actif, il vous suffit de spécifier la colonne (ou champ).

De même, une recherche dans les données de flux de travail (ce qui signifie que les données stockées dans des variables de flux de travail et des paramètres d'initiation) est également une recherche plate car chaque variable peut contenir qu'une seule valeur. La valeur stockée dans une variable peut changer d'une instance de flux de travail à une autre, et la valeur peut changer à un moment donné au cours d'un flux de travail — par exemple, si le flux de travail utilise l'action Définir la Variable de flux de travail pour définir la variable sur une valeur différente. Mais la variable contient toujours qu'une seule valeur, une recherche dans les données de flux de travail est toujours plate.

Recherche dans une variable de flux de travail intitulée ID d’élément de tâche

Vous pouvez considérer les données de flux de travail comme résidant dans un bloc-notes qui contient une série d'emplacements dans laquelle le flux de travail écrit et stocke les données. Cette série d'emplacements comprennent un seul « ligne », car chaque emplacement (une variable ou un paramètre) contient une seule valeur.

Les variables d’un flux de travail se trouvent dans un emplacement ressemblant à un bloc-notes

À l'issue de cette instance du flux de travail, les valeurs écrites dans le bloc-notes sont supprimées et l'occurrence suivante du flux de travail stockera ses propres valeurs.

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Rechercher une valeur dans une liste ou une bibliothèque en spécifiant un champ et une valeur comme critère de filtre

Lorsque vous souhaitez rechercher une valeur dans un élément en appliquant un critère de filtre à la liste dans laquelle se trouve l'élément actif ou à une autre liste, la boîte de dialogue recherche s'agrandit.

Rechercher dans une valeur d’une autre liste

Pourquoi il développer ? La partie supérieure de la boîte de dialogue spécifie le champ (colonne) de la valeur que qui vous intéresse. Toutefois, étant donné que vous souhaitez appliquer un critère de filtre, vous devez également spécifier l'élément (ligne) de la valeur qui vous intéresse, et vous identifiez une seule ligne en choisissant un champ dont les valeurs peuvent être utilisées comme critères de filtre pour filtrer la liste vers le bas jusqu'à une seule ligne. Par exemple, cette liste de choix doit savoir sur quel élément (ligne) que vous voulez que la valeur à partir de. La partie supérieure de la boîte de dialogue spécifie la colonne ; à présent que vous avez besoin d'une ligne.

État des tâches en surbrillance

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Utiliser une valeur statique comme critères de filtre

Le plus simple — et généralement moins utiles — est de type liste de choix dans laquelle vous entrez une valeur statique (appelée un littéral) pour rechercher l'élément ou la ligne qui vous intéresse. Cette liste de choix est par exemple, accédez à la liste des tâches et sélectionnez la valeur du champ recommandation dans le premier élément de tâche dans laquelle le champ recommandation correspond à « Refuser ».

Exemple d’une recherche qui récupère une valeur statique

Lorsque vous cliquez sur OK, vous voyez le message d'avertissement suivant.

Boîte de dialogue d’avertissement indiquant que les valeurs renvoyées par la recherche ne sont pas uniques

Que cela signifie ? Il est possible de nombreux éléments dans la liste de tâches pour ajouter un champ recommandation qui est égal à « Refuser », comme illustré dans l'image suivante pour permettre la recherche trouver le nombre d'éléments qui répondent à ses critères. Dans ce cas, la recherche récupère simplement la valeur du champ recommandation depuis le premier élément dans la liste des tâches où recommandation = RÉjecter, comme illustré ici.

Liste dans laquelle est sélectionnée la première valeur qui sera récupérée par la recherche

Il existe des scénarios spécifiques où vous devez ce type de liste de choix, en particulier lorsque vous travaillez avec des listes personnalisées. Pour effectuer cette opération effacer avec un exemple, supposons que vous ayez une liste personnalisée qui répertorie les responsables régionaux pour chaque région géographique, comme illustré ici.

Liste personnalisée des responsables régionaux

Supposons à présent que votre équipe est dans la région Nord-est, il s'agit de la région uniquement que qui vous intéressent. Vous avez un flux de travail joint à une autre liste (pas les responsables régionaux), et vous souhaitez que le flux de travail pour rechercher le directeur de la région Nord-est à partir de la liste des responsables régionaux. En stockant les personnes dans une liste personnalisée ayant le flux de travail rechercher ces données, vous permettez de flux de travail toujours dynamiquement récupérer les données les plus récentes, ainsi que vous n'êtes pas obligé d'ouvrir et modifier le flux de travail à tout moment modifie un responsable dans votre région. Votre liste de choix à cet effet serait ressembler à ceci.

Rechercher une valeur non unique dans une liste personnalisée

Lorsque vous cliquez sur OK, vous voyez ce message d'avertissement.

Boîte de dialogue d’avertissement indiquant que les valeurs renvoyées par la recherche ne sont pas uniques

Vous recevrez ce message d'avertissement car il peut être parfaitement plusieurs éléments de cette liste dont la valeur de la zone est Nord-est. Contrairement à l'ID (défini précédemment comme clé primaire), la valeur Nord-est n'est pas nécessairement unique, car vous pouvez ajouter plusieurs éléments à la liste avec cette valeur. Toutefois, étant donné que vous êtes propriétaire de la liste des responsables régionaux, vous pouvez ignorer ce message d'avertissement parce que vous savez qu'il n'existe qu'un seul élément dont la valeur de la région égale Nord-est, afin de déterminer si votre liste de choix est unique.

Pour placer une autre façon, le champ que vous utilisez pour les critères de filtre agit comme clé pour cette liste. Lorsque vous utilisez un champ ID comme clé, ces valeurs sont par définition uniques. Mais, si vous utilisez un autre champ comme clé — comme région dans cet exemple, vous êtes averti que les valeurs de ce champ doivent être uniques dans l'ordre de ce champ comme une clé utile et d'identifier un élément unique.

Un autre scénario courant est pour rechercher une valeur dans un élément spécifique, qui est décrit dans la section suivante.

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Utilisez une variable de flux de travail comme les critères de filtre

Loin le type de la fonction recherche le plus courant est l'endroit où votre flux de travail crée un élément – par exemple, à l'aide de l'action Collecter les données d'un utilisateur pour créer un élément de tâche, ou à l'aide de l'action Créer un élément de liste pour créer un élément dans une liste ou une bibliothèque sur le site actuel.

Lorsque le flux de travail crée un élément, l'ID du nouvel élément est stocké dans une variable.

Action Créer un élément dans la liste dans le Concepteur de flux de travail

L'ID d'un élément est un nombre entier qui sont toujours unique dans cette liste ou bibliothèque. L'ID agit comme une clé dans une table de base de données.

Étant donné que l'ID est toujours unique, et parce que l'ID est stocké dans une variable dynamique, consiste à utiliser l'ID de la meilleure et la plus courante pour vous assurer que vous utilisez une valeur unique pour identifier exactement l'élément souhaité. Par exemple, supposons que l'action Collecter les données d'un utilisateur crée une tâche dont l'ID est stocké dans une variable nommée ID d'élémentde la tâche . Vous pouvez utiliser cette variable pour assurer une recherche unique, comme illustré ici.

Rechercher dans une variable

Lorsque vous cliquez sur OK, vous ne verrez pas les avertissements concernant les garantir des recherches uniques parce que vous utilisez l'ID pour rechercher l'élément (ou ligne) qui vous intéresse, et l'ID est toujours unique.

Rechercher dans la variable ID d’élément de tâche

Cette liste de choix indique, « À partir de la liste des tâches, sélectionnez la valeur du champ recommandations dont l' ID de l'élément de tâche correspond à l'ID stocké dans la variable pour cette instance du flux de travail ». En d'autres termes, la partie supérieure de la boîte de dialogue spécifie la colonne, comme d'habitude. Et le bord inférieur de la boîte de dialogue identifie une seule ligne. Dans cet exemple, cette instance du flux de travail a créé une tâche dont l'ID de liste tâches est 5. Étant donné que 5 est la valeur stockée dans variable ID d'élément de tâche, la recherche accède au numéro de ligne 5 dans la liste des tâches.

une Liste de tâches ;

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Conseils pour garantir des valeurs de recherche uniques

Voici quelques conseils pour vous aider à utiliser les recherches de flux de travail :

  • La garantie permet de protéger une recherche unique consiste à utiliser un ID d'élément de liste pour trouver l'élément avec la mise en correspondance identifiant. S'il existe des variables de type de données ID d'élément de liste qui sont déjà associé à des flux de travail actuel, essayez de les utiliser dans la recherche. Pour identifier les variables qui sont de type de données ID d'élément de liste , cliquez sur le bouton de Variables dans le Concepteur de flux de travail. Une liste de toutes les variables associées au flux de travail en cours s'affiche. Vérifier la présence de variables de type ID d'élément de liste.

  • Si vous ne pouvez pas utiliser le champ ID pour une raison quelconque, ou si aucun champ unique dans une liste ne peut agir en tant que clé à la liste, vous pouvez essayer à l'aide d'une chaîne concaténée des valeurs d'élément de liste qui peut rendre unicité à l'élément de liste. Vous pouvez utiliser l'action Créer une chaîne dynamique dans votre flux de travail pour créer cette chaîne et stocker la chaîne dans une variable. Vous pouvez ensuite utiliser cette variable dans une liste de choix pour identifier un élément unique dans une liste.

  • Lorsque vous créez les listes de votre site, vous pouvez créer une relation un-à-plusieurs entre les données connexes dans différentes listes à l'aide d'une colonne de recherche dans une liste unique pour qu'il pointe sur le champ ID d'une autre liste ou type parent-enfant. Par exemple, supposons que vous avez une liste de Classes et une liste des enregistrements, et il existe une relation un-à-plusieurs entre une classe et le grand nombre d'enregistrements pour cette catégorie. Vous pouvez ajouter une colonne à la liste des enregistrements qui est une colonne de recherche à l'ID de la classe connexe dans la liste cours. Puis, si vous avez un flux de travail en cours d'exécution dans la liste des enregistrements, le flux de travail peut toujours afficher des valeurs à partir de l'élément associé de la liste cours : cette liste de choix serait dites « À partir de la liste de Classes, sélectionnez la valeur de [n'importe quel champ dans cette liste], où le code dans la liste cours correspond à l'ID du champ liste de choix dans l'élément actif ». Créer des relations de ID (fondamentalement primaires et étrangères des relations de clé) entre les listes lorsque cela est possible facilite les recherches de flux de travail, et l'utilisation des ID est un moyen facile pour garantir une correspondance recherche uniques.

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Éléments à connaître sur les recherches

Voici quelques éléments à connaître lorsque vous travaillez avec recherches :

  • Joindre votre flux de travail à la liste qui est plus comme un masque de liste et qui comporte plus ou moins toutes les données pouvant être utilisées dans votre flux de travail. De cette façon vous pouvez utiliser des valeurs beaucoup plus à partir de l'élément actif dans vos recherches, plutôt que de créer des recherches complexes pour obtenir des valeurs d'autres listes.

  • Chaque fois qu'une recherche ne trouve pas les données correspondantes, elle retourne la chaîne ?????. Par exemple, si vous définissez une recherche de flux de travail pour sélectionner la valeur du champ Title dans la liste des tâches dans laquelle le champ assignée à est égal à « John », mais il n'est pas une tâche affectée à « John », la recherche retournerait ?????. Pour résoudre ce problème, vous pouvez ouvrir la liste de choix approprié et modifier les critères de filtre afin que la requête renvoie un élément correspondant.

  • Chaque fois qu'une liste de choix rencontre une variable qui n'a pas de données qu'il contient, elle retourne la chaîne *. Pour résoudre ce problème, ouvrez le flux de travail et assurez-vous que la variable est définie sur une valeur (ou initialisée).

  • Pour effacer le contenu d'une boîte de dialogue Définir la recherche de flux de travail, cliquez sur le bouton Effacer la recherche dans cette boîte de dialogue.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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