Définir un modèle personnalisé pour une bibliothèque SharePoint

Définir un modèle personnalisé pour une bibliothèque SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous créez une bibliothèque de documents SharePoint, vous pouvez définir un type de fichier par défaut à ouvrir lorsqu’un fichier est créé (par exemple, vous pouvez définir un fichier PowerPoint comme type de fichier par défaut pour l’ouvrir). Vous pouvez également personnaliser le modèle de fichier par défaut pour cette bibliothèque. Par exemple, vous pouvez créer un modèle Microsoft Word avec personnalisée en-têtes et pieds de page ou d’autres fonctionnalités personnalisées et rendre le modèle par défaut pour cette bibliothèque. Puis, lorsque vous ou vos utilisateurs créer un fichier, il s’ouvre dans le programme approprié par vos fonctionnalités personnalisées.

Remarque : Vous devez disposer des autorisations Contrôle total pour la bibliothèque pour configurer un modèle.

Configurer un type de fichier par défaut lorsque vous créez une bibliothèque

Suivez cette procédure pour définir un type de fichier pour ouvrir un fichier vide dans le programme approprié.

  1. Accédez au site sur lequel vous souhaitez créer votre bibliothèque.

  2. Cliquez sur paramètres ENGRENAGE en forme de bouton Paramètres , puis cliquez sur Ajouter une application

  3. Sélectionnez la bibliothèque de documents.

  4. Cliquez sur Options avancées.

  5. Ajouter un nom, la description facultative, le contrôle de version, et le cas échéant, si vous souhaitez la bibliothèque pour recevoir des courriers électroniques.

  6. Dans la liste déroulante Modèle de Document, sélectionnez le format de fichier d’application par défaut et la version.

    Sélectionner un modèle

  7. Cliquez sur Créer.

Personnaliser le modèle par défaut pour une bibliothèque de documents

Utilisez cette procédure pour personnaliser le modèle par défaut. Il existe deux manières de changer le modèle par défaut :

  • Si votre bibliothèque de documents ou de formulaires contient un modèle de fichier par défaut pour un programme compatible avec SharePoint, vous pouvez modifier le modèle par défaut.

  • Pour les autres programmes, vous ne pouvez pas modifier directement le modèle par défaut, mais vous pouvez copier un nouveau fichier modèle dans le dossier Formulaires de la bibliothèque pour spécifier un modèle personnalisé.

Modifier le modèle de fichier par défaut

  1. Accédez au site où se trouve votre bibliothèque.

  2. Dans SharePoint serveur, dans le ruban, cliquez sur l’onglet bibliothèque, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

    Pour SharePoint Online, cliquez sur paramètres ENGRENAGE en forme de bouton Paramètres , puis sur paramètres de la bibliothèque.

  3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

    Cliquez sur Paramètres avancés à partir de la fenêtre Paramètres
  4. Dans la section Modèle de document, sous le champ URL du modèle, cliquez sur Modifier le modèle. L’une des opérations suivantes se produit :

    Si votre site fait partie d’un abonnement Office 365, à ce stade, vous pouvez être amené à entrer un nom d’utilisateur et un mot de passe pour un abonnement Office 365.

    • Bibliothèque de documents    Le modèle s’ouvre dans une application qui n’est compatible avec SharePoint et qui est associé au type de fichier du modèle actuel. Par exemple, Word s’ouvre si le modèle par défaut est un modèle Word ou Excel s’ouvre si le modèle par défaut est une feuille de calcul Excel.

    • Bibliothèque de formulaires    Le modèle s’ouvre dans un programme compatible avec SharePoint, un programme de conception de formulaires XML, tel que InfoPath, ou un éditeur XML.

      Modifier le modèle
      Modifier le modèle de bibliothèque par défaut

    Remarque : Si des visiteurs sur votre site ont déjà rempli des formulaires qui étaient basés sur le modèle d’origine, réfléchissez à l’impact qu’auraient d’éventuelles modifications du modèle sur ces formulaires. Par exemple, l’ajout d’un champ obligatoire risque de provoquer l’apparition d’erreurs dans les formulaires d’origine déjà remplis avant l’ajout du champ.

  5. Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez le modèle. Fermez le programme si vous n’en avez plus besoin, ou basculez vers votre site.

  6. Selon votre programme de conception de formulaires, peut-être devrez-vous publier de nouveau le modèle vers la bibliothèque de votre site à partir de votre programme.

  7. Dans votre site, au bas de la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents ou de formulaires, cliquez sur OK.

Spécifier un modèle de fichier personnalisé

  1. Créer et enregistrer votre modèle personnalisé dans un programme compatible avec SharePoint. Prenez note de son emplacement, puis puis basculez vers SharePoint.

    Remarque : Si le modèle de document par défaut porte un nom autre que template.dotx, cela signifie qu’aucun modèle par défaut ne s’affichera dans la liste ou la bibliothèque.

  2. Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez spécifier un modèle personnalisé.

  3. Vous devez utiliser Internet Explorer pour cette étape. Dans SharePoint Online, cliquez sur Tous les Documents dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur afficher dans l’Explorateur de fichiers.

    Pour SharePoint Server, cliquez sur l’onglet bibliothèque du ruban et puis, dans le groupe se connecter et exporter, cliquez sur Ouvrir avec l’Explorateur.

    Important : Si l’Explorateur de fichiers ne s’ouvre pas ou si vous recevez un message d’erreur, vous devrez peut-être ajouter votre site comme site de confiance dans les paramètres de votre navigateur. Pour plus d’informations, voir Ouvrir dans l’Explorateur ou affichage avec l’Explorateur de fichiers dans SharePoint. .

  4. Dans l’Explorateur de fichiers, recherchez le modèle personnalisé que vous avez créé.

  5. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.

  6. Cliquez sur le bouton Précédent jusqu’à ce que vous retourniez à la bibliothèque, puis cliquez sur le dossier Formulaires pour l’ouvrir.

  7. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vierge dans la fenêtre du dossier, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.

  8. Fermez l’Explorateur de fichiers et revenir au site.

  9. Sur la gauche, cliquez sur Contenu du Site.

  10. Rechercher votre bibliothèque de documents sous contenu, placez le curseur sur le nom et cliquez sur les points de suspension (...), puis cliquez sur paramètres.

    Si vous ne voyez pas les commandes ci-dessus, vous peut-être classique SharePoint. Dans ce cas, accédez à votre bibliothèque de documents, puis sur le ruban, cliquez sur l’onglet bibliothèque, puis sur Paramètres de la bibliothèque.

  11. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

  12. Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :

    Bibliothèque de documents    Tapez l’adresse de votre modèle personnalisé dans la zone URL du modèle. Il s’agit de l’adresse web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Filigrane.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Formulaires de la bibliothèque de documents Documents partagés, votre saisie sera semblable à ceci :

    Documents partagés/Formulaires/Filigrane.dotx

    Bibliothèque de formulaires    Tapez l’adresse du modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser dans la zone URL du modèle. Il s’agit de l’adresse web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Commandes.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Formulaires de la bibliothèque de documents Achats, votre saisie sera semblable à ceci :

    Achats/Formulaires/Commandes.xsn

    Remarque :  Si les paramètres de la zone Modèle de document ne sont pas disponibles, un administrateur a peut-être installé plusieurs types de contenu. Pour vérifier si plusieurs types de contenu sont activés, regardez si Oui est sélectionné sous Autoriser la gestion des types de contenu ? dans la section Types de contenus immédiatement au-dessus de la section Modèles de documents. Si c’est le cas, vous devez modifier le modèle pour le type de contenu.

Plus d’informations sur les modèles de fichier dans une bibliothèque de documents ou de formulaires

Voici quelques conseils et astuces sur la création et l’utilisation de modèles.

Types de fichiers pouvant être ou non stockés dans une bibliothèque SharePoint

En fonction du fichier qui se trouve dans une bibliothèque, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :

Fichiers compatibles avec les technologies SharePoint    pour un utilisateur créer un fichier à l’aide de la commande Nouveau dans une bibliothèque de documents, le modèle de fichier doit être créé à partir d’un programme compatible avec SharePoint, tel que Microsoft Office Word. Lorsque vous créez un nouveau fichier dans une bibliothèque de formulaires, comme programme par défaut peut être un programme de conception de formulaires XML est compatible avec SharePoint, tel que Microsoft InfoPath.

Autres fichiers programmes    Pour la plupart des autres programmes, vous pouvez toujours stocker et gérer le fichier dans la bibliothèque, mais au lieu de créer directement le fichier à partir de la bibliothèque de documents, vous pouvez créer le fichier dans votre programme et le télécharger dans la bibliothèque ultérieurement.

Fichiers programmes bloqués    Pour des raisons de sécurité, certains types de fichiers programmes, tels que les .exe, ne peuvent pas être stockés dans une bibliothèque, car ils sont bloqués. Pour plus d’informations, voir Types de fichiers qui ne peuvent pas être ajoutés à une liste ou une bibliothèque.

Deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles de fichier

Les deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles sont les bibliothèques de documents et les bibliothèques de formulaires.

Bibliothèques de documents    Une bibliothèque de documents sert à stocker et à gérer plusieurs types de fichiers différents, notamment les documents, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers texte et d’autres types de fichiers. Une bibliothèque de documents est souvent l’emplacement le plus courant sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer les fichiers avec des membres d’une équipe et partager avec d’autres collègues de votre entreprise ou de votre activité. Vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents comme référentiel de fichiers à usage général. Vous pouvez également utiliser une bibliothèque de documents pour un usage spécifique, par exemple une équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.

Bibliothèques de formulaires    Une bibliothèque de formulaires vous offre un moyen simple de partager et d’assurer le suivi de formulaires XML utilisés pour recueillir des informations. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de formulaires pour les rapports de notes de frais de votre service. Le modèle de formulaire de rapport de notes de frais est stocké comme modèle de fichier par défaut dans la bibliothèque de formulaires. Chaque fois que quelqu’un crée un rapport de notes de frais, il ouvre le modèle en tant que formulaire vierge contenant la disposition, les champs et les calculs du rapport de notes de frais. Lorsque quelqu’un remplit le formulaire, les données du rapport de notes de frais (et seulement les données) sont enregistrées sous forme de fichier XML dans la bibliothèque de formulaires. En séparant les données du formulaire, il est bien plus facile de traiter chaque rapport de notes de frais séparément par d’autres systèmes, de fusionner les données ou de les exporter pour un traitement et une analyse approfondis.

Emplacement de stockage des modèles de fichier dans la bibliothèque

Lorsqu’une bibliothèque de documents ou de formulaires possède un modèle de fichier par défaut, il est stocké dans le dossier Formulaires de la bibliothèque.

Ouvrez la bibliothèque dans l’Explorateur de fichiers pour consulter le dossier Formulaires qui contient le modèle de fichier pour la bibliothèque.

Dossier pour le stockage des modèles de formulaires

Par défaut, une bibliothèque de documents comporte un modèle de fichier, appelé template.dotx, mais vous pouvez modifier ce fichier si vous avez besoin. Pour spécifier un autre modèle, vous devez tout d’abord le créer dans un programme compatible avec SharePoint, telle que Word et enregistrez-le dans le dossier formulaires d’une bibliothèque. Ensuite, à partir de la bibliothèque, vous spécifiez l’adresse du modèle personnalisé.

Par défaut, une bibliothèque de formulaires contient un fichier réservé, appelé template.xml, que vous devez remplacer par le modèle de formulaire que vous créez.

Création d’un modèle de fichier pour une bibliothèque de formulaires

Pour créer ou personnaliser un modèle dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez utiliser un programme de conception de formulaires XML est compatible avec SharePoint, par exemple InfoPath. Il peut y avoir des avantages supplémentaires à l’aide d’un programme de conception de formulaires. Par exemple, lorsque vous utilisez InfoPath, vous pouvez procédez comme suit :

  • Créer la bibliothèque de formulaires et le modèle directement à partir d’InfoPath.

  • Modifier et republier facilement le modèle de formulaire sur la bibliothèque de formulaires.

  • Fusionner les fichiers de données XML individuels créés à partir de certains modèles de formulaires pour un traitement approfondi.

  • Promouvoir les champs de données XML sur les colonnes de bibliothèque dans la bibliothèque de formulaires.

Lorsqu’un utilisateur crée un formulaire, il s’ouvre par défaut dans le programme d’édition de formulaire compatible avec SharePoint sur ordinateur client de l’utilisateur. Si aucun programme compatible n’est installé, le formulaire, s’il est conçu pour l’ouvrir dans le navigateur peut ouvrir dans le navigateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier qu’un formulaire conçu pour ouvrir toujours dans un navigateur s’ouvre dans le navigateur. Vous pouvez modifier le comportement par défaut dans le paramètre d’Ouverture de Documents dans le navigateur dans les paramètres avancés de la bibliothèque.

Accédez à paramètres, paramètres de la bibliothèque
Dans SharePoint online, cliquez sur paramètres, puis sur paramètres de la bibliothèque
Paramètres de la liste sur le ruban
Dans SharePoint server, cliquez sur paramètres de la bibliothèque sous l’onglet Bibliothèque du ruban

Cliquez sur Paramètres avancés à partir de la fenêtre Paramètres

Paramètres d’une bibliothèque de documents

Capture d’écran de la page Paramètres avancés d’une bibliothèque de documents dans SharePoint

Paramètre d’ouverture des documents dans le navigateur

Si plusieurs types de contenu sont activés et modèles sont spécifiés pour ces types de contenu, la bibliothèque utilise les modèles qui sont spécifiées par les types de contenu et pas le modèle de fichier par défaut. Dans ce cas, si vous voulez personnaliser les modèles de la bibliothèque, vous devez modifier les types de contenu. Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir Présentation des types de contenu et à la publication du type de contenu.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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