Définir un modèle personnalisé pour une bibliothèque SharePoint

Définir un modèle personnalisé pour une bibliothèque SharePoint

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Lorsque vous créez une bibliothèque de documents SharePoint, vous pouvez définir un type de fichier par défaut à ouvrir lorsqu’un fichier est créé (par exemple, vous pouvez définir un fichier PowerPoint comme type de fichier par défaut pour l’ouvrir). Vous pouvez également personnaliser le modèle de fichier par défaut pour cette bibliothèque. Par exemple, vous pouvez créer un modèle Word avec personnalisée en-têtes et pieds de page ou d’autres fonctionnalités personnalisées et rendre le modèle par défaut pour cette bibliothèque. Puis, lorsque vous ou vos utilisateurs créer un fichier, il s’ouvre dans le programme approprié par vos fonctionnalités personnalisées.

Remarque : Vous devez disposer des autorisations Contrôle total pour la bibliothèque pour configurer un modèle.

Configurer un type de fichier par défaut lorsque vous créez une bibliothèque

Suivez cette procédure pour définir un type de fichier pour ouvrir un fichier vide dans le programme approprié.

  1. Accédez au site sur lequel vous souhaitez créer votre bibliothèque.

  2. Cliquez sur paramètres ENGRENAGE en forme de bouton Paramètres , puis cliquez sur Ajouter une application

  3. Sélectionnez la bibliothèque de documents.

  4. Cliquez sur Options avancées.

  5. Ajouter un nom, la description facultative, le contrôle de version, et le cas échéant, si vous souhaitez que la bibliothèque pour recevoir des courriers électroniques.

  6. Dans la liste déroulante Modèle de Document, sélectionnez le format de fichier d’application par défaut et la version.

    Sélectionner un modèle

  7. Cliquez sur Créer.

Personnaliser le modèle par défaut pour une bibliothèque de documents

Utilisez cette procédure pour personnaliser le modèle par défaut. Il existe deux manières de changer le modèle par défaut :

  • Si votre bibliothèque de documents ou de formulaires contient un modèle de fichier par défaut pour un programme compatible avec SharePoint, vous pouvez modifier le modèle par défaut.

  • Pour les autres programmes, vous ne pouvez pas modifier directement le modèle par défaut, mais vous pouvez copier un nouveau fichier modèle dans le dossier Formulaires de la bibliothèque pour spécifier un modèle personnalisé.

Modifier le modèle de fichier par défaut

  1. Accédez au site où se trouve votre bibliothèque.

  2. Dans SharePoint serveur, dans le ruban, cliquez sur l’onglet bibliothèque, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

    Pour SharePoint Online, cliquez sur paramètres ENGRENAGE en forme de bouton Paramètres , puis sur paramètres de la bibliothèque.

  3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

    Cliquez sur Paramètres avancés à partir de la fenêtre Paramètres
  4. Dans la section Modèle de document, sous le champ URL du modèle, cliquez sur Modifier le modèle. L’une des opérations suivantes se produit :

    Si votre site fait partie d’un abonnement à Office 365, puis à ce stade, vous devrez entrer votre nom d’utilisateur d’abonnement Office 365 et mot de passe.

    • Bibliothèque de documents    Le modèle s’ouvre dans une application qui n’est compatible avec SharePoint et qui est associé au type de fichier du modèle actuel. Par exemple, Word s’ouvre si le modèle par défaut est un modèle Word ou Excel s’ouvre si le modèle par défaut est une feuille de calcul Excel.

    • Bibliothèque de formulaires    Le modèle s’ouvre dans un programme compatible avec SharePoint, un programme de conception de formulaires XML, tel que InfoPath, ou un éditeur XML.

      Modifier le modèle
      Modifier le modèle de bibliothèque par défaut

    Remarque : Si des visiteurs sur votre site ont déjà rempli des formulaires qui étaient basés sur le modèle d’origine, réfléchissez à l’impact qu’auraient d’éventuelles modifications du modèle sur ces formulaires. Par exemple, l’ajout d’un champ obligatoire risque de provoquer l’apparition d’erreurs dans les formulaires d’origine déjà remplis avant l’ajout du champ.

  5. Apportez les modifications souhaitées, puis enregistrez le modèle. Pour SharePoint Online, enregistrez le modèle avec un nouveau nom de fichier. Fermer le programme si vous n’avez plus besoin d’ouvrir ou basculer vers votre site.

    Remarque : Pour SharePoint Online, le modèle personnalisé doit avoir un nom de fichier autre que celui par défaut. Utilisez la fonction Enregistrer sous du client pour enregistrer le fichier dans le dossier formulaires avec un nouveau nom de fichier. Par exemple, pour que Word, n’utilisez pas la de nom de fichier par défaut template.dotx.

  6. Selon votre programme de conception de formulaires, peut-être devrez-vous publier de nouveau le modèle vers la bibliothèque de votre site à partir de votre programme.

  7. Dans votre site, au bas de la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents ou de formulaires, cliquez sur OK.

Spécifier un modèle de fichier personnalisé

  1. Créer et enregistrer votre modèle personnalisé dans un programme compatible avec SharePoint. Prenez note de son emplacement, puis puis basculez vers SharePoint.

    Remarque : Si le modèle de document par défaut est nommé rien d’autre que template.dotx, aucun modèle par défaut ne s’affichera dans la liste ou bibliothèque.

  2. Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez spécifier un modèle personnalisé.

  3. Vous devez utiliser Internet Explorer pour cette étape. Dans SharePoint Online, cliquez sur Tous les Documents dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur afficher dans l’Explorateur de fichiers.

    Pour SharePoint Server, cliquez sur l’onglet bibliothèque du ruban et puis, dans le groupe se connecter et exporter, cliquez sur Ouvrir avec l’Explorateur.

    Important : Si l’Explorateur de fichiers ne s’ouvre pas ou si vous recevez un message d’erreur, vous devrez peut-être ajouter votre site comme site de confiance dans les paramètres de votre navigateur. Pour plus d’informations, voir Ouvrir dans l’Explorateur ou affichage avec l’Explorateur de fichiers dans SharePoint.

  4. Dans l’Explorateur de fichiers, recherchez le modèle personnalisé que vous avez créé.

  5. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.

  6. Cliquez sur le bouton Précédent jusqu’à ce que vous retourniez à la bibliothèque, puis cliquez sur le dossier Formulaires pour l’ouvrir.

  7. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vierge dans la fenêtre du dossier, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.

  8. Fermez l’Explorateur de fichiers et revenir au site.

  9. Sur la gauche, cliquez sur Contenu du Site.

  10. Rechercher votre bibliothèque de documents sous contenu, placez le curseur sur le nom et cliquez sur les points de suspension (...), puis cliquez sur paramètres.

    Si vous ne voyez pas les commandes ci-dessus, vous peut-être classique SharePoint. Dans ce cas, accédez à votre bibliothèque de documents, puis sur le ruban, cliquez sur l’onglet bibliothèque, puis sur Paramètres de la bibliothèque.

  11. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

  12. Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :

    Bibliothèque de documents    Tapez l’adresse de votre modèle personnalisé dans la zone URL du modèle. Il s’agit de l’adresse web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Filigrane.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Formulaires de la bibliothèque de documents Documents partagés, votre saisie sera semblable à ceci :

    Documents partagés/Formulaires/Filigrane.dotx

    Bibliothèque de formulaires    Tapez l’adresse du modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser dans la zone URL du modèle. Il s’agit de l’adresse web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Commandes.dotx et que vous l’ajoutez au dossier Formulaires de la bibliothèque de documents Achats, votre saisie sera semblable à ceci :

    Achats/Formulaires/Commandes.xsn

    Remarque :  Si les paramètres de la zone Modèle de document ne sont pas disponibles, un administrateur a peut-être installé plusieurs types de contenu. Pour vérifier si plusieurs types de contenu sont activés, regardez si Oui est sélectionné sous Autoriser la gestion des types de contenu ? dans la section Types de contenus immédiatement au-dessus de la section Modèles de documents. Si c’est le cas, vous devez modifier le modèle pour le type de contenu.

Plus d’informations sur les modèles de fichier dans une bibliothèque de documents ou de formulaires

Voici quelques conseils et astuces sur la création et l’utilisation de modèles.

Types de fichiers pouvant être ou non stockés dans une bibliothèque SharePoint

En fonction du fichier qui se trouve dans une bibliothèque, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :

Fichiers compatibles avec les technologies SharePoint    pour un utilisateur créer un fichier à l’aide de la commande Nouveau dans une bibliothèque de documents, le modèle de fichier doit être créé à partir d’un programme compatible avec SharePoint, tel que Microsoft Office Word. Lorsque vous créez un nouveau fichier dans une bibliothèque de formulaires, comme programme par défaut peut être un programme de conception de formulaires XML est compatible avec SharePoint, tel que Microsoft InfoPath.

Autres fichiers programmes    Pour la plupart des autres programmes, vous pouvez toujours stocker et gérer le fichier dans la bibliothèque, mais au lieu de créer directement le fichier à partir de la bibliothèque de documents, vous pouvez créer le fichier dans votre programme et le télécharger dans la bibliothèque ultérieurement.

Fichiers programmes bloqués    Pour des raisons de sécurité, certains types de fichiers programme, .exe, par exemple sont bloqués ne soient pas enregistrées dans une bibliothèque. Pour plus d’informations, voir Types de fichiers qui ne peut pas être ajoutées à une liste ou bibliothèque.

Deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles de fichier

Les deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles sont les bibliothèques de documents et les bibliothèques de formulaires.

Bibliothèques de documents    Une bibliothèque de documents sert à stocker et à gérer plusieurs types de fichiers différents, notamment les documents, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers texte et d’autres types de fichiers. Une bibliothèque de documents est souvent l’emplacement le plus courant sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer les fichiers avec des membres d’une équipe et partager avec d’autres collègues de votre entreprise ou de votre activité. Vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents comme référentiel de fichiers à usage général. Vous pouvez également utiliser une bibliothèque de documents pour un usage spécifique, par exemple une équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.

Bibliothèques de formulaires    Une bibliothèque de formulaires vous offre un moyen simple de partager et d’assurer le suivi de formulaires XML utilisés pour recueillir des informations. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de formulaires pour les rapports de notes de frais de votre service. Le modèle de formulaire de rapport de notes de frais est stocké comme modèle de fichier par défaut dans la bibliothèque de formulaires. Chaque fois que quelqu’un crée un rapport de notes de frais, il ouvre le modèle en tant que formulaire vierge contenant la disposition, les champs et les calculs du rapport de notes de frais. Lorsque quelqu’un remplit le formulaire, les données du rapport de notes de frais (et seulement les données) sont enregistrées sous forme de fichier XML dans la bibliothèque de formulaires. En séparant les données du formulaire, il est bien plus facile de traiter chaque rapport de notes de frais séparément par d’autres systèmes, de fusionner les données ou de les exporter pour un traitement et une analyse approfondis.

Emplacement de stockage des modèles de fichier dans la bibliothèque

Lorsqu’une bibliothèque de documents ou de formulaires possède un modèle de fichier par défaut, il est stocké dans le dossier Formulaires de la bibliothèque.

Ouvrez la bibliothèque dans l’Explorateur de fichiers pour consulter le dossier Formulaires qui contient le modèle de fichier pour la bibliothèque.

Dossier pour le stockage des modèles de formulaires

Par défaut, une bibliothèque de documents comporte un modèle de fichier, appelé template.dotx, mais vous pouvez modifier ce fichier si vous avez besoin. Pour spécifier un autre modèle, vous devez tout d’abord le créer dans un programme compatible avec SharePoint, telle que Word et enregistrez-le dans le dossier formulaires d’une bibliothèque. Ensuite, à partir de la bibliothèque, vous spécifiez l’adresse du modèle personnalisé.

Par défaut, une bibliothèque de formulaires contient un fichier réservé, appelé template.xml, que vous devez remplacer par le modèle de formulaire que vous créez.

Création d’un modèle de fichier pour une bibliothèque de formulaires

Pour créer ou personnaliser un modèle dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez utiliser un programme de conception de formulaires XML est compatible avec SharePoint, par exemple InfoPath. Il peut y avoir des avantages supplémentaires à l’aide d’un programme de conception de formulaires. Par exemple, lorsque vous utilisez InfoPath, vous pouvez procédez comme suit :

  • Créer la bibliothèque de formulaires et le modèle directement à partir d’InfoPath.

  • Modifier et republier facilement le modèle de formulaire sur la bibliothèque de formulaires.

  • Fusionner les fichiers de données XML individuels créés à partir de certains modèles de formulaires pour un traitement approfondi.

  • Promouvoir les champs de données XML sur les colonnes de bibliothèque dans la bibliothèque de formulaires.

Lorsqu’un utilisateur crée un formulaire, il s’ouvre par défaut dans le programme d’édition de formulaire compatible avec SharePoint sur ordinateur client de l’utilisateur. Si aucun programme compatible n’est installé, le formulaire, s’il est conçu pour l’ouvrir dans le navigateur peut ouvrir dans le navigateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier qu’un formulaire conçu pour ouvrir toujours dans un navigateur s’ouvre dans le navigateur. Vous pouvez modifier le comportement par défaut dans le paramètre d’Ouverture de Documents dans le navigateur dans les paramètres avancés de la bibliothèque.

Accédez à Paramètres, Paramètres de la bibliothèque
Dans SharePoint online, cliquez sur paramètres, puis sur paramètres de la bibliothèque

Dans SharePoint online, cliquez sur paramètres, puis sur paramètres de la bibliothèque

Paramètres de la liste sur le ruban
Dans SharePoint server, cliquez sur paramètres de la bibliothèque sous l’onglet Bibliothèque du ruban

Dans SharePoint server, cliquez sur paramètres de la bibliothèque sous l’onglet Bibliothèque du ruban

Cliquez sur Paramètres avancés à partir de la fenêtre Paramètres

Paramètres d’une bibliothèque de documents

Capture d’écran de la page Paramètres avancés d’une bibliothèque de documents dans SharePoint

Paramètre d’ouverture des documents dans le navigateur

Utilisation de types de contenu pour configurer les modèles de bibliothèque de documents ou de formulaires

Si plusieurs types de contenu sont activés et modèles sont spécifiés pour ces types de contenu, la bibliothèque utilise les modèles qui sont spécifiées par les types de contenu et pas le modèle de fichier par défaut. Dans ce cas, si vous voulez personnaliser les modèles de la bibliothèque, vous devez modifier les types de contenu. Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir Présentation des types de contenu et à la publication du type de contenu.

Configurer un modèle de fichier par défaut lors de la création d’une bibliothèque de documents ou de formulaires

  1. Allez sur le site dans lequel vous souhaitez créer la bibliothèque.

  2. Cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur Créer.

    Remarque :  Un site peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.

  3. Sous Bibliothèques, cliquez sur Bibliothèque de documents ou Bibliothèque de formulaires.

  4. Dans la zone Nom, tapez un nom de bibliothèque. Le nom de la bibliothèque est obligatoire.

    Le nom apparaît en haut de la page de la bibliothèque, s’intègre dans l’adresse de la page de bibliothèque, puis s’affiche dans les éléments de navigation qui permettent à l’utilisateur de rechercher et d’ouvrir la bibliothèque.

  5. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la bibliothèque. La description est facultative.

    La description apparaît en haut de la page de bibliothèque, sous le nom de la bibliothèque. Si vous envisagez d’activer la bibliothèque recevoir le contenu par courrier électronique, vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de la bibliothèque à sa description, afin que les personnes puissent le trouver facilement.

  6. Pour ajouter un lien vers cette bibliothèque à la barre de lancement rapide, vérifiez que Oui est sélectionné dans la section Navigation.

  7. Dans la section Historique des versions du document, cliquez sur Oui si vous voulez créer une version ou une copie de sauvegarde d’un fichier chaque fois qu’un fichier est archivé dans la bibliothèque.

  8. Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :

    Bibliothèque de documents    Spécifier le type de fichier à utiliser en tant que modèle pour les nouveaux fichiers dans la bibliothèque de documents. Types de fichiers suivants sont disponibles par défaut :

    • Aucun

    • Document Microsoft Word 97-2003

    • Feuille de calcul Microsoft Excel 97-2003

    • Présentation Microsoft PowerPoint 97-2003

    • Document Microsoft Word

    • Feuille de calcul Microsoft Excel

    • Présentation Microsoft PowerPoint

    • Bloc-notes Microsoft OneNote 2010

    • Page web Microsoft SharePoint Designer

    • Page de base

    • Page de composants WebPart

      Bibliothèque de formulaires    Sélectionnez le modèle de formulaire que vous souhaitez spécifier comme type de formulaire pour tous les formulaires dans la bibliothèque.

  9. Cliquez sur Créer.

Changer le modèle de fichier par défaut pour une bibliothèque de documents ou de formulaires

Il existe deux manières de changer le modèle par défaut :

  • Si votre bibliothèque de documents ou de formulaires contient un modèle de fichier par défaut pour un programme compatible avec SharePoint 2010, vous pouvez modifier le modèle par défaut.

  • Pour les autres programmes, vous ne pouvez pas modifier directement le modèle par défaut, mais vous pouvez copier un nouveau fichier modèle dans le dossier Formulaires de la bibliothèque pour spécifier un modèle personnalisé.

Modifier le modèle de fichier par défaut

  1. Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez modifier le modèle par défaut.

  2. Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide ou, cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site puis, dans la section des bibliothèques appropriée, cliquez sur le nom de la bibliothèque.

    Remarque :  Un site peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.

  3. Dans le ruban, sous la section Outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

  4. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

  5. Dans la section Modèle de document, sous la zone URL du modèle, cliquez sur Modifier le modèle. L’une des opérations suivantes se produit :

    Bibliothèque de documents    Le modèle s’ouvre dans une application qui n’est compatible avec SharePoint 2010 et qui est associé au type de fichier du modèle actuel. Par exemple, Word 2010 s’ouvre si le modèle par défaut est un modèle Word ou Excel 2010 s’ouvre si le modèle par défaut est une feuille de calcul Excel.

    Bibliothèque de formulaires    Le modèle s’ouvre dans un programme compatible avec SharePoint 2010, ou un programme de conception de formulaires XML, tel que InfoPath 2010 ou un éditeur XML.

    Remarque : Si des visiteurs sur votre site ont déjà rempli des formulaires qui étaient basés sur le modèle d’origine, réfléchissez à l’impact qu’auraient d’éventuelles modifications du modèle sur ces formulaires. Par exemple, l’ajout d’un champ obligatoire risque de provoquer l’apparition d’erreurs dans les formulaires d’origine déjà remplis avant l’ajout du champ.

  6. Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez le modèle. Fermez le programme si vous n’en avez plus besoin, ou basculez vers votre site.

  7. Selon votre programme de conception de formulaires, peut-être devrez-vous publier de nouveau le modèle vers la bibliothèque de votre site à partir de votre programme.

  8. Dans votre site, au bas de la page Paramètres avancés de la bibliothèque de documents ou de formulaires, cliquez sur OK.

Spécifier un modèle de fichier personnalisé

  1. Créez et enregistrez votre modèle personnalisé dans un programme compatible avec SharePoint 2010. Notez son emplacement et basculez ensuite vers SharePoint 2010.

  2. Accédez au site contenant la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez spécifier un modèle personnalisé.

  3. Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide ou, cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site puis, dans la section des bibliothèques appropriée, cliquez sur le nom de la bibliothèque.

    Remarque :  Un site peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.

  4. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis dans le groupe Se connecter et exporter, cliquez sur Ouvrir avec l’Explorateur.

  5. Dans l’Explorateur Windows, recherchez le modèle personnalisé que vous avez créé.

  6. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.

  7. Cliquez sur le bouton Précédent jusqu’à ce que vous retourniez à la bibliothèque, puis cliquez sur le dossier Formulaires pour l’ouvrir.

  8. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vierge dans la fenêtre du dossier, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.

  9. Fermez l’Explorateur Windows et revenez à l’affichage d’origine de la bibliothèque sur le site.

  10. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

  11. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

  12. Dans la section Modèle de document, effectuez l’une des opérations suivantes :

    Bibliothèque de documents    Tapez l’adresse de votre modèle personnalisé dans la zone URL du modèle. L’emplacement est l’adresse Web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Filigrane.dotx, et que vous ajoutez dans le dossier formulaires des Documents partagés, bibliothèque de documents, tapez les informations suivantes :

    Documents partagés/Formulaires/Filigrane.dotx

    Bibliothèque de formulaires    Tapez l’adresse du modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser dans la zone URL du modèle. L’emplacement est l’adresse Web du modèle sur le site, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme commandes.XML et ajoutez-le dans le dossier formulaires de la bibliothèque de formulaires achats, tapez les informations suivantes :

    Achats/Formulaires/Commandes.xsn

    Remarque :  Si les paramètres de la zone Modèle de document ne sont pas disponibles, un administrateur a peut-être installé plusieurs types de contenu. Pour vérifier si plusieurs types de contenu sont activés, regardez si Oui est sélectionné sous Autoriser la gestion des types de contenu ? dans la section Types de contenus immédiatement au-dessus de la section Modèles de documents. Si c’est le cas, vous devez modifier le modèle pour le type de contenu.

En savoir plus sur les modèles de fichier d’une bibliothèque de documents ou de formulaires

Lorsque vous créez une bibliothèque de documents ou de formulaires, vous pouvez définir un modèle de fichier par défaut pour cette bibliothèque. Lorsqu’une personne crée un nouveau fichier dans la bibliothèque, le modèle par défaut s’ouvre dans le programme approprié. Par exemple dans une bibliothèque de documents, vous pouvez définir un modèle Word 2010. Lorsqu’un utilisateur crée un nouveau fichier dans cette bibliothèque de documents, le modèle s’ouvre dans Word.

Si vous souhaitez spécifier d’autres paramètres ou fournir un contenu par défaut qui apparaît dans chaque nouveau fichier, tel qu’une disposition favorite pour une proposition de campagne marketing ou une clause d’exclusion de responsabilité officielle dans un pied de page, vous pouvez également ajouter ces informations au modèle.

Types de fichiers pouvant être ou non stockés dans une bibliothèque SharePoint

En fonction du fichier qui se trouve dans une bibliothèque, vous pouvez rencontrer l’une des situations suivantes :

Fichiers compatibles avec les technologies SharePoint    Pour un utilisateur créer un fichier à l’aide de la commande Nouveau dans une bibliothèque de documents, le modèle de fichier doit être créé à partir d’un programme compatible avec SharePoint 2010, telles que Word 2010. Lorsque vous créez un nouveau fichier dans une bibliothèque de formulaires, comme programme par défaut peut être un programme de conception de formulaires XML compatible avec SharePoint 2010, telles que Microsoft InfoPath 2010.

Fichiers d’autres programmes    Pour la plupart des autres programmes, vous pouvez stocker et gérer le fichier dans la bibliothèque. Mais au lieu de créer directement le fichier à partir de la bibliothèque de documents, vous pouvez créer le fichier dans votre programme et puis ajouter à la bibliothèque.

Fichiers programmes bloqués    Pour des raisons de sécurité, certains types de fichiers programme, .exe, par exemple sont bloqués ne soient pas enregistrées dans une bibliothèque.

Pour plus d’informations sur les types de fichiers bloqués, voir la section Voir aussi.

Deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles de fichier

Les deux types de bibliothèques qui utilisent les modèles sont les bibliothèques de documents et les bibliothèques de formulaires.

Bibliothèques de documents    Vous utilisez une bibliothèque de documents pour stocker et gérer de nombreux types de fichiers, y compris les documents, feuilles de calcul, présentations, fichiers texte et d’autres types de fichiers. Une bibliothèque de documents est souvent l’emplacement le plus courant sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l’équipe et partager avec d’autres collègues au sein de votre entreprise. Vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents comme un référentiel de fichiers généraux. Ou vous pouvez utiliser une bibliothèque de documents à des fins spécifiques, par exemple, une équipe marketing peut avoir son propre bibliothèque de documents pour la planification des supports de cours, de presse et des compositions.

Bibliothèques de formulaires    Une bibliothèque de formulaires fournit une méthode simple pour partager et effectuer le suivi de formulaires XML qui sont utilisés pour recueillir des informations. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de formulaires pour les formulaires de rapport de note de frais de votre service. Le modèle de formulaire de note de frais est stocké en tant que le modèle de fichier par défaut dans la bibliothèque de formulaires. Chaque fois qu’un utilisateur crée une note de frais, qu’ils s’ouvrent le modèle comme un formulaire vierge, qui contient la mise en page, les champs et les calculs de la note de frais. Lorsqu’un utilisateur remplit le formulaire, les données du rapport dépenses (et uniquement les données) sont enregistrées en tant que fichier XML dans la bibliothèque de formulaires. En séparant les données à partir de l’écran, il est beaucoup plus facile de traiter séparément chaque note de frais par d’autres systèmes, fusionner les données ou exporter pour un traitement approfondi et l’analyse.

Emplacement de stockage des modèles de fichier dans la bibliothèque

Lorsqu’une bibliothèque de documents ou de formulaires possède un modèle de fichier par défaut, il est stocké dans le dossier Formulaires de la bibliothèque.

Ouvrez la bibliothèque dans l’Explorateur Windows pour afficher le dossier formulaires, qui contient le modèle de fichier pour la bibliothèque.

Contenus du dossier Formulaires dans une bibliothèque de documents

Par défaut, une bibliothèque de documents comporte un modèle de fichier, appelé template.dotx, mais vous pouvez modifier ce fichier si vous avez besoin. Pour spécifier un autre modèle, vous devez tout d’abord le créer dans un programme compatible avec SharePoint 2010, telles que Word 2010 et enregistrez-le dans le dossier formulaires d’une bibliothèque. Ensuite, à partir de la bibliothèque, vous spécifiez l’adresse du modèle personnalisé.

Par défaut, une bibliothèque de formulaires contient un fichier réservé, appelé template.xml, que vous devez remplacer par le modèle de formulaire que vous créez.

Création d’un modèle de fichier pour une bibliothèque de formulaires

Pour créer ou personnaliser un modèle dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez utiliser un programme de conception de formulaires XML compatible avec SharePoint 2010, telles que InfoPath 2010. Il peut y avoir des avantages supplémentaires à l’aide d’un programme de conception de formulaires. Par exemple, lorsque vous utilisez InfoPath 2010, vous pouvez procédez comme suit :

  • Créer la bibliothèque de formulaires et le modèle directement à partir d’InfoPath.

  • Modifier et republier facilement le modèle de formulaire sur la bibliothèque de formulaires.

  • Fusionner les fichiers de données XML individuels créés à partir de certains modèles de formulaires pour un traitement approfondi.

  • Promouvoir les champs de données XML sur les colonnes de bibliothèque dans la bibliothèque de formulaires.

Lorsqu’un utilisateur crée un formulaire, il s’ouvre par défaut dans le programme de modification de formulaire compatible avec SharePoint 2010 sur l’ordinateur client de l’utilisateur. Si aucun programme compatible n’est installé, le formulaire pour s’ouvrir dans le navigateur s’il est conçu pour. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier qu’un programme conçu pour s’ouvrir dans un navigateur s’ouvre toujours dans le navigateur. Vous pouvez modifier le comportement par défaut dans le paramètre Ouverture des documents dans le navigateur des paramètres avancés de la bibliothèque.

Utilisation de types de contenu pour configurer les modèles de bibliothèque de documents ou de formulaires

Si plusieurs types de contenu sont activés et que des modèles sont spécifiés pour ces types de contenu, la bibliothèque utilise les modèles spécifiés par les types de contenu, et non pas le modèle de fichier par défaut. Dans ce cas, si vous voulez personnaliser les modèles pour la bibliothèque, vous devez changer les types de contenu.

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