Définir les règles pour un publipostage

Définir les règles pour un publipostage

Découvrez les règles de publipostage et comment les utiliser. Lorsque vous créez une lettre ou un e-mail à l’adresse de tous vos clients, si vous souhaitez en personnaliser le contenu en fonction des valeurs de certains champs de votre source de données, vous pouvez définir une règle.

Par exemple, supposons que vous ayez créé une lettre relative à un événement qui doit se tenir dans trois lieux différents. Vous avez créé la lettre à l’aide l’option Démarrer la fusion et le publipostage disponible sous l’onglet Publipostage dans Word. Toutefois, en révisant le document, vous réalisez non seulement qu’il comprend du contenu répétitif, mais aussi qu’une partie du contenu doit varier en fonction du lieu de l’événement. Dans une telle situation, vous pouvez utiliser des Règles du groupe Champs d'écriture et d'insertion pour couvrir diverses conditions.

Utiliser des règles

L’ajout de règles à un document Publipostage vous permet de rendre le processus de flux de travail plus efficace et d’introduire une certaine flexibilité. Les règles vous permettent d’ignorer la nécessité de générer plusieurs documents et de créer un contenu que vous pouvez modifier rapidement.

Lorsque vous configurez un publipostage, vous pouvez ajouter des règles.

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, choisissez Règles.

    Groupe Champs d’écriture et d’insertion sous l’onglet Publipostage de Word

  2. Sélectionnez une règle disponible.

    Dans Word, liste déroulante Règles des champs accessible dans le groupe Écriture et Insertion sous l’onglet Publipostage

Vous ne pouvez pas accéder aux règles tant que vous n’avez pas commencé le processus de publipostage. Pour plus d’informations sur la façon de définir un champ, dans la boîte de dialogue de la règle choisie, sélectionnez l’icône ?. Vous pouvez également rechercher le nom du champ dans l’Aide de Word.

Conseil : Pour basculer entre l’affichage et le masquage des codes de champ, appuyez sur ALT+F9.

Champ

Description

Exemple et méthode

Demander

Permet de répéter une demande des mêmes informations dans plusieurs emplacements à l’intérieur d’un document. La réponse à l’invite apparaît dans le document fusionné.

La boîte de dialogue Insérer le mot clé : Demander contient la case à cocher Demander une seule fois. Activez cette case à cocher si vous souhaitez que l’invite s’affiche uniquement au début de l’opération de fusion et publipostage finale. Ou désactivez-la (paramétrage par défaut) si vous souhaitez qu’elle s’affiche pour chaque enregistrement.

Pour plus d’informations, voir Champ Demander.

Une petite cérémonie de départ à la retraite est prévue pour un employé qui a passée des années à vendre des produits fabriqués par votre organisation. Une invitation est envoyée par e-mail à des personnes internes et externes à l’organisation, demandant à chacune si elle sera présente.

Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé : Demander, dans la zone Signet, tapez Invitation.

Dans la zone Invite, tapez Prévoyez-vous de vous joindre à nous pour la cérémonie de départ à la retraite ?.

Dans la zone Texte par défaut du signet, tapez Oui.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Remplir

Utilisez le champ Remplir lorsque vous voulez poser une question. Le champ Remplir est similaire au champ Demander. Il peut être répété dans un document.

La boîte de dialogue Insérer le mot clé : Remplir contient la case à cocher Demander une seule fois. Activez la case à cocher si vous souhaitez que la réponse s’applique à chaque enregistrement fusionné. Ou désactivez-la (paramétrage par défaut) si vous souhaitez qu’elle soit demandée pour chaque enregistrement.

Pour plus d’informations, voir Champ Remplir.

Votre organisation est promeut un événement de bilan de santé. Un formulaire d’inscription confidentiel est envoyé à chaque employé. Ce formulaire demande des informations (âge, taille, poids) qui doivent être fournies.

Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé : Remplir, dans la zone Invite, tapez Quel âge avez-vous ?.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Si Alors Sinon

Permet de définir une condition à remplir. Si la condition définie est remplie, des informations spécifiques sont fournies. Si la condition définie n’est pas remplie, d’autres informations sont fournies.

Pour plus d’informations, voir Champ Si.

Vous tenez à jour une vaste base de données de membres pour une association caritative. Les membres reçoivent des annonces relatives à des événements de collecte de fonds, qui varient en fonction de leur position géographique.

Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé : SI, dans la liste déroulante Nom de champ, choisissez le nom de colonne Lieu dans votre source de données (généralement une feuille de calcul Excel).

Dans la liste déroulante Comparaison , choisissez Égal à.

Dans la zone Comparer à, tapez Amérique du Sud. Ensuite, dans la zone Insérer comme texte, tapez le contenu à insérer si la condition de comparaison est remplie. Si la condition de comparaison n’est pas remplie, le contenu de la zone Sinon, celui-ci est ajouté.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Nº enregistr. de fusion

Permet de capturer le numéro d’enregistrement réel dans la source de données à inclure dans le document fusionné. Ce numéro résulte d’un tri ou filtrage appliqué à la source de données avant la fusion.

Pour plus d’informations, voir Champ FusionEnr.

Utilisez un champ FusionEnr à côté d’un champ de date d’impression pour créer des numéros de facture uniques.

Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, choisissez Règles, puis sélectionnez Nº enregistr. de fusion.

Nº séquence de fusion

Utilisez cette option quand vous souhaitez insérer un nombre d’enregistrements dans le document fusionné.

Pour plus d’informations, voir Champ SéqFusion.

Vous avez fusionné une série de lettres types, dont le dernier enregistrement indique le nombre total de lettres. Ce total peut vous permettre de calculer le coût d’affranchissement.

Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, choisissez Règles, puis sélectionnez Nº séquence de fusion.

Enregistrement suivant

Permet d’insérer l’enregistrement de données suivant dans le document en cours sans commencer un nouveau document.

Pour plus d’informations, voir Champ Suivant.

Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, choisissez Règles, puis sélectionnez Enregistrement suivant.

Suivant si

Permet de comparer deux valeurs. Une correspondance entre le contenu du champ de données et la valeur détermine si l’enregistrement suivant doit être fusionné dans le document en cours ou dans un nouveau document.

Pour plus d’informations, voir Champ SuivantSi.

Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, choisissez Règles, puis sélectionnez Suivant si.

Dans la liste Nom de champ, choisissez le nom du champ de fusion, tel que Ville.

Dans la liste Comparaison, choisissez l'opérateur souhaité. Par exemple, pour sélectionner les destinataires demeurant dans une ville spécifique, cliquez sur Égal à.

Dans la zone Comparer à, tapez la valeur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, sélectionnez les destinataires demeurant à Tokyo, tapez Tokyo.

Définir signet

Permet d’associer un nom de signet à une valeur spécifique. Un signet peut être inséré dans plusieurs emplacements à l’intérieur d’un document. Où que vous insériez un signet dans un document, la valeur liée à ce signet s’affiche.

Pour plus d’informations, voir Champ Définir.

Votre organisation prépare la divulgation publique d’une synthèse relative au travail environnemental à entreprendre dans un domaine particulier. Les responsables de projet ont un titre de projet préliminaire, mais avertissent que ce titre pourrait changer. L’idéal ici consiste à ajouter un signet car, si le titre change effectivement, vous ne devrez modifier que le signet au lieu de toutes les références au titre.

Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé : Définir, dans la zone Signet, tapez Nom de projet.

Dans le bloc Valeur, tapez Remédiation à l’érosion du parc.

Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

Sauter l'enregistrement si

Permet de comparer le contenu d’un champ de données à une valeur, puis d’ignorer l’inclusion de l’enregistrement de données actuel si la condition de comparaison est vraie.

Pour plus d’informations, voir Champ SauterSi.

Vous êtes propriétaire d’une boutique de vêtements et constatez que vous avez un excédent de stock d’un T-shirt spécifique, mais pas dans la taille la plus courante. Ainsi, au moment d’envoyer un prospectus, vous voulez exclure des destinataires les clients qui portent cette taille spécifique.

Dans la boîte de dialogue Insérer le mot clé : Sauter l'enregistrement si, dans la liste déroulante Nom de champ, choisissez le nom de colonne Taille dans votre source de données (généralement une feuille de calcul Excel).

Dans la liste déroulante Comparaison , choisissez Égal à.

Dans la zone Comparer à, tapez L. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK. Les clients qui portent la taille de T-shirt XL ne recevront pas le prospectus.

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