Cycle de vie d'un modèle de formulaire

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article concerne les concepteurs de modèles de formulaire qui veulent une vision détaillée du processus de création de formulaires dans Microsoft Office InfoPath. Il décrit les différentes phases de création et de déploiement d’un modèle de formulaire et fournit des liens vers plus d’informations sur les tâches clés. Pendant que vous pouvez tester et fonctionnent comme fonction de vos besoins, décrite ci-dessous recommandé de processus de création peuvent vous aider à long terme gagner du temps et des efforts.

Dans cet article

Phase 1 : Planification

Phase 2 : Conception

Phase 3 : Déploiement

Phase 4 : Gestion

Phase 5 : Archivage

Phase 1 : Planification

Combien de temps vous passez à planifier dépend de la complexité de votre modèle de formulaire, votre rôle dans votre organisation, ainsi que sur les processus et les besoins de votre organisation.

Si votre modèle de formulaire doit uniquement être utilisé par les membres de votre équipe, la phase de planification peut être très simple. Si votre modèle de formulaire est plus complexe, la phase de planification sera probablement un processus formel et impliqué et vous devrez peut-être consulter plusieurs participants. Par exemple, si votre modèle de formulaire doit être une partie d’un système professionnel plus grands, à l’échelle de la société, par exemple une note de frais entreprise ou création de rapports de planification des ressources système, vous devrez probablement créer formel des documents de planification, tels que les spécifications fonctionnelles.

Dans tous les cas, avant de commencer à concevoir un modèle de formulaire, il est conseillé de prendre en compte les points suivants :

  • Objectifs des utilisateurs    Qu'est-ce que les utilisateurs doivent réaliser avec votre modèle de formulaire ? Quels scénarios devez-vous envisager ? Comment allez-vous mesurer si les objectifs des utilisateurs sont atteints ?

  • Considérations en matière de compatibilité    Votre modèle de formulaire doit-il être accessible aux utilisateurs extérieurs à votre entreprise, maintenant ou plus tard ? Par exemple, souhaitez-vous que votre modèle de formulaire soit disponible sur le site Web externe de votre entreprise, pour les clients n'ayant pas installé InfoPath sur leur ordinateur ? Si tel est le cas, vous pouvez concevoir un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web au lieu d'un modèle standard, compatible uniquement avec InfoPath. Certains utilisateurs de votre entreprise doivent-ils être en mesure de compléter votre formulaire dans InfoPath 2003 ? Si tel est le cas, vous pouvez concevoir un modèle de formulaire compatible avec les versions antérieures. Souhaitez-vous que les utilisateurs soient en mesure de compléter les formulaire tout en étant absents du bureau ou hors ligne ? Si tel est le cas, vous pouvez ajouter des fonctionnalités à votre modèle de formulaire qui lui permettront de fonctionner correctement en mode hors connexion.

  • Formulaires utilisateur existants     Utilisez-vous actuellement des documents Microsoft Office Word ou des classeurs Microsoft Office Excel pour collecter des données des utilisateurs ? Si tel est le cas, vous pouvez facilement convertir ces fichiers en modèles de formulaire InfoPath. Disposez-vous de modèles de formulaire InfoPath 2003 existants ? Si tel est le cas, voulez-vous que ces modèles de formulaire soient compatibles avec les versions antérieures ou voulez-vous les mettre à niveau au format Office InfoPath 2007 ?

  • Conditions requises en termes d'intégration     Avec quels autres produits ou technologies votre modèle de formulaire doit-il fonctionner ? Par exemple, vous pouvez être amené à stocker les données de votre modèle de formulaire dans une base de données Microsoft SQL Server ou décider de baser la conception de votre modèle de formulaire sur un service Web, de façon à pouvoir envoyer les données à une base de données qui n'est pas directement prise en charge par InfoPath.

  • Conditions requises en termes d'interface utilisateur     Devez-vous respecter certaines directives liées à la stratégie de marque de votre société ? Quelle apparence souhaitez-vous donner à votre modèle de formulaire ? Quel type de contrôles allez-vous utiliser et comment allez-vous les organiser ?

  • Configuration requise de processus    Votre modèle de formulaire fera partie d’un processus métier plus grand, tels que le processus d’approbation d’une note de frais ? Si c’est le cas, quel type d’affichages devez-vous, et comment allez-vous implémenter les règles qui régissent la façon dont les données se déplacement dans l’organisation et sont traitées par d’autres personnes et les systèmes d’entreprise ? Souhaitez-vous tirer parti des fonctionnalités de flux de travail dans d’autres programmes, tels que Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Le modèle de formulaire devra-t-il du code managé ou un script ? Si c’est le cas, vous utiliserez développeurs internes ou sera externalisé ce travail ?

  • Conditions requises en terme de stockage des données     Que souhaitez-vous faire avec les données contenues dans les formulaires utilisateur ? Par exemple, si les utilisateurs doivent être en mesure d'envoyer et de recevoir rapidement des données de formulaire et que vous n'avez pas besoin de réutiliser ces données, l'idéal est de les stocker à l'aide de messages électroniques. Si les utilisateurs doivent accéder aux données de formulaire et les partager, vous pouvez stocker des collections de formulaires InfoPath associés dans des bibliothèques sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services. Si les utilisateurs doivent accéder aux données de formulaire par le biais d'autres applications ou systèmes métier, tels qu'une application de comptabilité ou de gestion des notes de frais, il est préférable de stocker les données dans des bases de données d'entreprise. Pour cela, il suffit généralement de connecter le modèle de formulaire à un service Web, qui fait office d'intermédiaire entre ce modèle et la base de données ou le système métier.

  • En matière de sécurité    Quel type de problèmes de sécurité et de vulnérabilités confronté ? Votre modèle de formulaire doit-il être installé sur les ordinateurs des utilisateurs ou vos utilisateurs accessible à partir d’une ressource réseau ? Voulez-vous que les utilisateurs à signer numériquement leurs formulaires ou seulement certains jeux de données dans les formulaires ? Allez-vous connecter le modèle de formulaire directement à une base de données, ou vous utiliserez fichiers de connexion de données dans des bibliothèques de connexions de données, qui sont généralement gérés par un administrateur ?

  • Conditions requises en termes de test    Quel processus allez-vous utiliser pour tester l'aspect et le comportement de votre modèle de formulaire ? Devez-vous créer un plan de test formel ?

  • Conditions requises en termes de déploiement     Comment prévoyez-vous de partager votre modèle de formulaire avec les autres utilisateurs ? Où allez-vous publier le modèle de formulaire ? Si vous envisagez de le publier sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services, souhaitez-vous le publier dans une bibliothèque ou sous forme de type de contenu de site ? Comment allez-vous informer les utilisateurs de la mise à disposition du modèle de formulaire ? Comment pensez-vous fournir les nouvelles versions des modèles de formulaire ?

  • Conditions requises en termes de maintenance     Souhaitez-vous archiver les modèles de formulaire, les formulaires utilisateur, ou les deux ? Pendant combien de temps devez-vous conserver ces données ? Quel type de règles d'archivage et de conservation des données votre entreprise impose-t-elle ?

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Phase 2 : Conception

Une fois que vous avez terminé la phase de planification, vous pouvez commencer le processus de conception. Il est recommandé que vous suivez l’ordre des tâches ci-dessous lors de la conception de votre modèle de formulaire. Toutefois, vous pouvez en écarter si nécessaire. Par exemple, vous préférerez peut-être définir la validation des données, conditionnelle mise en forme et les règles pour les contrôles à mesure que vous ajoutez ces contrôles à votre modèle de formulaire, au lieu de faire plus loin dans le processus de conception.

Étape 1 : Création du modèle de formulaire

Étape 2 : Création ou définition de la source de données principale

Étape 3 : Définition de la mise en page

Étape 4 : Ajout des contrôles

Étape 5 : Ajout de connexions de données

Étape 6 : Ajout de la fonction de validation de données, de règles et d'autres fonctionnalités de logique métier

Étape 7 : Création de vues personnalisées

Étape 8 : Activation du comportement d'envoi des données

Étape 9 : Activation des fonctions de sécurité

Étape 10 : Test de l'apparence et du comportement

Étape 1 : Création du modèle de formulaire

Lorsque vous créez votre modèle de formulaire, vous pouvez être amené à importer un formulaire existant dans InfoPath, tel qu'un document Word ou un classeur Excel, ou à définir des paramètres de compatibilité spécifiques au modèle, pour que les formulaires obtenus puissent être complétés dans InfoPath 2003 ou dans un navigateur Web. La plupart de ces options sont disponibles dans la boîte de dialogue Créer un modèle de formulaire. Par exemple, si vous souhaitez créer un modèle de formulaire pouvant être ouvert et complété dans Microsoft Office InfoPath ou dans un navigateur, vous pouvez cocher la case Activer les fonctions compatibles avec le navigateur uniquement dans la boîte de dialogue Créer un modèle de formulaire.

Les ressources suivantes offrent davantage de détails sur le processus de création d'un modèle de formulaire.

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Introduction à InfoPath Forms Services

En savoir plus sur la technologie de serveur qui vous permet de créer un modèle de formulaire qui peut être ouvert et complété dans un navigateur.

Présentation des modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs

Découvrez les modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs, qui peuvent être ouverts et complétés dans InfoPath, dans un navigateur ou sur un périphérique mobile. Un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs peut être activé pour une utilisation avec un navigateur lorsqu'il est publié sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services, que ce soit par vous ou par un administrateur de batterie du serveur.

Spécifier les paramètres de compatibilité d'un modèle de formulaire

Choisir un paramètre de compatibilité pour un modèle de formulaire ou modifiez le paramètre de compatibilité. Ce paramètre détermine les fonctionnalités d’InfoPath et les contrôles sont disponibles lorsque vous créez votre modèle de formulaire. Par exemple, si vous activez la case à cocher Activer les fonctions compatibles avec le navigateur uniquement dans le volet créer un modèle de formulaire, InfoPath masque ou désactive les contrôles et fonctionnalités qui ne fonctionnent pas dans les modèles de formulaires activés pour le navigateur.

Convertir un classeur Excel en modèle de formulaire InfoPath

Créez un modèle de formulaire à partir d'un classeur Microsoft Office Excel existant.

Convertir un document Word en modèle de formulaire InfoPath

Créez un modèle de formulaire à partir d'un document Microsoft Office Word existant.

Étape 2 : Création ou définition de la source de données principale

Tous les modèles de formulaire sont basés sur une source de données, dans laquelle sont stockées les données collectées dans un formulaire. Cette source de données peut être une base de données d'entreprise, un service Web ou un fichier XML existant utilisé dans l'ensemble de votre société pour normaliser les données, tel qu'un fichier schéma XML (.xsd). Si vous ne disposez pas d'une source de données existante, InfoPath peut en créer une pour vous à mesure que vous ajoutez des contrôles à votre modèle de formulaire.

Vous pouvez afficher une représentation de la source de données associée à votre modèle de formulaire dans le volet Office Source de données :

Partie du volet Office Source de données

Lorsque vous créez un modèle de formulaire pour la première fois, vous devez opter pour une démarche à suivre :

  • InfoPath permettent de créer la source de données    Si vous créez un modèle de formulaire vierge, InfoPath crée la source de données pour vous lorsque vous ajoutez des contrôles à votre modèle de formulaire. Cela peut être utile lorsque vous créez un modèle de formulaire qui sera utilisé de manière informelle par les membres d’une équipe petite, lorsque vous n’avez pas accès à une source de données existante dans votre organisation, ou lorsque vous n’avez pas besoin stocker les données collectées en dehors de l’écran. Cela peut également être utile lorsque vous partagez des formulaires dans une bibliothèque SharePoint ou dans un message électronique Microsoft Office Outlook 2007, et que vous voulez afficher des informations à partir du formulaire dans des colonnes dans la bibliothèque ou dans un dossier Formulaires InfoPath au lieu de stocker dans une base de données ou un autre emplacement externe.

  • Utiliser une source de données existante    Si vous basez la création de votre modèle de formulaire sur une source de données existante, tel qu’une base de données ou un service Web, InfoPath établit une principale connexion de données à cette source de données. Il est possible qu’une connexion de données principale dans un modèle de formulaire. Plus loin dans le processus de conception, vous pouvez créer des connexions de données à des sources de données secondaire pour remplir les zones de liste avec des données externes ou envoyer des données de formulaire vers plusieurs sources de données. Pour plus d’informations sur les sources de données secondaire, voir « étape 5 : ajouter des connexions de données » plus loin dans cet article.

Les ressources suivantes offrent des détails supplémentaires susceptibles de vous aider à déterminer le type de source de données à utiliser et quand ajouter des connexions de données supplémentaires à votre modèle de formulaire.

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Présentation des sources de données

Découvrez les sources de données compatibles avec InfoPath et la façon dont elles sont représentées dans le volet Office Source de données.

Présentation des connexions de données

Découvrez les connexions de données, qui sont des liens dynamiques entre un formulaire et une source de données stockant ou fournissant des données à ce formulaire.

Créer un modèle de formulaire à l'aide des paramètres d'une bibliothèque de connexions de données

Basez la conception de votre modèle de formulaire sur un fichier de connexion de données commun stocké dans une bibliothèque de connexions de données, sur un site Office SharePoint Server 2007. Ce fichier stocke les informations relatives à une connexion vers une source de données, telle qu'une base de données Access, une feuille de calcul ou un fichier texte.

Étape 3 : Définition de la mise en page

La plupart des modèles de formulaire contiennent au moins un tableau de disposition. Il s'agit d'une structure qui permet d'organiser et d'arranger le contenu des formulaires, notamment les contrôles, les sections d'un formulaire, les logos et d'autres types d'images.

Vous trouverez des tables de disposition prêtes à l'emploi dans le volet Office Disposition :

Partie du volet Office Disposition

Les ressources suivantes offrent des détails supplémentaires concernant les options de conception visuelle associées à votre modèle de formulaire.

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Introduction à la mise en page d'un modèle de formulaire

Découvrez les tables de disposition, qui vous aident à disposer des éléments dans un modèle de formulaire, ainsi que les contrôles utilisés pour définir cette disposition.

Appliquer un jeu de couleurs

Découvrez comment appliquer automatiquement des couleurs coordonnées à certains éléments de votre modèle de formulaire.

Insérer et positionner une image

Apprenez à insérer une image, telle qu'un logo d'entreprise ou un titre, dans un modèle de formulaire.

Étape 4 : Ajout des contrôles

Les contrôles permettent aux utilisateurs d’entrer et sélectionner des données dans le modèle de formulaire. Ils permettent également d’afficher des données à partir de sources de données existantes, telles que des bases de données ou les services Web. Après avoir créé la mise en page de votre modèle de formulaire, vous pouvez insérer n’importe quel contrôle dont vous avez besoin dans votre modèle de formulaire. Le volet Office contrôles permet d’accéder à toutes les commandes disponibles dans InfoPath, y compris tous les contrôles personnalisés qui ont été ajoutés au volet Office, telles que les contrôles ActiveX ou des composants de modèle.

Partie du volet Office Contrôles

Pour ajouter un contrôle à votre modèle de formulaire, cliquez sur son nom dans la liste Insérer des contrôles ou faites-le glisser du volet Office vers l'espace de travail du modèle de formulaire. En fonction du type de contrôle ajouté, les utilisateurs qui compléteront le formulaire pourront saisir un texte dans des champs appropriés, afficher les données contenues dans des contrôles extensibles, effectuer des sélections à partir de cases d'option et de cases à cocher, choisir des entrées dans des listes et cliquer sur des boutons de commande pour lancer la commande associée. Les données entrées par les utilisateurs dans un contrôle sont stockées dans la source de données du formulaire.

Les ressources suivantes offrent des détails supplémentaires sur l'utilisation des contrôles dans InfoPath.

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Introduction aux contrôles

Découvrez les différent types de contrôles disponibles dans InfoPath.

Créer un composant de modèle réutilisable dans plusieurs modèles de formulaires

Apprenez à insérer et mettre à jour des composants de modèle. Ils vous permettent d'appliquer une méthode de conception cohérente à un ensemble de modèles de formulaire. Vous pouvez par exemple créer des composants de modèle pour les sections de signature. Vous pouvez non seulement réutiliser les contrôles et la disposition, mais aussi les règles, la mise en forme conditionnelle et la validation des données.

Étape 5 : Ajout de connexions de données

Tous les modèles de formulaire possèdent une source de données fondamentale, appelée source de données principale. Si vous concevez un modèle de formulaire basé sur une source de données externe, telle qu'une base de données ou un service Web, InfoPath crée la source de données principale à partir de cette source externe. Sinon, si vous concevez un modèle de formulaire vierge, InfoPath crée automatiquement la source de données principale à mesure que vous ajoutez des contrôles à votre modèle.

Lorsque vous créez votre modèle de formulaire, vous pouvez également ajouter des connexions de données à une ou plusieurs sources de données secondaire. Une source de données secondaire est un fichier de données XML, une base de données ou un service Web qui est utilisée par un formulaire pour les entrées d’une zone de liste ou pour les actions de script. Cela vous permet de remplir des zones de liste et d’autres contrôles avec des données externes au modèle de formulaire, tels que des données qui se trouve dans une base de données SQL Server ou une liste SharePoint. Vous pouvez également ajouter des connexions de données à des sources de données secondaire lorsque vous avez besoin aux utilisateurs d’envoyer des données à plusieurs sources de données externes.

Les ressources suivantes fournissent des détails supplémentaires sur les connexions de données secondaire et leur utilisation dans InfoPath.

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Présentation des connexions de données

Découvrez ce qu'est une connexion de données et comment l'utiliser pour extraire ou envoyer des données depuis une base de données, un service Web ou toute autre source de données. Par exemple, si les projets d'une équipe sont répertoriés sur un site SharePoint, vous pouvez créer une connexion de données à cette liste pour que les noms des projets apparaissent dans le formulaire, sous forme d'un contrôle de type zone de liste.

Ajouter une connexion de données à une liste ou une bibliothèque de documents SharePoint

Ajouter une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire pouvant soit interroger les données à partir d’une bibliothèque ou liste, ou envoyer des données dans une bibliothèque sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services.

Ajouter une connexion de données à une base de données Microsoft SQL Server

Ajoutez à votre modèle de formulaire une connexion de données secondaire interrogeant une base de données SQL Server.

Ajouter une connexion de données à un service Web

Ajoutez à votre modèle de formulaire une connexion de données secondaire pouvant interroger des données ou les envoyer à un service Web.

Ajouter une connexion de données à l'aide des paramètres d'une bibliothèque de connexion

Ajoutez une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire en utilisant un fichier de connexion de données stocké dans une bibliothèque du même type, sur un site Office SharePoint Server 2007. Ce fichier stocke des informations relatives à la connexion à une source de données, telle qu'une base de données Access, une feuille de calcul ou un fichier texte.

Utiliser des valeurs d'un service Web pour remplir une zone de liste, une zone de liste déroulante ou une zone de liste déroulante modifiable

Remplissez une zone de liste, une zone de liste déroulante ou une zone de liste déroulante modifiable à l'aide des données provenant d'une connexion de données secondaire à un service Web.

Utiliser des valeurs d'une base de données SQL Server pour remplir une zone de liste, une zone de liste déroulante ou une zone de liste déroulante modifiable

Remplissez une zone de liste, une zone de liste déroulante ou une zone de liste déroulante modifiable à l'aide des données provenant d'une connexion de données de requête à une base de données Microsoft SQL Server.

Configurer une connexion de données secondaire en vue d'une utilisation hors ligne

Configurez votre modèle de formulaire de façon à ce que les formulaires obtenus à partir de celui-ci mettent cache les données d'une connexion de données secondaire lorsque les utilisateurs complètent ces formulaires. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les utilisateurs ne disposent pas d'une connectivité réseau ou lorsque la source de données externe associée au formulaire est indisponible. Dans les deux cas, InfoPath affiche les données mises en cache dans le formulaire et ce dernier continue de fonctionner normalement pour l'utilisateur.

Étape 6 : Ajout de la fonction de validation de données, de règles et d'autres fonctionnalités de logique métier

Il est important de réduire les coûts et accroître l’efficacité dans votre entreprise dès que possible. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de la logique métier dans votre modèle de formulaire afin d’éviter les erreurs de saisie de données coûteux et pour automatiser des actions dans le formulaire utilisateur. Lorsque vous utilisez les fonctionnalités d’InfoPath, tels que les règles, validation des données et mise en forme conditionnelle, vous pouvez définir des conditions et actions qui effectuent automatiquement des tâches qui sont basées sur les événements, tels que l’ouverture ou la fermeture d’un formulaire, ou des valeurs qui sont entrés dans votre modèle de formulaire.

Les ressources suivantes fournissent des détails supplémentaires concernant la gamme de fonctionnalités de logique métier disponibles dans InfoPath.

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Ajouter, modifier ou supprimer la validation des données

Détectez automatiquement les erreurs à mesure qu'un utilisateur complète un formulaire. En ajoutant la fonction de validation des données aux contrôles de votre modèle de formulaire, vous vous assurez que les données collectées sont exactes, cohérentes et conformes aux normes imposées par votre société.

Appliquer une mise en forme conditionnelle à un modèle de formulaire

Masquez ou appliquez la mise en forme conditionnelle à un contrôle, en fonction des conditions se produisant sur le formulaire. Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour appliquer automatiquement les styles gras, souligné, italique ou barré aux contrôles et pour associer à ces derniers une couleur de police et d'arrière-plan. Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour déterminer si un contrôle est visible sur le formulaire lorsque les utilisateurs le complètent, s'il est désactivé ou si les utilisateurs sont autorisés à ajouter ou supprimer certains contrôles, tels que des sections facultatives.

Ajouter une règle

Ajoutez des règles permettant d'afficher une boîte de dialogue, définir la valeur d'un champ, interroger des données ou les envoyer vers une connexion de données, changer de vue ou ouvrir ou fermer un formulaire suite à certains événements et conditions s'y produisant.

Ajouter une formule à un contrôle

Ajoutez des formules permettant de calculer des données, d'afficher des dates et heures spécifiques dans un contrôle ou d'afficher, à l'intérieur d'un contrôle, les valeurs saisies par les utilisateurs dans un autre contrôle.

Afficher la logique métier dans un modèle de formulaire

Utiliser la boîte de dialogue Inspecteur de logique pour consulter tous les paramètres de validation des données, valeurs calculées par défaut, les règles et les fonctionnalités de programmation associées à votre modèle de formulaire. Cela vous permet d’éviter de temps ouvrir chaque contrôle afin de vérifier ces paramètres.

Les fonctionnalités de la logique métier dans InfoPath sont que vous avez besoin pour la plupart des modèles de formulaires. Toutefois, si votre modèle de formulaire requiert des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans InfoPath, vous pouvez utiliser le code pour créer des fonctionnalités personnalisées. Si vous voulez écrire un script, vous pouvez utiliser Microsoft Script Editor (MSE) pour créer, modifier et déboguer Microsoft JScript ou code Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Si vous voulez écrire du code managé, vous pouvez utiliser Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) pour créer, modifier et déboguer le code Visual Basic ou Visual c#. En outre, si vous avez Microsoft Visual Studio 2005, vous pouvez intégrer des fonctionnalités d’InfoPath en mode Création dans l’environnement de développement Visual Studio 2005 en téléchargeant et en installant Microsoft Visual Studio 2005 Tools pour Microsoft Office System 2007 sur votre ordinateur. Vous pouvez puis ouvrir Visual Studio 2005, créer un projet de modèle de formulaire InfoPath et utiliser les fonctionnalités du mode pour créer votre modèle de formulaire. Pour plus d’informations sur le téléchargement Microsoft Visual Studio 2005 Tools pour Microsoft Office System 2007, voir InfoPath Developer Portal sur le site Web Microsoft Developer Network (MSDN).

Étape 7 : Création de vues personnalisées

Par défaut, chaque modèle de formulaire InfoPath dispose d'une vue, qui s'affiche lorsqu'un utilisateur ouvre pour la première fois un formulaire basé sur votre modèle de formulaire.

Vous pouvez utiliser le volet Office Vues pour créer des vues supplémentaires pour votre modèle de formulaire :

Partie du volet Office Vues

Lorsque vous créez une nouvelle vue, vous reproduisez généralement le processus de mise en page du formulaire, ajout de contrôles et l’ajout de validation des données ou autres fonctionnalités.

En créant des différents affichages du modèle de formulaire, vous autorisez les utilisateurs à consulter les données dans le formulaire de différentes manières. Cela vous évite d’avoir à créer plusieurs modèles de formulaire pour le processus d’entreprise. Par exemple, dans un modèle de formulaire qui est utilisé pour le traitement des demandes d’assurance, vous pouvez créer une vue pour assurés, une deuxième vue pour les agents d’assurance et une troisième vue pour les experts d’assurance. Chacune de ces vues est personnalisée en fonction du type d’utilisateur qui est entrer des informations. Vous pouvez également créer des vues d’impression personnalisées qui sont utilisées uniquement aux fins de l’impression du formulaire.

Vues doivent être simples et relativement explicites. Toutefois, si vous souhaitez communiquer des instructions spéciales à vos utilisateurs, vous devrez peut-être intégrer une aide dans votre affichage. Par exemple, vous pouvez créer une vue d’aide dédiée pour votre modèle de formulaire et ajoutez un bouton à l’affichage par défaut que les utilisateurs peuvent cliquer pour accéder à l’aide de l’affichage.

Les ressources ci-après fournissent des détails supplémentaires concernant les vues.

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Ajouter ou supprimer une vue

Apprenez à ajouter, gérer et supprimer des vues.

Créer une vue spécifique à InfoPath pour un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs

Apprenez à créer deux vues d'un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs pour deux types d'utilisateur. La première vue sera destinée aux utilisateurs qui ouvrent le modèle de formulaire dans un navigateur Web ; la seconde sera destinée exclusivement aux utilisateurs qui disposent d'InfoPath sur leur ordinateur. Cette vue spécifique à InfoPath ne sera jamais affichée dans un navigateur Web. Par conséquent, vous pouvez utiliser, dans cette vue, les fonctionnalités d'InfoPath qui ne sont pas prises en charge dans des modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs, comme les rôles d'utilisateurs ou les contrôles Maître/Détail.

Créer une vue optimisée pour l'impression

Apprenez à créer une vue d'impression pour votre modèle de formulaire ainsi que d'autres procédures permettant de créer des versions imprimables de vos modèles de formulaire.

Ajouter un texte d'aide personnalisé à un modèle de formulaire

Apprenez à créer une vue d'aide pour votre modèle de formulaire ainsi que d'autres procédures permettant d'afficher des instructions personnalisées destinées aux utilisateurs.

Étape 8 : Activation du comportement d'envoi des données

Lorsque vous créez des modèles de formulaire pour collecter des données dans le cadre d'un processus de gestion important, généralement ces données ne sont pas conservées dans les formulaires renseignés par les utilisateurs. Elles sont plutôt envoyées à l'étape suivante du processus, en général une source de données externe comme une base de données ou un service Web. Par exemple, un employé utilise InfoPath pour remplir un formulaire de note de frais qu'il envoie ensuite à un service Web, où le formulaire peut être traité.

En indiquant le type de destination des données de vos modèles de formulaire, vous pouvez accroître la précision et l'efficacité de vos procédures commerciales, grâce à un contrôle accru. Avant de laisser les utilisateurs envoyer des données de formulaire, InfoPath vérifie que ces données sont valides et permet de les corriger en cas d'erreur. Cette fonctionnalité permet de garantir la validité des données envoyées à la source de données externe.

Les ressources suivantes vous indiquent comment créer un modèle de formulaire afin que les données du formulaire soient envoyées vers la destination de votre choix.

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Présentation de l'envoi des données de formulaire

Prenez connaissance des informations relatives à l'envoi de données de formulaire vers un emplacement spécifique comme une base de données ou un service Web.

Envoyer des données de formulaire vers plusieurs emplacements

Créez des règles et des connexions de données secondaires permettant d'envoyer des données de formulaire vers plusieurs emplacements lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Envoyer du formulaire.

Étape 9 : Activation des fonctions de sécurité

Vous devez utiliser la politique de votre entreprise en matière de sécurité comme base pour tous les choix que vous serez amené à effectuer concernant la sécurité de vos modèles de formulaires et des formulaires associés.

Si vous créez des modèles de formulaires compatibles avec les navigateurs, notez qu'un certain nombre de facteurs influe sur la sécurité des informations stockées sur des serveurs exécutant InfoPath Forms Services. Certaines informations sont contrôlées par vos soins et d'autres par votre administrateur, qui est la personne qui configure et gère les comptes utilisateur, attribue les droits d'accès et aide les utilisateurs lorsqu'ils sont confrontés à des problèmes d'accès au serveur ou au réseau. Vous serez donc sans doute amené à travailler en collaboration avec l'administrateur pour définir les options appropriées pour votre modèle de formulaire.

Les ressources suivantes vous indiquent comment créer un modèle de formulaire tout en prenant en compte la sécurité.

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Considérations en matière de sécurité pour les formulaires et les modèles de formulaire

Prenez connaissance des méthodes conseillées pour la sécurisation des formulaires et des modèles de formulaires ainsi que des considérations relatives à la sécurité du serveur.

Niveaux de sécurité des formulaires InfoPath

Découvrez les trois niveaux de sécurité pour les formulaires : Restreint, Domaine et Autorisation totale. Les niveaux de sécurité déterminent si un formulaire peut accéder à des donnés sur d'autres domaines ou à des fichiers et des paramètres sur l'ordinateur d'un utilisateur.

Définir le niveau de sécurité requis pour un modèle de formulaire

Remplacez le paramètre de sécurité par défaut, qui est automatiquement sélectionné par InfoPath en fonction des fonctionnalités utilisées dans votre modèle de formulaire.

Présentation des signatures numériques

Découvrez les signatures numériques dans InfoPath et prenez connaissance des considérations sur leur utilisation dans des modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs. Dans un formulaire, la signature permet d'authentifier un utilisateur comme étant la personne qui a renseigné le formulaire et de garantir que le contenu du formulaire n'a pas été modifié.

Étape 10 : Test de l'apparence et du comportement

Votre plan de test dépend de la complexité de votre modèle de formulaire et des stratégies existantes au sein de votre organisation pour le déploiement des modèles de formulaires. Votre plan de test peut être aussi simple que l’aperçu du modèle de formulaire pour tester le comportement et l’apparence des formulaires basés sur votre modèle de formulaire. Lorsque vous déployez un modèle de formulaire sur une plus grande échelle, plus approfondie, formel test peut s’avérer nécessaire. Par exemple, vous souhaitez effectuer un test d’utilisation ou planifier des déploiements pilote avec un Panel d’utilisateurs.

La plus simple de tests implique généralement l’aperçu du modèle de formulaire dans la fenêtre d’aperçu dans InfoPath. La fenêtre d’aperçu permet d’afficher votre formulaire tel qu’il apparaîtra aux utilisateurs et entrer des données dans les contrôles pour tester les fonctionnalités associées. Cela vous permet de vérifier l’alignement et mise en forme des contrôles. Vous pouvez également tester les fonctionnalités des contrôles dans votre formulaire. Par exemple, vous pouvez entrer des données dans des contrôles pour vous assurer que la validation des données, les connexions de données, les règles et les formules fonctionnent comme prévu. Dans la fenêtre d’aperçu, vous devez également vous assurer que votre modèle de formulaire ne contient pas de fautes de frappe et les incohérences éditoriales et vérifiez qu’il s’affiche correctement à partir d’un point de vue visuel.

Conseil : Vous pouvez également utiliser la fenêtre Aperçu dans le cadre d'un test simple et itératif des contrôles et du comportement du formulaire lors de la création de votre modèle de formulaire.

Pendant que vous pouvez effectuer la plupart des tests vous-même, avant de publier et distribuer votre modèle de formulaire, vous devez la tester avec des utilisateurs pour vous assurer qu’il répond à leurs attentes. Dans l’idéal, vous publiez un modèle de formulaire pilote et distribuer à un petit panel d’utilisateurs. De cette façon, vous pouvez recueillir les commentaires des utilisateurs réels à propos de la facilité d’utilisation de votre modèle de formulaire. Vous pouvez puis apportez les modifications nécessaires avant de publier le modèle de formulaire à un public plus large.

La ressource suivante explique comment utiliser le volet Office Vérificateur de mise en page pour tester votre modèle de formulaire.

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Présentation du volet Office Vérificateur de mise en page

Découvrez le volet Office Vérificateur de mise en page et son utilisation possible pour tester la fonctionnalité de votre modèle de formulaire.

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Phase 3 : Déploiement

Le processus de déploiement d'un modèle de formulaire consiste à publier ce modèle de formulaire, à l'activer en vue d'une utilisation sur le Web (uniquement dans le cadre de modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs) et à informer les utilisateurs de sa disponibilité. Si vous envisagez de l'installer sur les ordinateurs des utilisateurs, le processus de publication peut également impliquer la création d'un fichier d'installation spécial. Vous pouvez publier des modèles de formulaire dans plusieurs emplacements, notamment dans des listes de distribution de courrier électronique et des serveurs exécutant InfoPath Forms Services ou Windows SharePoint Services.

Si vous envisagez de publier un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs dans un serveur exécutant InfoPath Forms Services, vous devez, outre le publier, activer ce modèle en vue de l'utiliser avec les navigateurs. Dans de nombreux cas, vous pouvez effectuer cette étape au cours du processus de publication en cochant une case à cocher dans l'Assistant Publication. Toutefois, si votre modèle de formulaire comprend certaines fonctionnalités, comme du code managé, vous ne pourrez pas rendre le modèle de formulaire compatible avec les navigateurs par vous-même. Vous devez, en revanche, enregistrer le modèle de formulaire dans un emplacement partagé et faire savoir à un administrateur de batterie qu'il est disponible pour être révisé. L'administrateur de batterie peut alors vérifier que le modèle de formulaire ne contient ni erreurs, ni avertissements, le télécharger dans un emplacement de la batterie Web puis l'activer dans une collection de sites sur le serveur.

Les ressources suivantes décrivent le processus de publication et ce qu'il entraîne.

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Introduction à la publication de modèles de formulaire

Déterminez comment et où publier votre modèle de formulaire.

Publier un modèle de formulaire vers un serveur exécutant InfoPath Forms Services

Publier un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs qui peut être rempli dans InfoPath ou sur le Web. En lisant cet article, vous pouvez également déterminer si vous pouvez activer en mode Web un modèle de formulaire, ou si vous avez besoin d’un administrateur de batterie de serveurs pour effectuer cette étape pour vous.

Publier un modèle de formulaire vers un serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services

Publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque, qui est un emplacement d'un site SharePoint où est gérée une collection de fichiers. Vous pouvez également publier un modèle de formulaire comme un type de contenu de site, qui vous permet d'attribuer plusieurs modèles de formulaire à une seule bibliothèque ou un modèle de formulaire à plusieurs bibliothèques au sein d'une collection de sites.

Publier un modèle de formulaire vers une liste de destinataires de messages électroniques

Distribuer le modèle de formulaire dans un message électronique à vos utilisateurs. L’Assistant Publication crée un message électronique qui inclut une copie du modèle de formulaire et le formulaire qui est basé sur le modèle de formulaire. Lorsqu’un utilisateur ouvre le message électronique, ils peuvent remplir le formulaire directement dans le corps du message électronique.

Publier un modèle de formulaire avec une autorisation totale

Utilisez l'Assistant Publication pour créer des fichiers d'installation, cela vous permettra d'installer sur les ordinateurs des utilisateurs des modèles de formulaire entièrement approuvés. Un formulaire peut s'exécuter avec une Autorisation totale uniquement si son modèle de formulaire associé est signé numériquement avec un certificat racine approuvé ou s'il a été installé sur l'ordinateur de l'utilisateur à l'aide d'un programme d'installation tel que Microsoft Windows Installer (fichier .msi).

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Phase 4 : Gestion

La gestion d’un modèle de formulaire implique mise à jour le modèle de formulaire lorsque cela est nécessaire et publication de nouvelles versions. Il est également judicieux de sélectionner régulièrement recueillir les commentaires des utilisateurs à propos de la facilité d’utilisation de votre conception. Le modèle de formulaire toujours répond à leurs besoins ou ont changé ces besoins ?

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire que vous avez modifié, InfoPath peut mettre à jour le modèle de formulaire (fichier .xsn) et tous les formulaires existants (fichiers .xml) qui s'appuient sur ce modèle de formulaire. Lorsque les utilisateurs ouvrent un formulaire existant, ils téléchargeront automatiquement la dernière copie du modèle de formulaire, et les données de leur formulaire seront mises à jour pour correspondre à cette version. Par défaut, InfoPath remplace automatiquement l'ancienne version du modèle de formulaire par la dernière version. Vous pouvez choisir votre méthode de mise à jour préférée pour actualiser les formulaires utilisateur existants.

Si vous êtes administrateur d'une batterie pour un serveur exécutant InfoPath Forms Services et que vous devez télécharger une nouvelle version d'un modèle de formulaire approuvé par l’administrateur, vous pouvez déterminer la manière dont la transition entre la version existante et la version mise à niveau s'effectuera. Par exemple, vous pouvez décider de remplacer le modèle de formulaire par une nouvelle version sans provoquer de perte de données au niveau des utilisateurs qui remplissent actuellement votre formulaire dans un navigateur. S'il s'agit par exemple d'un correctif de sécurité, vous pouvez décider de remplacer immédiatement le modèle de formulaire.

Si vous devez mettre à jour un composant de modèle, vous ouvrez, apportez les modifications nécessaires, enregistrez le composant de modèle et puis le redistribuer aux concepteurs de formulaire. Une fois que les concepteurs de formulaire d’ajouter la dernière version du composant de modèle dans le volet Office contrôles, il peut l’utiliser dans leurs modèles de formulaire. S’ils ouvrent un modèle de formulaire qui contient une version antérieure du composant de modèle, InfoPath les invite à mettre à jour ce composant de modèle avec la version la plus récente.

Les ressources suivantes décrivent de manière plus détaillée la procédure permettant de modifier et de mettre à jour les composants de modèle et les modèles de formulaire.

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Introduction à la mise à jour de modèles de formulaire existants

Découvrez comment InfoPath met à jour un modèle de formulaire et des formulaires utilisateur correspondant. En savoir sur les considérations de mise à jour des modèles de formulaires activés pour le navigateur et sur les techniques permettant d’éviter la perte de données dans les formulaires utilisateur existants.

Modifier un modèle de formulaire publié

Apprenez à effectuer des modifications dans un modèle de formulaire publié, à modifier une copie de travail du modèle de formulaire, puis à republier cette copie dans l'emplacement de publication d'origine.

Déplacer un modèle de formulaire publié vers une nouvelle bibliothèque de documents

Déplacer efficacement un modèle de formulaire et des formulaires existants à partir d’une bibliothèque à l’autre. Par exemple, après le déploiement de votre modèle de formulaire que vous devrez peut-être déplacer votre modèle de formulaire à un serveur avec davantage de capacité pour que des utilisateurs puissent remplir les formulaires en même temps.

Modifier ou supprimer une connexion de données

Modifiez ou supprimez des connexions de données à partir de votre modèle de formulaire. Vous devrez peut-être effectuer cette opération si vous modifiez les sources de données externe pour votre modèle de formulaire.

Ajouter, supprimer ou mettre à jour des fichiers de ressources dans un modèle de formulaire

Gérez les fichiers qui sont ajoutés au modèle de formulaire pour prendre en charge la fonctionnalité des formulaires associés. Vous pouvez, par exemple, être amené à ajouter un fichier HTML utilisé pour afficher des informations dans un volet Office personnalisé ou modifier un fichier XML utilisé pour afficher des éléments dans une liste.

Modifier un composant de modèle existant

Modifiez la structure d'un composant de modèle existant.

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Phase 5 : Archivage

L'archivage des formulaires et des modèles de formulaire constitue souvent la dernière étape du cycle de création d'un formulaire dans les entreprises. Si vous n'avez plus besoin d'un modèle de formulaire particulier, vous souhaitez peut-être le retirer et en conserver une copie numérique pour vos enregistrements. Vous pouvez également vouloir conserver les données collectées dans les formulaires créés à partir de ce modèle.

De nombreuses entreprises se conforment à des instructions strictes concernant le stockage et la conservation de données à long-terme sous forme d'archives. Une société peut, par exemple, être tenue de conserver les enregistrements des transactions de ses clients sous forme de fichiers, pour un nombre d'années spécifique. Les instructions d'archivage établies au sein de votre société peuvent être dictées par des politiques internes, le respect d'une réglementation voire les deux. Vous devrez identifier la stratégie mise en œuvre dans votre entreprise au cours du processus de planification.

Archiver le modèle de formulaire

Si vous êtes administrateur d'une batterie pour un serveur exécutant InfoPath Forms Services, vous pouvez retirer des modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs lorsqu'ils deviennent obsolètes. Vous pouvez, par exemple, retirer un modèle de formulaire d'enquête une fois l'enquête terminée. Pour maintenir les bibliothèques à jour et éviter de les encombrer, assurez-vous que les modèles de formulaire qui ne sont plus utilisés sont retirés et que votre entreprise dispose d'une politique de vérification et de mise à niveau des modèles existants.

Si vous envisagez de retirer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs qui est toujours utilisé, vous devez planifier une mise à niveau graduelle ou suspendre le modèle de formulaire pour ne pas mettre fin aux sessions en cours, et entraîner ainsi une perte des données et une brusque interruption pour les utilisateurs en train de remplir le formulaire.

Il est également judicieux de sélectionner archiver le fichier source pour le modèle de formulaire (accidentel) dans un programme de contrôle de version ou un autre type de solution de gestion de fichier utilisé par votre organisation. Menez permet de s’assurer que votre organisation et que vous ont un enregistrement du modèle de formulaire que vous pouvez utiliser lorsque vous accédez aux archives des formulaires et des données de formulaire, et dans le cas où vous voulez restaurer ou mettre à jour le modèle de formulaire.

Archiver les formulaires et les données de formulaire.

Si votre organisation utilise Office SharePoint Server 2007, vous pouvez archiver des formulaires de serveur complétés (fichiers .xml) en les convertissant en pages Web. Le formulaire archivé peut être stocké dans la même bibliothèque que le formulaire d'origine ou être déplacé vers un autre emplacement selon la procédure établie dans votre entreprise.

Remarque : Lorsque vous convertissez un formulaire en page Web, le fichier résultant risque d'être légèrement différent du fichier d'origine. Vous devriez vérifier les résultats de la conversion pour vous assurer qu'elle répond à vos besoins. Par exemple, si une connexion de données à une source de données secondaire a servi à renseigner une zone de liste sur le formulaire, vous ne verrez pas toutes les valeurs de la zone de liste dans le formulaire archivé. À la place, vous verrez uniquement la valeur indiquée par l'utilisateur lorsqu'il a rempli le formulaire.

Dans InfoPath, vous pouvez archiver un formulaire en l’ouvrant et l’exportation à un des formats suivants :

  • PDF (Portable Document Format)    Le format PDF est un format de fichier électronique à mise en page fixe qui conserve la mise en forme d'un document et permet le partage de fichiers. Lorsqu'un fichier est affiché en ligne ou imprimé, le format PDF garantit qu'il conserve exactement la mise en forme établie à l'origine et que les données du fichier ne peuvent pas être facilement copiées ou modifiées.

  • XPS (XML Paper Specification)    Le format XPS est un format électronique qui conserve la mise en page d'un document et permet le partage des fichiers. Lorsqu'un fichier est affiché en ligne ou imprimé, le format XPS garantit qu'il conserve exactement la mise en forme établie à l'origine et que les données du fichier ne peuvent pas être facilement copiées ou modifiées.

Vous pouvez enregistrer dans un fichier PDF ou XPS à partir d’un programme Microsoft Office System 2007 uniquement après avoir installé un complément. Pour plus d’informations, voir Activer la prise en charge d’autres formats de fichier tels que PDF et XPS.

Vous pouvez également exporter un formulaire complété en tant que page Web, dans le format de Page Web à fichier unique (MHTML). Ce type de fichier permet aux utilisateurs d’afficher (mais pas modifier) le contenu du formulaire dans un navigateur.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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