Créer une fusion de messagerie ou un message électronique dans Publisher

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser la fusion de lettre ou courrier électronique lorsque vous voulez créer un grand nombre de documents qui sont principalement identiques, mais comprennent certaines informations uniques. Par exemple, vous pouvez utiliser le publipostage pour créer des compositions personnalisées avec des notes personnalisées ou adresses uniques et les formules de politesse. Vous pouvez également utiliser le publipostage pour créer une annonce de produit que vous voulez personnaliser avant d’envoyer à des personnes spécifiques. Le texte de la composition est toujours le même, mais le nom et l’adresse sont différentes pour chaque destinataire.

Contenu de cet article

Cliquez sur Fusion et publipostage ou publipostage électronique

Créer ou se connecter à la liste de destinataires

Préparer votre composition

Créer la composition fusionnée

Annuler une fusion

Cliquez sur Fusion et publipostage ou publipostage électronique

La première chose à faire est choisir si vous créez un publipostage pour l’impression ou un publipostage électronique pour une distribution en ligne.

  • Cliquez sur l’onglet publipostage et choisissez le publipostage ou Publipostage électronique.

Créer ou se connecter à la liste de destinataires

Pour effectuer un publipostage, vous devez ouvrir une composition existante ou nouvelle, puis connectez-vous à une source de données (un fichier contenant les informations uniques que vous souhaitez inclure). Un fichier de données peut contenir une liste de noms et adresses, données de produits ou des images. Le fichier de données peut se trouver dans une variété de formats, notamment :

  • Liste des Contacts Outlook

  • Feuilles de calcul Excel

  • Tableaux Word

  • Tables de base de données Access

  • Fichiers texte dans lequel tabulations ou virgules séparer les colonnes, et les retours chariot distincte les lignes

Vous pouvez vous connecter à une liste existante ou d’une source de données, ou vous pouvez créer une nouvelle liste de destinataires. Si vous voulez utiliser uniquement certaines entrées dans votre liste, vous pouvez filtrer votre liste à un critère spécifique. Vous pouvez également trier les éléments par ordre alphabétique.

Remarque : Si vous souhaitez fusionner des images dans vos pages de composition, votre source de données doit inclure les noms de fichiers ou chemins d’accès pour les fichiers que vous souhaitez fusionner. Ne contiennent pas les images réels ou les images dans votre source de données.

Sélectionner les destinataires depuis le ruban

Utiliser une liste existante

  1. Cliquez sur publipostage > sélection des destinataires > utiliser une liste existante.

    Par défaut, Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes Sources de données. Vous devrez peut-être Parcourir pour localiser votre source de données.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, cliquez sur la source de données que vous voulez, puis cliquez sur Ouvrir.

    Selon le type de source de données que vous sélectionnez, d’autres boîtes de dialogue peuvent s’afficher demander des informations spécifiques. Par exemple, si votre source de données est un classeur Excel avec des informations sur plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul contenant les informations souhaitées.

Sélectionnez à partir des Contacts Outlook

  1. Cliquez sur publipostage > sélection des destinataires > Sélectionner dans les Contacts Outlook.

    Si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil de votre choix, puis cliquez sur OK.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les Contacts, cliquez sur la liste de contacts que vous voulez, puis cliquez sur OK.

    Tous les contacts dans le dossier apparaissent dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires, où vous pouvez filtrer et trier la liste des destinataires à inclure dans la fusion.

Taper une nouvelle liste

Si vous n’avez pas à se connecter à une liste existante, vous pouvez créer une nouvelle liste.

  1. Cliquez sur publipostage > sélection des destinataires > entrer une nouvelle liste.

  2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, tapez les informations pour la première entrée dans les champs appropriés pour votre publipostage.

    Remarque : Pour modifier les colonnes par défaut, cliquez sur Personnaliser colonnes et ajouter, supprimer, renommer et réorganiser les colonnes dans la liste.

  3. Lorsque vous avez terminé d’entrer des informations pour la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu'à ce que vous avez terminé d’ajouter des entrées, puis cliquez sur OK.

  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d’adresses, tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone nom de fichier et enregistrez-le.

    Remarque : Par défaut, Publisher enregistre les listes d’adresses dans le dossier Mes Sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d’adresses, car il s’agit également le dossier par défaut dans lequel Publisher recherche les sources de données.

    Tous les contacts figurant dans votre nouvelle liste s’affichent dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires, où vous pouvez filtrer et trier la liste des destinataires à inclure dans la fusion.

Sélectionner des destinataires

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans la fusion. Activez les cases à cocher en regard des destinataires à inclure et désactivez les cases à cocher en regard des destinataires à exclure.

Si vous voulez utiliser uniquement certaines entrées dans votre liste, vous pouvez filtrer votre liste à un critère ou un champ spécifique. Une fois que vous filtrez la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

Filtrer des éléments dans la liste :

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez filtrer par.

  2. Cliquez sur une des opérations suivantes :

    • (Cliquez sur vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

    • (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

    • (Avancées) pour ouvrir la boîte de dialogue filtrer et trier, vous pouvez utiliser pour filtrer plusieurs critères. Vous pouvez également cliquer sur filtrer sous affiner la liste de destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires pour ouvrir la boîte de dialogue filtrer et trier.

    • Pour activer ou désactiver tous les éléments rapidement, activez ou désactivez l’en-tête de colonne de case à cocher.

      Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations, et il existe dix ou moins de valeurs uniques dans la colonne, vous pouvez filtrer par des informations spécifiques. Par exemple, s’il existe plusieurs adresses Australie comme le pays/région, vous pouvez filtrer sur Australie.

      La boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

Si vous voulez afficher les éléments par ordre alphabétique, vous pouvez trier les éléments dans votre liste.

Trier les éléments dans la liste :

  • Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément que vous voulez trier. Par exemple, si vous voulez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

  • Pour effectuer un tri à l’aide de plusieurs critères, dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cliquez sur Trier. Dans la boîte de dialogue filtrer et trier qui s’affiche, sélectionnez les critères que vous voulez trier.

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Préparer votre composition

Le publipostage crée un grand nombre de documents à partir d’un modèle unique à l’aide des informations d’espace réservé et informations uniques qui figure dans les informations d’espace réservé sur chaque document. Après l’affichage de la liste de destinataires ensemble, vous pouvez préparer le modèle principal.

Insérer une zone de texte

  1. Cliquez sur Insérer > dessiner une zone de texte image du bouton .

  2. Dans votre composition, cliquez à l’endroit où vous voulez un coin de la zone de texte et puis faites glisser la souris en diagonale jusqu'à ce que la taille de zone de texte souhaitée.

Ajouter le texte souhaité dans chaque version

  • Cliquez à l’intérieur de la zone de texte et tapez le texte que vous voulez voir apparaître dans chaque version de votre composition de fusion et publipostage.

Ajouter des champs de données à votre composition

Insérer des champs de fusion et publipostage

  1. Dans votre composition de fusion et publipostage, cliquez à l’intérieur de la zone de texte où vous voulez insérer le champ de données.

  2. Insérer une des opérations suivantes :

    • Bloc d’adresse avec nom, adresse et autres informations :

      1. Dans le groupe d’écriture et d’insertion de champs, cliquez sur bloc d’adresse.

      2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, cliquez sur les éléments d’adresse à inclure, puis cliquez sur OK.

        Remarque : Si les noms des champs de données dans votre source de données ne correspondent aux noms des champs que Publisher utilise pour le bloc d’adresse, vous devrez peut-être cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs à partir de votre source de données qui correspondent aux champs Publisher.

    • Formule d’appel

      1. Dans le groupe d’écriture et d’insertion de champs, cliquez sur formule d’appel.

      2. Dans la boîte de dialogue Formule d’appel, sélectionnez le format de cette ligne, qui inclut la salutation, le format de nom et la ponctuation qui suit.

      3. Sélectionnez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le cas où Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire ; par exemple, lorsque la source de données ne contient aucun prénom ou son nom d’un destinataire, mais uniquement un nom de société et cliquez sur OK.

        Remarque : Si les noms des champs de données dans votre source de données ne correspondent aux noms des champs que Publisher utilise pour la ligne de salutation, vous devrez peut-être cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Formule d’appel. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs à partir de votre source de données qui correspondent aux champs Publisher.

    • Image

      1. Dans le groupe d’écriture et d’insertion de champs, cliquez sur image, puis cliquez sur Insérer un champ image.

      2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ image, sélectionnez le champ d’image à insérer.

      3. Remarque : Si vous souhaitez fusionner des images dans vos pages de composition, votre source de données doit inclure les noms de fichiers ou chemins d’accès pour les fichiers que vous souhaitez fusionner. N’incluez pas la réels images ou des images dans votre source de données.

    • Champs individuels des informations

      • Dans le groupe d’écriture et d’insertion de champs, sélectionnez Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs que vous voulez inclure dans la zone de texte.

Mettre en forme les champs de données

Vous pouvez appliquer des formats pour les champs de données et tout autre texte que vous avez ajouté comme (un message d’accueil de Hello) ou une formule de politesse telle que cher... pour modifier l’apparence des données fusionnées. Pour mettre en forme les données fusionnées, vous devez mettre en forme les champs de données dans votre composition de fusion et publipostage.

Dans votre composition de fusion et publipostage, sélectionnez le champ contenant les informations que vous souhaitez mettre en forme.

  • Si le champ est un bloc d’adresse ou formule d’appel, dans le groupe Insérer des champs d’écriture et sélectionnez Format.

  • Si le champ est un champ de données individuelles, dans le menu Outils de zone de texte Format, cliquez sur police et puis sélectionnez les options souhaitées.

  • Si le champ sélectionné est reconnu par Publisher comme étant un nombre, monétaire, date ou heure, cliquez sur Format et modifiez la mise en forme du mode d’affichage de ces types de champs.

Aperçu des données destinataires dans les champs de données dans votre composition

Vous pouvez vérifier l’apparence de votre composition avec les données réelles des champs fusionnés.

Pour afficher un aperçu de votre composition, cliquez sur Aperçu des résultats et effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour afficher un aperçu des entrées dans l’ordre, cliquez sur la navigation boutons Bouton Suivant Bouton Précédent pour voir comment chaque entrée apparaîtra dans votre composition fusionnée.

    Les informations provenant du premier enregistrement de votre source de données remplissent les champs de fusion. Vous ne pouvez pas modifier les entrées de source de données sur les pages de votre composition, mais vous pouvez mettre en forme, déplacer ou supprimer des champs de données.

  • Pour rechercher et prévisualiser une entrée spécifique de votre source de données, cliquez sur Rechercher un destinataire, puis entrez les critères de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée.

Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter des modifications à votre liste de destinataires. Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour exclure un destinataire particulier de la fusion, cliquez sur Exclure ce destinataire.

  • Pour modifier la liste des destinataires, cliquez sur Modifier la liste de destinataires, puis apportez vos modifications dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires.

Après avoir terminé la composition de fusion et publipostage et inséré tous les champs de fusion, fichier > Enregistrer sous, nommez votre composition, puis cliquez sur Enregistrer.

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Créer la composition fusionnée

Pour créer la composition fusionnée, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner, puis suivez les instructions ci-dessous pour imprimer, afficher un aperçu, enregistrez-le, ajouter les pages fusionnées à une autre composition ou les envoyer par courrier électronique.

Terminer le publipostage

Imprimer votre composition fusionnée

  1. Cliquez sur Fusionner vers l’imprimante.

  2. Dans l’espace Imprimer, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

    Important : Pour imprimer les différents jeux de données de fusion, par exemple, différents noms et adresses — dans chaque feuille de papier, cliquez sur plusieurs pages par feuille dans la section options d’impression. Si vous sélectionnez plusieurs copies par feuille, chaque feuille de papier contient plusieurs copies des mêmes données.

    Imprimer plusieurs pages par feuille

Enregistrer la composition fusionnée pour rappel ultérieur

Si vous souhaitez modifier vos pages fusionnées, les enregistrer pour une utilisation ultérieure ou les imprimer ultérieurement, vous pouvez collecter et enregistrer toutes vos pages fusionnées qu’un seul fusionné nouvelle composition contenant les données réelles au lieu de champs de fusion.

  1. Cliquez sur Fusionner vers nouvelle composition.

  2. Dans la nouvelle composition, dans le volet fusion et publipostage, cliquez sur Enregistrer cette composition. Nommez votre nouvelle composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Ajouter les pages fusionnées à une composition existante

Si vous envisagez d’ajouter vos pages fusionnées à la fin d’une composition existante, assurez-vous que votre composition de fusion et publipostage correspond à la composition existante des façons suivantes :

  • Taille de la page (hauteur et largeur)

  • Affichage (sur un ou deux pages)

  • Type de composition (web ou imprimé)

  • Ordre des pages (de gauche à droite ou de droite à gauche)

Publisher ajoute les pages fusionnées à une composition existante ou nouvelle, mais ne peut pas les ajouter à une composition ouverte. Si une composition que vous souhaitez fusionner vers est ouverte, veillez à enregistrer et fermez-le avant de terminer la fusion.

  1. Cliquez sur Ajouter à une Publication existante.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir une composition, recherchez la composition à laquelle vous souhaitez ajouter les pages fusionnées, puis cliquez sur Ouvrir.

  3. Dans la composition existante, cliquez sur Enregistrer cette composition dans le volet fusion et publipostage pour enregistrer vos mises à jour.

Envoyer des messages électroniques

Si vous créez un publipostage électronique la seule option disponible sous Terminer et fusionner sera Envoyer un Message électronique.

  1. Cliquez sur Envoyer le Message électronique.

  2. Dans la boîte de dialogue Fusionner vers la messagerie, sélectionnez le champ du destinataire dans la liste déroulante. Dans la plupart des cas, il s’agit d’Adresse de messagerie.

  3. Sous objet, tapez la ligne d’objet. Sous éléments à insérer, cliquez sur tous les champs de données que vous voulez insérer dans la ligne d’objet.

  4. Cliquez sur Options pour définir d’autres options souhaitées, telles que les destinataires Cc ou Cci ou des pièces jointes de message, puis cliquez sur Envoyer.

Enregistrer la composition de fusion et publipostage

Si vous enregistrez également la composition contenant les champs de fusionnés, vous pouvez revenir en arrière et modifiez les champs et créer une nouvelle composition fusionnée. Pour enregistrer votre composition fusionnée, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Fichier > Enregistrer.

  2. Donnez un nom à la composition, puis cliquez sur Enregistrer.

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Annuler une fusion

Vous pouvez annuler une fusion pour déconnecter une composition de fusion et publipostage ou un modèle de fusion de catalogue de sa source de données.

  1. Cliquez sur l’onglet publipostage > Sélection des destinataires, puis cliquez sur Annuler la fusion.

    Annuler la fusion

  2. Lorsque vous êtes invité à annuler la fusion, cliquez sur Oui.

    Remarque : Si vous annulez un publipostage, les champs autres que les champs d’adresse, ligne de salutation et bloc d’adresse sont convertis en texte normal.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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