Créer un état simple

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez créer divers rapports différents dans Microsoft Access 2010, du plus simple au plus complexe. Cet article décrit les différents outils disponibles pour la création de rapports, et pour quels cas est recommandé de chacun d'eux.

Dans cet article

Avant de commencer

Choisir une source d'enregistrement

Créer un rapport : outils des rapports et web-compatible avec le client

Créer un état à l'aide de l'Assistant État

Créer un état en utilisant l'outil État vide

Créer un rapport : outils de rapport de compatibilité non web

Créer un rapport en mode Création de rapport

Créer un rapport à l'aide de l'Assistant État

Créer des étiquettes par le biais de l'Assistant Étiquette

Présentation des sections d'un état

Présentation des contrôles

Ajouter des contrôles à l'état

Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles

Afficher la feuille de propriétés

Avant de commencer

Le critère principal pour le choix d'un outil de création de rapports est que vous souhaitiez créer une base de données à partager sur le web et le cas échéant, si vous souhaitez que le rapport à afficher dans le navigateur. Lorsque vous publiez une base de données sur un serveur SharePoint qui est en cours d'exécution Access Services, rapports sont convertis en un format spécial qui s'affiche dans le navigateur. Les outils d'état uniquement compatibles avec cette fonctionnalité sont les outils de rapport et État vide. Toutefois, si vous travaillez dans une base de données client (ou si vous travaillez dans une base de données web mais que vous ne souhaitez pas afficher le rapport dans le navigateur), vous pouvez utiliser les outils de rapport fournis dans Access.

Pour plus d'informations sur les bases de données web, voir l'article créer une base de données Access à partager sur le Web.

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Choisir une source d'enregistrement

Un état contient des informations qui sont extrait des tables ou requêtes, ainsi que les informations stockées avec l'état, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques. Les tables ou requêtes qui fournissent les données sous-jacentes sont également appelées source d'enregistrement du rapport. Si les champs que vous souhaitez inclure tous les existent dans une seule table, utilisez cette table comme source d'enregistrement. Si les champs sont contenues dans plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d'enregistrement. Ces requêtes existent déjà dans votre base de données, ou vous devrez peut-être créer de nouvelles requêtes spécifiquement pour répondre aux besoins de votre état.

Pour plus d'informations sur les sources d'enregistrement, voir l'article définir la source d'enregistrement d'un rapport.

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Créer un rapport : outils des rapports et web-compatible avec le client

Les sections suivantes décrivent les outils pouvant être utilisées pour créer les deux rapports et web-compatible avec le client. Lorsque vous travaillez dans une base de données web, le symbole de globe sur l'outil de rapport indique que le rapport obtenu est compatible avec le web.

Créer un état à l'aide de l'Assistant État

L'outil état fournit la méthode rapide pour vous permet de créer un rapport, car elle génère un rapport immédiatement, sans demande d'informations. Le rapport affiche tous les champs de la table ou la requête sous-jacente. L'outil État ne peut pas créer le produit finalisé, mais il est très utile comme un moyen d'examiner rapidement les données sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer le rapport et modifiez-le afin qu'il fonction de vos besoins.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez la table ou la requête qui servira de la source d'enregistrement pour le rapport.

  2. Sous l'onglet créer, dans le groupe de rapports, cliquez sur le rapport.

Image du bouton - ou- Image du bouton

Access crée et affiche l'état en mode Page.

Une fois l'état affiché, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'état et les données sous-jacentes, soit la requête utilisée comme source d'enregistrement. À la prochaine ouverture de l'état, Access affichera les données les plus récentes de la source d'enregistrement.

Créer un état en utilisant l'outil État vide

Si vous souhaitez définir davantage les données qui sont affiche dans le rapport, vous pouvez utiliser l'outil État vide pour créer un rapport à partir de zéro. Cela peut être un moyen très rapide pour créer un rapport, surtout si vous prévoyez d'afficher uniquement certains champs. La procédure suivante explique comment utiliser l'outil État vide :

  1. Sous l'onglet créer, dans le groupe de rapports, cliquez sur État vide.
    Image du bouton -OR- Image du bouton

    Un état vide s'affiche en mode page et le volet Liste de champs s'affiche sur le côté droit de la fenêtre Access.

  2. Dans le volet Liste de champs , si aucune table n'est affichés, cliquez sur Afficher tous les tableaux.

  3. Cliquez sur le signe plus (+ ) en regard de l'ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le rapport.

  4. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les glisser simultanément dans l'état.

  5. Utiliser les outils dans le en-tête / pied de page Grouper sous l'onglet Création pour ajouter un logo, le titre, les numéros de page, la date et l'heure à l'état.

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Créer un rapport : outils de rapport de compatibilité non web

Vous pouvez utiliser les outils décrits dans cette section pour créer des États pour les bases de données client et web ; Toutefois, les rapports qui en résulte ne peuvent pas être affichés dans un navigateur. En d'autres termes, vous devez ouvrir la base de données dans Access que vous puissiez afficher un rapport que vous créez en utilisant l'un de ces outils. Si vous travaillez dans une base de données web, ces outils de rapport sont répertoriés sous Rapports Client sous l'onglet créer.

Créer un rapport en mode Création de rapport

En mode Création, vous pouvez plus facilement voir quels contrôles sont dans quelle section du rapport. Vous pouvez placer des contrôles individuellement sans l'utilisation des dispositions,

  1. Sous l'onglet créer, dans le groupe de rapports, cliquez sur Création de rapport (dans une base de données web, cliquez sur Rapports de Client, puis cliquez sur Création de rapport ).
    Image du bouton

  2. Dans le volet Liste de champs , si aucune table n'est affichés, cliquez sur Afficher tous les tableaux.

  3. Cliquez sur le signe plus (+ ) en regard de l'ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le rapport.

  4. Faites glisser les champs un à un dans l'état ou, tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, sélectionnez plusieurs champs et faites-les glisser simultanément dans l'état.

  5. Utiliser les outils dans le en-tête / pied de page Grouper sous l'onglet Création pour ajouter un logo, le titre, les numéros de page, la date et l'heure à l'état.

  6. Ajouter des contrôles aux mises en page, ou les supprimer de mises en page, sous l'onglet disposition, dans le groupe tableau à l'aide des commandes.

Créer un état en utilisant l'Assistant État

Vous pouvez utiliser l'Assistant État pour affiner la sélection des champs constitutifs de votre état. Vous pouvez également spécifier le mode de regroupement et de tri des données, et utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requêtes, à condition d'avoir défini au préalable les relations entre les tables et les requêtes. La section Voir aussi contient plus d'informations sur la création des relations.

  1. Sous l'onglet créer, dans le groupe de rapports, cliquez sur Assistant État(dans un wbase de données Web, cliquez sur Rapports de Client, puis cliquez sur Assistant État ).
    Image du bouton

  2. Suivez les instructions de l'Assistant État. Sur la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.

    Lorsque vous affichez un aperçu du rapport, vous voyez le rapport tel qu'il apparaîtra à l'impression. Vous pouvez également augmenter le facteur de zoom pour agrandir les détails.

    Remarque : Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables et requêtes dans votre état, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer après la sélection des champs de la première table ou requête, dans l'Assistant État. Répétez les étapes de sélection d'une table ou d'une requête, et cliquez sur les champs supplémentaires à inclure dans l'état. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.

Créer des étiquettes par le biais de l'Assistant Étiquette

L'Assistant Étiquette permet de créer facilement des étiquettes, pour un grand nombre de tailles d'étiquette standard.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez la table ou la requête qui servira de la source d'enregistrement de vos étiquettes.

  2. Sous l'onglet créer, dans le groupe de rapports, cliquez sur étiquettes.
    Image du bouton

  3. Suivez les instructions de l'Assistant Étiquette. Sur la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Access affiche vos étiquettes dans l'aperçu avant impression afin que vous puissiez les voir telles qu'elles apparaîtront lorsqu'ils sont imprimés. Vous pouvez utiliser le contrôle de curseur dans la barre d'état Access pour zoomer sur Détails.

Remarque : Aperçu avant impression est la seule vue que vous pouvez utiliser pour afficher plusieurs colonnes, toutes les autres vues affichent les données dans une seule colonne.

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Présentation des sections d'un état

Dans Access, la conception d'un rapport est divisée en sections. Dans une base de données client, vous pouvez afficher votre rapport en mode Création pour afficher ces sections. Pour créer des États utiles, vous devez comprendre le fonctionne de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine comment Access calcule les résultats. La liste suivante est un résumé des types de section et leur utilisation :

  • En-tête d'état    Cette section est imprimée une seule fois, au début du rapport. Utiliser l'en-tête d'état pour plus d'informations qui apparaissent normalement dans une page de garde, comme un logo, un titre ou une date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d'agrégation somme dans l'en-tête d'état, la somme calculée concerne l'intégralité du rapport. L'en-tête d'état est imprimé avant l'en-tête de page.

  • En-tête de page    Cette section est imprimée en haut de chaque page. Par exemple, utilisez un en-tête de page pour répéter le titre du rapport sur chaque page.

  • En-tête de groupe    Cette section est imprimée au début de chaque nouveau groupe d'enregistrements. Utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état groupé par produit, utilisez l'en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d'agrégation somme dans l'en-tête de groupe, la somme est pour le groupe actuel.

  • Détail    Cette section est imprimée une seule fois pour chaque ligne de la source d'enregistrement. Il s'agit de l'endroit où vous placez les contrôles qui constituent le corps principal du rapport.

  • Pied de groupe    Cette section est imprimée à la fin de chaque groupe d'enregistrements. Utilisez un pied de groupe pour imprimer les informations de synthèse pour un groupe.

  • Pied de page    Cette section est imprimée à la fin de chaque page. Utilisez un pied de page pour les numéros de page d'impression ou des informations spécifiques pour chaque page.

  • Pied d'état    Cette section est imprimée une seule fois, à la fin du rapport. Utiliser le pied d'état pour imprimer rapport totaux ou d'autres informations de synthèse pour l'intégralité du rapport.

    Remarque : En mode Création, le pied d'états'affiche sous le pied de page. Notez toutefois que lors de l'impression, ou en mode Aperçu avant impression, le pied d'état s'affiche sous le pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.

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Présentation des contrôles

Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et vous permettent d'afficher et d'utiliser des informations susceptibles d'améliorer l'interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Accès prend en charge trois types de contrôles : dépendants, indépendants et calculés :

  • Contrôle dépendant    Un contrôle dont la source de données est un champ dans une table ou requête est un contrôle dépendant. Vous utilisez des contrôles dépendants pour afficher les valeurs des champs dans votre base de données. Les valeurs peuvent être texte, des dates, des nombres, valeurs Oui/Non, images ou graphiques. Une zone de texte est le type de contrôle dépendant le plus courant. Par exemple, une zone de texte qui affiche le nom d'un employé peut-être obtenir ces informations à partir du champ nom de la table employés.

  • Contrôle indépendant    Un contrôle qui n'a pas une source de données (un champ ou une expression) est un contrôle indépendant. Contrôles indépendants vous permet d'afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une étiquette qui affiche le titre d'un état est un contrôle indépendant.

  • Contrôle calculé    Un contrôle dont la source de données est une expression plutôt qu'un champ est un contrôle calculé. Vous indiquez la valeur souhaitée dans le contrôle en définissant une expression comme source de données pour le contrôle. Une expression est une combinaison d'opérateurs (par exemple = et + ), contrôler les noms, les noms de champs, les fonctions qui renvoient une valeur unique et constantes. Par exemple, l'expression suivante calcule le prix d'un élément avec une remise de 25 % à multiplier la valeur dans le champ prix unitaire par une valeur constante (0,75).

    = [Prix unitaire] * 0,75

    Une expression peut utiliser des données provenant d'un champ de la table ou de la requête sous-jacente, ou d'un contrôle de l'état.

    Pour plus d'informations sur les expressions, suivez les liens de la section Voir aussi.

Lors de la création d'un état, il est recommandé d'ajouter et d'organiser d'abord tous les contrôles dépendants, surtout s'ils constituent la majeure partie de l'état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés qui complètent la conception avec les outils du groupe Contrôles de l'ongletCréation.

Vous pouvez lier un contrôle de zone de texte à un champ en identifiant le champ d'où proviennent les données du contrôle. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ depuis la zone Liste de champs sur l'état. La Liste de champs affiche les champs provenant de la table ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher la Liste de champs, sous l'ongletCréation, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des champs existants.

Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom de champ, directement dans le contrôle ou dans la zone de la valeur SourceContrôle dans la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés permet de définir les caractéristiques du contrôle, par exemple son nom, la source de ses données et son format.

La Liste de champs constitue le meilleur moyen de créer un contrôle, pour deux raisons :

  • Un contrôle dépendant possède un libellé attaché, qui porte systématiquement le nom du champ (ou de la légende définie pour ce champ dans la table ou requête sous-jacente), de sorte que vous ne devez pas taper le nom de la légende manuellement.

  • Un contrôle dépendante hérite de la plupart des paramètres du champ de la table sous-jacente, telles que les propriétés Format, Décimales et MasqueSaisie). Vous pouvez donc vous assurer que ces propriétés de champ resteront les mêmes à chaque création d'une zone de texte liée à ce champ.

Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant que vous voulez lier à un champ, définissez la propriétéSourceContrôle au nom du champ.

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Ajouter des contrôles à l'état

Certains contrôles sont créés automatiquement, tels que le contrôle de zone de texte liée qui est créé lorsque vous ajoutez un champ à partir du volet Liste de champs à votre rapport. Nombre d'autres contrôles peut être créé en mode page ou mode Création en utilisant les outils dans le groupe contrôles, sous l'onglet Création.

Remarque : Vous pouvez déterminer le nom de chaque outil en plaçant le pointeur de souris au-dessus de l'outil et puis en lisant l'info-bulle qui s'affiche.

Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles

  1. Cliquez sur l'outil du type de contrôle que vous ajoutez.

  2. Cliquez sur le rapport dans lequel vous souhaitez que le contrôle est introuvable.

  3. Si vous ne positionnez pas le contrôle parfaitement à la première tentative, vous pourrez le déplacer ultérieurement, en procédant comme suit :

    1. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.

    2. Positionnez le pointeur de la souris sur le bord du contrôle jusqu'à ce que ce pointeur devienne une flèche à quatre pointes Pointeur de déplacement .

    3. Cliquez et faites glisser le contrôle à l'emplacement souhaité.

Cette procédure crée un contrôle « indépendant ». Si le type du contrôle permet d'afficher des données (une zone de texte ou une case à cocher, par exemple), vous devez taper un nom de champ ou une expression dans la propriété Source contrôle pour paramétrer l'affichage des données. Pour plus d'informations, consultez la section Présentation des contrôles dans cette rubrique.

Afficher la feuille de propriétés

Pour afficher la feuille de propriétés en mode Création, procédez comme suit :

  • Dans l'onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.

- OU -

  • Appuyez sur F4.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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