Créer et utiliser une liste de distribution

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une liste de distribution est un ensemble de contacts. Elle permet d’envoyer facilement des messages à un groupe de personnes. Par exemple, si vous envoyez souvent des messages à l’équipe marketing, vous pouvez créer une liste de distribution appelée « Équipe Marketing » qui contient les adresses de messagerie de tous les membres de cette équipe. Un message envoyé à cette liste de distribution est reçu par tous les destinataires de la liste de distribution. Vous pouvez utiliser les listes de distribution dans les messages, les demandes de tâches, les demandes de réunions et même dans d’autres listes de distribution.

Que voulez-vous faire ?

Créer une liste de distribution

Ajouter une liste de distribution reçue d’une autre personne à vos contacts

Ajouter ou supprimer un nom d’une liste de distribution

Créer une liste de distribution

Les listes de distribution sont stockées par défaut dans votre dossier Contacts. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, votre liste d’adresses globale peut contenir des listes de distribution globales, qui sont disponibles à toutes les personnes qui utilisent le réseau. Les listes de distribution personnelles que vous créez dans votre dossier Contacts sont disponibles uniquement pour vous, mais vous pouvez les partager en les copiant et en les envoyant à d’autres personnes.

Combien de noms une liste de distribution peut-elle comporter ?

Le nombre maximal de noms que peut comporter une liste de distribution est fonction de la taille des fichiers de contacts (pour chaque contact). Une liste de distribution peut, en principe, contenir entre 50 et 70 noms et adresses de messagerie. Elle peut comporter au maximum 125 adresses de messagerie environ, avec une taille de fichier de contacts minimale, ceci pouvant inclure d’autres listes de distribution.

Pour plus d’informations, reportez-vous à l’article de la Base de connaissances sur la taille maximale des listes de distribution.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Créer une liste de distribution en utilisant les noms du Carnet d’adresses   

    1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau et cliquez sur Liste de distribution.

    2. Dans la zone Nom, tapez le nom de votre liste de distribution (par exemple, « adhérents politiques ».)

    3. Dans l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Sélectionner les membres.

    4. Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient les adresses de messagerie que vous voulez inclure dans votre liste de distribution.

      Liste de carnets d’adresses

    5. Dans la zone Rechercher, tapez un nom que vous souhaitez inclure. Lorsque le nom que vous recherchez apparaît dans la liste ci-dessous, cliquez dessus, puis sur Membres.

    6. Procédez ainsi pour chaque personne que vous voulez ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur OK.

      Si vous souhaitez ajouter une description plus complète de la liste de distribution, dans l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Notes, puis tapez le texte.

      La liste de distribution est enregistrée dans votre dossier Contacts sous le nom que vous lui avez donné.

  • Créer une liste de distribution en copiant les noms d’un message électronique   

    1. Dans le message électronique à partir duquel vous souhaitez copier les noms, sélectionnez les noms dans la zone À ou Cc.

    2. Cliquez avec le bouton droit sur la sélection, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.

    3. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sous Créer un élément Outlook, cliquez sur Liste de distribution.

    4. Dans l’onglet Liste de distribution, dans le groupe Membres, cliquez sur Sélectionner les membres.

    5. En bas de la boîte de dialogue Sélectionner les membres, dans la zone Membres, cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.

      Remarque : Un membre n’a pas besoin d’être présent dans votre carnet d’adresses pour être ajouté à la liste de distribution. Le nom et l’adresse de messagerie du membre seront inclus lorsque vous effectuez le copier-coller à partir du message d’origine.

    6. Cliquez sur OK.

    7. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la liste de distribution.

    8. Dans l’onglet Liste de distribution, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer & Fermer.

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Ajouter une liste de distribution reçue d’une autre personne à vos contacts

Les listes de distribution sont stockées par défaut dans votre dossier Contacts. Lorsque vous recevez une liste de distribution d’une autre personne, vous pouvez l’enregistrer dans vos contacts.

  1. Ouvrez le message qui contient la liste de distribution.

  2. Dans l’en-tête du message, cliquez avec le bouton droit sur la liste de distribution, puis cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel.

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Ajouter ou supprimer un nom d’une liste de distribution

Vous modifiez une liste de distribution en ajoutant ou en supprimant des noms.

Afficher les noms dans une liste de distribution

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Afficher les noms dans le carnet d’adresses

    1. Dans un nouveau message, cliquez sur À.

    2. Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient la liste de distribution sur laquelle vous souhaitez obtenir des informations.

    3. Dans la zone Rechercher, tapez le nom de la liste de distribution.

    4. Dans la liste Nom, cliquez avec le bouton droit sur la liste de distribution, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

      Pourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

      Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.

  • Afficher les noms dans l’en-tête d’un message ou d’une demande de réunion

    1. Dans la zone À, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom de la liste de distribution.

      Remarque :  Une fois la liste développée, vous ne pouvez plus la réduire. Les listes de distribution dans le champ Courrier d’un contact ne peuvent pas être développées.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Afficher les noms dans le carnet d’adresses

  • Dans un nouveau message, cliquez sur À.

  • Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient la liste de distribution sur laquelle vous souhaitez obtenir des informations.

  • Dans la zone Rechercher, tapez le nom de la liste de distribution.

  • Dans la liste Nom, cliquez avec le bouton droit sur la liste de distribution, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.

    Pourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

    Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.

  • Afficher les noms dans l’en-tête d’un message ou d’une demande de réunion

    • Dans la zone À, cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom de la liste de distribution.

      Remarque :  Une fois la liste développée, vous ne pouvez plus la réduire. Les listes de distribution dans le champ Courrier d’un contact ne peuvent pas être développées

  1. Dans Contacts, ouvrez la liste de distribution.

    Remarque : En mode d’affichage Liste, les listes de distribution sont signalées par Liste de distribution .

  2. Effectuez au moins l’une des opérations suivantes :

    • Ajouter une adresse à partir d’un carnet d’adresses ou d’un dossier Contacts   

      1. Dans l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Sélectionner les membres.

      2. Dans la liste déroulante Carnet d’adresses, cliquez sur le carnet d’adresses qui contient les adresses de messagerie que vous souhaitez utiliser dans votre liste de distribution.

      3. Dans la zone Rechercher, tapez un nom que vous souhaitez inclure.

      4. Dans la liste Nom, cliquez sur le nom, puis cliquez sur Membres. Procédez ainsi pour chaque personne que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur OK.

        Pourquoi la liste Nom ne s’affiche pas dans le Carnet d’adresses ?

        Il se peut que vous ayez utilisé l’option de recherche Autres colonnes la dernière fois que vous avez utilisé le Carnet d’adresses. Pour restaurer le mode d’affichage nom, cliquez sur Nom uniquement en regard de Rechercher.

    • Ajouter une adresse qui ne se trouve pas dans un dossier Contacts ou un carnet d’adresses   

      1. Dans l’onglet Liste de distribution, cliquez sur Ajouter nouveau.

      2. Tapez les informations pour l’adresses de messagerie, puis cliquez sur OK.

    • Supprimer un nom    

      1. Cliquez sur le nom, puis sur Supprimer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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