Créer et utiliser les listes d’appels dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une des tâches clés d’un chef d’entreprise consiste à maintenir le contact avec les clients, réels ou potentiels. La plupart du temps, un simple appel téléphonique constitue le meilleur moyen de préserver ce contact.

Vous voudrez peut-être assurer un suivi avec prospects qui ont donné leur des cartes de visite ou les informations à gauche dans votre page web, appel des clients qui veulent savoir quand rupture des éléments sont trouvées ou échanger avec les comptes actuels ou Contacts professionnels sont en retard et leurs paiements.

Cet article décrit comment utiliser et mesurer l’efficacité des listes d’appels dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, avec des détails sur la création de listes de destinataires ciblées et les scripts d’appel et comment effectuer le suivi de vos activités et les résultats.

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Avec Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous pouvez assembler une liste d’appels à partir de vos comptes et Contacts professionnels, créer un script d’appel et suivre les résultats d’un appel téléphonique. Vous pouvez également créer une liste d’appels à partir des noms dans un rapport. Pour plus d’informations sur la création d’une liste d’appels à partir d’un rapport, voir utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Une liste d’appels est également un essentielles activité marketing et peut faire partie d’une campagne marketing.

Pour suivre les résultats d’une activité de liste d’appels, vous devez enregistrer le nom de l’activité dans le champ initié par de chaque enregistrement compte, Contact professionnel, prospect ou Opportunité généré par l’activité. En outre, notez les informations et réels sur les pages Détails et le suivi de l’enregistrement de liste d’appels.

Ensuite, pour afficher les résultats de votre liste d’appels, utilisez la page de suivi du formulaire de liste d’appels. Si la liste d’appels fait partie d’une campagne marketing, les résultats de la campagne peuvent être suivis sous l’onglet analyse de la Marketing espace de travail.

Créer une liste d’appels

Une liste d’appels dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook est plus qu’une liste des noms et des numéros. Il s’agit d’un système qui vous permet d’être sur le point d’et prêt sur le téléphone et vous permet de suivre les résultats de chaque jeu d’appels.

La liste des destinataires d’une activité marketing ne peut comporter qu’un seul type d’enregistrement, Compte ou Contacts professionnels. Les contacts professionnels et les prospects peuvent être répertoriés dans la même liste, étant donné que le type d’enregistrement Prospect est basé sur le type d’enregistrement Contact professionnel.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Marketing.

  2. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur le bouton de Liste d’appels Icône Liste d’appels .

  3. Dans le formulaire de liste d’appel, sous activité, dans le champ nom, entrez un nom pour la liste d’appels, tels que « Clients potentiels Californie ».

    enregistrement liste d’appels

    Remarque : Si cette liste d’appels fait partie d’une campagne marketing, dans la zone de texte campagne, tapez le nom de la campagne marketing, ou cliquez sur la flèche pour sélectionner le nom d’une campagne existante. Si elle ne fait pas partie d’une campagne, la liste d’appels sera joint les activités en cours par défaut campagne marketing.

  4. Dans la section de la liste de destinataires, cliquez sur le type d’enregistrement que vous souhaitez joindre avec votre liste d’appels, Tous les comptes, tous les Contacts professionnels et prospects, Tous les Contacts professionnels ou Tous les prospects.

    Vous pouvez également sélectionner l’une des options suivantes :

    • Dossier de recherche. Choisissez un dossier de recherche contenant une liste de destinataires préfiltrée, pour créer une liste personnalisée. Après la sélection d’un dossier, le champ est automatiquement renommé Liste personnalisée.

    • Activité marketing existante. Choisissez la liste de destinataires que vous avez utilisée pour une activité marketing précédente.

    • Nouvelle liste. Ouvrez la boîte de dialogue Filtrer les contacts professionnels et sélectionnez les critères de filtre de la liste.

      Vous pouvez également créer une liste de destinataires à partir d’un rapport. Pour plus d’informations, voir utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

      Si vous avez créé de nouveaux types d’enregistrements basés sur le type de compte, ils apparaîtront dans la liste Tous les comptes. Si vous avez créé de nouveaux types d’enregistrements basés sur le type Contact professionnel, ils apparaîtront dans la liste Tous les contacts professionnels et prospects.

  5. Pour modifier la liste sélectionnée en la filtrant, cliquez sur Examiner et filtrer.

    Pour plus d’informations sur le filtrage de vos enregistrements, voir Filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  6. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails pour ouvrir la page Détails de l’activité. Si vous le souhaitez, entrez des valeurs pour le code de campagne, coût budgété, date de début, date de fin et commentaires.

    Pour revenir à la page principale dans le formulaire de liste d’appel, dans le ruban, sous l’onglet Marketing, dans le groupe Afficher, cliquez sur Général.

  7. Informations sur chaque destinataire s’affiche dans la page générale, sous Détails du destinataire. Pour changer les sections de l’apparition de l’enregistrement, cliquez sur le bouton de Sections sélectionnez Sélectionnez le bouton de Sections , puis sélectionnez les sections que vous souhaitez afficher.

  8. Le cas échéant, vous pouvez également créer un script pour améliorer l’efficacité de vos appels et vous assurer que tous les points importants sont abordés. De surcroît, un script vous permet de rester réactif et d’adapter votre approche téléphonique aux circonstances.

    Créer un script d’appel

    • Dans le ruban, dans le groupe Journal téléphonique, cliquez sur Appeler le Script Icône Liste d’appels .

    • Pour créer un script pour vos appels, effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Tapez le script dans la fenêtre Script d’appel.

      • Dans le groupe Actions, cliquez sur Charger le contenu Charger une icône Script , puis accédez à un document déjà enregistré.

      • Copier et coller un script à partir d’un autre document.

        Le script s’affiche dans le journal téléphonique de chaque destinataire.

        Liste d’appel avec script

        Remarque : Si vous modifiez le script dans la section journal téléphonique de l’enregistrement de liste d’appels, vous allez modifier uniquement la version du script du destinataire sélectionné. Pour modifier le script pour tous les appels, vous devez cliquez sur Appeler le Script Icône Liste d’appels sur le ruban et puis modifiez le script dans la fenêtre de Script d’appel.

  9. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de catégorisation d’Outlook pour ajouter une catégorie de couleur à la liste d’appels. Dans le ruban, sous l’onglet Marketing, dans le groupe indicateurs, cliquez sur classer, puis cliquez sur une catégorie de couleur.

  10. Pour commencer à apporter vos appels immédiatement, vous pouvez commencer avec le prénom dans la liste. Dans le cas contraire, enregistrer la liste d’appels.

Avant d’effectuer des appels à froid, la recherche du effectuez pas appeler Registre National et réglementation FCC en www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Les règles n’appelez pas ne s’appliquent pas aux sociétés avec lesquelles un consommateur a un lien.

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Ouvrir une liste d’appels

Vous devrez peut-être reprendre votre travail sur une liste d’appels si vous n’êtes pas en mesure d’appeler tout le monde dans une seule session, ou vous devrez peut-être apporter des modifications à la liste des destinataires ou le script.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Marketing.

  2. Sous l’onglet Listes d’appels dans le volet liste, double-cliquez sur la liste d’appels que vous voulez ouvrir.

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Modifier votre liste d’appels

Listes d’appels sont faciles à faire et à modifier. Vous pouvez modifier le type d’enregistrements qui s’affichent dans la liste, vous pouvez affiner la liste en filtrant ou en sélectionnant les destinataires, et vous pouvez modifier le script pour tout ou partie des destinataires.

  1. Ouvrir la liste d’appels que vous souhaitez modifier.

  2. Pour apporter des modifications à la liste d’appels, suivez les instructions dans créer une liste d’appels.

Important : Vous ne pouvez pas modifier une liste d’appels après avoir modifié le statut de l’appel pour tous les enregistrements dans la liste. En revanche, avec le bouton droit de la liste d’appels, puis cliquez sur Atteindre avec la liste d’appels pour créer une nouvelle liste d’appels basée sur celui existant.

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Émission et effectuer le suivi de vos appels à l’aide d’une liste d’appels

  1. Ouvrir ou créer une liste d’appels.

    Sous la liste de destinataires, le prénom dans la liste est mise en évidence.

    Liste de destinataires liste d’appel avec aucune appels effectués

    Remarque : Les noms affichés proviennent du champ Classer sous de l’enregistrement source. Le nom affiché dans la zone Détails sur le destinataire provient de la valeur du champ Nom complet.

  2. Utilisez le numéro de téléphone sous Détails du destinataire, appeler le contact.

  3. Ouvrez le script. Dans le groupe Journal téléphonique du Ruban, cliquez sur Script d’appel. Une fois en communication avec le contact, lisez votre script de façon naturelle ou, en l’absence de script, communiquez votre message.

    Remarque : Si vous modifiez le script dans la section journal téléphonique de l’enregistrement de liste d’appels, vous allez modifier le script uniquement pour le destinataire sélectionné.

  4. Dans la section Journal téléphonique, sous Durée totale, cliquez pour sélectionner ou entrez la durée de l’appel. Vous pouvez également minuter l’appel automatiquement.

    Pour minuter l’appel automatiquement

    1. Dans le ruban, dans le groupe Journal téléphonique, cliquez sur Démarrer l’horloge Icône d’horloge de démarrage lorsque vous commencez votre appel ou reprenez après une pause.

    2. Cliquez sur Pause du temporisateur Icône de minuteur de pause lorsqu’il y a un saut de l’appel, ou lorsque vous avez terminé l’appel.

      La durée de l’appel est enregistrée dans le journal téléphonique, dans la zone Durée totale. Vous pouvez également sélectionner ou taper la durée de l’appel.

  5. Pour ajouter des commentaires sur votre conversation, dans le ruban, dans le groupe Journal téléphonique, cliquez sur Ajouter l’horodatage et tapez vos commentaires dans la zone dans laquelle le script s’affiche.

    Remarque : Pour modifier la présentation du texte, cliquez sur l’onglet Format du texte dans le Ruban pour utiliser les commandes de mise en forme. Pour ajouter des fichiers, des images ou des tableaux, cliquez sur l’onglet Insertion.

  6. Pendant ou après l’appel, sous l’onglet Marketing du Ruban, dans le groupe Actions du destinataire, cliquez sur une ou plusieurs des options suivantes :

    • Nouvel élément d’historique pour ajouter un élément d’historique des communications tels qu’une note professionnelle, une tâche, un fichier ou un message électronique à l’enregistrement du destinataire. Un nouveau journal téléphonique est automatiquement créé pour le destinataire à la liste d’appels.

    • Cliquez sur Suivi pour ajouter un indicateur de suivi à l’enregistrement, ou pour marquer un élément de suivi comme Terminé, via l’option Marquer comme terminé.

    • Cliquez sur Ouvrir pour afficher l’enregistrement du destinataire.

    • Cliquez sur Page Web pour afficher la page Web éventuellement associée à l’enregistrement du destinataire.

  7. À la fin de l’appel, dans la section état de l’appel, mettez à jour l’enregistrement. Pas appelé est activée par défaut. Cliquez sur une des cases à cocher suivantes :

    1. Message laissé

    2. Appel terminé

    3. Ne pas appeler

      Important : Vous ne pouvez pas modifier une liste d’appels après avoir modifié l’état de l’appel de n’importe quel enregistrement dans la liste. Vous pouvez toutefois, créer une nouvelle liste d’appels qui est un doublon d’une liste d’appels existante. Avec le bouton droit de la liste d’appels dans le Marketing espace de travail, puis cliquez sur Atteindre avec la liste d’appels.

  8. Si vous invite à fournir un destinataire à prendre désactiver votre liste d’appels, activez la case à cocher n’appelez pas. Le compte ou Contact professionnel porte la mention n’appelez pas dans les deux la liste de destinataires et dans la page Détails de l’enregistrement compte ou Contact professionnel. Ce destinataire ne peut pas être inclus dans les listes d’appels futures.

  9. Cliquez sur Enregistrer et suivant pour apporter les modifications suivantes :

    1. Enregistrer les modifications sous forme de journal téléphonique dans l’historique des communications de l’enregistrement sélectionné et passer au prochain enregistrement à appeler.

    2. Arrêter le minuteur et enregistrez la durée totale de l’appel dans le journal téléphonique.

    3. Indiquer l’état d’appel dans la liste de destinataires.

      liste d’appels avec deux appels effectués

      1 - gauche d’un message. 2 – appel terminé. 3-n’appelez pas. 4 – destinataire en cours.

      Remarque : Bien que l’état d’un enregistrement soit mis à jour dans la liste des destinataires lors de son enregistrement, les options affichées dans la section État de l’appel doivent être modifiées manuellement.

  10. Lorsque vous avez appelé tout le monde dans la liste, fermez l’activité. Dans le ruban, dans le groupe Marketing, cliquez sur Marquer fermé.

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Mesurer l’efficacité de vos listes d’appels marketing

Vous pouvez créer des listes d’appels et les scripts à des fins multiples. Mais lorsque vous êtes des appels marketing, que vous voulez connaître les résultats de votre travail. Passez en revue les résultats d’une liste d’appels sur la page de suivi de la liste d’appels.

  1. Ouvrir une liste d’appels.

  2. Dans le ruban, sous l’onglet accueil, dans le groupe Afficher, cliquez sur suivi des Icône de page de suivi .

  3. Dans la page de suivi, passez en revue les éléments suivants :

    • Sous résultats de l’activité, vous pouvez visualiser des informations récapitulatives initié prospects, opportunités initié, comptes initiés, contacts initiés, journaux téléphoniques initiés et revenu attendu pour l’activité. Chaque champ est également un bouton Afficher le rapport, qui affiche un rapport détaillé des données de ce champ.

      Remarque : Informations sur la page de suivi, y compris revenu attendu, sont mis à jour lorsque des enregistrements compte, Contact professionnel, prospect ou opportunité incluent le nom de la liste d’appels dans le champ initié par.

    • Les informations suivantes peuvent être mises à jour dans la section Informations sur l’activité :

      • Coût réel    Entrez un coût réel de la liste d’appels, afin que vous pouvez calculer le retour sur investissement.

      • Fermé    Activez cette case à cocher pour indiquer que la liste d’appels a été terminée et que l’activité est terminée. Désactivez la case à cocher pour réactiver la liste d’appels.

    • Dans la section Destinataires, vous pouvez examiner la liste des appels que vous avez effectués et, le cas échéant, créer un enregistrement Opportunité à partir de l’enregistrement du destinataire. Cliquez simplement sur le nom dans la liste, puis cliquez sur Initier une opportunité.

      Remarque : Vous pouvez également créer un enregistrement opportunité à partir de la liste des destinataires dans la page Général de la liste d’appels. Sélectionnez un nom dans la liste de destinataires, puis dans le ruban, sous l’onglet Marketing, dans le groupe Actions du destinataire et cliquez sur Nouvel élément d’historique Nouvelle icône d’élément d’historique , puis cliquez sur opportunité.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer Enregistrez et fermez icône .

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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