Créer des étiquettes de publipostage dans Access

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Microsoft Access 2010 vous offre plusieurs options pour créer des étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. Le plus simple consiste à utiliser l'Assistant étiquette dans Access pour créer et imprimer un état qui est mis en forme pour l'ajuster à vos étiquettes. Les étiquettes peuvent contenir des données qui sont stockées dans des tables Access ou listes de contacts de données qui sont importées ou liées à partir d'autres sources telles que des classeurs Microsoft Excel ou Microsoft Outlook. Vous pouvez créer les étiquettes sous forme de rapport dans Access, ou vous pouvez « fusionner » les données avec un document Microsoft Word et puis imprimer les étiquettes à partir de Word. Cet article décrit les étapes à suivre.

Que voulez-vous faire ?

Créer et imprimer des étiquettes dans Access

Imprimer des données Access à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage dans Microsoft Word

Créer et imprimer des étiquettes dans Access

Dans Access, les étiquettes sont créées sous forme d’état dans un format de page réduit correspondant à la taille de l’étiquette souhaitée. Même si les étiquettes sont le plus souvent utilisées dans le cadre des publipostages, les données Access peuvent être imprimées sous forme d’étiquettes à des fins diverses. Dans le cas des étiquettes de publipostage, l’état obtient les données d’adresse des tables ou des requêtes contenant les adresses. L’impression de l’état produit une seule étiquette pour chaque adresse issue de la source d’enregistrement sous-jacente.

Pour plus d'informations sur la liaison ou importer des données provenant d'autres sources (par exemple, Microsoft Excel ou Microsoft Outlook) pour l'utiliser dans vos étiquettes, voir l'article Introduction à l'importation et exportation de données.

L’Assistant Étiquette vous pose une série de questions au sujet des étiquettes et des données que vous souhaitez y faire figurer. L’Assistant crée l’état, que vous pouvez ensuite personnaliser, si nécessaire.

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette dans Access

Important : Rapports d'étiquette que vous créez à l'aide de l'Assistant étiquette ne sont pas compatibles avec la publier sur fonctionnalité Access Services. Toutefois, vous pouvez toujours imprimer les étiquettes lorsque la base de données sont ouverts dans le programme d'accès.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez l'objet qui contient les données que vous souhaitez afficher dans vos étiquettes. Il s'agit généralement une table, une table liée ou une requête, mais vous pouvez également sélectionner un formulaire ou un état.

  2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.

    Remarque : Si vous travaillez dans une base de données web, la commande étiquettes se trouve sous Rapports Client.

    Access démarre l’Assistant Étiquette.

    Première page de l'Assistant Étiquette

    1. Si vous connaissez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes :

      • Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.

      • Sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d’étiquettes souhaitez-vous ?.

        Sinon, essayez de trouver un produit dont les valeurs indiquées dans les colonnes Dimensions et Nombre de front correspondent à vos étiquettes.

        Si vous ne trouvez pas d’étiquette correspondante :   

      • Cliquez sur Personnaliser et sur Nouveau.

        La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s’affiche.

        Page Nouvelle étiquette de l’Assistant Étiquette

      • Mesurez vos étiquettes et entrez les relevés dans les zones appropriées de la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.

      • Attribuez un nom aux étiquettes personnalisées dans la zone de texte Nom étiquette, choisissez le type d’étiquette et l’orientation souhaités, puis cliquez sur OK.

        Si vous souhaitez sélectionner une étiquette personnalisée que vous avez déjà créée :   

      • Cliquez sur Afficher tailles d’étiquettes personnalisées, puis cliquez sur l’étiquette personnalisée souhaitée.

    2. Sélectionnez Feuille à feuille ou Continu sous Type d’étiquette, puis cliquez sur Suivant.

    3. Sélectionnez le nom de la police, la taille, l’épaisseur et la couleur du texte de l’étiquette, puis cliquez sur Suivant.

    4. Dans la page Que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage de l’Assistant, choisissez les champs qui doivent figurer sur vos étiquettes dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Étiquette prototype.

      Ajout de champs à une étiquette dans l’Assistant Étiquette

      • Pour ajouter un espace entre les champs de la zone Étiquette prototype, appuyez sur la touche Espace.

      • Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

      • Pour naviguer entre les champs et les lignes, utilisez les touches fléchées.

      • Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur la touche Espace.

      • Pour ajouter du texte ou un signe de ponctuation supplémentaire (par exemple, une virgule après le nom de ville), placez le curseur à l’endroit où le texte doit apparaître, cliquez et commencez la saisie. Ce texte sera identique sur chaque étiquette.

        Remarque : Vous pouvez uniquement ajouter des champs de types de données suivants à l'aide de l'Assistant Étiquette : texte, Mémo, nombre, Date/heure, monétaire, Oui/Non, ou une pièce jointe. Pour ajouter des champs d'autres types de données, ouvrez l'état d'étiquette en mode Création après avoir terminé l'Assistant étiquette et puis utilisez le volet Liste de champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste de champs lors de l'état est ouvert en mode Création, appuyez sur ALT + F8.

        Dès lors que vous êtes satisfait de la disposition des champs sur l’étiquette, cliquez sur Suivant.

    5. Dans la page suivante, vous pouvez choisir les champs en fonction desquels vos étiquettes seront triées. Par exemple, vous pouvez choisir d’effectuer un tri par code postal dans le cas d’un publipostage à grande échelle. Sélectionnez les champs de tri souhaités dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Trier sur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

      Définition de l’ordre de tri dans l’Assistant Étiquette

    6. Dans la dernière page, attribuez un nom aux étiquettes, puis cliquez sur Terminer.

      Dernière page de l’Assistant Étiquette

      Si vous choisissez Afficher les étiquettes telles qu’elles seront imprimées dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquer sur l’étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière ou utiliser le contrôle de zoom dans la barre d’état.

      Commande de zoom

      Si vous choisissez Modifier la structure des étiquettes dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche l’état des étiquettes en mode Création.

      Remarque : Aperçu avant impression est le seul affichage dans lequel vous pouvez voir les colonnes que vous avez leur mise en page. Si vous affichez le rapport en mode État ou page, Access affiche toutes les données dans une seule colonne.

Personnaliser l’aspect de l’étiquette

Si les étiquettes résultantes n’ont pas l’aspect que vous attendiez, vous pouvez personnaliser leur mise en page en ouvrant l’état en mode Création et en apportant vos modifications. Lorsque vous travaillez sur des étiquettes, il est généralement plus facile d’utiliser le mode Création, car vous bénéficiez d’une plus grande précision en terme de mise en page. Pour apprécier les résultats des modifications que vous avez apportées en mode Création, passez en mode Aperçu avant impression.

Si Access affiche un message concernant n'ayant ne pas de suffisamment d'espace horizontal pour afficher les données

Ce message, qui s'affichent, est un effet secondaire des mesures du certaines étiquettes. En règle générale, il se produit lorsque les étiquettes sont très près les côtés gauche et droite de la feuille d'étiquettes. Cela peut entraîner l'Assistant pour spécifier certaines mesures qui se trouvent en dehors de la plage d'impression normale, qui à son tour causes le message s'affiche lorsque vous consultez ou imprimez les étiquettes.

Si vous êtes satisfait de l'alignement du texte sur les étiquettes, et vous ne recevez une page vierge toutes les autres pages, puis que vous souhaitiez laisser la conception du rapport en l'état et cliquez sur OK dans le message de chaque fois qu'elle apparaît. Dans le cas contraire, vous pouvez essayer d'ajuster certaines de ces options de mise en page, comme décrit dans la section suivante.

Si vos données ne s’alignent pas correctement sur les étiquettes

Dans bon nombre de cas, vous pouvez résoudre les problèmes mineurs de mise en page des étiquettes en effectuant des ajustements en mode Création. Vous pouvez déplacer les contrôles et ajuster la taille des étiquettes en modifiant la largeur ou la hauteur de la section Détail.

Pour passer en mode Création, avec le bouton droit de l'état dans le volet de Navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

Si vous devez modifier les marges ou l'espacement entre les étiquettes, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en Page en mode création :

  • Sous l'onglet Mise en Page, dans le groupe Mise en Page, cliquez sur colonnes.

    La boîte de dialogue Mise en Page s'affiche avec l'onglet colonnes sélectionné.

Onglet Colonnes de la boîte de dialogue Mise en page

Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte de dialogue Mise en page :

Section

Option

Description

Paramètres de la grille

Nombre de colonnes

Cette valeur doit être égale au nombre d’étiquettes présentes sur la page.

Espacement de lignes

Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace vertical entre les lignes des étiquettes.

Espacement de colonnes

Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace horizontal entre les colonnes des étiquettes.

Taille des colonnes

Largeur

Tenez compte du paramétrage des marges et de l’espacement de colonnes lors de la définition de cette valeur.

Vous pouvez vérifier et ajuster les marges en cliquant sur Options d’impression dans la boîte de dialogue Mise en page.

Hauteur

Permet d’ajuster la hauteur de chaque étiquette, si nécessaire.

Comme section Détail

Lorsque cette case à cocher est activée, la largeur et la hauteur des colonnes est identique à la largeur et la hauteur de la section Détail en mode Création.

Format des colonnes

Vers la bas, ensuite vers la droite

Si vous activez cette case d’option, les données de vos étiquettes s’impriment dans la première colonne, puis dans la deuxième, et ainsi de suite.

Vers la droite, ensuite vers le bas

Si vous activez cette case d’option, les données de vos étiquettes s’impriment sur la première ligne, puis sur la deuxième, et ainsi de suite.

Remarque : Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Mise en Page en mode Aperçu avant impression en cliquant sur colonnes sous l'onglet Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, vos modifications sont répercutées immédiatement dans l'aperçu avant impression.

Imprimer les étiquettes

  1. Ouvrez l’état dans n’importe quel mode d’affichage (ou sélectionnez l’état dans le volet de navigation).

  2. Sous l'onglet fichier, cliquez sur Imprimer, puis cliquez sur Imprimer.

    Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.

  3. Sélectionnez les options appropriées telles que le choix de l'imprimante, la plage d'impression et le nombre de copies.

  4. Cliquez sur OK.

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Imprimer des données Access à l'aide de l'Assistant Fusion et publipostage dans Microsoft Word

Si vos adresses sont stockées dans Access mais que vous souhaitez les exporter dans Word pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de fusion et publipostage pour mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l’Assistant Fusion et publipostage de Word.

Remarque : Cette procédure s'applique uniquement aux bases de données client ; la commande Fusionner Word n'est pas disponible pour les bases de données web.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête qui contient les données à imprimer.

  2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Fusion avec Word.

  3. Dans la boîte de dialogue Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word, si vous avez déjà créé un document et que vous souhaitez lier vos données, cliquez sur Attacher vos données à un document Microsoft Word existant. Dans le cas contraire, cliquez sur créer un document et puis lier les données à celle-ci.

  4. Cliquez sur OK.

    Si vous choisissez Attacher vos données à un document Microsoft Word existant, la boîte de dialogue Sélectionnez le document Microsoft Word s’ouvre. Sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. Le document s’ouvre alors dans Word.

    Si vous choisissez de créer un nouveau document, Word s’ouvre en affichant un document vierge.

  5. Dans Word, suivez les instructions dans le volet fusion et publipostage. Lorsque vous arrivez à l'étape 3 sur le processus de fusion et publipostage Word (sélection des destinataires), la source de données que vous avez choisi à l'étape 1 de cette procédure sera déjà être sélectionnée.

    Pour plus d'informations sur l'Assistant Fusion et publipostage Word, consultez l'aide de Word.

Remarque : Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que soit leur emplacement de stockage. À partir de Word, vous pouvez vous connecter à des listes d’adresses stockées dans divers programmes, tels que Microsoft Excel, Outlook et Access. Au demeurant, si vous ne disposez pas de liste d’adresses, vous pouvez en créer une dans Word et imprimer des étiquettes. Pour plus d’informations, voir l’aide de Word.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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