Création d’une règle

Une règle est une action effectuée automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions spécifiées. Les règles vous aident à rester organisé. Par exemple, vous pouvez créer des règles pour classer automatiquement les messages dans des dossiers ou leur attribuer une catégorie.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

Créer rapidement une règle sur la base de l’expéditeur ou du destinataire d’un message

Un type de règle courant permet d’indiquer à Outlook de déplacer des messages vers un dossier en fonction de l’expéditeur ou du destinataire. Par exemple, une règle peut avoir pour effet de déplacer tous les messages provenant de « Thomas Bellefeuille » vers un dossier intitulé « Messages de Thomas ». Un raccourci permet de créer ce genre de règles à partir d’un message existant.

Conseil   Si vous recevez des messages d’un groupe de contacts (également appelé liste de distribution), vous pouvez créer une règle qui déplace automatiquement les messages envoyés au groupe vers un dossier.

  1. Dans la liste des messages, cliquez sur un message dont vous voulez utiliser l’expéditeur ou le destinataire pour créer une règle.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Règles, puis Déplacer les messages provenant de (nom de l’expéditeur) ou Déplacer les messages adressés à (nom du destinataire).

    Onglet Accueil, groupe 4

  3. Dans la zone de recherche du dossier, commencez à taper le nom du dossier vers lequel déplacer les messages.

  4. Lorsque le dossier apparaît, cliquez dessus et sélectionnez Choisir, puis OK.

    Remarques   

    • Si vous avez un Compte Microsoft Exchange géré par Microsoft Exchange Server 2010 ou version ultérieure, la règle est automatiquement enregistrée sur le serveur Exchange. Pour plus d’informations, voir Règles serveur et règles Sur mon ordinateur.

    • Si vous créez plusieurs règles, Outlook les exécute dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la fenêtre Règles. Pour plus d’informations sur la réorganisation, voir Modifier une règle.

    • Avant d’exécuter des règles sur les messages, Outlook applique d’abord les règles du Gestionnaire de listes de diffusion, puis les règles de protection contre le courrier indésirable. Les règles normales sont appliquées en dernier. Elles sont toutefois appliquées aux messages même s’ils se trouvent dans la catégorie Courrier indésirable. Pour plus d’informations sur les règles du Gestionnaire de listes de diffusion, voir Organiser les messages des listes de diffusion.

Créer une règle basée sur un message existant

Lorsque vous créez une règle à partir d’un message existant, l’expéditeur, le destinataire et l’objet sont automatiquement renseignés dans les instructions de la règle.

  1. Dans la liste des messages, cliquez sur le message à partir duquel créer une règle.

  2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Règles, puis Créer une règle.

    Onglet Accueil, groupe 4

  3. Sous À l’arrivée d’un nouveau message, modifiez les critères selon vos besoins.

    Pour supprimer un des critères, cliquez sur Bouton Supprimer un critère de recherche. Pour ajouter des critères supplémentaires, cliquez sur Bouton Ajouter un critère de recherche.

  4. Sous Effectuer les opérations suivantes, spécifiez les actions à effectuer.

  5. Cliquez sur OK.

    Remarques   

    • Si vous avez un Compte Microsoft Exchange géré par Microsoft Exchange Server 2010 ou version ultérieure, la règle est automatiquement enregistrée sur le serveur Exchange. Pour plus d’informations, voir Règles serveur et règles Sur mon ordinateur.

    • Si vous créez plusieurs règles, Outlook les exécute dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la fenêtre Règles. Pour plus d’informations sur la réorganisation, voir Modifier une règle.

    • Avant d’exécuter des règles sur les messages, Outlook applique d’abord les règles du Gestionnaire de listes de diffusion, puis les règles de protection contre le courrier indésirable. Les règles normales sont appliquées en dernier. Elles sont toutefois appliquées aux messages même s’ils se trouvent dans la catégorie Courrier indésirable. Pour plus d’informations sur les règles du Gestionnaire de listes de diffusion, voir Organiser les messages des listes de diffusion.

Créer une règle personnalisée

Au lieu de créer une règle à partir d’un message existant, vous pouvez créer une règle personnalisée en fonction des critères de votre choix. Vous devez créer une règle personnalisée si vous avez un compte géré par Microsoft Exchange Server 2010 ou version ultérieure et souhaitez enregistrer la règle sur votre ordinateur. (Si vous créez la règle à partir d’un message existant, les règles associées à un compte géré par Microsoft Exchange Server 2010 ou version ultérieure sont enregistrées sur le serveur Exchange, et non sur votre ordinateur.)

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles.

  2. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Règles, effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour

Procédez comme suit

Créer une règle qui s’exécute sur votre ordinateur pendant qu’Outlook est ouvert

Sous SUR MON ORDINATEUR, cliquez sur le type de compte.

Créer une règle qui s’exécute sur le serveur Exchange (cette option est disponible uniquement pour les comptes gérés par Microsoft Exchange Server 2010 ou version ultérieure)

Sous SERVEURS EXCHANGE, cliquez sur le nom du compte.

Si vous ne connaissez pas votre type de compte

  1. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Afficher tout, puis sous Paramètres personnels, cliquez sur Comptes.

  2. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Comptes, cliquez sur le compte. Le type de compte apparaît sous la description. Dans cet exemple, le compte est un compte POP.Indicateur de type de compte

  3. Pour revenir à la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Afficher tout puis, sous Courrier, cliquez sur Règles.

  1. Cliquez sur Ajouter  Ajouter.

  2. Dans la zone Nom de la règle, tapez le nom de la règle.

  3. Sous À l’arrivée d’un nouveau message, dans le menu contextuel de gauche, cliquez sur le type d’informations que vous voulez identifier.

    Pour la plupart des critères, vous ajoutez des menus contextuels et zones de textes de gauche à droite. Par exemple, pour identifier tous les messages envoyés par des collègues, vous pourriez définir le critère « De » « Contient » « @alpineskihouse.com ».

    Si vous voulez séparer plusieurs critères par « ou »

    Pour les règles enregistrées sur le serveur Exchange, procédez comme suit :

    1. Dans le menu contextuel des critères le plus à gauche, sélectionnez un champ contenant du texte, par exemple De, Destinataires ou Objet.

    2. En allant vers la droite, dans le deuxième menu contextuel, sélectionnez Contient.

    3. Cliquez sur Ajouter des termes de recherche et, dans la liste de recherche, cliquez sur Ajouter  Ajouter pour chaque terme.

      Remarque   Pour les règles enregistrées sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser le menu contextuel situé au-dessus du critère pour sélectionner Si l’un des critères est satisfait ou d’autres options.

  4. Pour supprimer un des critères, cliquez sur Bouton Supprimer un critère de recherche. Pour ajouter des critères supplémentaires, cliquez sur Bouton Ajouter un critère de recherche.

  5. Sous Effectuer les opérations suivantes, spécifiez les actions à effectuer.

  6. Cliquez sur OK.

    Remarques   

    1. Avec un Compte Microsoft Exchange géré par Microsoft Exchange Server 2007, vous ne pouvez pas utiliser Outlook pour Mac pour modifier ou créer des règles enregistrées sur le serveur Exchange (par exemple, les règles que vous avez créées dans Outlook pour Windows). Les règles que vous créez dans Outlook pour Mac sont enregistrées sur votre ordinateur et exécutées sur les messages uniquement lorsqu’elles sont synchronisées avec Outlook pour Mac. Pour plus d’informations, voir Server-based rules versus On My Computer rules (Règles serveur et règles sur mon ordinateur).

    2. Si vous créez plusieurs règles, Outlook les exécute dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la fenêtre Règles. Pour plus d’informations sur la réorganisation, voir Modifier une règle.

    3. Avant d’exécuter des règles sur les messages, Outlook applique d’abord les règles du Gestionnaire de listes de diffusion, puis les règles de protection contre le courrier indésirable. Les règles normales sont appliquées en dernier. Elles sont toutefois appliquées aux messages même s’ils se trouvent dans la catégorie Courrier indésirable. Pour plus d’informations sur les règles du Gestionnaire de listes de diffusion, voir Organiser les messages des listes de diffusion.

Voir aussi

Activer ou désactiver les réponses d’absence du bureau

Modifier une règle

Créer des dossiers supplémentaires dans le volet de navigation

La règle que j’ai créée ne fonctionne pas

Règles serveur et règles Sur mon ordinateur

S’applique à : Outlook for Mac 2011



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