Créer une source de données pour une opération de fusion et publipostage

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vos informations ne sont pas déjà organisées dans un format de fichier de source de données que Microsoft Office Publisher peut utiliser, vous pouvez créer une source de données à utiliser pour votre publipostage ou fusion de messagerie. Une source de données peut seulement contenir une liste de noms et adresses ou il peut également inclure des chemins d'accès à des images, des numéros de pièces de produit, des codes-barres postaux, un historique d'achat client et diverses données supplémentaires que vous souhaitez utiliser dans un publipostage ou une fusion de messagerie.

Dans cet article

La structure d’une source de données

Créer une source de données de liste adresses pour un publipostage

La structure d'une source de données

Avant de créer la source de données, déterminez les types d'informations que vous souhaitez inclure dans la composition fusionnée finale. Veillez à structurer le fichier source de données de manière à ce qu'il contienne toutes les données nécessaires à la fusion.

La première ligne de votre source de données, la ligne d'en-tête dans le tableau suivant répertorie les noms de colonne. Ces noms de colonne sont les noms des champs de données que vous insérez dans votre publipostage ou composition de fusion de messagerie en tant qu'espaces réservés pour les données texte ou image.

Sous la ligne d'en-tête, les colonnes de données, ou champs de données, contiennent les informations spécifiques qui s'afficheront à la place du champ de fusion associé. Chaque ligne, ou enregistrement de votre tableau sous la ligne d'en-tête répertorie un ensemble complet d'informations pour chaque enregistrement.

Les colonnes d'une feuille de calcul Excel correspondent aux champs d'une composition de carte postale

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Créer une source de données liste d'adresses pour une opération de fusion et publipostage

Vous pouvez utiliser Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook, ou Microsoft Office Outlook avec Business Contact Manager afin de créer une liste d'adresses pour un projet de fusion et publipostage. Après avoir créé et enregistré cette liste, vous pouvez la réutiliser à l'occasion d'autres projets de fusion et publipostage.

Boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage

Utiliser Publisher pour créer une liste d'adresses

  1. Ouvre une composition.

  2. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Créer une liste d'adresses.

  3. Pour personnaliser les colonnes dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses, cliquez sur Personnaliser les colonnes, puis effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter. Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, tapez un nom pour le nouveau champ, puis cliquez sur OK.

    • Pour supprimer un champ, sélectionnez un nom de champ dans la liste Noms de champs, puis cliquez sur Supprimer.

    • Pour renommer un champ, sélectionnez un nom de champ dans la liste Noms de champs, puis cliquez sur Renommer. Dans la boîte de dialogue Renommer le champ, tapez un nouveau nom dans la zone En :, puis cliquez sur OK.

      Après avoir personnalisé tous les champs que vous souhaitez, cliquez sur OK.

  4. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses, dans la première ligne vide, tapez les informations relatives à la première entrée dans les champs correspondants.

    Si vous envisagez de fusionner des photos dans la composition finale, vous devez taper le nom de fichier ou le chemin de chaque fichier image à utiliser dans le champ de colonne ou de données approprié de chaque enregistrement. Exécutez l'une des procédures suivantes :

    • Si vous enregistrez vos fichiers image et la source de données dans le même dossier, tapez le nom de fichier de l'image correspondante. Par exemple, tapez premièrephoto.jpg.

    • Si vous avez enregistré vos fichiers image dans un autre dossier à partir de la source de données, tapez le chemin d’accès complet de l’image correspondante. Par exemple, tapez C:\Documents and Settings\nom_utilisateur\Mes publics\mes images\Projet Catalogue\premièrephoto.jpg.

    • Si vous avez enregistré les fichiers image dans un sous-dossier du dossier qui contient la source de données, tapez le chemin d'accès partiel de l'image correspondante. Par exemple, si le dossier de données contient un sous-dossier Images, tapez \Images\premièrephoto.jpg.

  5. Une fois que vous avez tapé les informations sur la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée, ou appuyez sur la touche TAB..

  6. Répétez les étapes 4 et 5 jusqu'à ce que toutes les entrées aient été définies.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une liste d'adresses, tapez un nom pour votre liste d'adresses dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

    Par défaut, la liste d'adresses est enregistrée dans le dossier Mes sources de données. Il est conseillé de conserver la liste d'adresses à cet endroit car c'est le dossier par défaut dans lequel Publisher recherche les sources de données. Si vous enregistrez votre fichier source de données à un autre endroit que dans le dossier Mes sources de données, vous devrez parcourir les dossiers pour le localiser lorsque vous vous connectez à une source de données pendant une fusion.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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