Créer une source de données pour le publipostage

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Word peut extraire des données à partir d’une variété de sources de données pour effectuer le publipostage. Comme une partie de la suite Microsoft Office Word, Word accepte facilement des données à partir d’Outlook, Excel et Access. Il peut accepter des données provenant d’autres sources, y compris les pages web, ouvrez le document texte fichiers et les fichiers de données délimité stockés en tant que texte brut. Également si vous n’avez pas une source de données existante, vous pouvez facilement créer une source de données à partir de Word.

Sources de données pour le publipostage

Voici quelques exemples de sources de données que vous pouvez utiliser pour le publipostage dans Word.

  • Feuille de calcul Excel

    Feuille de calcul Excel fonctionne bien comme source de données pour le publipostage si toutes les données se trouve sur une feuille et les données sont formatées également, afin qu’il puisse être lu correctement avec Word. Pour plus d’informations, voir préparer votre source de données Excel pour le publipostage

  • Liste des contacts Outlook

    Vous pouvez récupérer des informations de contact directement à partir de votre liste des contacts Outlook à Word, voir Exporter les éléments Outlook .

  • Liste des Contacts Apple

    Vous pouvez exporter des contacts de Apple dans une feuille de calcul Excel et utiliser en tant que votre liste de diffusion pour le publipostage.

  • Base de données FileMaker Pro

    Importer des données à partir de la source de données FileMaker Pro avant de l’utiliser pour effectuer le publipostage.

  • Fichiers RTF

    Vous pouvez utiliser n’importe quel fichier texte qui comporte des champs de données séparés (ou délimités) par tabulation caractères ou des virgules et des données des enregistrements séparés par des marques de paragraphe.

Une liste de diffusion peuvent être créée dans Word pour l’envoi de courrier en nombre pendant le processus de fusion et publipostage.

  1. Dans le menu affichage, cliquez surMode page.

  2. Dans la barre d’outils Standard, sélectionnezNouveau   Bouton Nouveau document .

    Ce document vierge vous permet de créer une source de données.

  3. Dans le menu Outils, cliquez surGestionnaire de fusion et publipostage.

  4. Sous 1. Sélectionnez le Type de Document, sélectionnez Créer un nouveau, puis de lettres.

  5. Sous 2. Sélectionnez la liste de destinataires, sélectionnez Afficher la liste, puis Nouvelle Source de données.

  6. Dans la zone noms de champs dans la ligne d’en-tête, cliquez sur les noms des champs que vous ne souhaitez pas inclure dans votre source de données, choisissezSupprimer un nom de champ, puis sélectionnezOK.

  7. Tapez un nom et choisissez un emplacement pour votre source de données et puis cliquez sur Enregistrer.

    Notez l’emplacement où vous enregistrez la source de données. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  8. Dans la boîte de dialogue Formulaire de données, saisissez les données d’un enregistrement de données (par exemple, prénom du destinataire dans Prénom, nom dans Nom, numéro et rue dans Addresse1, etc.).

    Remarque : Ne saisissez rien dans les champs que vous voulez laisser vierges.

  9. Après avoir rempli dans les zones d’un enregistrement, cliquez sur Ajouter nouveau.

  10. Répétez les étapes 8 et 9 pour chaque enregistrement souhaité.

  11. Après avoir ajouté tous les enregistrements que vous voulez, cliquez sur OK.

    Conseil : Pour revenir à la boîte de dialogue Formulaire de données plus tard, dans le Gestionnaire de fusion et publipostage, sous 2. Sélectionnez la liste de destinataires, sélectionnez Modifier la Source de données   Bouton Modifier la source de données .

  12. Dans le menu fichier, cliquez sur Fermer.

  13. Pour enregistrer la source de données, cliquez surEnregistrer.

  14. Pour fermer le document vierge ouvert, cliquez sur Ne pas enregistrer.

Chaque colonne de votre feuille de calcul Excel contient une catégorie d’informations ou un champ de données (par exemple, nom, adresse, ville et code postal). La première ligne, appelée enregistrement d’en-tête, contient les noms de champs de données. Chacune des lignes suivantes contient un enregistrement, tel que le nom et l’adresse d’une personne.

Remarque : Plus tard, lorsque vous créerez les étiquettes, utilisez les champs dans les en-têtes pour indiquer l’emplacement des données.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Dans la première ligne de la feuille, tapez un fichier d’en-tête pour vos adresses.

    Par exemple, tapez Nom dans la première ligne, Adresse dans la deuxième colonne, Ville dans la troisième colonne, tapez État dans la quatrième colonne et Code postal dans la cinquième colonne, de sorte que votre feuille Excel ressemble à la suivante :

    Feuille Excel contenant des enregistrements d'en-tête

  3. Dans la deuxième ligne, tapez le nom et l’adresse d’un destinataire.

    Ajoutez autant de lignes d’adresses que vous le voulez. Votre feuille Excel devrait ressembler à la suivante :

    Feuille Excel contenant des adresses postales

  4. Cliquez sur Enregistrer   Bouton Enregistrer .

  5. Tapez un nom pour le classeur (par exemple, adresses).

    Souvenez-vous de l’emplacement où vous enregistrez la feuille. Il faudra vous en souvenir plus tard.

  6. Fermez le classeur Excel contenant la liste des destinataires.

    Si vous ne fermez pas le classeur Excel contenant votre liste ou si vous l’ouvrez de nouveau avant la fin de la fusion, vous ne pourrez pas terminer la fusion.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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