Créer une requête Sélection simple

Pour sélectionner des données spécifiques à partir d’une ou plusieurs sources, vous pouvez utiliser une requête Sélection. Une requête Sélection vous permet de ne récupérer que les données souhaitées et vous aide à combiner les données de plusieurs sources de données. Vous pouvez utiliser des tables et d’autres requêtes Sélection comme sources de données pour une requête Sélection. Cette rubrique offre une vue d’ensemble des requêtes Sélection et décrit la procédure de création d’une requête Sélection, à l’aide de l’Assistant Requête ou dans mode Création.

Si vous souhaitez utiliser l’exemple de base de données Northwind pour mieux comprendre le fonctionnement des requêtes, consultez l’article Présentation des requêtes.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Utiliser l’Assistant Requête pour créer une requête Sélection

Créer une requête en utilisant le mode Création

Créer une requête Sélection dans une application web Access

Vue d’ensemble

Lorsque vous cherchez à utiliser des données, vous souhaitez rarement utiliser toutes les données d’une table. Par exemple, lorsque vous voulez utiliser les données d’une table Contacts, vous cherchez généralement à consulter un enregistrement spécifique ou simplement un numéro de téléphone. Vous pouvez chercher à combiner les données de plusieurs tables (par exemple, combinaison des informations sur les clients et des informations sur les commandes). Pour sélectionner les données que vous voulez utiliser, vous devez utiliser une requête Sélection.

Une requête Sélection est un objet de base de données qui affiche des informations dans mode Feuille de données. Une requête ne stocke pas de données. Elle affiche les données stockées dans des tables. Une requête peut afficher les données d’une ou plusieurs tables, d’autres requêtes ou d’une combinaison des deux.

Avantages de l’utilisation d’une requête

Une requête permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Afficher les données des seuls champs qui vous intéressent. Lorsque vous ouvrez une table, tous les champs apparaissent. Une requête permet d’enregistrer une sélection de champs.

    Remarque : Une requête pointe uniquement vers des données. Elle ne stocke pas de données. Lorsque vous enregistrez une requête, vous n’enregistrez pas une copie des données.

  • Combiner les données de plusieurs sources de données. En général, une table affiche uniquement les données qu’elle stocke. Une requête vous permet de choisir des champs de différentes sources et de spécifier la façon dont les informations doivent être combinées.

  • Utiliser des expressions en tant que champs. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction Date en tant que champ, ou la fonction Format avec un champ pour contrôler la façon dont les données du champ sont mises en forme dans les résultats de la requête.

  • Afficher les enregistrements correspondant aux critères que vous spécifiez. Lorsque vous ouvrez une table, tous les enregistrements apparaissent. Une requête permet d’enregistrer une sélection d’enregistrements.

Étapes de base pour la création d’une requête Sélection

Vous pouvez créer une requête Sélection à l’aide de l’Assistant Requête ou en utilisant le mode Création. Certains éléments de conception ne sont pas disponibles lorsque vous utilisez l’Assistant. Vous pouvez tout de même les ajouter plus tard en mode Création. Bien que les deux méthodes soient légèrement différentes, les étapes de base sont essentiellement les mêmes :

  1. Sélectionnez les tables ou requêtes que vous voulez utiliser en tant que sources de données.

  2. Spécifiez les champs que vous voulez inclure à partir des sources de données.

  3. Vous pouvez également spécifier des critères pour limiter les enregistrements renvoyés par la requête.

Une fois que vous avez créé une requête Sélection, vous devez l’exécuter pour afficher les résultats. Pour exécuter une requête Sélection, vous devez l’ouvrir en mode Feuille de données. Si vous enregistrez la requête, vous pouvez la réutiliser quand vous le souhaitez (par exemple, en tant que source de données pour un formulaire, un état ou une autre requête).

Utiliser l’Assistant Requête pour créer une requête Sélection

Vous pouvez utiliser l’Assistant Requête pour créer automatiquement une requête Sélection. Lorsque vous utilisez l’Assistant, vous avez moins de contrôle sur les détails de la création des requêtes. Toutefois, celles-ci sont généralement créées plus rapidement que si vous n’aviez pas utilisé l’Assistant. En outre, l’Assistant peut détecter certaines erreurs de conception simples et vous inviter à effectuer une autre action.

Avant de commencer

Si vous utilisez des champs de sources de données sans lien les uns avec les autres, l’Assistant Requête vous demande si vous voulez créer des relations. L’Assistant ouvre la fenêtre Relations automatiquement, mais vous devez redémarrer l’Assistant si vous modifiez des relations. Par conséquent, avant d’exécuter l’Assistant, vous pouvez créer toutes les relations dont votre requête a besoin.

Pour plus d’informations sur la création des relations entre les tables, voir l’article Guide pour les relations entre tables.

Utiliser l’Assistant Requête

  1. Dans l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Assistant Requête. Remarque : si vous utilisez Access 2007, cliquez sur Créer > Autres > Assistant Requête.

    Deux options sont disponibles dans le groupe Requêtes du ruban Access : Assistant Requête et Création de requête
  2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant Requête simple, puis sur OK.

  3. Vous pouvez ensuite ajouter les champs. Vous pouvez ajouter jusqu’à 255 champs issus de 32 tables ou requêtes au maximum.

    Pour chaque champ, effectuez ces deux étapes :

    1. Sous Tables/requêtes, cliquez sur la table ou la requête qui contient le champ.

    2. Sous Champs disponibles, double-cliquez sur le champ pour l’ajouter à la liste Champs sélectionnés. Si vous voulez ajouter tous les champs à votre requête, cliquez sur le bouton avec les doubles flèches vers la droite (>>).

    3. Lorsque vous avez ajouté tous les champs souhaités, cliquez sur Suivant.

      Dans la boîte de dialogue Assistant Requête simple, sélectionnez les champs que vous voulez utiliser.
  4. Si vous n’avez ajouté aucun champ numérique (champs qui contiennent des données numériques), passez à l’étape 9. Si vous avez ajouté des champs numériques, l’Assistant vous demande si vous voulez que la requête renvoie des informations détaillées ou un résumé des données.

    Effectuez l’une des opérations suivantes :

    1. Si vous souhaitez afficher des enregistrements individuels, cliquez sur Détails, puis sur Suivant. Passez à l’étape 9.

    2. Pour afficher un résumé de données numériques telles que des moyennes, cliquez sur Résumé, puis sur Options de synthèse.

      Sélectionnez Détails ou Résumé dans la boîte de dialogue Assistant Requête simple
  5. Dans la boîte de dialogue Options de synthèse, spécifiez les champs que vous voulez résumer et la manière dont vous voulez procéder. Seuls les champs numériques apparaissent.

    Pour chaque champ numérique, choisissez l’une des fonctions suivantes :

    1. Somme    La requête renvoie la somme de toutes les valeurs du champ.

    2. Moy    La requête renvoie la moyenne de toutes les valeurs du champ.

    3. Min    La requête renvoie la plus petite valeur du champ.

    4. Max    La requête renvoie la plus grande valeur du champ.

    Sélectionnez le mode de calcul des valeurs de synthèse dans la boîte de dialogue Options de synthèse
  6. Si vous souhaitez que les résultats de la requête incluent un décompte des enregistrements dans une source de données, activez la case à cocher Compter les enregistrements dans Nom de la source de données appropriée.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de synthèse.

  8. Si vous n’avez pas ajouté de champ Date/heure à la requête, passez à l’étape 9. Si vous avez ajouté un champ Date/heure à la requête, l’Assistant Requête vous invite à préciser la manière dont vous voulez regrouper les valeurs de date. Supposons que vous ayez ajouté un champ numérique (« Prix ») et un champ Date/Heure (« Heure_transaction ») à la requête, puis spécifié dans la boîte de dialogue Options de synthèse que vous voulez afficher la valeur moyenne du champ numérique « Prix ». Comme vous avez inclus un champ Date/heure, vous pouvez calculer des valeurs de synthèse pour chaque valeur Date/heure unique, pour chaque jour, pour chaque mois, pour chaque trimestre ou pour chaque année.

    Sélectionnez la façon dont vous voulez regrouper les dates dans votre requête dans la boîte de dialogue Assistant Requête simple

    Sélectionnez la période que vous voulez utiliser pour regrouper les valeurs de date et d’heure, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque : En mode Création, vous pouvez utiliser une expression pour effectuer un regroupement sur la période de votre choix, mais l’Assistant offre uniquement ces choix.

  9. Sur la dernière page de l’Assistant, donnez un titre à la requête, spécifiez si vous voulez ouvrir ou modifier la requête, puis cliquez sur Terminer.

    Si vous choisissez d’ouvrir la requête, la requête affiche les données sélectionnées en mode Feuille de données. Si vous choisissez de modifier la requête, la requête s’ouvre en mode Création.

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Créer une requête en utilisant le mode Création

Vous pouvez utiliser le mode Création pour créer manuellement une requête Sélection. L’utilisation du mode Création offre un contrôle plus étroit sur les détails de la création des requêtes, mais prête à davantage d’erreurs de conception et peut prendre plus de temps que l’utilisation de l’Assistant.

Créer une requête

Étape 1 : ajouter des sources de données

Étape 2 : joindre des sources de données liées

Étape 3 : ajouter des champs de destination

Étape 4 : spécifier des critères

Étape 5 : résumer des données

Étape 6 : afficher les résultats

Étape 1 : ajouter des sources de données

Lorsque vous utilisez le mode Création, vous utilisez la boîte de dialogue Afficher la table pour ajouter des sources de données, aussi ajoutez-vous les sources de données et les champs en plusieurs étapes. Toutefois, vous pouvez toujours ajouter d’autres sources de données plus tard si vous le souhaitez.

  1. Dans l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête. Remarque : si vous utilisez Access 2007, cliquez sur Créer > Autres > Création de requête.

    Deux options sont disponibles dans le groupe Requêtes du ruban Access : Assistant Requête et Création de requête
  2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, dans les onglets Tableaux, Requêtes ou Les deux, double-cliquez sur chaque source de données que vous voulez utiliser ou sélectionnez chaque source de données, puis cliquez sur Ajouter.

    Boîte de dialogue Afficher la table dans Access, avec les noms des tables affichés
  3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

Jointures automatiques

Lorsque vous ajoutez les sources de données, si les sources ont déjà des relations définies entre elles, celles-ci sont automatiquement ajoutées à la requête sous forme de jointures. Les jointures spécifient le mode de combinaison des données provenant de sources liées. Access crée automatiquement une jointure entre deux tables si leurs champs présentent des types de données compatibles et qu’un champ correspond à une clé primaire.

Vous souhaiterez peut-être ajuster les jointures créées par Access. Access détermine le type de jointure à créer en fonction de la relation représentée par la jointure. Si Access crée une jointure, mais qu’il n’existe aucune relation définie, Access crée une jointure interne.

Si Access crée automatiquement les jointures correctes lorsque vous ajoutez les sources de données, vous pouvez passer à l’étape 3 : ajouter des champs de destination.

Utiliser la même source de données à plusieurs reprises

Vous pouvez parfois joindre deux copies de la même table ou requête (jointure réflexive). Ce type de jointure permet de combiner des enregistrements de la même table lorsqu’il existe des valeurs correspondantes dans les champs joints. Par exemple, supposons que vous ayez une table Employés dans laquelle le champ Responsable de chaque enregistrement d’employé affiche l’ID du responsable au lieu de son nom. Vous pouvez utiliser une jointure réflexive pour afficher le nom du responsable dans chaque enregistrement d’employé à la place.

Lorsque vous ajoutez une source de données une deuxième fois, Access ajoute _1 au nom de la deuxième instance. Par exemple, si vous ajoutez la table Employés à deux reprises, la deuxième instance serait nommée Employés_1.

Étape 2 : joindre des sources de données liées

Si les sources de données que vous ajoutez à une requête ont déjà des relations, Access crée automatiquement une jointure interne pour chaque relation. Si l’intégrité référentielle est appliquée, Access affiche également un « 1 » au-dessus de la ligne de jointure pour indiquer la table qui se trouve du côté « un » d’une relation un-à-plusieurs et le symbole infini () pour indiquer la table qui se trouve du côté « plusieurs ».

Si vous ajoutez des requêtes à votre requête et que vous n’avez pas créé de relations entre elles, Access ne crée pas automatiquement de jointures entre ces requêtes, ou entre les requêtes et les tables qui ne sont pas liées. Si Access ne crée pas de jointures lorsque vous ajoutez des sources de données, vous devez généralement les ajouter vous-même. Les sources de données qui ne sont pas associées à une autre source de données peuvent poser des problèmes avec les résultats de requête.

Vous pouvez également modifier le type d’une jointure (jointure interne en jointure externe) afin que votre requête inclue plus d’enregistrements.

Ajouter une jointure

  • Pour ajouter une jointure, faites glisser un champ d’une source de données vers un champ correspondant dans une autre source de données.

    Access affiche une ligne entre les deux champs pour indiquer qu’une jointure a été créée.

    Ligne de jointure en mode Création de requête
    Une ligne de jointure (entourée en rouge).

Modifier une jointure

  1. Double-cliquez sur la jointure que vous voulez modifier.

    La boîte de dialogue Propriétés de la jointure apparaît.

    Boîte de dialogue Propriétés de la jointure
    Boîte de dialogue Propriétés de la jointure. Notez que le nom des tables dans la boîte de dialogue change pour refléter les tables réelles concernées.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la jointure, passez en revue les trois options.

  3. Cliquez sur l’option que vous voulez utiliser, puis sur OK.

Une fois les jointures prêtes, vous ajoutez des champs de destination (champs incluant les données souhaitées dans les résultats de la requête).

Étape 3 : ajouter des champs de destination

Vous pouvez facilement ajouter un champ à partir des sources de données que vous avez ajoutées à l’étape 1.

  • Pour ajouter un champ, faites glisser le champ à partir d’une source de données dans le volet supérieur de la fenêtre de création de requête jusqu’à la ligne Champ de la grille de création, dans le volet inférieur de la fenêtre de création de requête.

    Lorsque vous ajoutez un champ de cette façon, Access renseigne automatiquement la ligne Table de la grille de création pour refléter la source de données du champ.

    Conseil : Si vous voulez ajouter rapidement tous les champs à la ligne Champ de la grille de création de requête, double-cliquez sur le nom de la table ou de la requête dans le volet supérieur pour sélectionner tous les champs de cette source, puis faites-les tous glisser vers la grille de création en même temps.

Utiliser une expression comme champ de destination

Si vous voulez effectuer des calculs ou utiliser une fonction pour générer le résultat de la requête, vous pouvez utiliser une expression comme champ de destination. Une expression peut utiliser les données d’une source de données de requête, ainsi que des fonctions telles que Format ou DansChaîne, et peut également contenir des constantes et des opérateurs arithmétiques.

  1. Dans une colonne vide de la grille de création de requête, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.

  2. Dans la zone Zoom, tapez ou collez votre expression. Faites précéder votre expression du nom que vous voulez utiliser pour le résultat de l’expression, suivi de deux-points. Par exemple, si vous voulez nommer l’expression « Dernière mise à jour », vous devez commencer votre expression par Dernière mise à jour:.

    Remarque : Vous pouvez effectuer diverses opérations à l’aide des expressions. Une explication détaillée des expressions dépasse le cadre de cet article. Pour plus d’informations sur la création d’une expression, voir Créer une expression.

Étape 4 : spécifier des critères

Cette étape est facultative.

Les critères permettent de limiter les enregistrements renvoyés par votre requête, selon que les valeurs de champ correspondent aux critères que vous spécifiez.

Spécifier les critères d’un champ de destination

  1. Dans la grille de création de requête, dans la ligne Critères du champ qui contient les valeurs que vous voulez limiter, tapez une expression que les valeurs de champ doivent satisfaire pour être incluses dans vos résultats. Par exemple, si vous voulez limiter une requête de telle sorte que seuls les enregistrements pour lesquelles la valeur du champ Ville est Orléans, tapez Orléans dans la ligne Critères sous ce champ.

    Pour consulter des exemples de critères de requête pour différents types de données, voir l’article Exemples de critères de requête.

  2. Vous pouvez spécifier d’autres critères dans la ligne Ou, sous la ligne Critères.

    Si vous spécifiez d’autres critères, une valeur de champ peut correspondre aux critères répertoriés et être incluse dans les résultats de la requête.

Plusieurs critères de champ

Vous pouvez utiliser des critères avec plusieurs champs. Dans ce cas, tous les critères dans une ligne Critères ou Ou donnée doivent être vérifiés pour que l’enregistrement soit inclus.

Spécifier des critères à l’aide d’un champ que vous ne voulez pas utiliser en résultat

Vous pouvez ajouter un champ à la conception de votre requête et ne pas inclure les données du champ dans le résultat de la requête. Vous pouvez procéder ainsi si vous voulez utiliser les valeurs du champ pour limiter les résultats de la requête, sans toutefois les afficher.

  1. Ajoutez le champ à la grille de création.

  2. Désactivez la case à cocher dans la ligne Afficher du champ.

  3. Spécifiez les critères comme vous le feriez pour un champ de destination.

Étape 5 : résumer des données

Cette étape est facultative.

Vous pouvez résumer des données, en particulier si celles-ci sont numériques. Par exemple, vous cherchez à déterminer le prix moyen ou le total des ventes.

Pour résumer les données dans une requête, vous pouvez utiliser la ligne Total. Par défaut, la ligne Total n’apparaît pas en mode Création.

  1. Après avoir ouvert la requête en mode Création, dans l’onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

    Access affiche la ligne Total dans la grille de création de requête.

  2. Pour chaque champ que vous voulez résumer, sélectionnez la fonction à utiliser dans la liste de la ligne Total. Les fonctions disponibles dépendent du type de données du champ.

    Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de la ligne Total dans les requêtes, voir l’article Additionner ou compter des valeurs dans une feuille de données à l’aide d’une ligne Total.

Étape 6 : afficher les résultats

Pour afficher les résultats de la requête, dans l’onglet Créer, cliquez sur Exécuter. Access affiche les résultats de votre requête en mode Feuille de données.

Pour apporter d’autres modifications à la requête, cliquez sur Accueil > Affichage > Mode Création pour revenir au mode Création.

Modifiez vos champs, expressions ou critères et relancez la requête jusqu’à ce qu’elle renvoie les données souhaitées.

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Créer une requête Sélection dans une application web Access

La procédure de création d’une requête Sélection dans une application web Access est identique à la procédure ci-dessus pour les bases de données de bureau, mais des étapes supplémentaires sont nécessaires pour afficher les résultats de la requête dans votre navigateur.

Important    Microsoft ne recommande plus de créer et d’utiliser des applications web Access dans SharePoint. En guise d’alternative, vous pouvez utiliser Microsoft PowerApps pour créer des solutions d’entreprise sans code pour le web et les appareils mobiles.

  1. Ouvrez l’application web dans Access.

  2. Cliquez sur Accueil > Avancé> Requête.

  3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, dans les onglets Tableaux, Requêtes ou Les deux, double-cliquez sur chaque source de données que vous voulez utiliser ou sélectionnez chaque source de données, puis cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé.

  4. Faites glisser le champ à partir d’une source de données dans le volet supérieur de la fenêtre de création de requête jusqu’à la ligne Champ de la grille de création, dans le volet inférieur de la fenêtre de création de requête.

    Affichage Concepteur de requêtes avec l’onglet Requête sélectionné

  5. Ajoutez les critères aux champs souhaités.

  6. Cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de la requête, puis cliquez sur Enregistrer et donnez un nom à votre requête.

  7. Pour afficher les résultats de la requête, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de la requête, puis cliquez sur Mode Feuille de données.

Pour afficher les résultats dans votre navigateur, vous devez ajouter une vue basée sur la requête dans le sélecteur de table. Pour ajouter une nouvelle vue à une légende de table dans le sélecteur de table, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le nom de la légende de table dans le sélecteur de table figurant dans le volet gauche, puis cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle vue (signe plus).

    Ajouter un mode Liste à partir d’un client Access

  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une nouvelle vue, entrez un nom pour la vue dans la zone Nom de la vue, sélectionnez un type de vue, puis le nom de la requête dans la zone Source d’enregistrement.

    Ajout d’une vue Feuille de données de la requête à la table source.

    Conseil : Si vous avez utilisé plusieurs tables dans une requête, vous pouvez ajouter cette vue à une table ou à toutes les tables.

  3. Cliquez sur Accueil > Démarrer l’application pour ouvrir la nouvelle vue dans le navigateur.

  4. Cliquez sur le nom de table, puis sur le nom de la vue à ajouter, puis modifiez ou supprimez des données dans cette vue si votre requête prend en charge les mises à jour.

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