Notions de base des calendriers

Créer une réunion

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Il suffit d’inviter des personnes au rendez-vous que nous avons créé dans la première vidéo. Ensuite, nous pouvons le convertir en réunion.

Créer une réunion

  1. Cliquez sur Inviter des participants pour transformer le rendez-vous en formulaire de courrier électronique avec une ligne À et un bouton Envoyer.

  2. Cliquez sur À pour ouvrir le carnet d’adresses, cliquez sur un nom, puis sur Obligatoire.

  3. Si la présence d’une personne à la réunion n’est pas obligatoire, cliquez sur Facultatif.

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Nous décidons de solliciter de l’aide pour travailler sur notre présentation.

Pour cela, il nous suffit d’inviter des personnes au rendez-vous que nous avons créé dans la première vidéo,

puis d’en faire une réunion.

En cliquant sur Inviter des participants, le rendez-vous devient un formulaire

électronique avec une ligne À et un bouton Envoyer.

De même, le nom de l’onglet devient Réunion.

Nous aurions très bien pu cliquer sur ce bouton pour créer une réunion,

mais cette méthode est moins fastidieuse puisque le formulaire est déjà complété en grande partie.

Cliquez sur À pour accéder au carnet d’adresses.

Cliquez sur un nom, puis sur Obligatoire.

Ajoutez autant de noms que nécessaire.

Si la présence d’une personne n’est pas obligatoire, cliquez sur Facultatif.

Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Ensuite, remplaçons la catégorie Travail individuel par Équipe.

Nous pouvons également changer d’emplacement. Cliquez sur Salles.

Si votre organisation présente les salles de réunion et d’autres ressources dans

le carnet d’adresses, vous pouvez ici ajouter une salle.

Cliquez sur Oui. L’emplacement est mis à jour et le nom de la salle est ajouté à la ligne À.

Pour terminer, nous allons ajouter un message à cet endroit pour fournir à nos destinataires

des informations supplémentaires sur la réunion.

Cliquons ensuite sur Envoyer.

Chaque personne figurant dans la ligne À, y compris la personne chargée du planning de la salle de réunion,

reçoit une invitation qui a l’aspect suivant.

Que les destinataires utilisent ou non le programme Outlook

ou qu’ils gèrent leur courrier électronique dans un navigateur à l’aide d’Outlook Web App,

ils peuvent noter l’emplacement et l’heure de la réunion et lire votre message.

Ils peuvent alors accepter, accepter provisoirement ou refuser l’invitation.

Ils peuvent également modifier leur réponse avant de l’envoyer.

Un formulaire électronique s’ouvre dans lequel ils peuvent entrer un message. Ils cliquent ensuite sur Envoyer.

Vous pouvez examiner le message électronique des personnes que vous invitez.

Vous pouvez aussi ouvrir la demande de réunion dans votre calendrier pour savoir combien de personnes ont accepté,

accepté provisoirement ou refusé.

Dans la prochaine vidéo, nous allons utilisons l’Assistant Planification pour élargir la réunion à d’autres personnes.

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