Créer une colonne de métadonnées gérées

Créer une colonne de métadonnées gérées

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une colonne de métadonnées gérées vous permet de contrôler les informations que les utilisateurs peuvent entrer dans une colonne. Ces derniers sélectionnent les termes ou les phrases qu’ils entrent dans la colonne à partir d’un ensemble prédéfini de termes gérés.

Le principe de fonctionnement est illustré ci-dessous. La bibliothèque de documents de l’illustration possède une colonne de métadonnées gérées nommée « Discover ECM ». Pour entrer des valeurs dans la colonne, un utilisateur modifie les propriétés d’un élément dans la bibliothèque (dans le cas présent, l’élément est une feuille de calcul). Le nom de la colonne de métadonnées gérées, Discover ECM, est l’étiquette d’un champ dans la page de propriétés. Pour afficher une liste de termes, il suffit aux utilisateurs de cliquer sur l’icône de balises.

Une colonne de métadonnées gérées permet aux utilisateurs de sélectionner des valeurs prédéfinies à entrer dans la colonne à l’aide des propriétés de document.

Lorsque vous définissez une colonne de métadonnées gérées, vous pouvez utiliser un ensemble de termes existant, ou vous pouvez ajouter un ensemble de termes spécifiquement pour cet effet. Pour savoir comment ajouter un nouvel ensemble de termes, voir configurer un nouvel ensemble de termes

Créer le site, liste ou bibliothèque gérée des colonnes de métadonnées

Important : Vous devez être administrateur de collections de sites pour pouvoir créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez disposer du niveau d’autorisation Gérer les listes pour pouvoir créer des colonnes pour des listes ou des bibliothèques. Par défaut, les propriétaires de sites disposent de cette autorisation.

  1. Vous pouvez créer une colonne pour les listes et bibliothèques, ou vous pouvez créer une colonne de site. Créer la colonne en choisissant l’une des procédures suivantes :

  2. Créer une colonne de site pour les métadonnées gérées

    1. Dans la page d’accueil, sélectionnez Contenu du site.

    2. Dans la page contenu du Site, cliquez sur Bouton Paramètres d’Office 365 paramètres.

    3. Sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Colonnes de site.

    4. Dans la page Colonne de site, cliquez sur Créer.

    5. Dans la page Nouvelle colonne de site, dans la section Nom et type, tapez le nom de la colonne.

  3. Créer une colonne de liste ou une bibliothèque pour les métadonnées gérées

    1. Accédez à la liste ou la bibliothèque où vous voulez créer la colonne.

    2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, puis sur Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque.

    3. Dans la section Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

    4. Dans la page Créer une colonne, dans la section Nom et type, tapez le nom de la colonne.

  4. Dans la section Le type d’informations figurant dans cette colonne est, sélectionnez Métadonnées gérées.

  5. Dans la section Groupe, sélectionnez un groupe pour la colonne ou créez-en un.

  6. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description et spécifiez si la valeur est requise. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez appliquer ou non des valeurs uniques pour la colonne.

  7. Dans la section Champ à valeurs multiples, spécifiez si vous souhaitez autoriser ou non les valeurs multiples dans la colonne.

    Important : Si vous les autorisez, les utilisateurs ne seront pas en mesure d’effectuer un tri sur cette colonne.

  8. Dans la section Format d’affichage, spécifiez s’il faut afficher uniquement l’étiquette du terme ou le terme avec son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble des termes.

  9. Dans la section Paramètres de l’ensemble de termes, effectuez l’une des opérations suivantes :

  10. Pour utiliser un ensemble de termes existant, sélectionnez Utiliser un ensemble de termes géré, puis recherchez ou naviguez jusqu’au nom de l’ensemble de termes. Après l’avoir sélectionné, vous pouvez spécifier s’il faut autoriser les utilisateurs à remplir les valeurs et définir une valeur par défaut pour la colonne.

  11. Pour créer un ensemble de termes pour cette colonne, sélectionnez Personnaliser votre ensemble de termes, puis tapez une description pour l’ensemble de termes. Ensuite, cliquez sur Modifier à l’aide de termes définir Gestionnaire et suivez les étapes de configurer un nouvel ensemble de termes.

  12. Cliquez sur OK.

Pour gérer une colonne de métadonnées, suivez les étapes précédentes pour accéder à votre site, une bibliothèque ou une colonne de liste page colonnes de Site. Dans la page, faites défiler les colonnes définis et cliquez sur celui que vous souhaitez modifier. Vous serez puis dans la page d’édition dans laquelle vous pouvez modifier ou mettre à jour les paramètres.

Les colonnes de métadonnées gérées présentent aux utilisateurs une liste de termes prédéfinis qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les termes sont utilisés de façon cohérente dans toute la collection de sites. Par ailleurs, les termes mis à jour deviennent automatiquement accessibles aux utilisateurs.

Les colonnes de métadonnées gérées possèdent plusieurs caractéristiques uniques qui aident les utilisateurs à sélectionner des termes et à les appliquer au contenu. Par exemple, elles prennent en charge les suggestions, la suppression d’ambiguïté des termes, les descriptions, les synonymes et les valeurs en plusieurs langues. En outre, il n’est pas nécessaire aux utilisateurs de mémoriser tous les termes. Au lieu de cela, ils peuvent sélectionner des termes dans une arborescence qui montre la hiérarchie d’ensemble de termes.

  • Saisie semi-automatique    Lorsqu’un utilisateur commence à taper une valeur, SharePoint affiche une liste de tous les termes dans le terme associé ensemble qui commencent par les caractères de l’utilisateur a tapé. Vous pouvez configurer semi-automatique pour afficher le nom de l’ensemble de termes et la position du terme dans la hiérarchie outre le terme lui-même.

    Lorsque vous commencez à taper des caractères, des termes vous sont proposés.

    Les utilisateurs peuvent placer leur pointeur sur les termes proposés pour afficher un texte descriptif leur permettant de prendre les décisions adéquates. Si des synonymes ont été spécifiés pour un terme, les utilisateurs peuvent les entrer et les termes corrects sont assignés automatiquement.

  • Sélectionnez à partir de la hiérarchie de l’ensemble de termes    Lorsque les utilisateurs ajouter ou modifier les informations dans une colonne de métadonnées gérées, ils ont plusieurs options. S’ils sont familiariser avec l’ensemble de termes, ils peuvent simplement taper la nouvelle valeur dans la colonne. Si la fonctionnalité de saisie semi-automatique propose la valeur correcte, l’utilisateur peut simplement sélectionnez-la.

    Les utilisateurs peuvent également naviguer jusqu’au terme approprié. Ils peuvent cliquer sur l’icône de balise située en regard du champ de métadonnées gérées, puis sélectionner une valeur dans une arborescence qui montre la hiérarchie de l’ensemble de termes.

    Vous pouvez sélectionner des termes gérés à partir d’un sélecteur de contrôles d’arborescence.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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