Créer une boîte aux lettres partagée

Contributeurs : Diane Faigel Nino Bilic
Dernière mise à jour : 30 août 2017

Vous pouvez facilement créer des boîtes aux lettres partagées de sorte qu’un groupe de personnes puisse surveiller et envoyer facilement du courrier électronique à partir d’une adresse de courrier commune, comme info@contoso.com. Quand une personne du groupe répond à un courrier envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de la boîte aux lettres partagée et non de la personne.

Les boîtes aux lettres partagées incluent un calendrier partagé ! Beaucoup de petites entreprises utilisent le calendrier partagé pour permettre à leurs employés d’y entrer leurs rendez-vous. Par exemple, si vous avez trois commerciaux qui effectuent des visites chez les clients, ces trois personnes peuvent utiliser le calendrier partagé pour saisir leurs rendez-vous. Tout le monde sait ainsi où elles se trouvent.

Créer une boîte aux lettres partagée et ajouter des membres

Votre navigateur ne prend pas en charge la vidéo. Installez Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player ou Internet Explorer 9.
Vidéo sur la création d’une boîte aux lettres partagée

Essayez !

  1. Utilisez votre compte d’administrateur Office 365 pour vous connecter à https://portal.office.com/adminportal/home.

    Connectez-vous à l’aide de votre compte d’administrateur Office 365.

    Se connecter à Office 365 géré par 21Vianet

  2. Dans le Centre d’administration, accédez à Groupes > Boîtes aux lettres partagées.

    Sélectionnez cette option pour ouvrir la boîte aux lettres partagée
  3. Dans la page Ajouter une boîte aux lettres, donnez un nom à la boîte aux lettres partagée. L’Assistant choisit ensuite l’adresse de courrier, que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.

    Donnez un nom à votre boîte aux lettres partagée.

  4. Cliquez sur Ajouter. Quelques minutes peuvent être nécessaires avant que vous ne puissiez ajouter des membres.

  5. Sous Étapes suivantes, sélectionnez Ajouter des membres à cette boîte aux lettres. Les membres représentent les personnes qui sont en mesure de consulter les courriers entrants dans cette boîte aux lettres partagée, ainsi que les réponses sortantes.

    Sélectionnez Ajouter des membres

  6. Sélectionnez le bouton +Ajouter des membres. Cochez la case en regard des personnes qui seront en mesure d’utiliser cette boîte aux lettres partagée, puis cliquez sur Enregistrer.

    Sélectionnez les membres à attribuer à la boîte aux lettres partagée.

  7. Sélectionnez Fermer.

Vous avez terminé ! Passez maintenant à l’étape suivante : autoriser tout le monde à voir le courrier envoyé.

Autoriser tout le monde à voir le courrier envoyé (les réponses)

Par défaut, les courriers envoyés à partir de la boîte aux lettres partagée ne sont pas enregistrés dans le dossier Éléments envoyés de la boîte aux lettres partagée. En revanche, ils sont enregistrés dans le dossier Éléments envoyés de la personne qui a envoyé le courrier.

Si vous souhaitez autoriser tout le monde à voir le courrier envoyé, dans le Centre d’administration Office 365, modifiez les paramètres de boîte aux lettres partagée et sélectionnez Éléments envoyés > Modifier.

Sélectionnez Éléments envoyés > Modifier.

Ajouter la boîte aux lettres partagée à Outlook

Si le mappage automatique est activé dans votre entreprise (par défaut, la plupart des personnes utilisent cette option), la boîte aux lettres partagée apparaîtra automatiquement dans l’application Outlook de vos utilisateurs, après qu’ils auront fermé et redémarré Outlook.

Pour en savoir plus, consultez :

  • Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016 et Outlook 2013

  • Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web : le fait de répondre à un courrier avec l’adresse partagée (par exemple, ventes@contoso.com) PEUT SEMBLER DÉLICAT LA PREMIÈRE FOIS !. Vos utilisateurs devront utiliser cette solution de contournement (ce bogue ne sera pas résolu) :

    1. Ouvrez Outlook sur le web et accédez à votre boîte aux lettres partagée.

    2. Ouvrez un message qui a été envoyé à l’adresse partagée.

    3. Cliquez sur Répondre.

    4. En bas du message, cliquez sur la flèche Plus > Afficher de.

      Cliquez sur la flèche Plus, puis sur Afficher de.

    5. Cliquez avec le bouton droit sur l’adresse d’expédition (par exemple, Ina@weewalter.me), puis cliquez sur Supprimer.

      Supprimez l’alias DE.

    6. Entrez ensuite l’adresse partagée (par exemple, support@contoso.com), puis envoyez le courrier. La prochaine fois que vous répondrez à un courrier à partir de la boîte aux lettres partagée, l’adresse de cette dernière s’affichera en tant qu’option dans la zone déroulante De.

      L’alias de la boîte aux lettres partagée s’affiche dans la zone déroulante DE.

Utiliser une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)

Pour accéder à une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile, ouvrez votre navigateur, connectez-vous à Office 365, puis accédez à Outlook sur le web. Pour obtenir des instructions, consultez la puce ci-dessus pour ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web. À partir d’Outlook sur le web, vous pourrez accéder à la boîte aux lettres partagée.

Vous ne pouvez pas accéder à la boîte aux lettres partagée à partir de l’application Outlook installée sur l’appareil mobile.

Utiliser le calendrier partagé

Nous préférons le calendrier de la boîte aux lettres partagée plutôt qu’un calendrier SharePoint pour effectuer le suivi de rendez-vous et d’où se trouvent les personnes. Un calendrier partagé est intégré à Outlook, génère des rappels et est beaucoup plus facile à créer et utiliser qu’un calendrier SharePoint.

  1. Dans l’application Outlook, accédez à l’affichage Calendrier, puis sélectionnez le calendrier partagé.

    Sélectionnez l’affichage Calendrier

  2. Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.

Transférer des courriers qui sont envoyés à une boîte aux lettres partagée

  1. Dans le Centre d’administration Office 365, sélectionnez la boîte aux lettres partagée que vous voulez modifier.

  2. Sélectionnez Transfert du courrier > Modifier.

  3. Activez le bouton bascule et entrez une adresse de courrier de transfert. Vous ne pouvez entrer qu’UNE SEULE adresse de courrier. Elle peut être externe à votre organisation, par exemple, une adresse Gmail, ou il peut s’agir d’une autre boîte aux lettres partagée.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Envoyer des réponses automatiques à partir d’une boîte aux lettres partagée

  1. Dans le Centre d’administration Office 365, sélectionnez la boîte aux lettres partagée que vous voulez modifier.

  2. Sélectionnez Réponses automatiques > Modifier.

  3. Activez le bouton bascule, indiquez si vous souhaitez envoyer la réponse à des personnes internes ou externes à votre organisation, puis entrez votre message.

  4. Entrez la réponse que vous voulez envoyer aux personnes internes à votre organisation. Vous ne pouvez pas ajouter d’images, seulement du texte.

  5. Si vous souhaitez également envoyer une réponse aux personnes externes à votre organisation, cochez la case correspondante, sélectionnez les personnes auxquelles vous voulez envoyer la réponse, puis entrez le texte. Vous ne pouvez pas envoyer la réponse uniquement à des personnes externes à votre organisation sans l’envoyer à des personnes internes à votre organisation.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Limite de la boîte aux lettres partagée : 50 Go

Votre boîte aux lettres partagée peut stocker jusqu’à 50 Go de données sans que vous n’ayez besoin de lui attribuer une licence. Après cela, vous devez attribuer une licence à la boîte aux lettres pour stocker davantage de données.

Lorsqu’une boîte aux lettres partagée atteint sa limite de stockage, vous serez en mesure de recevoir des courriers électroniques pendant un certain temps, mais vous ne pourrez pas envoyer de nouveaux messages électroniques. Puis, après cela, vous ne pourrez plus recevoir de message. Les expéditeurs des courriers vers votre boîte aux lettres recevront un accusé de réception négatif.

Empêcher les membres de supprimer des courriers dans une boîte aux lettres partagée

Pour le moment, vous ne pouvez pas empêcher des utilisateurs de supprimer des courriers dans une boîte aux lettres partagée. Par exemple, si cinq personnes utilisent une boîte aux lettres partagée et que l’une d’elles supprime un courrier après l’avoir lu, celui-ci est supprimé pour tous les utilisateurs, même s’ils ne l’ont pas lu. La seule façon de contourner ce problème consiste à créer un groupe Office 365 au lieu d’une boîte aux lettres partagée.

Dans Outlook, un groupe est semblable à une boîte aux lettres partagée. Pour consulter une comparaison des deux, reportez-vous à Comparer les groupes, notamment à la section Fonctionnement de l’abonnement au courrier de groupe. Cela vous permettra d’éviter toute suppression accidentelle. Pour plus d’informations sur les groupes, voir En savoir plus sur les groupes

Autres éléments que vous devez savoir sur les boîtes aux lettres partagées

  • Vous n’avez pas besoin d’attribuer de licences aux boîtes aux lettres partagées dont la taille est inférieure à 50 Go.

  • Vous devez attribuer des autorisations aux utilisateurs (appartenance) de sorte qu’il puissent utiliser la boîte aux lettres partagée. Seules les personnes internes à votre organisation peuvent utiliser une boîte aux lettres partagée.

  • Vous ne pouvez pas donner à des personnes externes à votre entreprise (par exemple, les personnes avec un compte Gmail) accès à votre boîte aux lettres partagée. Si vous voulez effectuer cette action, envisagez plutôt de créer un groupe pour Outlook. Pour en savoir plus, voir Créer un groupe Office 365 dans le Centre d’administration.

  • Vous ne pouvez pas accéder à une boîte aux lettres partagée à partir d’Outlook pour iPhone, Android ou Mac. L’application mobile Outlook n’inclut pas la fonctionnalité qui permet d’accéder aux boîtes aux lettres partagées, et l’ajout ne celle-ci n’est pas prévu.  Pour accéder à une boîte aux lettres partagée à partir d’un de ces appareils, ouvrez Outlook sur le web à partir de votre navigateur. Ou créez un groupe Office 365 pour remplacer votre boîte aux lettres partagée. Pour plus d’informations, voir Comparer les groupes.

  • Vous ne pouvez pas chiffrer le courrier envoyé à partir d’une boîte aux lettres partagée.

  • Vous pouvez convertir des boîtes aux lettres utilisateur en boîtes aux lettres partagées. Voir Convertir une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée.

  • Les utilisateurs dotés du rôle Administrateur général ou Administrateur Exchange peuvent créer des boîtes aux lettres partagées.

Résoudre les problèmes liés à la création de boîtes aux lettres partagées

  • Message d’erreur : L’adresse proxy « smtp:<nom de la boîte aux lettres partagée> » est déjà utilisée par les adresses proxy ou le LegacyExchangeDN « <nom> ». Choisissez une autre adresse proxy.

    Vous rencontrez ce problème lorsque vous tentez de donner un nom à la boîte aux lettres partagée, mais ce nom est déjà utilisé. Par exemple, imaginons que vous vouliez donner les noms info@domaine1 et info@domaine2 à des boîtes aux lettres partagées. Vous pouvez procéder de deux manières :

Fonctionnement du mappage automatique avec les boîtes aux lettres partagées

Le mappage automatique est défini sur les boîtes aux lettres des utilisateurs, et non sur la boîte aux lettres partagée.

Par conséquent, si vous essayez d’utiliser un groupe de sécurité pour gérer les personnes autorisées à accéder à la boîte aux lettres partagée, le mappage automatique ne fonctionnera pas. Pour utiliser le mappage automatique, vous devrez attribuer des autorisations de manière explicite.

Comment créer une boîte aux lettres partagée dans le Centre d’administration Exchange

Certains clients effectuent toutes leurs tâches de gestion des boîtes aux lettres dans le Centre d’administration Exchange. Voici quelques instructions vous expliquant comment créer des boîtes aux lettres partagées via cette interface.

Pour connaître les autorisations requises pour ces étapes, reportez-vous à l’entrée « Boîtes aux lettres utilisateur » de la section Autorisations des destinataires.

  1. Accédez à Destinataires > Partagé > Ajouter.

  2. Renseignez les champs obligatoires :

    • Nom d’affichage

    • Adresse de courrier

  3. Pour accorder les autorisations « Accès total » ou « Envoyer en tant que », cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous voulez accorder les autorisations. Vous pouvez utiliser la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs utilisateurs. Vous ne savez pas quelle autorisation utiliser ? Pour plus d’informations, voir Quelles autorisations utiliser ?

    Remarque : l’autorisation « Accès total » permet à un utilisateur d’ouvrir la boîte aux lettres, et de créer et modifier les éléments qu’elle contient. L’autorisation « Envoyer en tant que » permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d’envoyer du courrier à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour le fonctionnement de la boîte aux lettres partagée.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et créer la boîte aux lettres partagée.

  1. Accédez à Destinataires > Partagé > Modifier.

  2. Cliquez sur Délégation de boîte aux lettres

  3. Pour accorder ou supprimer les autorisations Accès total et Envoyer en tant que, cliquez sur Ajouter ou sur Supprimer, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder ou retirer les autorisations.

    Remarque : l’autorisation « Accès total » permet à un utilisateur d’ouvrir la boîte aux lettres, et de créer et modifier les éléments qu’elle contient. L’autorisation « Envoyer en tant que » permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d’envoyer du courrier à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour le fonctionnement de la boîte aux lettres partagée.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

  • Accès total L’autorisation Accès total permet à un utilisateur de se connecter à la boîte aux lettres partagée et d’interagir avec celle-ci comme s’il en était le propriétaire. Lorsqu’il est connecté, l’utilisateur peut créer des éléments de calendrier ; lire, consulter, supprimer et modifier des e-mails ; créer des tâches et des contacts de calendrier. Toutefois, un utilisateur disposant de l’autorisation Accès total ne peut pas envoyer d’e-mails à partir de la boîte aux lettres partagée, sauf s’il dispose également de l’autorisation Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de.

  • Envoyer en tant que L’autorisation Envoyer en tant que permet à un utilisateur d’emprunter l’identité de la boîte aux lettres partagée lors de l’envoi d’un e-mail. Par exemple, si Alexandre se connecte à la boîte aux lettres partagée Service marketing et envoie un e-mail, ce dernier semblera avoir été envoyé par le service marketing.

    Toutefois, il ne pourra voir aucun des e-mails envoyés vers ou à partir de l’adresse partagée.

  • Envoyer de la part de L’autorisation Envoyer de la part de permet à un utilisateur d’envoyer un e-mail de la part de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, si Alain se connecte à la boîte aux lettres partagée Réception du bâtiment 32 et envoie un e-mail, ce dernier sera envoyé par « Alain de la part de Réception du bâtiment 32 ». Vous ne pouvez pas utiliser le Centre d’administration Exchange pour accorder l’autorisation Envoyer de la part de. Pour ce faire, vous devez utiliser l’applet de commande Set-Mailbox avec le paramètre GrantSendonBehalf.

Utilisez l’applet de commande PowerShell New-Mailbox pour créer des boîtes aux lettres partagées. Pour utiliser cette applet de commande, vous devez vous connecter à Exchange Online PowerShell.

L’exemple suivant vous explique comment créer la boîte aux lettres partagée Sales Department et comment accorder les autorisations « Accès total » et « Envoyer de la part de » aux membres du groupe de sécurité MarketingSG. Ces derniers recevront les autorisations d’accès à la boîte aux lettres.

  1. Créer un groupe de sécurité à extension messagerie appelé MarketingSG. Pour obtenir des instructions sur PowerShell, voir Gérer les groupes de sécurité à extension messagerie.

  2. Connectez-vous à Exchange Online PowerShell.

  3. Exécutez la commande suivante :

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Dois-je créer une boîte aux lettres partagée ou un groupe Office 365 pour Outlook ?

Voir Comparer les groupes pour plus de conseils.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×