Créer une bibliothèque de formulaires

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une bibliothèque vous offre un moyen simple de partager et d'assurer le suivi de formulaires XML utilisés pour recueillir des informations. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de formulaires pour les rapports de notes de frais de votre équipe.

Vue d’ensemble

Créer une bibliothèque de formulaires

Modifier le modèle de formulaire

Spécifier un modèle personnalisé

Vue d’ensemble

Un formulaire est basé sur un modèle. Imaginez que vous conceviez un modèle de rapport de frais pour votre équipe. Chaque note de frais remplie constitue un formulaire.

Le formulaire que remplissent les membres de l'équipe n'est autre qu'un fichier .xml qui contient les données (et uniquement les données) qui ont été entrées dans le formulaire, par exemple la date de la dépense et son montant. Tous les autres éléments qui constituent le rapport de frais sont fournis par le modèle de formulaire. Une fois les formulaires remplis, vous pouvez fusionner leurs données ou les exporter pour analyse.

Dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez recourir aux fonctions suivi de version et approbation pour gérer vos formulaires, de la même façon que vous gérez des fichiers dans d'autres types de bibliothèques. Vous pouvez garder la trace des versions, pour consulter un historique de versions et si nécessaire restaurer des versions antérieures. Vous pouvez aussi spécifier que les formulaires demeurent en état d'attente jusqu'à leur approbation ou leur rejet par une personne autorisée.

Une bibliothèque de formulaires est un moyen pratique de stocker vos formulaires dans un emplacement unique, mais vous pouvez stocker des formulaires dans d'autres types de bibliothèques, par exemple des bibliothèques de documents. Vous pouvez utiliser les types de contenu pour proposer des formulaires dans d'autres bibliothèques, par exemple dans une bibliothèque des documents de l'équipe. Pour des liens vers d'autres informations sur les types de contenu, consultez la section Voir aussi.

Une bibliothèque de formulaires contient un emplacement de fichier réservé, que vous devez remplacer par votre modèle. Pour créer ou personnaliser un modèle, utilisez un programme de création de formulaires XML comme Microsoft Office InfoPath 2007, ou un éditeur XML, qui soit compatible avec Windows SharePoint Services 3.0.

Lorsque vous publiez un modèle vers une bibliothèque de formulaires, les colonnes de la bibliothèque correspondent aux colonnes du modèle.

Bien que les bibliothèques de formulaires puissent stocker d'autres types de fichiers, vous avez avantage à travailler avec des fichiers XML et à personnaliser le modèle avec un programme compatible. Vous pouvez fusionner des données provenant des formulaires, et les en-têtes ou les champs que vous spécifiez dans le modèle apparaissent comme des colonnes dans la bibliothèque de formulaires.

Remarque : Pour créer une bibliothèque de formulaires, vous devez détenir l'autorisation de gérer des listes sur le site dans lequel vous souhaitez créer cette bibliothèque.

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Créer une bibliothèque de formulaires

Certains programmes de conception de formulaires XML, tels qu'Office InfoPath 2007, vous permettent de créer une bibliothèque sur un site SharePoint lorsque vous publiez un modèle de formulaire à partir du programme de conception de formulaires. Dans la plupart des cas, vous commencez par sauvegarder une copie du modèle, puis vous le publiez vers la bibliothèque. Pour plus d'informations sur la publication de modèles de formulaires, consultez l'Aide de votre programme de conception de formulaires XML ou de votre éditeur XML.

Si le programme de conception de formulaires crée la bibliothèque pour vous, vous n'avez pas besoin de suivre cette procédure pour créer la bibliothèque à partir de Windows SharePoint Services 3.0. Une fois que le programme a créé la bibliothèque pour vous, vous pouvez modifier les paramètres que vous voulez dans la bibliothèque, sur le site SharePoint.

Votre programme de conception de formulaires vous permet également de publier un modèle vers une bibliothèque existante. Utilisez cette procédure si vous devez créer une bibliothèque de formulaires avant de publier le modèle. Vous pouvez par exemple avoir besoin de créer la bibliothèque, modifier ses paramètres, puis lui ajouter des utilisateurs et des groupes avant de publier le modèle de formulaire.

  1. Cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur créer dans la page tout le contenu du Site.

    Conseil : Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser à la place la du menu Actions du Site Image du bouton pour effectuer cette étape.

  1. Sous Bibliothèques, cliquez sur Bibliothèque de formulaires.

    1. Dans la zone Nom, tapez un nom de bibliothèque. Le nom de la bibliothèque est obligatoire.

      Le nom apparaît en haut de la page de la bibliothèque, s’intègre dans l’adresse de la page de bibliothèque, puis s’affiche dans les éléments de navigation qui permettent à l’utilisateur de rechercher et d’ouvrir la bibliothèque.

    1. Dans la zone Description, indiquez la finalité de la bibliothèque. La description est facultative.

      Elle apparaît en haut de la page de la bibliothèque, sous le nom de la bibliothèque. Si vous souhaitez activer la réception de contenu par courrier électronique pour la bibliothèque, vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de la bibliothèque à sa description pour permettre aux utilisateurs de la retrouver facilement.

  2. Pour ajouter un lien vers cette bibliothèque dans la barre de lancement rapide, vérifiez que Oui est sélectionné dans la section Navigation.

  3. Si une section Courrier électronique entrant apparaît, c'est que votre administrateur a activé votre site pour qu'il reçoive du contenu par courrier électronique. Si vous voulez que des personnes puissent ajouter des formulaires dans la bibliothèque de formulaires en les joignant à des messages électroniques, cliquez sur Oui sous Autoriser le composant bibliothèque de documents à recevoir du courrier électronique. Puis, dans la zone Adresse de messagerie, tapez la première partie de l'adresse à utiliser pour la bibliothèque de formulaires.

  4. Pour créer une version chaque fois qu'un fichier est introduit dans la bibliothèque de formulaires, dans la section Document - Historique des versions, cliquez sur Oui.

    Vous pouvez choisir ultérieurement si vous souhaitez stocker les versions principales et secondaires ainsi que le nombre de versions de chaque que vous voulez effectuer le suivi.

  5. Dans la section Modèle de document, sélectionnez le modèle de formulaire que vous souhaitez spécifier comme type de formulaire pour tous les formulaires de la bibliothèque.

  6. Cliquez sur Créer.

Remarque : Lorsqu' un utilisateur crée un formulaire, il s'ouvre par défaut dans un programme de modification de formulaire compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, s'il en existe un installé sur le disque dur de l'utilisateur. Si aucun programme compatible n'est installé, le formulaire s'ouvre dans un navigateur. Vous pouvez spécifier que le formulaire doit toujours s'ouvrir dans un navigateur, en modifiant les paramètres avancés de la bibliothèque.

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Modifier le modèle de formulaire

Certains éditeurs XML ou certains programmes de conception de formulaires XML qui sont compatibles avec Windows SharePoint Services, tels qu'Office InfoPath 2007, modifient et publient le modèle de formulaire à partir de l'éditeur XML ou du programme de conception de formulaires.

Avec certains programmes de conception de formulaires, il se peut que vous deviez modifier une version locale du modèle, puis le publier de nouveau vers la bibliothèque à partir du programme. Pour plus d'informations sur la publication de modèles de formulaires, consultez l'Aide de votre programme de conception de formulaires XML ou de votre éditeur XML.

Si vous n'avez pas de copie locale du modèle, et si vous devez vous procurer une copie sur le site SharePoint, utilisez la procédure suivante. Selon votre programme de conception de formulaires, il se peut que le modèle s'ouvre en lecture seule. Peut-être devrez-vous tout d'abord enregistrer le modèle révisé sur votre disque dur, puis le republier.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de formulaires.

  3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

  4. Dans la section Modèle de document, sous la zone URL du modèle, cliquez sur Modifier le modèle.

  5. Le modèle s'ouvrira dans un éditeur XML ou un programme de conception de formulaire XML compatible avec Windows SharePoint Services, tel qu'Office InfoPath 2007.

  6. Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez le modèle.

    Selon votre programme de conception de formulaires, peut-être devrez-vous publier de nouveau le modèle vers la bibliothèque de votre site SharePoint à partir de votre programme.

  7. Dans votre site SharePoint, dans le bas de la page Paramètres avancés de la bibliothèque de formulaires, cliquez sur OK.

Remarque : Si des visiteurs sur votre site ont déjà rempli des formulaires qui étaient basés sur le modèle d'origine, réfléchissez à l'impact qu'auraient d'éventuelles modifications du modèle sur ces formulaires. Par exemple, l'ajout d'un champ obligatoire risque de provoquer l'apparition d'erreurs dans les formulaires d'origine déjà remplis avant l'ajout du champ.

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Spécifier un modèle personnalisé

Pour personnaliser un modèle de formulaire pour la bibliothèque de formulaires, utilisez un éditeur XML ou un programme de conception de formulaires XML qui soit compatible avec Windows SharePoint Services. Selon votre programme, il se peut que vous deviez personnaliser le modèle et le republier à partir du programme : par exemple, apporter des modifications à une copie locale d'un modèle dans Office InfoPath 2007 puis le republier vers le site SharePoint. Dans ce cas, vous n'aurez pas à spécifier le chemin d'accès à partir de votre site SharePoint vers un modèle personnalisé. Pour plus d'informations, consultez l'Aide de votre programme.

La procédure qui suit vous indique comment spécifier un modèle personnalisé à partir de votre site SharePoint. Pour ce faire, vous devez d'abord publier ou copier votre modèle personnalisé vers le dossier de formulaires de la bibliothèque, puis faire pointer la bibliothèque vers l'emplacement de ce modèle.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu Actions Image du menu , cliquez sur Ouvrir avec l’Explorateur Windows.

  3. Dans l'Explorateur Windows, recherchez le modèle personnalisé que vous avez créé.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.

  5. Cliquez sur le bouton Précédent jusqu’à ce que vous retourniez à la bibliothèque, puis cliquez sur le dossier Formulaires pour l’ouvrir.

  6. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vierge dans la fenêtre du dossier, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.

  7. Fermez l'Explorateur Windows et revenez à l'affichage d'origine de la bibliothèque sur le site SharePoint.

  8. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de formulaires.

  9. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

  10. Dans la section Modèle de document, tapez l'adresse du modèle à utiliser dans la zone URL du modèle. Il s'agit de l'adresse Web du modèle sur le site SharePoint, par rapport au nom du site. Par exemple, si votre modèle se nomme Commandes.xml, et que vous l'ajoutez dans le dossier Formulaires de la bibliothèque Documents partagés, vous devez taper /Documents partagés/Formulaires/Commandes.xml dans la zone URL du modèle.

    Si, dans la section Modèle de document, les paramètres ne sont pas disponibles, il se peut que des types de contenu multiples soient activés. Pour le vérifier, regardez si Oui est sélectionné sous Autoriser la gestion des types de contenu ?, dans la section Types de contenu. Si c'est le cas, vous devez modifier le modèle pour le type de contenu, si vous détenez l'autorisation de modifier les paramètres de la bibliothèque.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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