Créer un type de contenu de bibliothèque de documents ou de site pour votre modèle de formulaire

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De nombreuses équipes utilisent Microsoft Windows SharePoint Services pour recueillir des informations et partager des fichiers. Si c’est le cas dans votre organisation, vous pouvez utiliser un site SharePoint comme un moyen pour vos utilisateurs de partager, de suivi et de fusionner les formulaires Microsoft Office InfoPath qu’ils remplissent. Par exemple, une équipe commerciale peut-être utiliser un site SharePoint comme emplacement pour remplir, enregistrer et afficher des données à partir des ventes de formulaires de rapports.

Contenu de cet article

Avant de commencer

Introduction à la création de site des bibliothèques ou des types de contenu

Créer une bibliothèque lorsque vous publiez un modèle de formulaire

Créer un type de contenu de site lorsque vous publiez un modèle de formulaire

Avant de commencer

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, chaque formulaire créé dans cette bibliothèque de documents doit être basé sur ce modèle de formulaire. Publication d’un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents vous permet de déployer rapidement un formulaire à usage unique, par exemple une enquête informelle pour capturer des préférences de restaurant pour un déjeuner d’équipe.

Si vous publiez un modèle de formulaire à un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez également procédez comme suit :

Publier un modèle de formulaire comme type de contenu de site     Lorsque vous publiez un modèle de formulaire comme type de contenu de site, vous activez les utilisateurs pour affecter plusieurs modèles de formulaire à une bibliothèque de documents unique ou à affecter le modèle de formulaire à plusieurs bibliothèques au sein d’une collection de sites. Une collection de sites est un ensemble de sites Web sur un serveur virtuel qui ont le même propriétaire et partager les paramètres d’administration. Chaque collection de sites contient un site Web de niveau supérieur et peut contenir un ou plusieurs sous-sites. Il peut y avoir plusieurs collections de sites sur chaque serveur virtuel. Utilisez un type de contenu de site lorsque vous souhaitez réutiliser largement informations ou pour activer la collecte de données à partir de nombreuses formes dans un emplacement unique.

Permettre aux utilisateurs de modifier les champs à l’aide d’un mode feuille de données    Vous pouvez autoriser les utilisateurs à ajouter ou modifier des données d’un champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter ou mettre à jour des données pour un ou plusieurs formulaires sans réellement ouvrir les formulaires.

Remarque : Affichages feuille de données sont activés dans le navigateur Web uniquement pour les utilisateurs qui ont Microsoft Office Access 2007 installé.

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Introduction à la création de site des bibliothèques ou des types de contenu

Pour créer une bibliothèque ou un type de contenu de site, vous devez avoir accès à un site SharePoint. Vous devez également disposer des autorisations pour créer un type de contenu de bibliothèque ou ce site.

Prise en charge des types de contenu de site et de bibliothèques varie selon que votre serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0. Par conséquent, demandez à l’administrateur du serveur si vous ne savez pas quelle version de Windows SharePoint Services est en cours d’exécution sur le serveur.

Les informations suivantes décrivent quelques-unes des différences entre la création d’une bibliothèque de documents ou un type de contenu de site sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0.

Windows SharePoint Services 2.0

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire à un site basé sur Windows SharePoint Services 2.0, vous créez une bibliothèque de formulaires. Une bibliothèque de formulaires est un dossier dans lequel une collection de formulaires basés sur le même modèle de formulaire est stockée et partagée. Chaque formulaire dans une bibliothèque de formulaires est associé aux informations définies par l’utilisateur qui sont affiche dans la liste du contenu de cette bibliothèque.

Pour publier un modèle de formulaire dans une bibliothèque de formulaires sur un site basé sur Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, vous devez appartenir au groupe Concepteur de site Web sur ce site.

Windows SharePoint Services 3.0

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire à un site basé sur Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez créer soit une bibliothèque de documents, qui fonctionne comme une bibliothèque de formulaires dans Windows SharePoint Services 2.0., ou vous pouvez créer un type de contenu de site pour votre modèle de formulaire. Vous devez disposer au moins autorisation de conception sur un site Windows SharePoint Services 3.0 pour publier un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents ou pour créer un type de contenu de site.

Remarque : Pour créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web, vous devez publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Recherchez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.

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Créer une bibliothèque lorsque vous publiez un modèle de formulaire

La procédure suivante explique comment créer une bibliothèque en publiant un modèle de formulaire sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0.

  1. Enregistrer votre modèle de formulaire.

  2. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, entrez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web sur un site SharePoint, la case à cocher Activer ce formulaire être remplis à l’aide d’un navigateur n’est pas disponible. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web, vous devez publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Recherchez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.

  6. Cliquez sur créer une nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  7. Dans la zone nom, tapez un nom pour la bibliothèque de documents.

  8. Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description.

    Le nom et la description du modèle de formulaire seront affichent dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.

  9. Effectuez l’une des actions suivantes :

    Ajouter une colonne

    1. Cliquez sur Ajouter.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Pour ajouter une nouvelle colonne à la bibliothèque de documents, sélectionnez le champ dont les données que vous voulez voir apparaître dans la colonne, sélectionnez (aucun : Créer nouvelle colonne dans cette bibliothèque) dans la liste groupe de colonnes de Site, puis entrez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Pour utiliser une colonne existante de la bibliothèque de documents ou une colonne de site, sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site, puis sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne.

        Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

    Supprimer une colonne

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous voulez supprimer la colonne correspondante, puis cliquez sur Supprimer.

    Modifier une colonne

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez modifier la colonne correspondante, puis cliquez sur Modifier.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Tapez un nouveau nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site et sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne.

        Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

  10. Lorsque vous avez terminé de choisir les colonnes pour votre bibliothèque, cliquez sur suivant.

  11. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.

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Créer un type de contenu de site lorsque vous publiez un modèle de formulaire

La procédure suivante explique comment créer un type de contenu de site en publiant un modèle de formulaire sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0.

  1. Enregistrer votre modèle de formulaire.

  2. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Type de contenu de Site (Avancé), puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web sur un site SharePoint, la case à cocher Activer ce formulaire être remplis à l’aide d’un navigateur n’est pas disponible. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web, vous devez publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Recherchez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.

  6. Cliquez sur créer un nouveau type de contenu, puis cliquez sur suivant.

  7. Dans la zone nom, tapez un nom pour le type de contenu.

  8. Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description.

    Le nom et la description du type de contenu seront affichent dans la liste des Types de contenu de Site disponibles pour le site SharePoint.

  9. Dans la page suivante de l’Assistant, choisissez un emplacement pour le modèle de formulaire, puis cliquez sur suivant.

  10. Effectuez l’une des actions suivantes :

    Ajouter une colonne de site

    1. Cliquez sur Ajouter.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Pour ajouter une nouvelle colonne à la bibliothèque de documents, sélectionnez le champ dont les données que vous voulez voir apparaître dans la colonne, sélectionnez (aucun : créer une nouvelle colonne de site) dans la liste groupe de colonnes de Site, puis entrez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Pour utiliser une colonne de site existante, sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site et puis sélectionnez le nom dans la liste nom de colonne.

        Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

    Supprimer une colonne de site

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous voulez supprimer la colonne correspondante, puis cliquez sur Supprimer.

    Modifier une colonne de site

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez modifier la colonne correspondante, puis cliquez sur Modifier.

    2. Sélectionnez le champ, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Tapez un nouveau nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site et sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne.

        Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

  11. Lorsque vous avez terminé de choisir les colonnes pour votre type de contenu de site, cliquez sur suivant.

  12. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.

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